第一篇：公文管理

公文管理

（一）總則

1、為使公司公文管理工作規(guī)范化、制度化、特制定本制度。

2、本制度所指公文包括：沈陽交通工程有限公司起草上報或下發(fā)公文；各專業(yè)公司（廠）及各部門上報的公文等。

3、公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、簡便。公文由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。

4、公文管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保公司機(jī)密安全。

（二）公文種類

1、請示、報告---向上級請求指示、批準(zhǔn)，用“請示“；各上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

2、批復(fù)、批示---答復(fù)請示事項(xiàng)，用“批復(fù)”或“批示”。

3、會議紀(jì)要---記載會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求各有關(guān)部門和人員遵照執(zhí)行，用“會議紀(jì)要”。

（三）發(fā)放公文一律加蓋印章

1、附件---公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。

2、發(fā)文時間---在正文結(jié)束后，標(biāo)注發(fā)文的日期及時間。

3、緊急程度---如為緊急公文，需根據(jù)不同的要求分別標(biāo)明“特急”、“急”等，位置在首頁右上角。

（四）公文處理

1、公文處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、擬稿、審核、簽收、繕印、用印、傳遞、催辦、歸檔、銷毀等程序。

2、收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由綜合辦公室提出擬辦意見，送董事長或總經(jīng)理批示后辦理。

3、凡需審定的公文，綜合辦公室根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)�業(yè)公司（廠）或有關(guān)部門辦理，并提出辦理時限。

4、送公司領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，一般應(yīng)在兩日內(nèi)批復(fù)。緊急公文應(yīng)當(dāng)日批復(fù)。交專業(yè)公司（廠）或有關(guān)部門辦理的公文，綜合辦公室根據(jù)時限催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期、延誤或漏辦者，部門負(fù)責(zé)人負(fù)相關(guān)責(zé)任。

5、以公司名義向政府領(lǐng)導(dǎo)部門等報送的文件須呈董事長或公司總經(jīng)理簽發(fā)。

6、公司下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)帶有文頭之文件均必須歸檔，歸檔文件必須附有公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿和所發(fā)文件，一式兩份。

第二篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，總局、分局兩級社保機(jī)構(gòu)根據(jù)需要，可使用決定、公告、通告、通知、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要和明傳電報等體式的公文種類。農(nóng)場社保局根據(jù)需要可使用公告、通告、通知、報告、請示、意見、函等體式的公文。

二、總局、分局社保局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)。

（一）總局、分局社保局應(yīng)設(shè)或指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。

（二）農(nóng)場社保局亦應(yīng)設(shè)兼職人員處理公文、管理印信和檔案工作。

（三）總局社保局辦公室有權(quán)對墾區(qū)社保系統(tǒng)的公文管理、印信管理、檔案管理等項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

三、公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求量是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

四、公文處理嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時也要遵守全單位、本系統(tǒng)的保密制度和保密事項(xiàng)。

五、發(fā)文辦理

（一）發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印登記、分發(fā)等程序。

（二）草擬公文應(yīng)做到：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。

2、情況確定，觀點(diǎn)明確，表述清晰準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，符合實(shí)際，便于操作，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

3、根據(jù)行文目的確定文種。

4、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。

（三）草擬公文的程序：

1、各科室草擬的公文在送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需引文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否有相關(guān)科室會簽，是否有錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號，語法是否有錯誤、層次是否清晰等。

2、辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發(fā)文審批表》送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或由主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，未經(jīng)簽發(fā)的一律不予復(fù)核和負(fù)責(zé)制。

3、公文正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：擬稿部門負(fù)責(zé)人、擬稿人是否簽字，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

4、經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審，對復(fù)核無誤的由辦公室對其編號、印制和分發(fā)。

5、辦公室應(yīng)對草擬的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期歸檔。

6、需要暫時保密的公文在擬稿、印制過程中和正式分發(fā)前相關(guān)人員應(yīng)做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有關(guān)政策和辦法的應(yīng)請示總局社保局方可行文。分局社保局行文一律送總局社保局備案。

六、收文辦理

（一）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

（二）辦公室應(yīng)對簽收的來文進(jìn)行登記，《收文登記薄》應(yīng)登記收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文名稱、文號、發(fā)文時間、簽收時處理意見和簽收人姓名。所在來文均應(yīng)附《來文處理單》送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱。主管領(lǐng)導(dǎo)不在送分管領(lǐng)導(dǎo)批閱，涉及重要事項(xiàng)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)征求主管領(lǐng)導(dǎo)意見后再行批閱。然后按領(lǐng)導(dǎo)批示意見送交有關(guān)科室傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項(xiàng)的，主批人（主管領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)）應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱視為已閱知。

