檔案實習(xí)報告

關(guān)于在淮安市檔案局檔案學(xué)實習(xí)的報告

從201*年5月30日起，我在淮安市檔案館（業(yè)務(wù)指導(dǎo)處）開始了為期兩周的實習(xí)，一下是我關(guān)于這兩周實習(xí)工作所做的報告。

一、淮安市檔案館概況

淮安市檔案館系國家綜合檔案館，是中共淮安市委、淮安市政府直屬正處級事業(yè)單位，是全市永久保管檔案和進行愛國主義教育的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。其主要職責(zé)是負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范圍內(nèi)的檔案資料。

淮安市檔案館成立于1980年6月，其前身為淮陰地區(qū)檔案館、淮陰市檔案館�，F(xiàn)坐落于市委、市政府院內(nèi)。201*年擴建竣工的新館庫面積4200平方米，設(shè)有閱檔室、檢索工具室、陳列展覽室和微機室，已基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。淮安市檔案館收藏著能反映淮安歷史真實面貌的舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案、建國后黨政機關(guān)文書檔案和一部分科技檔案、專門檔案、聲像檔案以及各種報刊、雜志、圖書等資料，起止年限為1865年～1990年。截止201*年底，館藏檔案資料70342卷、冊。其中檔案266個全宗51125卷，上架排列總長度為1054.43m，資料19217冊。改革開放以來，在黨的基本路線和鄧小平偉大理論的指引下，淮安市檔案局、館各項工作有了長足的進步。檔案和檔案工作在淮安市“三個文明”建設(shè)中發(fā)揮了重要作用。201*年，淮安市檔案館評定為江蘇省二級檔案館。

根據(jù)《檔案法》規(guī)定，淮安市檔案館已將形成滿30年的檔案對外開放，我國公民可持工作證、身份證等合法證明來館自行查閱；利用其他檔案資料，必須持有單位介紹信。館內(nèi)為利用者提供業(yè)務(wù)咨詢、電函代查、出具證明、查檔復(fù)制等多種服務(wù)。檔案資料陳列展覽室常年接待參觀。歡迎社會各界人士參觀指導(dǎo)、利用檔案。

館內(nèi)內(nèi)設(shè)機構(gòu)有：辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、法規(guī)宣教處、征集編研處、檔案管理處、技術(shù)保護處。

二、淮安市檔案局(館)職能職責(zé)根據(jù)《關(guān)于淮安市檔案局、淮安市檔案館主要職責(zé)內(nèi)設(shè)機構(gòu)和人員編制的批復(fù)》，淮安市檔案局為淮安市委、市政府直屬正處級事業(yè)單位，依法履行檔案行政管理職能，主要職責(zé)為：

（一）貫徹執(zhí)行檔案管理工作有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章，并結(jié)合本地區(qū)實際制訂具體執(zhí)行意見。

（二）對全市檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。組織、指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、協(xié)調(diào)市直各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及所轄縣（區(qū)）檔案管理工作。

（三）負(fù)責(zé)全市專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初、中級檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審的有關(guān)工作。

（四）集中統(tǒng)一管理市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)委及市級機關(guān)各部門的重要檔案和資料，同時征集、接收撤銷單位具有永久、長期保存價值的檔案以及散失在社會上的各種珍貴檔案、資料。

（五）對館藏檔案、資料進行管理、編目、保護、鑒定、統(tǒng)計，并實施現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。

（六）依法接收市級機關(guān)、企事業(yè)單位到期檔案進館，開發(fā)利用檔案信息資源，按時向社會公布、開放歷史檔案。

（七）開展檔案史料的編纂、研究工作，有計劃地開展檔案學(xué)理論研究。（八）完成市委、市政府及上級檔案部門交辦的有關(guān)事宜

三、館藏介紹

檔案是歷史的記憶，社會的財富。檔案館是保證檔案能夠得以安全保管和世代相傳的組織。檔案館不僅是收藏檔案的場所，而且是組織檔案信息交流的中心，是社會各方面獲取歷史和科學(xué)等知識信息的寶庫。館內(nèi)收藏的檔案分為舊政權(quán)時期檔案、革命歷史檔案和中華人民共和國成立后檔案三個部分。

館內(nèi)收藏的資料主要有清河縣志、淮安府志、山陽縣志、宿遷縣志、盱眙縣志、泗虹合志、泗陽縣志和淮陰市的地方志、水利志、企業(yè)志、金融志、年鑒等各類史料書刊；有《民國日報》、《大公報》、《救國時報》等報刊；有韓信、吳承恩、周恩來、陳白塵等與淮安有關(guān)的知名人士生平資料、書籍等。

四、了解檔案整理工作的內(nèi)容及原則

（一）檔案整理工作的內(nèi)容全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：1、系統(tǒng)排列和編目在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。2、局部調(diào)整

對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進行整理。3、全過程整理檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。（二）、檔案整理工作的原則

