第一篇：機關(guān)公文寫作技巧

機關(guān)綜合文稿起草工作的四個著力點

文物秘訣，但有規(guī)律；文無定法，但需得法。機關(guān)綜合文稿起草主要是為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和推動機關(guān)各項工作服務(wù)的，是一項理論性、實踐性、時限性和務(wù)實性都很強的工作，除了涉及一般法定公文外，還涉及大量事務(wù)性文書如領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)、計劃、方案、思路、要點、情況匯報、典型經(jīng)驗介紹、調(diào)研文稿等等。可以說，這些文稿起草，既要講求“文以載道”，表達思想，體現(xiàn)政策和措施辦法；又要講求“成文之法”，遵循規(guī)律，合乎規(guī)范和格式“體例”。其關(guān)鍵主要有以下四個要點。

一、切入點：把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

意圖不明，主旨不清，行文就沒有重點和方向，心里就沒有底。這是文字工作者的切實感受，也是文字工作的“大忌”。從文秘工作的性質(zhì)特點來看，綜合文稿實質(zhì)上是一種表達領(lǐng)導(dǎo)思想感情、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作個性、展示領(lǐng)導(dǎo)精神風貌的重要載體。它的起草工作與文學創(chuàng)作的最大不同的顯著特點，就是“因是為文、奉命而作”，因此，起草工作必須“唯領(lǐng)導(dǎo)意圖是瞻”；其成功與否，也首先取決于所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)是否認可和滿意。如果一篇文稿不能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的“意圖”（包括領(lǐng)導(dǎo)的思想意識理念、工作態(tài)度作風、思路及方式方法、乃至于語言表達的風格習慣和特點等），或是不和領(lǐng)導(dǎo)的“口味”那么，即使寫得再好，也終究是徒勞無功，白費力氣。因此，綜合文稿的寫作，必須把準確領(lǐng)會和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖尤其是工作意圖作為起草工作的切入點和先決條件，否則，難以使領(lǐng)導(dǎo)滿意�？梢哉f，把握了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，就等于是把握住了文稿的“要旨”、基調(diào)，把握住了行文的重點和方向、文稿起草工作也就成功了一半。當然，工作中，領(lǐng)導(dǎo)意圖的體現(xiàn)或把握有著許多不確定的因素，會出現(xiàn)諸多“難點”、“疑”甚至“盲點”。比如：有時領(lǐng)導(dǎo)只是簡單的提出一兩個問題，或只是粗略的交代幾句話，更多的是需要我們?nèi)プ龃罅康拇�摩、延伸、拓展、補充、細化和完善等等“拾遺補缺”工作，才能使之明細化、條理化、系統(tǒng)化�，F(xiàn)實工作中有時還常會遇到“上午給題目，下午要文稿”或是領(lǐng)導(dǎo)授意不清等“意外”情況。這就需要我們憑借經(jīng)驗與以靈活把握或機動處理。這種把握和處理，顯然離不開平時工作中的細心觀察、體驗、領(lǐng)悟，以及相關(guān)經(jīng)驗的積累。我個人感受較深的是，做好領(lǐng)導(dǎo)意圖把握工作，也有一個“磨合”的過程，其關(guān)鍵點在于要在“三個不斷”上下功夫，即：一是要不斷了解領(lǐng)導(dǎo)，重點了解其理論素思想內(nèi)涵、決策工作取向；二是要不斷適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，重點適應(yīng)其思維特征、性格特點、語言習慣；三是要不斷學習領(lǐng)導(dǎo)、重點學習其領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、道德品質(zhì)、人格魅力。只有通過這種有意思的了解，適應(yīng)和學習，才能使自己的思維理念與領(lǐng)導(dǎo)形成“合拍共振”在文稿起草時產(chǎn)生潛移默化的作用，促進文稿內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)“意圖”的有效對接，并在文稿中充分體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的風格特點，實現(xiàn)準確表達領(lǐng)導(dǎo)“意圖”的目的。