（三）承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負(fù)責(zé)催辦和督辦。

（四）科室對政策性和操作指導(dǎo)性較強(qiáng)且須復(fù)印的來文，由辦公室復(fù)印后送局領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)科室，如確需借閱原件的，應(yīng)履行借閱手續(xù)，由借閱人在《文件借閱登記薄》上簽字，借閱人應(yīng)簽名。

七、公文管理

（一）公文由辦公室所設(shè)的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

（二）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

（三）歸檔的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

（四）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，所有公文用紙張全部采用a4型。

（五）總局、分局兩級社保機(jī)構(gòu)應(yīng)每兩年清理一次不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人和主管行政的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀。

（六）本單位已不符合國家、省和總局政策的發(fā)文應(yīng)予撤銷；臺和發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應(yīng)同時廢止。

八、為加強(qiáng)行政管理，提高公文處理水平，各級社保機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《黑龍江�。紘�家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞實(shí)旆細(xì)則及黑墾局發(fā)［201*］2號、黑墾局辦文［201*］1號文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。

第三篇：公文管理辦法

公文管理辦法

根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)及鋁業(yè)公司公文處理辦法，為確保我廠公文收發(fā)工作能準(zhǔn)確、及時、安全、規(guī)范地進(jìn)行，促進(jìn)我廠各項(xiàng)工作順利開展，提高工作效率，特制定本制度。 1職責(zé)

1.1廠公文的撰寫、校印、用印、收發(fā)、立卷、歸檔等工作，按行政系統(tǒng)和政工系統(tǒng)歸類管理，分別由綜合工作部和黨群工作部負(fù)責(zé)辦理。

1.2對廠影響較大，涉及兩個以上分管領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)廠長和黨總支書記批準(zhǔn)簽發(fā)。

1.3對廠影響重大的事項(xiàng)，可采取黨、政聯(lián)合行文的辦法發(fā)布安排。

1.4廠各單位都必須嚴(yán)格執(zhí)行廠的公文處理程序，做好職權(quán)范圍內(nèi)的公文管理工作。 2原則

2.1公文是廠在管理過程中形成的具有約束力、教育功能、交流效用、行業(yè)規(guī)范體式的公務(wù)文書。

2.2行文前要深入調(diào)查研究，行文要少而精，注重效用，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

2.3公文管理要達(dá)到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

3公文種類

3.1.正式文件包括：

3.1.1決定、決議

對廠重要事項(xiàng)做出安排用“決定”。

經(jīng)廠會議討論通過要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)用“決議”。

3.1.2公告、通告

廠決定的重要事項(xiàng)，需向外宣布用“公告”。

廠決定在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)遵守或周知的事項(xiàng)用“通告”。

3.1.3通知、通報

要求各車間（部室）辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)用“通知”。

表揚(yáng)先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神、交流重要情況用“通報”。

3.1.4報告、請示

向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議、答復(fù)上級單位的詢問用“報告”。 向上級單位請求指示、批準(zhǔn)，并需要批復(fù)的用“請示”。

3.1.5批復(fù)、函

下級單位提出請示后，答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

各單位或與不相隸屬外單位之間聯(lián)系業(yè)務(wù)、商洽工作、詢問或答復(fù)問題用“函”。

3.1.6紀(jì)要、簡報

傳達(dá)重要會議事項(xiàng)和精神，要求各單位共同遵守執(zhí)行的用“紀(jì)要”。

就某項(xiàng)工作或某一事項(xiàng)向外反映的用“簡報”。

3.1.7安排、規(guī)定

就某一階段或某項(xiàng)工作，要求下級執(zhí)行的用“安排”。

就某一系統(tǒng)或某項(xiàng)工作，要求各單位或員工共同遵守執(zhí)行的用“規(guī)定”。

3.1.8意見、議案

對重要問題提出意見和處理辦法用“意見”。

廠行政向廠職工代表大會或主席團(tuán)提請審議事項(xiàng)用“議案”。

3.2一般文件：即非紅頭文件

3.2.1機(jī)關(guān)事物公文，包括計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、研究方案和可行性研究報告等。

