最有價值的給老板的月工作總結(jié)

從今天起每月給老板送一份禮物：就是給老板寫一封信，信的結(jié)構(gòu)如下：1稱呼與祝福

2本人上個月做的比較好的N個方面事3本人上個月需要提升的N個事宜需提高事具體措期限宜123施自我承諾4本人的六大優(yōu)點(diǎn)是：……本人兩大缺點(diǎn)。我保證我的這兩個缺點(diǎn)的改進(jìn)方案如下：缺點(diǎn)改進(jìn)措改進(jìn)期限自我承施12諾5、本部門本人下個月的工作計劃如下：計劃123措施期限自我承諾6、本人給公司提出下列建議：建議建議措建議期限我愿意承施擔(dān)的那一部分是什么1237、我們的同行上個月做了些什么，下個月還要干什么，消化他們我提出的建議是：建議措施期限自我承諾1238、我們這個行業(yè)下一步的發(fā)展走勢之我見9、上個月我學(xué)習(xí)收獲是什么：智慧點(diǎn)分解點(diǎn)案例具體措施12310、下個月我的學(xué)習(xí)計劃是：學(xué)什么耗時多預(yù)算費(fèi)用收獲幾個長時間點(diǎn)12311、我最想對公司說的三句話是什么12、上個月對我?guī)椭�最大的五個人是誰（復(fù)印一份把原件寄走，將復(fù)印件終生保留）落款、簽名、畫押

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做好PPT，讓你的匯報更具價值

【編者按】

PPT是微軟公司出品的辦公軟件PowerPoint的簡稱，是近年來應(yīng)用十分廣泛的演示文稿制作軟件。利用PPT形式來撰寫演示材料，并通過現(xiàn)場解說來宣導(dǎo)或匯報單項或多項工作，已成為公司內(nèi)部特別是行政辦公渠道工作人員采用最多的方法之一。

201*年7月，應(yīng)集團(tuán)公司行政人事部和戰(zhàn)略企劃部邀請，麥肯錫公司咨詢專家盛海諾先生先后兩次為集團(tuán)公司員工開設(shè)講座，傳授如何利用PPT來向上級匯報工作。他的演講重點(diǎn)突出、簡明扼要，具有較強(qiáng)的借鑒價值，對我們利用PPT來提高工作效率、增強(qiáng)匯報效果都具有很好的啟示作用。為了幫助公司內(nèi)部員工更好地利用PPT，本報特辟此專欄，把盛海諾的講課內(nèi)容整理成文，供大家分享。

心態(tài)篇

換位思考：假如我是領(lǐng)導(dǎo)

制作用于向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的PPT之前，不要只從自身去考慮問題，考慮你能夠提供什么，你想怎么匯報，而是要改變“以我為主”的習(xí)慣性思維方式，要明白你的受眾是領(lǐng)導(dǎo)，要認(rèn)真地思考坐在你面前的領(lǐng)導(dǎo)花了時間來聽你的匯報，他們到底想了解什么，哪些內(nèi)容能夠給他們帶來價值。只有清楚領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的關(guān)鍵問題是什么，才能使你的匯報百發(fā)百中。

只有一分鐘時間

匯報要切中要害，抓住關(guān)鍵，并給自己以緊迫感，力爭在最短的時間內(nèi)說明你最想要表達(dá)的主題。無論你的匯報時間有多長，都要嘗試設(shè)想一下，如果只給你一分鐘的時間，你應(yīng)當(dāng)從哪里開始，說哪幾個重點(diǎn)，又應(yīng)當(dāng)?shù)侥睦锝Y(jié)束。不妨設(shè)想一下自己正在參加一個“電梯測試”：你在樓頂與領(lǐng)導(dǎo)一起乘電梯下樓，到樓底將與領(lǐng)導(dǎo)分手告別。在電梯運(yùn)行的這段時間內(nèi)，你必須匯報完一件事情，完整而沒有遺漏。你能做得到嗎？

