論秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
摘要：本文根據(jù)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的現(xiàn)狀，而提出此研究方向。通過探討秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)和參謀的作用，他們之間存在著主動(dòng)性與被動(dòng)性的關(guān)系。深入研究了秘書的服務(wù)性和參謀性，主要分析了服務(wù)性與參謀性之間的關(guān)系，以及秘書該如何把握好主動(dòng)性與被動(dòng)性，使秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系呈現(xiàn)出和諧的狀態(tài)。
關(guān)鍵詞：服務(wù)性參謀性辯證統(tǒng)一相互促進(jìn)
論秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系
秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵因素，做秘書工作首先要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，真正弄清并正確掌握二者的的關(guān)系，秘書才能保持認(rèn)識(shí)上的清醒和工作上的主動(dòng)。秘書處于承上啟下的地位，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的左右手。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該呈現(xiàn)出一種融洽、和諧和友誼的關(guān)系�？墒敲貢c領(lǐng)導(dǎo)在共事的過程中，秘書如何做到與領(lǐng)導(dǎo)和諧相處，既建立友誼和感情又不放棄原則，喪失人格，這是一個(gè)很難處理的問題，但這又是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的問題，如果處理不妥不僅不能為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，容易與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生矛盾，失去為領(lǐng)導(dǎo)工作的機(jī)會(huì)。甚至?xí)驗(yàn)槊つ康姆䦶�，干一些不該干或者違法的事情。那么，研究與處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系就有了現(xiàn)實(shí)的意義。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間存在著什么樣的關(guān)系呢？怎么樣處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系使之和諧呢？本文將對(duì)此進(jìn)行研究，希望能夠?qū)γ貢幚砗门c領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有所幫助。
秘書是人的一種職務(wù)，擔(dān)任這種職務(wù)的人，是受組織的委派，在領(lǐng)導(dǎo)者身邊為其工作，而從事辦文、辦會(huì)、辦事的助理性、參謀性工作。秘書活動(dòng)就是輔助領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作較之其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有著顯著的輔助性，這是秘書工作的根本屬性。在任何一個(gè)社會(huì)組織中，秘書人員均處于領(lǐng)導(dǎo)近身，要緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需求和目標(biāo)，開展直接而全面的服務(wù)工作，是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施有效管理和活動(dòng)的不可或缺的參謀與助手。
秘書是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，決定了秘書工作的被動(dòng)性。秘書工作的被動(dòng)性的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是工作性質(zhì)的被動(dòng)。秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，秘書工作的變化總是隨著領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而變化，而且領(lǐng)導(dǎo)工作的發(fā)展變化直接影響和制約著秘書的工作的變化。這決定了秘書工作的從屬性，即被動(dòng)性。二是工作時(shí)空的被動(dòng)。不同時(shí)期、不同地方、不同領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書和秘書活動(dòng)的要求是不同的。秘書活動(dòng)要服從領(lǐng)導(dǎo)日程，秘書工作要圍繞領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)。秘書不能離開領(lǐng)導(dǎo)工作而單獨(dú)工作。三是工作績(jī)效的被動(dòng)。秘書活動(dòng)的本職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞的工作；而且秘書一切活動(dòng)都必須通過領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)才能發(fā)揮作用、產(chǎn)生效益。秘書的服務(wù)職能主要表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待失誤；節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會(huì)議、文件等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)等。領(lǐng)導(dǎo)者的決策活動(dòng)離不開輔助力量的謀劃與支持。這就決定了秘書工作的主動(dòng)性。我國(guó)古代的謀士、諫官、幕僚，當(dāng)代各國(guó)的智囊團(tuán)、思想庫等，都是決策的輔助力量。在諸多輔助力量中，秘書處于特殊的地位，發(fā)揮著重要的作用。中共中央1985年提出新時(shí)期秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”，提出要“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策”，進(jìn)一步肯定了秘書工作的參謀作用。