3.2.2經(jīng)濟(jì)工作公文，包括調(diào)查報告、審計報告、招投標(biāo)書、合同、協(xié)議、廣告、說明書等。

3.2.3技術(shù)工作公文，包括作業(yè)規(guī)程、技術(shù)措施、產(chǎn)品試驗(yàn)報告等。

3.2.4禮儀類公文，包括賀電、賀信、表揚(yáng)信、感謝信、請柬、祝詞等。

3.3簡報類公文，主要是傳遞信息、報道新聞、交流經(jīng)驗(yàn)、摘編資料等。

4公文格式

4.1公文一般由文件頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄報單位、抄送單位、打印份數(shù)、公文管理機(jī)關(guān)或主辦單位、印發(fā)時間、校對和打印人等。

4.2公文標(biāo)題：一般包括發(fā)文單位、事由和文種三要素。發(fā)文單位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度和加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

4.3發(fā)文字號應(yīng)包括廠代字、年份、順序號

黨總支文件：兆豐鋁業(yè)電廠黨發(fā)[xxxx]xx號。

行政文件：兆豐鋁業(yè)電廠發(fā)[xxxx]xx號。

工會文件：兆豐鋁業(yè)電廠工發(fā)[xxxx]xx號。

團(tuán)總支文件：兆豐鋁業(yè)電廠團(tuán)發(fā)[xxxx]xx號。

綜治文件：兆豐鋁業(yè)電廠綜治[xxxx]xx號。

4.4秘密文件還應(yīng)標(biāo)明“秘密、機(jī)密、絕密”字樣保密等級。

4.5簽發(fā)以廠領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

4.6主送單位：主送單位一般頂格寫在正文之前。上行文為被請示、報告的上級單位，一般只標(biāo)明一個單位，如需其它單位周知的可采用抄報和抄送的形式。下行文為執(zhí)行文件的下級單位，主要有決定、指示、公告、通知、通報、安排、意見、批復(fù)、會議紀(jì)要等。平行文為有工作聯(lián)系的不相隸屬的單位，主要有議案、函。

4.7正文是文件的主體，要表明文件的具體目的、內(nèi)容和所要落實(shí)的事項(xiàng)，如有附件，在正文后標(biāo)明附件名稱和順序。

4.8發(fā)文單位，也稱落款，應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范的簡稱。

4.9蓋印表明文件生效，蓋印時要用力均勻，做到“騎年蓋月”。會議通過的文件，還應(yīng)在標(biāo)題后注明會議名稱和通過日期。

4.10在發(fā)文日期下方還應(yīng)標(biāo)明主題詞、抄報、抄送單位、印刷份數(shù)、存檔份數(shù)、校對和打印者等。

4.11公文用紙、用字、序號

4.11.1公文用紙

公文用紙一般統(tǒng)一采用gb/t148中規(guī)定的a4型紙（如有表格需要可采用a3紙）。

4.11.2公文用字

文件標(biāo)題一般用黑體二號，正文標(biāo)題用黑體小二號，正文副標(biāo)題用黑體三號，正文用仿宋三號，正文小標(biāo)題用仿宋三號、加粗，公文行距為1.5倍行距，主題詞用黑體小二號。

4.11.3公文序號

公文一般除制度、辦法的結(jié)構(gòu)層次序號用章、條、碼外，其他結(jié)構(gòu)層次序號第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

頁碼統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)碼，放在頁面中下方。

5廠發(fā)文主要內(nèi)容

5.1公布重要規(guī)章制度。

5.2轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制定的本單位文件。

5.3公布本單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免（聘免）事項(xiàng)。

5.4公布、安排本單位的重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等決定。

5.5發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報。

5.6其它有關(guān)本單位的重大事項(xiàng)。

5.7對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示、報告、處理決定。

5.8對兄弟單位聯(lián)系有關(guān)廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人力資源、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

5.9除上述發(fā)文內(nèi)容外。其它一般的日常生產(chǎn)、工作安排等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由業(yè)務(wù)主管部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用文件發(fā)布。

6發(fā)文程序

6.1各部室需要發(fā)文，應(yīng)依據(jù)黨的方針、政策和國家法令、上級指示和我廠工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

6.2草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、語言精煉、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、篇幅力求簡短,積極推行用電子版。如果是書寫，要求工整干凈，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

6.3文稿擬定后，部室擬稿人在發(fā)文流程里需填寫發(fā)文卡，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印發(fā)份數(shù)、審稿人，標(biāo)定日期和密級。遞交部門領(lǐng)導(dǎo)審核文稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）。

6.4部門領(lǐng)導(dǎo)審核后的文稿，按批準(zhǔn)權(quán)限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。