明確目的

永遠(yuǎn)也不要忘了我們向領(lǐng)導(dǎo)匯報的目的是什么？PPT是一種演示文件，我們要通過它來介紹情況、反映問題、提出思路，并最終達(dá)到解決問題的目的。如果我們只是滿足于演示PPT文件，卻并不圍繞最終要解決的問題，結(jié)果必然使匯報材料支離破碎，使匯報成為一場純粹的幻燈片演示，這于工作無益。如果在匯報前你并不明確本次匯報的目的，建議你不如暫時先不要匯報。

給領(lǐng)導(dǎo)時間

用PPT形式匯報工作之前，一定要提前（一般三天以上）完成匯報材料并發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)能有時間事先準(zhǔn)備。如有可能，可以事先與主要領(lǐng)導(dǎo)取得溝通。通過這樣的溝通，既可以了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的關(guān)鍵問題在哪里，便于對PPT作及時的充實與修改，還可以使領(lǐng)導(dǎo)對你匯報的內(nèi)容事先有大概的了解。內(nèi)容篇

做好開場白

借用PPT演示來匯報工作時，首先要做好開場白。開場白可以圍繞“4P”來進(jìn)行（圖一）：

（圖一）

Purpose（目的）告知領(lǐng)導(dǎo)我們?yōu)槭裁淳墼谶@里；幫助領(lǐng)導(dǎo)盡快將你的匯報與他熟悉的背景相聯(lián)系。

Payoff（收獲）告知領(lǐng)導(dǎo)他們可以從你的匯報中得到什么，以及你希望從領(lǐng)導(dǎo)那里得到什么指示。

Preview（概述）把匯報內(nèi)容概括地呈現(xiàn)在一頁紙上，并用最短的時間介紹你所做報告的框架，通過“一頁紙、一分鐘”讓領(lǐng)導(dǎo)明白你的全部要點(diǎn)。

Process（流程）簡要說明匯報包括哪幾個部分，每一部分大概需要多長時間；并說明何時接受領(lǐng)導(dǎo)提問，供大家討論的時間安排在哪一部分。

從結(jié)論著手（金字塔原則）

領(lǐng)導(dǎo)不希望聽到怎樣的匯報？我們來看這樣一個事例：

“為您在預(yù)定旅館會議用房出了問題�，F(xiàn)在我只能預(yù)定周二及周三晚間的客房，因為周一晚間該旅館已經(jīng)客滿。我已嘗試了其他幾家旅館，但是因正舉辦電子交易會而一無所獲。根據(jù)夏季時刻表，周二上午有個9：30的航班。到達(dá)時間為當(dāng)?shù)貢r間10：30。由于會議在中午舉行，而從機(jī)場到會場的路程只需1小時左右，因此您仍然可準(zhǔn)時到達(dá)。旅行社已為您預(yù)定了座位，以防萬一。順便問一下：您的結(jié)婚周年紀(jì)念日不是正好在周一嗎？”

在上述例子中，領(lǐng)導(dǎo)能夠明白你想告訴他什么嗎？領(lǐng)導(dǎo)知道他應(yīng)該做什么嗎？

這是匯報者往往容易犯的錯誤：不厭其煩地向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的過程，以表明自己做了大量的工作，而沒有馬上讓領(lǐng)導(dǎo)了解他真正關(guān)心的部分。有效的匯報必須讓領(lǐng)導(dǎo)立刻明白主要的建議方案。我們可以比較一下提出建議方案的兩種路徑，孰優(yōu)孰劣一目了然（圖二）。圖二圖三

從匯報材料結(jié)構(gòu)到具體匯報的語言使用，我們必須有意識地使用金字塔原則實現(xiàn)自上而下的溝通。

金字塔中的論據(jù)需要滿足MECE原則（MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive），即“相互獨(dú)立，統(tǒng)一完整”原則（圖三）。這是麥肯錫思維過程的一條基本準(zhǔn)則�！跋嗷オ�(dú)立”意味著問題的細(xì)分是在同一維度上并有明確區(qū)分、不可重疊的，“完全窮盡”則意味著全面、周密。對于一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏地分類，而且能夠借此有效地把握問題的核心，并快捷地找到解決問題的方案。

