年終報告 圖表選用技巧

201*跨年好總結(jié)年終報告，圖表選用有技巧

作者：@yellow小魚

年終報告，免不了是一張張帶有數(shù)據(jù)的幻燈片匯報。XX的數(shù)據(jù)比上一季度提升了X%，哪個產(chǎn)品的銷售額又創(chuàng)新高，這些數(shù)據(jù)是大BOSS們最愿意看到的。那么，年終報告里，什么樣的數(shù)據(jù)展示方式才能讓大BOSS們一目了然呢？答案當(dāng)然毫無懸念是圖表。But，每種圖表的選用都有技巧，大家要慎重使用了。餅圖圖表表示百分率

小學(xué)的時候，相信每位數(shù)學(xué)老師在課上都講過猴子分餅的故事。一個餅分成多少份，每只猴子能得到多少比例的餅？如此看來，餅圖圖表是表示百分率的不二之選了。

20%10%第一季度第二季度第三季度第四季度30%40%

條形圖表示各項內(nèi)容的差別

條形圖顯示各個項目之間的比較情況，比較直接明了。條形圖一般分兩種垂直條形圖和水平條形圖，但不管是垂直的還是水平的，看數(shù)據(jù)的童鞋都能一眼就看出數(shù)據(jù)之間的差別。

成都北京上海廣州珠海0100201*004005006007008009001000

累計柱狀圖表現(xiàn)差別跟明細

累計柱狀圖比一般的條形圖更精確，它能表現(xiàn)的內(nèi)容更多，領(lǐng)導(dǎo)能夠從中看出項目之間的差別和明細。同時，還能對比各個項目總體的情況。

成都北京一月二月三月四月上海廣州珠海050100150201*50300350400

折線圖表現(xiàn)變化

折現(xiàn)圖是一種非常動態(tài)的數(shù)據(jù)圖形。從圖表中，你能看到一些趨勢的東西，同時也可以從中發(fā)現(xiàn)變化，總結(jié)規(guī)律。如果你的工作是負責(zé)微博運營，那么每天的粉絲增長、微博轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)&評論數(shù)，都可以透過折線圖來表達，這樣你就能從中獲知粉絲數(shù)的增加是通過哪條微博轉(zhuǎn)發(fā)所帶來的。

一些小Tips：如果分類標(biāo)簽是文本并且代表均勻分布的數(shù)值（如月、季度或財政年度），則應(yīng)該使用折線圖。當(dāng)有多個系列時，尤其適合使用折線圖對于一個系列，應(yīng)該考慮使用類別圖。如果有幾個均勻分布的數(shù)值標(biāo)簽（尤其是年），也應(yīng)該使用折線圖。如果擁有的數(shù)值標(biāo)簽多于十個，請改用散點圖。

30002500201*第四季度第三季度第二季度第一季度150010005000珠海廣州上海北京成都

面積圖表現(xiàn)變化和明細

面積圖強調(diào)數(shù)量隨時間而變化的程度，也可用于引起人們對總值趨勢的注意。面積圖是一種不太普遍的圖表，在某些特定領(lǐng)域用得比較多。使用面積圖時需要注意一些點：1.面積

圖區(qū)域不要設(shè)置成透明的，否則別人沒發(fā)看到趨勢變化。2.最好不要超過3片區(qū)域。當(dāng)所要展示的數(shù)據(jù)超過3片時，小編建議你采用其他類型的圖表咯。

201*751501251007550250一月二月三月四月

雷達圖表示性質(zhì)、平衡

雷達圖是種比較可愛的圖表，有時候它外表看起來有點像蜘蛛網(wǎng)，但是數(shù)據(jù)表達卻非常直觀。這種圖表，經(jīng)營企業(yè)的童鞋用得會比較多，主要用來展示企業(yè)的收益性、生產(chǎn)性、流動性、安全性和成長性的評估。使用這類圖表能一目了然的了解公司各項指標(biāo)之間的平衡度&性質(zhì)。

一月15010050四月0二月三月亞洲區(qū)歐洲區(qū)北美區(qū)