二、核心點：充分占有材料。

文稿質(zhì)量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于對問題的研究分析和對觀點的概況提煉，在于對材料的合理取舍與運用。實踐證明，挖取主題、亮明觀點、闡明要以，必須以事實為依據(jù)，既要體現(xiàn)上級精神又要切合當?shù)氐膶嶋H；既要源于實踐又要高出與實踐；既能引經(jīng)論典又有具體實例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有據(jù)、深入淺出，富有境界和張力，發(fā)揮出它的功能作用，最終達到推動工作的目的。而這一切，都必須建立在充分占有材料的基礎(chǔ)之上。古人說：“老于讀書，諭于作文”。我個人認為從事綜合文稿寫作其實也是“七分想（看），三分寫”。因為綜合文稿主要形成“構(gòu)件”就是情況和材料，不去看、不去想、不去“消化”，就無從“下筆”。另外，從我國應(yīng)用文體的起源和發(fā)展過程來看，也可以說明這一點。古代的應(yīng)用文本來是起于“言事”，但后來人們在使用過程中發(fā)現(xiàn)，孤立的言事有時還不足以解決問題，因此要曉之以“理”；而光有“理”也是也不行，還必須再訴之以“情”。所以，人們通常“事、理（義）、情”稱為應(yīng)用文的三個基本要素。在對它們的使用上，主要視“言事”的具體方位和需要而定。就綜合文稿而言，“事、理（義）、情”實際上就蘊含在各種各樣的情況和材料之中。也就是說，能客觀反映事物發(fā)展歸路和揭示事物發(fā)展本質(zhì)的種種“情況”和“材料”，就是寫作綜合文稿不可或缺的“構(gòu)件”。在工作中，我們每次接到文稿起草任務(wù)時，第一項工作就是要大量搜集材料，了解實際情況，落實有關(guān)數(shù)據(jù)，盡量大可能的在最短的時間內(nèi)收集到與領(lǐng)導(dǎo)意圖有關(guān)的第一手材料和實際情況，然后要盡最大可能的把方方面面、上上下下的情況“吃深”、“吃透”，這樣，文稿起草起來才會感到得心應(yīng)手。否則，就會陷入“巧婦難做無米之炊”的尷尬境地，縱使你有天大的本事也沒用。初學文稿寫作的同志擬稿前常常會感到“沒有什么可寫的”、“不知從何寫起”，恐怕也真是不明白或不重視對材料收集、占有和取舍、運用的道理。“充分占有材料”，僅是針對單篇文稿起草情況而言。對從事綜合文字工作的同志來說，還必須熟悉方方面面的情況，識“大體”、講“見識”、飽“學養(yǎng)”。也就是既要“同上情”、“懂外交”，及時了解掌握上級的大政方針政策和重大決策部署，周邊地區(qū)以及兄弟單位的發(fā)展態(tài)勢；又要“熟內(nèi)情”、“知下情”，對本地、本部門或單位的新情況、存在問題以及新經(jīng)驗、新做法等等心中有數(shù)。如此，文稿起草工作才能免去“巧婦難做無米之炊”之難和“沒有什么可寫的”、“不知從何寫起”之感。

三、根本點：認真謀篇布局。

寫文章，最關(guān)鍵的思路清晰、布局合理。任何一種文體，科學的做法就是在寫作前先把要表達的觀點和意圖想好，把要表達要點和內(nèi)容想到，這就是所謂的“醞釀”、“構(gòu)思”、“謀篇”與“布局”。我個人的體會是綜

合文稿寫作，動筆前擬列一份提綱既很重要，也很“管用”，不失為一種有效的好辦法，能解決不少實際問題，免除許多“勞心”、“勞累”之苦；特別是能較好地化解文稿寫作中令人頭疼的“程序與效率”這一矛盾，有效提高文稿的成功率、質(zhì)量和效率。這是因為在現(xiàn)實工作中，綜合文稿起草不但是“個人創(chuàng)作”，經(jīng)常還需要集體參與、分塊寫作或有別人提供材料，有時干脆是委托部門代筆，因此前前后后會涉及到很多“中間環(huán)節(jié)”問題和不確定因素，比如材料的收集、補充、綜合、替換、修改、深化、等等。在這種情況下，擬一份相對完整的提綱，事前分別交給領(lǐng)導(dǎo)審閱或相關(guān)人員討論，就能產(chǎn)生“磨刀不誤砍柴工”的功效，避免重頭再來的危險。這是撰寫“大塊頭”的文稿（比如工作總結(jié)、大型會議材料等等）尤須注意的，也是慣用的辦法。如果時間或條件允許，提綱擬的越細、越實、越到位越好，以便材料收集整理、文字的組織加工和綜合利用等實際操作。對于從事綜合文稿寫作的同志而言，學會擬列提綱，我認為是十分必要的；養(yǎng)成擬寫提綱的習慣，也將受益多多。它好比是人體的“骨骼”、房屋的“框架”、運行的“航線”、指向的“路標”，也可以說是一張規(guī)劃設(shè)計“藍圖”。有了這張“藍圖”只要按科學的方法去“備料”、“施工”、“裝飾”就可以了。有時候，一篇好提綱，再加幾份配套材料和數(shù)據(jù)資料，就可供領(lǐng)導(dǎo)作為講話稿使用，這無論是在日常工作中，還是時間緊迫的時候都很管用，可以解決許多“燃眉之急”和被動應(yīng)付等尷尬之事。一般來講，提綱擬列，根據(jù)不同的使用需求，有粗綱、細綱和粗細綱結(jié)合三種。粗鋼，也就是只簡略標出所要寫（或說）的內(nèi)容的層次段落大意和相互間的大致關(guān)系即可；細綱，則除粗鋼所標內(nèi)容外，還要標出開頭結(jié)尾、過度照應(yīng)、分點內(nèi)容、段落層次的安排處理等。通常情況下，提綱擬列會采用粗細相結(jié)合的辦法，使用也相對比較靈活，因時因事和因個人習慣而定，只為"實用"，不必太過苛求什么固定模式。