1、整理檔案必須保持文件之間有機的歷史聯(lián)系。2、整理檔案應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)。

3、整理后的檔案必須便于保管和利用。

五、實習(xí)結(jié)果

（一）、明確掌握檔案整理的方法一是以“案卷”為單位整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：（1）分類。常用是年度分類法和問題分類法。

（2）組卷。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。（3）卷內(nèi)文件材料排列；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；（5）編制卷內(nèi)目錄和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜；

（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

二是按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有：（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度——保管期限分類；

（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入檔案盒。（二）、檔號的編制

1、全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

2、目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

（三）案卷號、頁號的編制

1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。

3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

六、實習(xí)總結(jié)

在這次實習(xí)中，我對檔案工作有了更深刻的理解，我們掌握檔案整理技能，完成高質(zhì)量的檔案整理工作，成為檔案整理的行家里手，必須掌握幾項要訣：

一、學(xué)習(xí)理論

學(xué)習(xí)檔案管理基本理論，掌握和熟練運用檔案整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。貫徹“強化收

集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的指導(dǎo)思想。

二、掌握標(biāo)準(zhǔn)

掌握國家和地方檔案行政管理部門的標(biāo)準(zhǔn)、要求是檔案整理的必要前提。常用的標(biāo)準(zhǔn)有：《歸檔文件整理規(guī)則》及《江蘇省實施辦法》等。

三、了解歷史

必須對本單位的歷史演變、機構(gòu)設(shè)置、工作職能、工作流程等盡可能多地了解，掌握文件材料的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)的流程和規(guī)律。

四、結(jié)合鑒定

整理時要結(jié)合檔案鑒定環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確界定文件材料的保管期限。五、知曉邏輯

掌握一定的形式邏輯知識，有助于提高分類整理的科學(xué)規(guī)范性。特別是要準(zhǔn)確運用形式邏輯的分類要求，達到分類的統(tǒng)一性、包容性、排斥性、發(fā)展性等要求。

六、分析利用

要分析檔案利用特點、規(guī)律，預(yù)測未來檔案利用趨勢，在整理檔案時充分考慮編史修志、辦理退休、工作查考等不同的利用需求。

七、洞察背景

要學(xué)會大尺度地考量、深刻認(rèn)知和了解檔案與文件材料的本質(zhì)和相互關(guān)系，熟悉本單位工作情況及社會背景。

八、嚴(yán)格操作

按照國家和地方檔案行政管理部門規(guī)定的檔案整理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)程嚴(yán)格操作。

擴展閱讀：檔案專業(yè)實習(xí)總結(jié)

實習(xí)報告

201*年的七月十日，跟隨著兩位老師和四位學(xué)長學(xué)姐走進了省委大院，組織部辦公室的程主任和戴主任接待了我們，安排好住宿后，我的實習(xí)生活就開始了。在實習(xí)期間，我們在組織部羅處長和機關(guān)檔案室陳姐的熱心指導(dǎo)下，進行了檔案室文件的清理和查缺、1990年至1993年的永久卷檔案的電子歸檔文件目錄的輸入、1992年至201*年的機要文件的整理歸檔、201*年和201*年的辦公室部務(wù)會議紀(jì)錄整理等工作。能被分配在中共湖南省委組織部進行實習(xí)，我一直覺得很幸運，所以我認(rèn)真努力的工作。實習(xí)期雖然比較短暫，但我全身心全方位地體驗了緊張而有序、學(xué)習(xí)與實踐同步、機遇與挑戰(zhàn)兼?zhèn)涞纳习嘧迳��?很大程度地豐富了工作經(jīng)驗，增加了生活閱歷，增長了見聞見識，鍛煉和提升了各方面能力和素質(zhì)。

第一次實習(xí)，第一次接觸檔案，才感到理論知識和現(xiàn)實工作的距離。原以為自己學(xué)了兩年的檔案理論知識，基本的檔案整理應(yīng)該可以應(yīng)付，但當(dāng)我真正面臨一大堆文件的時候，真的是有點不知所措。幸好在實習(xí)初期，實習(xí)單位就組織我們學(xué)習(xí)了新下發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和省檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處編制的《公文辦理和歸檔整理》一書。而且請來省檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處的黃主任給我們進行了全面的指導(dǎo)。這對于我很快融入工作有很大的幫助。

在實習(xí)初期，我們首先進行的是檔案的清理查缺和文件目錄的輸入。在查缺過程中，當(dāng)我們很自信的把缺失數(shù)據(jù)交給老師時，沒想到老師核對了一下，就讓我們重新來過。于是我們又不得不把1990年

到201*年的檔案重新核對。結(jié)果，有兩個數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤�？梢�，做檔案工作要細心，而且得認(rèn)真的對待每件所做的事，這樣才會避免錯誤。在文件目錄的輸入過程中，由于很多都是手寫體，我們就不得不重新翻開原始檔案去查找，這也需要有足夠的細心。面對煩瑣的檔案工作,細心是必須的。