6.5需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前送有關(guān)會簽部室進(jìn)行會簽。文稿會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。需要會議研究的文稿，由撰稿部室征求分管領(lǐng)導(dǎo)意見提前以郵件形式發(fā)給副總以上領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部室負(fù)責(zé)人，經(jīng)廠會議集體研究后，按照會議研究的結(jié)果有撰稿部室修改文件，經(jīng)廠主要領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。會議研究的文稿，不再走會簽程序。

6.6經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿遞交綜合工作部機(jī)要員，機(jī)要員應(yīng)根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定對文稿的字體、格式、錯漏等進(jìn)行修改審核，修改無誤后以廠oa形式對文件進(jìn)行打印下發(fā)至廠屬各單位。

7文件的接收及傳閱

7.1凡外來本單位的一般性文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)親啟的外）均分系統(tǒng)由廠機(jī)要員登記簽收拆封，機(jī)要文件和機(jī)密郵件只能簽收不能拆封，需交部門領(lǐng)導(dǎo)妥善處理。在簽收和拆封時，收發(fā)員需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件要查明原因，如是機(jī)要文件、密件開口和國外信函郵票被撕等情況，收發(fā)秘書應(yīng)拒絕簽收。

7.2對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要對信封、文件、文號、機(jī)要編號進(jìn)行“四對口”核定。如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。

7.3綜合工作部機(jī)要員對上級來文拆封后要及時進(jìn)行登記，并掃描傳閱。單位領(lǐng)導(dǎo)親啟的公函文件啟封后，也應(yīng)分別交綜合工作部辦理正常登記、傳閱等其它手續(xù)。

7.4廠外出人員開會帶回文件及資料應(yīng)及時交綜合工作部機(jī)要員登記編號歸檔或傳閱等，不得個人保存。

7.5為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天或第二天閱簽完畢，緊急文件必須即閱即辦。如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

7.6傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶往公共場所或家中，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

7.7機(jī)要員應(yīng)催促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等人員抓緊時間閱讀文件，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽字以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”等指示，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門部室和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

7.8文件閱完后，綜合工作部機(jī)要員應(yīng)及時進(jìn)行歸檔保存。

7.9綜合工作部機(jī)要員對文件負(fù)有催辦督辦責(zé)任，承辦部門接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件積壓，如需查閱，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合工作部部長同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件及時歸檔。

8文件的借閱和清退

8.1各部室因工作需要借閱一般性文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫借條后，到綜合工作部或黨群工作部進(jìn)行借閱，對有密級的文件須經(jīng)綜合工作部（黨群工作部）負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。

8.2借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。任何人不允許拆卷和在文件上批注。

8.3綜合工作部機(jī)要員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，并定期對己經(jīng)辦妥的文件和上級要求限期清退的文件進(jìn)行收繳清退工作，一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。

9文件的保密

9.1文件的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級

9.1.1絕密是最重要的秘密，泄露會使本單位的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密是重要的秘密，泄露會使本單位權(quán)益和利益遭到嚴(yán)重的損害；秘密是一般性秘密，泄露會使本單位的權(quán)力和利益遭受損害。

9.2保密措施

9.2.1各單位要指定一名責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)本部門文件的保管和保密等工作。

9.2.2嚴(yán)守秘密，不得以任何方式向本單位內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏本單位機(jī)密或涉及本單位機(jī)密。

9.2.3嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、計算機(jī)盤片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令。不準(zhǔn)帶秘密文件到與工作無關(guān)的場所，不得在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。

9.2.4 嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理秘密文件借用登記手續(xù)。

9.2.5 秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制秘密文件應(yīng)按照文(轉(zhuǎn)載請注明來源m.hmlawpc.comm×297mm。

2.公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（二）公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

（三）排版規(guī)格與印制裝訂要求

1.排版規(guī)格

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

3.印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80%，m80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

4.裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

（四）公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

1.眉首

（1）公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

（2）秘密等級和保密期限

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標(biāo)識公司全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）發(fā)文字號

發(fā)文字號由公司代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

公司對第三章提及的常用公文發(fā)文字號統(tǒng)一規(guī)定如下： 決定、決議、意見、通知、通報、報告、規(guī)定等下行文以及對外發(fā)送的文件一律用粵金晶??xx號，請示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函??號，會議紀(jì)要一律用粵金晶紀(jì)??號。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發(fā)人

公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

2.主體

（1）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（2）主送部門

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標(biāo)全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。（3）公文正文

主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

（5）成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；成文時間的標(biāo)識位臵見下文。

（6）公文生效標(biāo)識

a.單一發(fā)文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b.聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

c.特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（7）附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。