四、支撐點：日常勤學積累。

勤學是能力之源，思考是謀事之基，而積累則是成事之道。知識要靠學習積累，思想要靠思考積累。干工作往往是厚積薄發(fā)，搞綜合文字工作尤其如此。古人說：“積學以儲寶，酌理以富才”對于辦公室文字工作者來說，必要的知識，資料和經(jīng)驗的積累和儲備是十分重要的。我們常說，從事辦公室文字工作的同志要“有事能干，無事能思”，“思”實際上是：“學”與“干”的一個部分；又說，文秘人員要具備一定的“文字功底”，這種文字功底雖然表面上指文字的組織、綜合、概括與表達能力，實質(zhì)上更是有各種“見識”、“學養(yǎng)”或是“學問”和“技能”等支撐起來的。根據(jù)我個人的體會，文稿起草是一些學問和技能，不完全是從教科書上就能學到的也不是通過大學中文系就可以直接培養(yǎng)出來的，有許多是需要通過實踐工作不斷總結(jié)摸索才能培養(yǎng)鍛煉出來的，是長期實踐經(jīng)驗積累的結(jié)果。因此，勤于學習，善于積累，是從事綜合文字工作的同志必須養(yǎng)成的良好習慣。如何學習積累，知名記者鄧拓先生曾打過一個生動的比喻。他說：“你看農(nóng)民出門，

總順手帶個糞筐，見糞就撿，成為習慣。專門出門撿糞，倒不一定能撿很多。但養(yǎng)成了隨手撿糞的習慣，自然就會積少成多。積累知識（(更多好文章請關(guān)注m.hmlawpc.com、喬石邀請他們在懷仁堂座談了3個多小時。

各地、各部門對報告進行了認真討論，從總體上對報告給予了肯定和評價。同時，也提出了許多意見．大到報告的結(jié)構(gòu)、實際內(nèi)容，小到文句字詞、標點符號，態(tài)度嚴肅、認真，意見中閃耀著真知灼見。根據(jù)各地的意見，起草小組對報告征求意見稿做了450多處修改。其中，對十三大以來5年的工作、建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括、經(jīng)濟增長速度、建立社會主義市場經(jīng)濟體制、加強社會主義民主法制和精神文明建設(shè)、加強黨的建設(shè)等部分做了較大的調(diào)整、充實和加強。

對建設(shè)有中國特色社會主義理論的概括，在征求意見時．大家提出，自黨的十一屆三中全會這十四年來，改革開放給我國帶來巨大變化，積累了豐富的經(jīng)驗，在理論上應(yīng)進一步升華。經(jīng)反復(fù)研究，后將這部分調(diào)整為9個方面，同時強調(diào)，建設(shè)有中國特色社會主義理論是全黨和全國人民集體智慧的結(jié)晶，鄧小平同志為這個理論的創(chuàng)立做出了歷史性的重大貢獻。

報告一稿比一稿成熟、完善。9月，中央政治局和政治局全體會議分別審議通過了修改后的報告稿，決定提請黨的十三屆九中全會審議。

10月5日．黨的十三屆九中全會在北京開幕。根據(jù)各組討論的意見，26000字的報告，又做了170多處修改。提到十四大時，已是第10稿。(引自1992年10月24日《甘肅日報》)

可見，任何一份公文都是一個群體勞動的過程，是集體智慧的結(jié)晶。這是公文在產(chǎn)生過程中所表現(xiàn)出來的不同于任何個人創(chuàng)作的獨有的特點。公文發(fā)出之后．所產(chǎn)生的實際效用和它接受社會實踐檢驗的方式就更具有其他文章所不具備的特點。一份公文，或表現(xiàn)為供上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和下級隸屬機關(guān)了解信息或參閱；或表現(xiàn)為向下傳達，要求貫徹執(zhí)行；或表現(xiàn)為公之于眾，公告周知，規(guī)范人們的行為等。公文所產(chǎn)生的這些諸多效用所包含的內(nèi)容，并不全是收文者像閱讀文學作品那樣自覺地去看，而是公文的強制性、約束力和閱文者自身利益驅(qū)動在起作用。這時，閱文者首先關(guān)注的是這份公文說了些什么，對本單位、本行業(yè)有何用處，實質(zhì)上關(guān)心的是公文的社會經(jīng)濟效用，卻很少去評價公文本身的藝術(shù)價值；更多的是在研究公文所包含的具體內(nèi)容，琢磨其中有無新的政策規(guī)定，哪些方針、政第是解決本單位、本部門存在問題的依據(jù)，很少有人去欣賞和品昧公文的文采；他們中很少有人去打聽和提及公文是誰起草撰寫的，倒是有品評上級領(lǐng)導(dǎo)的這一決策如何，此舉措效果怎樣，是否抓到點子上，等等。這就從根本上決定了公文在寫作目的、自身功能、社會效益以及確定主題、結(jié)構(gòu)篇章、表達形式、運用語言等方而與其他文章寫作的迥然不同，從根本上決定了公文寫作必須有自己鮮明的政治性色彩、政策性功能、群體性特點、準確性要求和實踐性標準。這就會使我們有這樣一個體會：秘書人員要寫好公文就必須跳出個人創(chuàng)作的圈子，而且要注意克服“學生腔”、“文藝調(diào)”．特別是從學校剛走上秘書工作崗位的新手，更應(yīng)該注意這方面的問題。努力根據(jù)公文的特點和需要．掌握一套有別于一般寫作的應(yīng)用寫作力法并進步形成自己的風格。

