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淺議企業(yè)公文寫作

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時(shí)間:2019-05-22 07:13:03 | 移動端:淺議企業(yè)公文寫作

淺議企業(yè)公文寫作

在公司提起寫東西,不少同事就感到壓力很大,寫的人認(rèn)為不好寫沒寫頭,讀的人認(rèn)為呆板僵化沒看頭。如何寫好企業(yè)公文?怎樣的企業(yè)公文才算是文采斐然的好文章?我們寫出來的企業(yè)公文是否就象1942年毛澤東同志在延安干部會上所作的《反對黨八股》的講演中列舉的黨八股的罪狀那樣,是"空話連篇,言之無物"、"語言無味,象個(gè)癟三"、"甲乙丙丁,開中藥鋪"?

2003年至今,公司先后下發(fā)過三篇關(guān)于企業(yè)公文格式的文件,就企業(yè)公文格式做過明確規(guī)定,今年公司還舉辦了公文寫作的專題培訓(xùn),但上述文件和培訓(xùn)講述和強(qiáng)調(diào)的都是公文格式。以下,結(jié)合幾年來的一點(diǎn)心得,就如何寫好企業(yè)公文談?wù)勛约旱囊恍┐譁\認(rèn)識。

企業(yè)公文必須文體得當(dāng)、行文規(guī)范。

廣義的企業(yè)公文不僅僅指行政公文,還包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、典型經(jīng)驗(yàn)、講話稿以及新聞稿等。本文論述的是廣義上的企業(yè)公文。目前公司的行政公文種類而言,包括通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、規(guī)定、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、周報(bào)、日報(bào)等等;就公文形式而言,包括片區(qū)發(fā)文、部門發(fā)文、傳真文件、便箋、其它等等。如何在實(shí)際寫作中選擇相應(yīng)的文種和形式,對于正確傳達(dá)文件精神、理解文件意圖顯得尤其重要。

公文的文體,是指其特定的公文的結(jié)構(gòu)和格式。每種公文只能適用于一定的范圍,表達(dá)一定的內(nèi)容,不能任意混用,也不能別出心裁,自搞一套。如,請示和報(bào)告,很多人在運(yùn)用時(shí)經(jīng)常弄不清該用哪種,其實(shí)我們只要了解一下兩種文體的含義就知道了。"請示"是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的呈請性、期復(fù)性公文;"報(bào)告"是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問時(shí)用的陳述性公文。一個(gè)是呈請性需要答復(fù)的公文,一個(gè)卻是反饋情況答復(fù)詢問的公文。只有了解和理解了文體的含義和彼此之間的區(qū)別,才能正確使用相應(yīng)的文體,在文體中運(yùn)用正確的語言和格式。

大家都知道,"通知"是下行文,是要求下級機(jī)關(guān)辦理、執(zhí)行或服從安排的文種,通知講究時(shí)效性,是告知立即辦理、執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。但是,如果我們深入研究,我們可以發(fā)現(xiàn)該文種一般又分為印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知,指示性通知,知照性通知,事務(wù)性通知和任免、聘用通知五種類型。要正確使用"通知"這一文體,我們就得了解各種通知類型的區(qū)別,進(jìn)而采用相應(yīng)的格式及表述。如,印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知,它的寫法是:標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成,也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn):對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見,表明態(tài)度,如"同意"、"原則同意"、"要認(rèn)真貫徹執(zhí)行"、"望遵照執(zhí)行"、"參照執(zhí)行"等;寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義;提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。批示性通知的寫法是:標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成,也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了,說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng),充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。而事務(wù)性通知的寫法通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知雖然也屬事務(wù)性通知的一種,但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同,會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱,通知對象,會議的時(shí)間、地點(diǎn),需準(zhǔn)確的材料等,要求要切實(shí)可行,便于受文單位具體操作。雖然都是"通知",但是在不同的情況下,格式條款、語言、