3.版記

（1）主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標(biāo)句號。如主送部門移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送部門。

（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間

位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復(fù)印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（4）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（5）版記的位臵

版記應(yīng)臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。

4.頁碼

用4號阿拉伯?dāng)?shù)字在頁面底部居中標(biāo)注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

第五章行文規(guī)則

第八條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第九條行文應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系、職權(quán)范圍和工作需要確定。

第十條各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。

第十一條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

第十二條“報告”或其他文種不得夾帶請示事項(xiàng)。

第六章發(fā)文辦理

第十三條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十四條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合法律、法規(guī)及市集團(tuán)有關(guān)規(guī)定。如提出新的規(guī)定、辦法、制度等，要切實(shí)可行并加以說明。

（二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、公司的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)稱引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明文中含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第十五條公文送公司總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第十六條以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

第十七條公文正式印發(fā)前，行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第七章收文辦理

第十八條收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十九條收到需要辦理的公文，行政部應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第二十條經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應(yīng)及時提出擬辦意見送總經(jīng)理批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。

第二十一條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回行政部并說明理由。

第二十二條收到集團(tuán)下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經(jīng)理批示后辦理。

第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請公司領(lǐng)導(dǎo)決定。

第二十四條審批公文時，對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

第二十五條交有關(guān)部門辦理的公文，由行政部負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。

第八章公文歸檔

第二十六條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第二十七條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管和利用。

第二十八條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向行政部

移交。

第二十九條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應(yīng)符合存檔要求。

第九章公文管理

第三十條公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 第三十一條行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司的公文處理的有關(guān)制度。

第三十二條集團(tuán)或上級單位的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外， 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第三十三條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。 第三十四條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第三十五條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以銷毀。

第三十六條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊�由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。

第三十七條部門合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交行政部。

工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十章附則

第三十八條本制度由行政部制定，本制度的解釋、修改、廢止權(quán)歸行政部。 第三十九條本制度自簽發(fā)之日起生效。

第四十條本制度未規(guī)定事項(xiàng)，按公司相關(guān)管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第五篇：行政公文管理辦法

行政公文管理辦法v1.0

第一條 目的：為了加強(qiáng)內(nèi)部信息傳遞，督促管理動作。以確保各相關(guān)單位及時并有效的

獲得最新公文指導(dǎo)工作，特制定此管理辦法。

第二條 適用范圍：需跨部門從上到下多層傳達(dá)到普通職員的分享類或執(zhí)行類的行政公文，

需通過此管理辦法進(jìn)行公文處理。

第三條 職責(zé)：由公文發(fā)文單位負(fù)責(zé)公文擬定，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，各相關(guān)單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)

在單位內(nèi)部執(zhí)行公文的處理動作。人事行政部負(fù)責(zé)公文派發(fā)、回收以及傳遞過程的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證公文處理工作有效運(yùn)行。

第四條 處理原則

1. 所有公文需經(jīng)總經(jīng)理簽字審批后方可發(fā)文。

2. 相關(guān)單位需對公文處理要求開展管理動作，不允許走形式，以確保公文處理效果。

第五條 處理程序：

1. 發(fā)文申請：由發(fā)文單位負(fù)責(zé)公文的起草和擬定，由發(fā)文單位負(fù)責(zé)人填寫《發(fā)文申請單》，提交總經(jīng)理簽字審批，交由人事行政部進(jìn)行公文編號并簽收。

2. 公文分發(fā)：由人事行政部根據(jù)收文單位復(fù)印相應(yīng)份數(shù)的公文，每份公文附上《收文處理單》，向各收文單位進(jìn)行分發(fā)。由收文單位負(fù)責(zé)人或指定人員簽收。

3. 公文處理：收文單位根據(jù)公文處理要求在單位內(nèi)部執(zhí)行相應(yīng)的管理動作，并把處理結(jié)果在《收文處理單》上進(jìn)行反饋，單位負(fù)責(zé)人審核簽字后在規(guī)定時間內(nèi)把《收文處理單》交回人事行政部。

4. 收文管理：由人事行政部負(fù)責(zé)督促催辦，并回收各收文單位的《收文處理單》，全部匯總后遞交到發(fā)文單位負(fù)責(zé)人處。

5. 歸檔：由人事行政部負(fù)責(zé)將公文原稿一份和《發(fā)文申請表》進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。

第六條 本管理辦法自頒布之日起實(shí)行，最終解釋權(quán)歸人事行政部。

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