二、公文寫作不是作者自己主動而發(fā)，而是因?qū)嶋H需要被動而發(fā)。公文一經(jīng)發(fā)出不僅對宣傳政治主張、統(tǒng)一思想、增進共識有現(xiàn)實指導(dǎo)意義．而且要能夠起到指導(dǎo)工作、商洽事務(wù)、解決問題的作用。這就決定了公文具有它制發(fā)的針對性、文字表達的明確性和它本身的權(quán)威性特點

制發(fā)公文的根本目的是為了解決工作中存在的問題．指導(dǎo)人們正確有序地進行社會實踐活動。因此，發(fā)不發(fā)公文，發(fā)什么形式的公文，什么時候發(fā)，實質(zhì)上是由客觀實際決定的，不是任何人隨心所欲地在制發(fā)公文。既然公文是客觀實際的需要，制發(fā)公文就必然要有的放矢，有很強的針對，要有指導(dǎo)工作的正確的方略，要有解決問題的具體的措施和方法。只有這樣，閱文者才能有效地去貫徹執(zhí)行、才能起到指導(dǎo)工作的作用。千萬不能把公文寫得既沒有操作性．也沒有可行性，特別是公文中的指令性要求和具體措施，不能讓人覺得可以辦，也可以不辦，缺乏政策性；既可以這樣辦，也可以那樣辦，缺乏原則性；不能想著讓人們按你的辦，而實際上又不按你的辦，缺少權(quán)威性。這就要求制作公文必先解決針對性的問題。

還有一個很重要的問題就是要做到文意表達要十分清楚，既要把事情交待得一清二楚、十分明確，又要做到穩(wěn)詞妥，通體通順，好讓人家不折不扣地了解你說的是什么。關(guān)于這一點，不少從事文字工作的秘書人員都有這樣的感覺，就是文稿中用幾個好詞語并不難，難的是要把話說清楚、講樸實，做到分是分、寸是寸、恰到好處非常的不容易。難怪過去的秘書人員有“一字人公文，九牛拔不出”的深刻體會，也有現(xiàn)代秘書工作者描述公文的權(quán)威性和準確性時寫下的這樣的詩句：“筆下確財產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直．筆下有毀譽忠奸。”由此需要指出的是，公文所要求的莊重美、質(zhì)樸美，無不要求每個公文作者必須在平實、簡要、準確上下功夫。特別要在公文語言藝術(shù)風格的主旋律——平實方面多花費一番心血，努力使自己撰寫的公文符合如下基本要求：在公文主旨上，真正從客觀實際出發(fā)，具有很強的針對性，切實解決實際存在的問題；在文字表達上，真正合乎邏輯，能夠揭示出“無量數(shù)”真理．顯示出公文固有的權(quán)威性；在語言運用上，正確使用現(xiàn)代漢語的書面語言(即白話文)，做到平實、簡要、準確。只要遵循這些規(guī)律，就會使自己的公文寫作水平大大提高一步。

三、公文不是文藝作品．而是各級領(lǐng)導(dǎo)的思想、主張、意圖的表達工具；公文制作不是一定時空范圍里的個別行為，而是一種在歷史沿革過程中體現(xiàn)國家根本制度．符合國家法律、法規(guī)規(guī)范的管理實踐活動。這就決定了公文具有它的制作活動的連續(xù)性、格式的完整性和它自身價值的歷史性特點

公文是社會歷史發(fā)展的產(chǎn)物。同時，也是社會歷史進程中的政治、經(jīng)濟、文化、社會公務(wù)活動的一種文字標志和原始記錄。隨著人類社會歷史的不斷進步和發(fā)展，隨著各個歷史時期統(tǒng)治階級管理國家、指揮國事水平的不斷革新和提高，公文這一管理國家的工具也在不斷地完善和發(fā)展，盡可能地與不同歷史時期的國家管理需要相適應(yīng)。資產(chǎn)階級民主共和時代的公文，有不少成分就沿襲了君主專制時代公文中的有用的成分，但更多的成分是適合資產(chǎn)階級民主時代國家管理需要的創(chuàng)新與發(fā)展�，F(xiàn)在，我們所處的人民民主專政時代的公文，是經(jīng)過了千百年的歷史沿革，幾經(jīng)變化、幾經(jīng)改革建立起來的一種具有全新的內(nèi)容和完美的形式，一個同我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)公務(wù)活動基本相適應(yīng)的文書制度和公文體式．正繼續(xù)朝著更加規(guī)范、更加科學的方向發(fā)展。