散點圖表示數(shù)據(jù)的動向或趨勢

散點圖大家一定不會陌生了吧。上數(shù)學(xué)課的時候，那最討人厭的線性回歸，恩，就是這該死的散點圖了，你有被這款圖表虐過么？雖說很多人都不喜歡這款圖表，但是當(dāng)你要檢驗幾個變量間是否有相關(guān)性，是正相關(guān)還是負相關(guān)時，你就會發(fā)現(xiàn)這款圖表的好用性了。繪制個散點圖，包你一眼就能瞄出變量間的規(guī)律來。

1201*0806040200亞洲區(qū)歐洲區(qū)北美區(qū)00.511.522.533.544.5

總之一句話吧，圖表使用有規(guī)律，每一種圖表都有一個最適合展示它的場合~~

擴展閱讀：Excel商務(wù)圖表超級技巧

每到年底的時候，大家都需要撰寫工作總結(jié)，其中往往會使用很多圖表來反映一年的工作業(yè)績。而大多數(shù)人制作Excel圖表，都會使用Excel的默認格式，或者憑自己的感覺進行一些格式美化，但效果很難盡如人意。

下面是一組來自于《商業(yè)周刊》雜志不同時期的圖表，外觀上看起來非常精美、專業(yè)，具有一種職場精英式的“商務(wù)氣質(zhì)”。他們是如何做到這些效果的呢？

圖1

雜志編輯們使用何種專門的軟件來制作這些圖表，我們不得而知。但筆者通過長期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商業(yè)

雜志圖表的方法，其關(guān)鍵點就是要突破Excel

的默認設(shè)置。通過簡單的幾步，我們也可以制作出非常具有“商務(wù)氣質(zhì)”的圖表。下面我們以模仿圖2的商業(yè)圖表為例，簡單介紹這套方法。方法本身很簡單，相信大家都可以掌握。

圖2

一、使用專業(yè)品質(zhì)的配色。

一幅圖表給人的印象，很大程度上是由其配色決定的。專業(yè)的圖表往往是因為它具有專業(yè)品質(zhì)的配色，通過配色透露出一種專業(yè)精神。我們普通用戶制作圖表，往往會受到Excel默認顏色的限制。而默認顏色要么糟糕不已，要么因長期使用而審美疲勞。大家可能遇到過這樣的經(jīng)歷，就是你看到某個很專業(yè)的商務(wù)圖表，想用Excel模仿制作，它的樣式你都可以做得差不多，就是它的顏色無法調(diào)出來。

要準(zhǔn)確模仿商業(yè)圖表所使用的顏色，可以通過顏色拾取器來獲知。這里推薦使用一款名叫ColorPix的綠色小軟件，運行它后，當(dāng)你把鼠標(biāo)指到某個顏色塊上，軟件就可以返回相應(yīng)的RGB顏色代碼。譬如圖2中用到的顏色有4種：

獲知顏色代碼后，我們就可以在圖表中使用這些顏色了。一個Excel默認生成的圖表，即使我們什么也不修改，只是改用專業(yè)品質(zhì)的配色，它也會立即變得與眾不同，圖3顯示了這種變化效果。

圖3

要在Excel中使用自定義的顏色，在201*和201*版本中可以直接指定相應(yīng)的RGB值，201*版本中則需要先通過菜單“工具-選項-顏色”修改配置后才可使用。在實際工作中，可以將這些顏色配置為顏色模板或顏色主題，便于快速取用。

二、使用科學(xué)人性化的布局。

在Excel中作圖，無論選擇何種圖表類型，無論數(shù)據(jù)點多少，生成圖表的默認布局都如圖4的樣式，整個圖表中主要包括標(biāo)題、繪圖區(qū)、圖例3個部分。

圖4

但這種布局存在很多不足，如：標(biāo)題不夠突出，信息量不足；繪圖區(qū)占據(jù)了過大的面積；繪圖區(qū)的四周浪費了很多地方，空間利用率不高；特別是圖例在繪圖區(qū)右側(cè)，閱讀視線左右跳躍，需要長距離檢索、翻譯。