在實習(xí)中，我們也出現(xiàn)了一些問題。例如，與指導(dǎo)老師的聯(lián)系不是十分密切。由于是在組織部實習(xí)，我們認(rèn)為文件都比較重要，所以不敢輕易亂動。另外，我們對單位指導(dǎo)老師的意愿也不是很明確。這就大大減緩了我們的工作進程。在老師與單位進行了溝通后，我們才明確了我們的任務(wù)。促進了我們的工作進程。

實習(xí)的日子，平淡而充滿樂趣。在整整一個月的實習(xí)生活中,我們五人一直在一起工作,這讓我學(xué)會了怎樣更好的合作。在組織部實習(xí)的學(xué)生,一般都是學(xué)生黨員,這對于我來說,是一個很好的學(xué)習(xí)機會。在與他們一起工作學(xué)習(xí)生活的過程中,我看到感知到很多他們的優(yōu)點。他們對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé),他們的熱心助人,他們在實習(xí)空隙間的努力學(xué)習(xí),他們的很多地方都值得我去學(xué)習(xí)。

實習(xí)的日子也讓我對檔案工作有了一些思考，思考我的工作前景，思考我們檔案工作存在的問題：

1、對檔案工作的重視

當(dāng)我們7月10日走進機關(guān)檔案室的時候，那里的環(huán)境讓我們明顯感到對檔案工作的重視不足。我驚訝！作為省委的機關(guān)檔案室，原以為是一個比較重要的部門，卻灰塵滿桌，桌子上的日歷還顯示著

201*年8月10號。所以，我們那天的工作就是清掃房間，為自己清理出一個工作的地方。實習(xí)的第二天，我們從庫房搬來兩臺電腦，可是，實習(xí)結(jié)束的那天，電腦又回到了庫房。我就在想，又不知道過多長時間這個檔案室才會有人來。在實習(xí)期間我們也發(fā)現(xiàn)，201*年以后的檔案就沒有，可見這幾年的檔案工作就處于癱瘓狀態(tài)。而且在庫房里上交上來的文件，就裝在編織袋里，根本沒有進行歸檔整理。這讓我想起了那篇文章《失望中的奮斗》。我覺得，檔案工作要做好，首先就必須重視檔案工作。只有人們重視檔案工作，人們才會想著怎樣去做檔案工作，怎樣去做好檔案工作。

2、文件管理部門和檔案管理部門的脫節(jié)

自從我們一進入檔案室，陳姐就告訴我們說：這兩天可能有處室交檔案上來�？墒侵钡轿覀儗嵙�(xí)完，也沒有人交檔案上來。而且，上面也說過，201*年以后的檔案就沒有。這就反映出文件管理部門和檔案管理部門的脫節(jié)問題，有文件規(guī)定：機關(guān)檔案要在第二年的六月上交給檔案部門。而我們現(xiàn)在已經(jīng)是201*年了，卻連04年的檔案都沒有。下面的部門說，把文件交給檔案館自己利用不方便。或許這可以成為一個理由，但是從另一個方面不就是反映了我們的檔案利用工作就沒有做好嗎？另外，我們整理的201*年和201*年的部務(wù)會議紀(jì)錄基本上處于原始狀態(tài)，而且201*年八月份以后的會議紀(jì)錄竟然丟失，文件形成部門沒有進行初步的文件整理，而我們在檔案收集這一環(huán)節(jié)就沒有做好。所以我覺得，我們也要注意檔案的全程管理，要進行前端控制。

3、檔案人員專業(yè)素質(zhì)問題

在具體的實習(xí)期間，我們的指導(dǎo)老師是陳姐�？墒撬�說，自己對檔案也不懂，有什么專業(yè)問題可以直接找省檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。信息處的一個技術(shù)員給我們維修電腦時說，他是前兩周從下面借調(diào)上來工作的，在和我們聊天的過程中，知道我們是學(xué)檔案管理的，就問我們怎么保管檔案。原來，他現(xiàn)在的工作兼任他們處的檔案管理工作。而且，據(jù)我們調(diào)查，整個組織部的檔案管理方面，沒有一個檔案專職人員。我們于是就不得不發(fā)問，沒有一個專職人員，我們的檔案怎么管理？而我們每年的檔案專業(yè)的畢業(yè)生到哪里就業(yè)去了？我在思考。

實習(xí)的日子是快樂的，體會到了把知識運用于實踐的愉悅，也體會到了他人的關(guān)心和溫暖。實習(xí)的日子是新奇的。體會到了檔案整理歸檔的一些操作流程，學(xué)到了一些書本上學(xué)不到的知識，也讓我有了一次和更多優(yōu)秀的人接觸的機會。但實習(xí)的日子過后，我的感覺也攙雜著些許失望與憂慮。我們檔案的管理現(xiàn)狀，我的未來的生活。所以自己得更加努力，努力去改變一種生活。

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