我國建立的新時期的文書制度和公文體式的具體要求是：公文處理必須堅持“黨政分開”的原則。在中國共cd機關(guān)同國家行政機關(guān)的公文處理中，對各自的“公文種類”、“公文格式”、“行文規(guī)范”、“公文辦理”、“公文立卷、歸檔和銷毀”等問題都分別做出了明確的規(guī)定，提出丁具體的要求。所有這些方面的問題，都是黨和國家以法規(guī)的形式規(guī)定了公文不同于其他文字材料和文學作品的最基本的特點，秘書人員在公文撰寫和制作中必須嚴格遵守。正因為公文具有不同于其他文章的特點，所以，在公文主旨的確定、素材的積累、結(jié)構(gòu)的安排、語言的運用等方面都有它嚴格而特殊的要求，具體到各個文種的撰寫上，不管它怎樣干變?nèi)f化．但必須使各類公文都成為一定社會集團的“立著”，準確有效地為傳達一定社會集團的思想、主張和意圖服務(wù)。從寫作角度講，各類公文都是公文撰寫者的“遵命寫作”。這是公文撰寫的一個原則。

公文產(chǎn)生于官場，生效于社會，擔負著傳達社會領(lǐng)導(dǎo)集團的政治主張、思想意圖的任務(wù)，起著號令四方、治國安邦的作用．所以，它要求公文必須具有規(guī)范化、制度化、科學化的特點，保證黨和國家的各項公務(wù)活動做到令行禁止，這就從客觀上要求公文必須具有被社會公認的、約定俗成的、在各個機關(guān)都通用的規(guī)范和標識，也就是公文的格式要求。在現(xiàn)代公文中，不論是中國共cd機關(guān)的公文．還是國家行政機關(guān)的公文，公文格式的限定和規(guī)范都是十分具體和明確的。1996年5月3日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共cd機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，中國共cd機關(guān)的公文格式主要有17種。國務(wù)院辦公廳1993年11月21日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，國家行政機關(guān)公文格式主要有16種。這些規(guī)定都是公文制作中不可缺少的內(nèi)容，正確使用公文格式．就會使公文體式完整、規(guī)范通用。除了公文的格式規(guī)定之外，公文長期使用過程中形成的許多約定俗成的內(nèi)容，也是撰寫公文時必須注意的。在通用公文中，文體各具風格，內(nèi)容結(jié)構(gòu)條理化，開頭與結(jié)尾具有一定的程式，特別是公文用語具有特別的結(jié)構(gòu)和很強的固定性等。在專用公文和其它日常應(yīng)用文中，格式化的要求就更具體、更嚴格。所以，我們在撰寫公文中．一定要十分注意公文格式方面的問題，千萬不能有所疏漏。只要我們在公文撰寫中既能夠把握好公文的內(nèi)容，又能夠注意公文的格式，就一定會使公文質(zhì)量達到內(nèi)容與形式統(tǒng)一美的境界。

四、公文寫作為寫作的一個分支。有別于其他寫作，在其龐大的“家族"中，公文以它具有多種文體的形式獨樹一幟。這就決定了公文具有寫作方法的多樣性、內(nèi)容對文種的選擇性和公文撰寫對社會變革的適應(yīng)性特點 ’

公文寫作屬于應(yīng)用寫作的范疇。應(yīng)用寫作具有非常廣泛的天地。在這塊天地里，隨著各個機關(guān)團體的公務(wù)活動日益增加，隨著每個社會的人的社交往來日益活躍，應(yīng)用文的使用不但愈加廣泛，而且日漸增多。據(jù)有關(guān)研究人員估計，當前，我國機關(guān)團體和社會各階層使用的應(yīng)用文共有300多種。這些種類繁多的應(yīng)用文，。涉及人們的社會實踐和日常生活的各個領(lǐng)域，有政治的、經(jīng)濟的、文化的，有外交的、軍事的、司法的、財政的，有接待禮儀的、往來應(yīng)酬的、婚喪嫁娶的，以及涉及生活瑣事的，等等。所有這些應(yīng)用文，都是出自各個層次和社會各方面的秘書人員和其他相關(guān)人員之手。在各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，免不了要起草各類機關(guān)公文，上情下達，下情上達；從事科研工作的人員就要寫學術(shù)報告、課題論文等；經(jīng)濟工作部門根據(jù)工作需要，經(jīng)常要撰寫市場調(diào)查、情況分析、信息收集等報告和材料。管理機關(guān)按照自己的工作職責必然要編制規(guī)劃、提出可行性報告，以及向上請示、向下發(fā)號施令，這些都需使用相應(yīng)的文字材料；即使是工人、農(nóng)民、解放軍戰(zhàn)士和在校學生，也免不了要遇到寫信、留贈言、打便條等簡易應(yīng)用文寫作問題。對于任何一個黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、人民團體的秘書人員，特別是綜合部門和基層單位的秘書人員，幾乎所有的應(yīng)用文體都可能接觸到，大至報告、請示、計劃、總結(jié)、指示、命令，小到對聯(lián)、題字、請柬以及其他社會應(yīng)酬方面的常用應(yīng)用文等。人們把秘書稱為“全才"、“通才"，這當然也就包括除機關(guān)通用公文以外，也會寫、善寫其他應(yīng)用文。因為在日常工作和生活中，人們總是這樣看待和要求秘書人員的。在有些情況下，事情總是具有突發(fā)性的，秘書人員的寫作水平要能夠得心應(yīng)手地應(yīng)對這種突如其來的突發(fā)性場面。一次我們接待福建省來甘肅觀光游覽的代表團時，一位市委領(lǐng)導(dǎo)邀請一位著名書法家書寫“慎獨”兩個字，按照章法還應(yīng)加小注對這兩個字加以說明。但是，當時一急，這位先生只寫了前半句，后半句怎么也想不出來了，這時我急忙從旁邊提醒了一下，他很快就落了筆。這位市委領(lǐng)導(dǎo)和在場人員看著揮灑有力的“慎獨"兩個大字和飄逸秀美的“莫見乎隱，莫顯乎微，故君子慎其獨也”(見《禮記·中庸》)這句小注，大家都向我投來非常敬佩的目光。還有一次，一位女書法家于1990年初春時節(jié)在蘭州成功地舉辦了一次個人書展，她很高興。臨走時，要我給她留句贈言，我答應(yīng)了她的要求，贈了一幅自撰的對聯(lián)：