用詞又有區(qū)別,寫法也不盡相同,大家只有在實(shí)際工作中加以琢磨,細(xì)心體會方能做到"文體得當(dāng)、行文規(guī)范"。

企業(yè)公文必須語言精確、內(nèi)涵明曉。

公文的語言是一種非常講究精確性的語言,因?yàn)楣牡氖褂媚康木褪且箤Ψ浇邮茏髡叩挠绊,而且是對對方行為有?qiáng)制性影響。要使這種影響有效,一個(gè)重要的前提條件就是使意思的表達(dá)高度精確,每一個(gè)詞,特別是每一個(gè)句子必須保持意思的唯一性,以避免對方"見仁見智",造成歧義,按各自的理解而不是作者的意圖去行事。

公文語言不精確,就容易造成歧義,形成兩種或多種可能解釋的現(xiàn)象。可以說歧義是造成公文語言不精確的首要因素。比如,"我們要學(xué)習(xí)文件"這句話,就有三種理解:一是我們打算學(xué)習(xí)一下文件;一是我們索要供學(xué)習(xí)的文件;一是我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)一下文件?梢娬_使用語言的重要性。

我們在日常寫作中,當(dāng)公文中出現(xiàn)選詞不當(dāng),詞序失當(dāng),濫用省略,錯(cuò)用數(shù)量詞,語句中有詞性不明的成份,語句成份間的語法關(guān)系不明,語調(diào)附加的語義不能被準(zhǔn)確讀出,忽略對含義不確定的詞、詞組的有效限定修飾,錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號,濫用修辭格等現(xiàn)象時(shí),都會形成歧義。如"XX科室革新了工作方法,在公司推廣后,許多人紛紛效尤"一句,"革新"與"效尤"一褒一貶,閱文者對作者的態(tài)度的理解,就既可以看作肯定,也可以看作是否定。而作者的真實(shí)態(tài)度很可能是肯定,或者是否定,甚至是目前不必、不置可否的中性態(tài)度。該句由于錯(cuò)誤地選用了褒義詞或貶義詞造成了歧義。公文中使用帶褒貶色彩的詞語本意是為了更鮮明、簡潔地表達(dá)作者的立場,但如果出現(xiàn)誤用,將使讀者難以準(zhǔn)確理解作者的真正立場。又如:"出席會議的有三個(gè)公司的經(jīng)理。"這里,定語"三個(gè)"既可以理解為開會的有來自三個(gè)公司的經(jīng)理,也可以理解成一個(gè)公司的三個(gè)經(jīng)理。該句的錯(cuò)誤在于語序不當(dāng),造成被限定說明的對象不明,引起歧義。再如: "參加工作兩年以上的職工一年可享受四天以內(nèi)的帶薪旅游假"。對這一表述,至少兩處不正確,執(zhí)行過程中很可能會因此有糾紛:兩年以上是否包括兩年?四天以內(nèi)是否把四天也包含在內(nèi)?了解了上述現(xiàn)象我們就可以理解為什么《中華人民共和國刑法》會有第九十九條的規(guī)定:"本法所稱以上、以下、以內(nèi),包括本數(shù)。"我們在寫作中一定要仔細(xì)推敲,避免給生產(chǎn)經(jīng)營帶來麻煩和不必要的影響。

企業(yè)公文必須文采生動、文風(fēng)鮮明。

文從字順是公文的起碼要求,然而,適當(dāng)追求一些文采,將公文寫得更有思想性、藝術(shù)性,將使公文更具感染力、說服力和表現(xiàn)力、說服力?鬃诱f;"言之無文,行而不遠(yuǎn)",這是十分中肯的意見。

一些人認(rèn)為公文語言需要"莊重、樸實(shí)",莊重就不能抒發(fā)情感,樸實(shí)就不能使用華麗的詞句,造成公文語言在運(yùn)用上越來越枯燥乏味,在表情達(dá)意上越來越平淡膚淺,好似患了"貧血"病和營養(yǎng)不良癥。還有不少人認(rèn)為公文屬于應(yīng)用文,又不是文學(xué)作品,只要通俗、明白、易懂就行了,不需要文采。于是不少公文便只有抽象的道理,缺少具體的形象;便只有一二三四的敘述,沒有生動鮮明的論證。然而這樣寫出的公文雖然是合規(guī)范,又有章法,卻是沒了生氣,沒了個(gè)性,形式呆板,語言枯燥,讀起來味同嚼蠟,正如毛澤東同志所說的 "不生動,不形象,使人看了頭痛"。