秘書的參謀作用主要表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測(cè)意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨�；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再?zèng)Q策提供依據(jù)等。
秘書工作既有主動(dòng)性的一面，也有被動(dòng)性的一面。被動(dòng)性就是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，主動(dòng)性就是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，起參謀作用。秘書工作的主動(dòng)性與被動(dòng)性辯證統(tǒng)一的。秘書人員必須正確認(rèn)識(shí)被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系。
秘書的被動(dòng)服務(wù)是基礎(chǔ)，是秘書發(fā)揮其他作用的基礎(chǔ)。只有做好服務(wù)這個(gè)本職工作，才能更好的為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)參謀作用。小平同志曾經(jīng)說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級(jí)服從上級(jí)。”領(lǐng)導(dǎo)首先需要的是一個(gè)助手。領(lǐng)導(dǎo)工作的重要性和復(fù)雜性，決定了需要有人為其當(dāng)助手。秘書的助手職責(zé)就決定了需要他對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的從屬性、輔助性地位。因而，自覺服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、樂于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、善于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)是秘書人員的基本素質(zhì)和整體風(fēng)格。秘書對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有一種服務(wù)感。
領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)過程中，有許多繁雜而具體的事務(wù)工作，領(lǐng)導(dǎo)者不可能事事都直接去處理。因此大量的日常事務(wù)的處理，就自然落在了作為領(lǐng)導(dǎo)助手的秘書人員身上。如果沒有各種事務(wù)的有序的處理，機(jī)關(guān)的有效管理，領(lǐng)導(dǎo)職能的實(shí)現(xiàn)和秘書參謀作用的發(fā)揮就只能是一句空話。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)辦事服務(wù)這一過程中，可以接觸到一手的有關(guān)信息，了解整個(gè)事情的詳細(xì)資料，在完成好服務(wù)后，也充分知曉了有關(guān)材料。此時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的建議，不僅容易讓領(lǐng)導(dǎo)樂意聽你講述，也讓你的你的建議更具有可接受性。秘書也起到了參謀的作用。
宏遠(yuǎn)公司是一家民營(yíng)企業(yè)，老板林宏遠(yuǎn)是一個(gè)依靠改革開放春風(fēng)發(fā)展起來的企業(yè)家。他招聘了個(gè)大學(xué)畢業(yè)生小劉為他的秘書。小劉是從名牌大學(xué)畢業(yè)的，在學(xué)校時(shí)也很優(yōu)秀，曾經(jīng)加入校外聯(lián)部和社團(tuán)聯(lián)合會(huì)辦公室。剛剛來時(shí)小劉很是虛心，不僅把林總交代的事情辦得很好，而且還不時(shí)向老板請(qǐng)教，給了林總很好的印象。時(shí)間過了不久，林總漸漸覺得小劉不對(duì)勁了：現(xiàn)在交代他的事情好像沒以前辦得那么好了；對(duì)于資料收集得多，可是資料沒以前那么整理得讓他一目了然；有些時(shí)候，他把資料交給自己，還會(huì)對(duì)這個(gè)資料發(fā)表一下評(píng)論。林總私下問了下辦公室主任才知道了小劉的不對(duì)勁的原因。這天林總把小劉叫到了辦公室，語重心長(zhǎng)的對(duì)他說：“小劉，我聽說你現(xiàn)在不僅承擔(dān)著秘書的工作，還干著資料分析員、策劃團(tuán)隊(duì)i的工作。對(duì)嗎？”小劉不知道林總想說什么，只好點(diǎn)了下頭。林總又接著說：“年輕人多接觸不同的工作，上進(jìn)是好事。可是我聘請(qǐng)的你的初衷是需要一個(gè)秘書為我打理好日常的事物，你的工作的好壞影響著我對(duì)資料的把握，進(jìn)而影響著我的決策。你對(duì)資料的分析，與策劃團(tuán)隊(duì)的接觸是為了更好把握情況，進(jìn)而向我提出你的建議，我很感謝你想給我參謀建議這份心�？墒俏蚁Ｍ忝靼赚F(xiàn)在你的秘書身份，你安心幫我處理好我其他的繁雜的事情，這才是你的本職工作。懂了吧？”一席話把小劉說得實(shí)在不好意思極了，以前老想著給林總好的建議，看似幫忙，其實(shí)首先讓林總的工作有序，為他服好務(wù)才是基礎(chǔ)。最基本的服務(wù)都沒做好，怎么會(huì)有以后的參謀建議呢？