硯池水淺藏波瀾，

筆端墨淡寫春秋。

她看后，有著如同她書展成功一樣的滿意。

應(yīng)用文具有常用常新的特點。隨著社會的進步、經(jīng)濟的發(fā)展、人民生活水平的提高，特別是由于社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，一些新的應(yīng)用文體，如信息稿、電傳稿、廣告稿等應(yīng)用而生，還有一些過去不被秘書人員留意的合同書、招標書、述職報告等也開始頻繁使用。隨著信息時代的出現(xiàn)，人們工作、生活節(jié)奏的加快，辦公自動化日益實現(xiàn)，文件的制作手段、傳輸方式和速度的改變，都給秘書人員撰寫公文提出了新的要求。同時，也給秘書人員提高公文撰寫水平開辟了新的途徑，秘書人員應(yīng)該積極進取，很快適應(yīng)社會發(fā)展，用我們手中的這枝筆撰寫出各種合乎我們事業(yè)要求的機關(guān)公文和其他應(yīng)用文。這是我們秘書人員的責任。

第三篇：機關(guān)公文寫作知識

一． 公文的重要性：公文是一種傳達意圖、聯(lián)系公務(wù)、交流信息、記錄情況的工具。

二． 公文寫作人員要具備較高的綜合素質(zhì)

公文是一種綜合性的腦力活動，寫作人員必須具備較高理論政策水平、文化知識素質(zhì)。

三． 目前公文運行很不規(guī)范、嚴肅

知識機制、隊伍方面

四． 公文的分類

按內(nèi)容性質(zhì)分：法定公文（18種）和機關(guān)日常事務(wù)文書。

按使用對象分：黨內(nèi)各機關(guān)公文的（14種）和國家行政機關(guān)（13種）的公文。 按行文方向分：上行文（請示、報告）、下行文和平行文（函、通知）。

五． 行政公文與黨委公文的異同

共同的9種：規(guī)定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函、會議紀要。 不同的9種：黨內(nèi)5種：公報、決議、條例、規(guī)定、指示。

行政專用4種：命令（令）、議案、公告、通告。

六. 公文的語言

1.表述用語：因發(fā)送對象不同，文字要做到定向表述，上行文用請示口氣， 下行文用指使口氣，平行文用商量口氣。

2.禮貌用語

3.人稱用語

4.結(jié)構(gòu)用語

5.模糊用語

七. 公文的格式

1. 眉首

2.主體、標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)、署名、成文日期、印章、附注。

3.版記—文尾、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。

八. 公文的行文制度

隸屬關(guān)系、行文方式、行文方向

九、幾種常用公文

1、請示與報告區(qū)別：行文的時間不同，先請示后報告。

內(nèi)容不同，請示的重大事情、行文要求不同、請示有回復(fù)、報告課不回復(fù) 請示（短）：原因、內(nèi)容（事項）、結(jié)語、（請批準）

報告：工作、情況、建議報告、經(jīng)驗、措施、建議、答復(fù)、

2、函：商、洽、聯(lián)系工作

問答函

請批函（向平級或不同地屬的有關(guān)部門請求、請準的函）

3、通知

會議通知（具體時間、地點、內(nèi)容、參加人員、要求）

批準通知

轉(zhuǎn)發(fā)通知

4、計劃（4要素）與總結(jié)（3大塊）

目標和任務(wù)，措施和辦法、步驟和時間、檢查和督促；

基本情況、經(jīng)驗教訓、今后怎么辦

十、信息

目的：交流、協(xié)調(diào)、宣傳、引導(dǎo)