公文的文采,可以增強(qiáng)公文的生動性。公司攬貨能手吳寶惠在其演講稿中的最后一段寫道:"公司成長了,客戶成長了,我也成長了;我付出,我收獲,我跨越;正如中海司歌所寫,中海的舞臺使我"人生無悔青春閃光";我深愛著這個(gè)

充滿拼搏、團(tuán)結(jié)、進(jìn)取精神的團(tuán)隊(duì),中海成為"我的一葉神舟"。在共同成長的明天,作為中海人,我執(zhí)著依舊,決心為中海的持續(xù)騰飛添磚加瓦,再創(chuàng)佳績!"。將個(gè)人經(jīng)歷感受結(jié)合司歌的歌詞,既高度概括,又非常形象;既意味深長,又恰到好處;既洗練,又準(zhǔn)確;就很有文采。

公文的文采,可以增強(qiáng)公文的邏輯性。泉州公司2003年的一篇總結(jié)曾經(jīng)這么表述"中海的貨運(yùn)體制改革是歷史的必然,這次改革勢必革除過去中海機(jī)構(gòu)中的冗余部分,擯除弊端,提高效率。這次改革有意識地建立并維護(hù)一套符合中海實(shí)際情況的現(xiàn)代公司制度,為此,我司將堅(jiān)定不移地貫徹貨運(yùn)體制改革的精神實(shí)質(zhì),配合總部建立并維護(hù)現(xiàn)代公司制度,完善公司組織構(gòu)架,做到"命令層層下達(dá)、匯報(bào)層層上傳、分工個(gè)個(gè)明確、任務(wù)件件落實(shí)"。這段話觀點(diǎn)明確,排比應(yīng)用對仗工整,分析論證順理成章、辯證統(tǒng)一、邏輯性強(qiáng)。

公文的文采,可以增強(qiáng)公文的可讀性。毛澤《星星之火,可以燎原》中是這樣解釋中國革命高潮到來的:"它是站在海岸遙望海中已經(jīng)看得見桅頭了的一只航船,它是立于高山之巔遠(yuǎn)看東方引芒四射噴薄欲出的一輪紅日,它是躁動于母腹中要成熟了的一個(gè)嬰兒。"這段話不僅表現(xiàn)了作者高矚的政治眼光,也因其精彩生動的比喻受到廣泛贊賞。

公文的文采還是機(jī)關(guān)文風(fēng)的折射。毛澤東同志在《工作方法六十條》中說:"文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì):準(zhǔn)確性、鮮明性、生動性。"他在批評一些"不講究詞章"的文件時(shí)說,"看這種文件是一場大災(zāi)難,耗費(fèi)精力又少有所得,一定要改變這種不良風(fēng)氣。"而且把"不生動、不形象"的文章的作者批評為"好象他們是立志要讓讀者受苦似的"。所以種沒有文采的公文,確實(shí)折射了機(jī)關(guān)的某種不良文風(fēng);比如敷衍了事,應(yīng)付上級,搪塞下級;比如懶得學(xué)習(xí),懶得動手,懶得推敲;比如缺乏感情,缺少信念,麻木不仁等等,不一而足。相反,有文采的公文則反映了一個(gè)企業(yè)生氣勃勃、充滿激情、勤于學(xué)習(xí)、富有創(chuàng)見的文風(fēng)。綜上所述,當(dāng)我們在撰寫公文時(shí)能做到文體得當(dāng)、行文規(guī)范、語言精確、內(nèi)涵明曉、文采生動、文風(fēng)鮮明,便能夠?qū)懗鲆黄灾形铩⑽牟伸橙坏暮霉摹?/p>

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