秘書的參謀活動(dòng)即主動(dòng)服務(wù)可以更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，影響秘書的被動(dòng)服務(wù)效果。發(fā)揮參謀作用，是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領(lǐng)導(dǎo)、綜合服務(wù)、信息樞紐的三大優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮參謀作用有得天獨(dú)厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀(jì)，領(lǐng)導(dǎo)者要在紛繁復(fù)雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準(zhǔn)確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。秘書發(fā)揮好參謀工作以后，讓領(lǐng)導(dǎo)的工作效率得到提高，工作績(jī)效得到上級(jí)的肯定，讓領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)愉悅的心情，那么秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊服務(wù)更有一個(gè)和諧的環(huán)境，能夠真誠，高效的服務(wù)。對(duì)秘書而言，不僅僅是工作的順利完成，更有工作提升的機(jī)會(huì)。
小王是某大學(xué)英語系畢業(yè)生，畢業(yè)后應(yīng)聘進(jìn)了某公司擔(dān)任秘書。進(jìn)公司時(shí)她沒有告訴經(jīng)理她大學(xué)時(shí)曾經(jīng)輔修法律的經(jīng)歷。在平時(shí)的工作中，小王勤勤懇懇，不僅沒有遲到早退的現(xiàn)象，平時(shí)下班后反而主動(dòng)留在辦公室加班，以更方便了解公司的狀況。小王虛心向前輩學(xué)習(xí)，加上自身?xiàng)l件本身很優(yōu)異，沒過多久，小王就成了經(jīng)理的得力助手，幫經(jīng)理把平時(shí)的工作處理得妥妥當(dāng)當(dāng)，幾乎沒出什么差錯(cuò)，讓小王深得經(jīng)理的信任。某天公司召開高層會(huì)議討論一份合同，可是法律顧問不知為何沒能趕來，但這份合同的審閱時(shí)間又相當(dāng)?shù)募逼�，在各位主管在為這份合同簽訂與否而爭(zhēng)論不休時(shí)，坐在經(jīng)理身邊記錄的小王向經(jīng)理小聲的提了一句她的看法，經(jīng)理一聽有理，就讓她大聲的繼續(xù)講出來。小王根據(jù)自己以前在學(xué)校學(xué)的法律知識(shí)和平時(shí)對(duì)公司情況的了解對(duì)此份進(jìn)行了詳細(xì)的分析，一一指出了其中的利弊，得出此份合同不宜簽訂的結(jié)論。由于她平時(shí)的表現(xiàn)大家都看在眼里，所以幾位主管對(duì)她的發(fā)言也也就沒說什么不滿。特別是經(jīng)理，他看到小王平時(shí)的工作都完成得很好，現(xiàn)在又說得那么條條是道，所以相信小王這次的參謀意見是正確的，并采納了小王的意見。后來的事實(shí)證明小王的判斷是正確的，小王為公司挽回了損失，也讓公司同仁看到了她的實(shí)力，她得到提升也就是意料之中的事情了。從這里我們可以看到，秘書在做好自己的本職工作后，再給領(lǐng)導(dǎo)一些參謀建議對(duì)秘書自身的發(fā)展是有很大好處的。
秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)參謀二者是相輔相成，相互促進(jìn)的。只看到秘書工作的被動(dòng)性，看不到秘書工作的主動(dòng)性，是一種片面的認(rèn)識(shí)。這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)必然導(dǎo)致秘書人員把自己完全置于被動(dòng)應(yīng)付的地位，滿足與領(lǐng)導(dǎo)叫干什么就干什么，工作中遇到什么就什么，沒有半點(diǎn)主動(dòng)性，是肯定做不好秘書工作的。另一方面，如果不承認(rèn)秘書工作有被動(dòng)性，無限夸大秘書工作的主動(dòng)性，秘書人員就有可能離開自己的輔助地位，擺脫領(lǐng)導(dǎo)意圖控制，產(chǎn)生越權(quán)行為，同樣會(huì)導(dǎo)致秘書工作的失敗。正確的方法是，秘書人員在工作中既要不折不扣的貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性的貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求從被動(dòng)中爭(zhēng)取主動(dòng)，不斷開創(chuàng)秘書工作的新局面。只有這樣，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求，也才是一名合格的秘書。秘書與領(lǐng)導(dǎo)也就會(huì)呈現(xiàn)出一種和諧的局面。