種類：經(jīng)驗性、問題性、建議性、領(lǐng)導(dǎo)言論性、言論性

第四篇：機關(guān)公文寫作格式

1.紅頭文件格式：

西組字[201*]號

標題：方正小標簡體宋 2號

號

號 一級標題：一、黑體 3二級標題：（一）楷體加粗 3

三級標題：1.仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3號 gb2312

2.組工信息格式：

西集組工信息

編號201*- xx201*年xx月xx日

標題：

一級標題：黑體 3黑體 小二號 號

號 二級標題：楷體加粗 3

三級標題：仿宋

正文：仿宋gb2312 加粗 3號 gb2312

最后落款：撰稿人：xxx審核領(lǐng)導(dǎo)：馬清文

3.網(wǎng)評格式：（見西集鎮(zhèn)網(wǎng)絡(luò)宣傳工作匯總文件夾）

第五篇：從事機關(guān)公文寫作的幾點體會

xx年初，我從部隊轉(zhuǎn)業(yè)到地方工作。如何在新的崗位再創(chuàng)輝煌，是我必須認真面對的現(xiàn)實問題。我及時調(diào)整心態(tài)，找準位置，從零開始，很快打開了工作局面。近兩年來，本人先后獨立或參與起草公文材料100多份，其中有的材料受到領(lǐng)導(dǎo)和同事們的好評，有10多篇工作研討文章被有關(guān)刊物采用。回想自己從事公文寫作的經(jīng)歷，感慨頗多：既有挑燈夜戰(zhàn)的辛勞，也有工作受到肯定的快樂；既有文章被采用的成就感，也有材料推倒重來的苦惱；既有質(zhì)量上乘的佳作，也有質(zhì)量欠佳的次品。在此，筆者愿與公文初學者一道探討如何盡快“上路”的問題，如果能對大家有所裨益的話，那將是我莫大的欣慰。

一、積攢“下鍋米”

俗話說：“巧婦難為無米之炊”。把它借用到公文寫作中，“巧婦”即公文起草者，“米”就是平日積累的有用資料。起草公文材料時的文思泉涌，源于平時的學習與積累。誰學習得多、積累得好，誰起草公文材料就省時省力。公文寫作不是“有感而發(fā)、為己立言”，而是“奉命作文，代人立言”，所謂“公文姓公，言不由衷，一聲令下，筆快如風”，也就是說，不管你想寫不想寫，有感沒有感，都得按時拿出來。如果平時沒有積累，遇有緊急任務(wù)恐怕難以勝任，甚至會誤事。因此，作為機關(guān)文字工作者，平時應(yīng)特別注意有關(guān)資料的積累。

首先是素材的積累。這里所說的素材特指公文起草中可能會用到的資料。積累公文寫作素材，要做生活的有心人，學會觀察與思考，時刻關(guān)注國內(nèi)外形勢的發(fā)展變化，關(guān)注本地區(qū)、本單位的中心工作，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)人的重要活動，關(guān)注人民群眾的心聲，等等，并把自己的所見、所聞、所想和所感及時記載下來，形成文字素材，或?qū)⒂嘘P(guān)書籍、報紙、雜志上的有用資料裁剪下來，并分門別類地粘貼在專門的本子上。久而久之，聚腋成裘，這些就裝滿了你素材的倉庫，起草公文時就不愁沒有“下鍋米”了。

其次是思想的積累。所謂思想，是指客觀存在反映在人的意識中經(jīng)過思維活動而產(chǎn)生的結(jié)果。就公文材料來說，思想往往是公文的主旨、靈魂。每個有志于搞好機關(guān)文字工作的同志，要通過閱讀文件、參加會議、參觀考察、下基層調(diào)研等多種渠道，及時捕捉閃現(xiàn)思想火花的新思路、新觀念、新見解，并用專門的本子或卡片把它記載下來，形成自己的公文寫作思想庫。比如，在起草某個領(lǐng)導(dǎo)人講話稿時，就可以從中找出領(lǐng)導(dǎo)人平時對某一問題的看法、意見等，甚至可以把它作為這個講話的觀點或一個標題。

再次是論述的積累。在公文材料起草過程中，有時要對某些問題進行論述，現(xiàn)編現(xiàn)寫，費時費力，有時還論述不完整、不到位。如果平時有這方面的積累，一旦要論述某個問題時，就會很方便。比如，要論述那些“年年歲歲花相似”反復(fù)講的有關(guān)抓落實、提高機關(guān)效能、加強作風建設(shè)、工作創(chuàng)新等話題，如果參照有關(guān)論述資料，并結(jié)合新的形勢、新的任務(wù)和新的實踐，恰到好處地加以改造，就可以收到“歲歲年年人不同”的效果。

此外，還有語言的積累。文字工作者必須重視語言積累，在大量的閱讀中多積累一些膾炙人口的名言警句、生動鮮活的群眾語言等，如能在公文起草中恰當引用，就會使我們的公文材料增色不少。

二、學做“模仿秀”

