如何召開部門例會

如何召開會議

問題：控場總結(jié)會議效率

主要內(nèi)容：

1.管理者定位、

2.開會的目的和作用、3.會議的類型、4.例會整體流程、5.開會技巧、

一、管理者定位、

正向：

榜樣、權(quán)威、核心、管人、理事、反向：

事必躬親、放任自流、管理手段列舉：

訪談、批評、激勵、開會、

二、目的和作用、

目的:

管人了解干事、激勵團(tuán)隊、

理事優(yōu)化流程、提升業(yè)務(wù)能力、合理安排工作、作用：

建設(shè)團(tuán)隊、統(tǒng)一思想、布置任務(wù)、形成決議、

三、會議類型、

按時間分：

務(wù)虛會建設(shè)團(tuán)隊、統(tǒng)一思想、務(wù)實會布置任務(wù)、形成決議、按時間分：

月例會每月一次、本月總結(jié)和下月計劃、

周例會每周一次、本周總結(jié)和下周計劃、四、例會整體流程、

注重效率、30分鐘1個小時、1.會前準(zhǔn)備：明確會議目標(biāo)、務(wù)虛還是務(wù)實、

匯報、總結(jié)、交流、討論還是說明會、準(zhǔn)備會議內(nèi)容、整體思路、主要內(nèi)容、干事組長要準(zhǔn)備的內(nèi)容、會議安排：會議通知、時間地點(diǎn)、參加人、會議記錄人、會議主題、參會人需要準(zhǔn)備的內(nèi)容、2.會中控制、

關(guān)鍵點(diǎn)：出勤控制部長必須到會、干事不能參加會議的需要提前請假、時間控制時間不要太長、紀(jì)律控制會議紀(jì)律提前說明、違反紀(jì)律要批評、主題控制不要跑題、意義：樹立管理風(fēng)格、樹立行使風(fēng)格、示范作用、會中流程：開場強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和會議紀(jì)律、總結(jié)帶領(lǐng)大家總結(jié)前階段工作、傾聽聽干事的想法和建議、點(diǎn)評針對干事的發(fā)言進(jìn)行點(diǎn)評、計劃公布和確定下階段計劃吧、務(wù)虛、3.會后跟蹤、審核會議記錄、會議記錄整理會議記錄后發(fā)送給部長、會議決定的跟蹤和落實、

五、開會技巧、

借題發(fā)揮：價值觀引導(dǎo)、創(chuàng)造良好協(xié)作氛圍、調(diào)動積極性、贊揚(yáng)：態(tài)度要誠懇、內(nèi)容要具體、公開表揚(yáng)、批評：對事不對人、一致、公平和及時、批評之前要確定已經(jīng)給過干事必要的培訓(xùn)與教育、不然就是部長的責(zé)任、私下批評、下達(dá)命令：不要認(rèn)為下屬服從領(lǐng)導(dǎo)事天經(jīng)地義、命令明確清晰（5W2H）Why(為什么)Who(誰)What(做什么)How(方式)When(時間)Where(地點(diǎn))

Howmany(工作量)

讓干事明白任務(wù)的重要性、讓干事提前提問或反饋、先傾聽、再解除疑惑、

活動流程、

1.策劃書、2.照片、3.活動簽到、4.活動總結(jié)、

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201*-07-2509:59管理部點(diǎn)擊次數(shù)：84次

例會經(jīng)營是團(tuán)隊溝通的工具，團(tuán)隊成員能夠通過例會知道彼此在做什么，做得怎么樣，有什么行動計劃，有什么困難，需要怎樣的支持，而關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)的檢討與計劃又促使主管主動思考，不但做到有計劃，更要考慮實施計劃的成本和效果。一個成功的會議的標(biāo)志是：會而有議（議題），議而有決（決定），決而有行（行動），行而有果（結(jié)果）。

所以在召開部門例會之前，部門經(jīng)理必須提前做好準(zhǔn)備工作。首先是議題，即本次會議的中心內(nèi)容是什么？然后對部門每個員工的工作態(tài)度，以及工作的進(jìn)展做一個定性的評價記錄，這就要求部門經(jīng)理在平時的工作中注意觀察;最后對本部門下周的工作做一個全面的計劃和分析。整個會議所需用的時間，部門經(jīng)理需要提前計劃，在通知部門成員開會的時候告訴他們會議所需占用的時間，以便部門成員安排好自己的工作。

會議進(jìn)行時，首先由部門經(jīng)理簡單介紹本次會議的主題，然后由各成員匯報自己近期的工作完成情況，以及遇到的困難等;在陳述結(jié)束后，部門經(jīng)理需要對陳述人員的工作情況給予定性的評價（一定要平時善于觀察，否則在當(dāng)場是分析不到位的），做好會議記錄，對于提出的問題能當(dāng)場解決的當(dāng)場完成，不能當(dāng)場解決的應(yīng)在會議結(jié)束后第一時間解決。對上周的工作計劃和實際完成情況核對，是否按計劃完成，如未完成，須找出原因和解決方案，在以后的工作中不出現(xiàn)同類的問題。最后在詢問所有成員均無問題的時候由部門經(jīng)理做本次會議的總結(jié)后方可結(jié)束本次會議。

好的會議不會從天而降它們是需要精心設(shè)計的。召開一個成功的部門會議就像是生產(chǎn)一個好的產(chǎn)品一樣，你不僅僅只是建造它，更應(yīng)該仔細(xì)地思考、計劃，并設(shè)計：你需要什么樣的程序來使本次會議盡善盡美？

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