天地公司銷售部經(jīng)理多了兩個(gè)秘書，小李和小張，說是秘書其實(shí)還不算，她們應(yīng)聘秘書職位通過了前面幾關(guān)考核，現(xiàn)在在試用期，三個(gè)月后決定最終的錄取結(jié)果。小李比較沉穩(wěn)，對(duì)經(jīng)理交代的事情都完成得很好，與銷售部的同事相處得也很好。小張比較活潑，對(duì)經(jīng)理吩咐的任務(wù)還是能完成，只不過沒有小李的活漂亮，她這個(gè)樂天派每天工作完成之余。纏著同事問這問那，有時(shí)還老想跟著他們往外跑業(yè)務(wù)，對(duì)于她的行為，有些同事覺得還好，有些就不看好了，秘書還是安安分分的好，老跑來跑去像什么樣啊。很快三個(gè)月過去了，出乎很多人意料的，經(jīng)理選擇了小張，老老實(shí)實(shí)干事的小李沒能留下。經(jīng)理在會(huì)議上給大家講了原因，為大家解惑。經(jīng)理說：“我需要的是秘書，她要能為我處理好日常的事務(wù)，像打接電話與客戶聯(lián)系，收集資料等等。這是最基本，這點(diǎn)小李要比校張干得好。可是，我需要的秘書不僅僅只是聽從我的命令干事，我希望她可以向我發(fā)表她的看法，她對(duì)我的工作比較了解，我一個(gè)人畢竟不能面面俱到的都想到，我需要她給我參謀，給我建議。小張這三個(gè)月來，通過與你們的接觸，給了我很多她的看法。所以我會(huì)留下她。但是小張你的秘書本職工作可要干好了。”小張既是高興又是不好意思的笑了�？磥砻貢膊粌H僅是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)就可以了，必要時(shí)還是領(lǐng)導(dǎo)的參謀呢。從上面的分析中，我們已經(jīng)清楚的看到了秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間服務(wù)性與參謀性的關(guān)系，那么該如何處理他們之間這種關(guān)系，讓秘書與領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)出一種和諧的局面呢？
筆者認(rèn)為秘書與領(lǐng)導(dǎo)間既然存在著主動(dòng)性與被動(dòng)性的關(guān)系，而且兩者是辨證統(tǒng)一的。那么就該如此對(duì)待：首先，自覺地承認(rèn)秘書工作的從屬性、被動(dòng)性，是選擇秘書職業(yè)應(yīng)有的認(rèn)識(shí)。人們都希望自己掌握自己，盡管事實(shí)上很少有人能做到。人們都希望能夠創(chuàng)造性地工作，并作出更出色的成果，盡管世界上絕大多數(shù)人未必能做到這一點(diǎn)。秘書應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)和接受他對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言的被動(dòng)與主動(dòng)的角色的疊加。其次，秘書圍繞與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身輔助，積極主動(dòng)創(chuàng)造性地開展工作。秘書平時(shí)接觸最多的是領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)最多的也是領(lǐng)導(dǎo)。作為秘書必須圍繞與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合近身輔助，贏得領(lǐng)導(dǎo)的好感和信任。這既為開拓性、創(chuàng)造性地開展工作打下良好的基礎(chǔ)，也為更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)需要?jiǎng)?chuàng)造便利條件。要想做到這一點(diǎn)，就必須堅(jiān)持把優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿意服務(wù)作為秘書工作追求的最高目標(biāo)。再次，服從于領(lǐng)導(dǎo)是秘書工作必須遵循的，在被動(dòng)性的客觀情況下，能否做出創(chuàng)造性的貢獻(xiàn)，乃是對(duì)每個(gè)從事秘書工作同志的要求。“居于配角的地位，應(yīng)具有主角意識(shí)”。這里所說的主角意識(shí)，不是要與主角換位，而是站在主角的立場(chǎng)和角度去觀察，研究分析和處理問題，這樣所提出的參謀意見才能達(dá)到總攬的全局，高屋建瓴的境地。當(dāng)鄰導(dǎo)感到本單位或本部門工作起色不佳時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)提出有效建議；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者因缺乏信息而決斷無力時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)把收集起來的信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者需要了解發(fā)展趨勢(shì)和前景時(shí)，秘書就應(yīng)當(dāng)盡可能減少日常事務(wù)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的干擾�？傊�，秘書應(yīng)跟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的思路，抓住領(lǐng)導(dǎo)者的思路，這樣才能盡可能地配合好領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)整個(gè)單位的有益發(fā)展。
綜上所述，要處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間工作被動(dòng)和主動(dòng)的關(guān)系應(yīng)該做到：作為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，秘書是處于被動(dòng)地位的。盡管秘書可以向領(lǐng)導(dǎo)提出不同意見和建議，但必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，在行動(dòng)上必須堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)，奉命行事，不得我行我素，自行其是；但作為秘書工作主體的人，只有充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助需要，只有主動(dòng)，才有所作為，而有作為，才能有地位。這樣才能讓秘書與領(lǐng)導(dǎo)有一種和諧的關(guān)系。
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