模仿本義是指有意或無意仿效他人的言行，使自己的言行與對方相似。把模仿用在公文寫作中不失為一種行之有效的學習方法。南宋著名理學家朱熹說：“古人作文作詩，多是模仿前人而作之，蓋學之既久，自然純熟。”當代著名作家茅盾認為：“模仿是學習的最初形式。”學習繪畫要求臨摹，學習書法要求臨帖，同樣地，初學公文寫作也離不開仿寫。當年本人學習公文寫作，用現(xiàn)在時髦的話說，可謂公文寫作“模仿秀”。那時，我在海軍某部當排長，因在報刊上發(fā)表了幾篇“豆腐塊”文章，便被上級機關(guān)破格調(diào)去了。一天，政治部主任對我說：“從一定意義上講，機關(guān)工作就是搞文字工作，無論上情下達，下情上報，交流情況，推廣經(jīng)驗，都離不開公文。做機關(guān)工作必須過文字關(guān)，過不了關(guān)，就請離開機關(guān)。”我當然希望留在大機關(guān)工作，也很想干一番事業(yè)。如何盡快提高公文寫作水平，就成了我當時的頭等大事。許多“老機關(guān)”也告訴我，他們學習公文寫作也是從仿寫開始的。于是，我便當起了“模仿秀”。

先是對句子的仿寫，在公文寫作過程中，參考優(yōu)秀公文的某個句式或句子進行模仿、改寫。然后進行“片斷” 模仿，即對一些公文范文中的某一段或幾段進行仿寫。最后，便是對全文的模仿，包括對立意構(gòu)思、謀篇布局、段落結(jié)構(gòu)、開頭結(jié)尾、過渡照應(yīng)、句式表達等方面，進行全方位的仿寫，并在一次次的仿寫過程中認真揣摩、領(lǐng)悟，不斷熟悉掌握公文寫作的基本知識和技巧。記得自己起草的第一篇公文是××政治部《關(guān)于表彰××年度先進團組織和優(yōu)秀團干部的通報》，基本上是按照以往通報范文仿寫下來的，沒有原文照抄，而是結(jié)合當年工作特點用全新的語言表述，受到了領(lǐng)導(dǎo)和同事們的好評。就是起草難度較大的領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，也是可以模仿的。一般說，領(lǐng)導(dǎo)人講話稿往往在開始部分講意義、談?wù)J識，統(tǒng)一思想，講增強緊迫感和責任感什么的。在中間部分，根據(jù)上級指示要求和該項工作的實際，有針對性地提出若干條意見，這往往要涉及到指導(dǎo)思想、方針原則、工作指標、完成時限、責任主體、方法步驟等內(nèi)容。在最后部分，要總括全文要旨，或提出要求，或號召鼓勁，或提出保障性措施等。這樣，在具體起草時，可以多找一些類似問題的領(lǐng)導(dǎo)講話稿學習參考，以便開啟思路，觸類旁通。不過要注意，作為公文初學者，學習借鑒范文進行仿寫或改寫，是可以理解的，也是允許的。但如果僅僅停留在這個階段，每次動筆都*模仿，不仿就不會寫，那就成問題了。這好比小孩學步，開始時可以借助學步車走路，但長大后必須獨立行走。

三、勤練“手中筆”

魯迅在談自己的寫作體會時曾說：“文章應(yīng)該怎樣做，我說不出，因為自己的作文，是由于多看和練習，此外并無心得或方法的。”一些公文寫作“高手”，也坦言其過硬的功夫來自于堅持不懈地練筆。唯有堅持勤練筆，才能做到厚積薄發(fā)，倚馬可待。

“�？葱刂杏斜�，常寫筆下生花”。那么怎樣才能有效地練筆呢？這就要求公文初學者首先要“從讀悟?qū)?rdquo;，養(yǎng)成讀書的好習慣，認真閱讀政治理論書籍和公文寫作及其它方面的書籍，不斷擴大知識面，不斷提高理論素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，并深刻領(lǐng)悟、細心體會公文或其它文章的寫作技巧，真正把練筆建立在理解、吸收和積累基礎(chǔ)上。其次要“常練常寫”，如緊緊圍繞一個中心、一種觀點、一件事情、一個景物、一個場面等，或記敘、或說明、或議論或抒情。如果工作確實忙，也要記下當天的流水賬或抄幾句名言警句、精彩段子，關(guān)鍵是要堅持不懈地練筆。與此同時，有計劃、有步驟地練寫機關(guān)常用公文，比如，黨政機關(guān)的20多種公文，可以試著都寫一寫，寫成后對照業(yè)務(wù)書籍看像不像，并請人評判看寫得好不好。再次要“主動求寫”，平時要做好公文寫作的準備，一有任務(wù)即能“出擊”，一旦承擔下來，就要全身心投入，竭盡全力，用自己的最高水平寫出合格的公文來。閑時，要盡可能地爭取練寫機會，積極參與公文材料的寫作，不要怕苦怕累，不要“見了材料就躲”。這樣堅持練筆，才能使自己逐步成為寫作的能手和高手。

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