而我們觀察商業(yè)圖表的布局，很少會發(fā)現(xiàn)這種大路貨式的樣式。圖5是對一個典型商業(yè)圖表的溝通分析，從上到下可以抽象出5個部分：主標(biāo)題區(qū)、副標(biāo)題區(qū)、圖例圖、繪圖區(qū)、腳注區(qū)。

圖5

幾乎所有的商業(yè)圖表都符合這一構(gòu)圖原則，可以說是商業(yè)圖表背后的布局指南。其特點有：完整的圖表要素；突出的標(biāo)題區(qū)；從上到下的閱讀順序。

對于前面的例子，我們使用適中的圖表幅面，使用更突出的圖表標(biāo)題，將圖例放置到繪圖區(qū)左上角，現(xiàn)在圖表呈現(xiàn)圖6的樣式，閱讀視線自然而舒適。

圖6

三、使用更為簡潔醒目的字體。

商業(yè)圖表非常重視字體的選擇，因為字體會直接影響到圖表的專業(yè)水準(zhǔn)和個性風(fēng)格。根據(jù)我的觀察，商業(yè)圖表多選用無襯線類字體。如圖7的《商業(yè)周刊》圖表案例，其中的阿拉伯?dāng)?shù)字使用的是專門訂制的AkzidenzGroteskcondensedbold字體，風(fēng)格非常鮮明。

圖7

而一般情況下常規(guī)安裝的Excel，新建文檔會默認使用宋體、12磅的字體，普通大家也很少會想到去修改它。由于阿拉伯?dāng)?shù)字的原因，在這種設(shè)置下做出的表格、圖表，很難呈現(xiàn)出專業(yè)的效果。

字體屬于設(shè)計人員的專業(yè)領(lǐng)域，普通人士很少了解。為簡單起見，我們建議對圖表

和表格的數(shù)字中使用Arial字體、8~10磅大小，中文使用黑體，效果就比較好，在其他電腦上顯示也不會變形。圖8顯示了前面例子改變字體后的效果。

圖8

四、注意圖表的細節(jié)處理。

真正體現(xiàn)商業(yè)圖表專業(yè)性的地方，是他們對于圖表細節(jié)的處理。請注意他們對每一個圖表元素的處理，幾乎達到完美的程度。一絲不茍之中透露出百分百的嚴(yán)謹，好像這不是一份圖表，而是一件藝術(shù)品。正是這些無微不至的細節(jié)處理，才體現(xiàn)出圖表的專業(yè)性。而這往往是我們普通人不會注意到的地方。

以前面的例子而言，我們進行如下細節(jié)處理：分類標(biāo)簽使用更為簡潔的寫法，去除繪圖區(qū)的外框線，去除縱坐標(biāo)軸的線條色，將網(wǎng)格線使用淡色予以弱化，在腳注區(qū)寫上數(shù)據(jù)來源，等等，都讓圖表更加精致、嚴(yán)謹。圖9是最后完工的樣式，已經(jīng)是一個相當(dāng)專業(yè)有效、充滿“商務(wù)氣質(zhì)”的圖表了，沒有人會相信它是來自于Excel。當(dāng)你向老板提交這樣的年終總結(jié)報告，怎么不會讓他眼前一亮，而對你刮目相看呢？

圖9

前面簡單介紹了模仿制作一個商業(yè)圖表的過程。如果能大量研讀商業(yè)圖表，學(xué)習(xí)其外觀美化、類型運用、特殊處理的手法，相信大家可以很快提升圖表溝通水平。如何找到更多的商業(yè)圖表案例呢？這里給大家介紹一個小技巧。

在Google的【圖片】搜索中輸入如下的代碼并搜索：

chartsite:

你會發(fā)現(xiàn)大量具有《商業(yè)周刊》風(fēng)格的商業(yè)圖表，每一個都充滿了“商務(wù)氣質(zhì)”，見圖10。這是一個巨大的學(xué)習(xí)寶藏，如果你是一個經(jīng)常制作圖表的分析人員，這里的圖表案例一定會讓那個你驚喜不已。

圖10

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