根據(jù)目的設(shè)計故事（ACCA概念）

最為成功的匯報方式是根據(jù)具體情況向領(lǐng)導(dǎo)講述一個故事，這種“講故事”式的匯報不僅會使匯報更加生動有趣，而且能更有針對性地打動領(lǐng)導(dǎo)，收到實效。我們可以使用ACCA概念來分析聽眾對匯報內(nèi)容可能的反應(yīng)，并確定說故事的重點(diǎn)和次序。ACCA即Aware（意識）、Conviction（信念）、Courage（勇氣）、Action（行動）四個方面。對沒有意識到問題的存在的聽眾，我們采取的溝通方式首先應(yīng)當(dāng)表述情況，通過提供數(shù)據(jù)、詳細(xì)地舉例、對比等手法，讓聽眾意識到問題的重要性；對已經(jīng)意識到問題的存在，但是不確認(rèn)自己能否解決問題的聽眾，我們要直接提供解決方案，并給出理由，還可以比較其他方案，并排除不可行的；對缺乏勇氣去解決問題的受眾，我們要為他們建立良好的愿景，強(qiáng)調(diào)收益，加強(qiáng)價值宣傳，并解釋如何排除障礙，給出激勵措施；對缺乏行動方向、不知道下一步應(yīng)當(dāng)怎么做的聽眾，我們詳細(xì)描述下一步應(yīng)當(dāng)怎么做，向他們傳達(dá)信息和熱情。對于不同風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)，講故事的方式也有所不同。一般“經(jīng)理型”和“領(lǐng)袖型”聽眾對于故事的期望重點(diǎn)不盡相同。前者對故事的關(guān)注重點(diǎn)在于過程，后者對故事的關(guān)注重點(diǎn)首先在于未來的結(jié)果，然后才會回過頭來關(guān)注導(dǎo)致這一結(jié)果的過程（圖四）。圖四圖五

基于對聽眾類型的分析，考慮使用如下幾種常用的“故事線”。

舉例說明：如果我們選擇第三種“故事線”來向集團(tuán)經(jīng)管會匯報“集團(tuán)客戶生命周期管理戰(zhàn)略規(guī)劃”這個內(nèi)容。我們會采取的步驟是：為什么：

1.夯實戰(zhàn)略基石：客戶生命周期管理是公司實現(xiàn)戰(zhàn)略愿景和企業(yè)價值的基石。

2.實現(xiàn)集團(tuán)優(yōu)勢：客戶資源的統(tǒng)籌是建立集團(tuán)化優(yōu)勢的關(guān)鍵抓手。3.創(chuàng)造業(yè)務(wù)價值：初步估計每年可創(chuàng)176億元保費(fèi)收入；產(chǎn)險3.4億元額外利潤；壽險10.6億元額外新業(yè)務(wù)價值。做什么：

1.明確客戶資源權(quán)屬：所有權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)歸屬清晰，資源共享機(jī)制有效。

2.提升客戶數(shù)據(jù)質(zhì)量：明確數(shù)據(jù)管理職能區(qū)分；建立數(shù)據(jù)質(zhì)量督導(dǎo)體系和管控流程。

3.挖掘存量客戶價值：圍繞存量客戶增收節(jié)支制定各項舉措并進(jìn)行優(yōu)先排序。

怎么做：

1.集約化的治理模式：組建集團(tuán)及子公司客戶關(guān)系管理體系，各司其職。2.以項目方式全力推進(jìn)：成立集團(tuán)客戶生命周期管理項目組統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)籌及監(jiān)控；分集團(tuán)、產(chǎn)險、壽險三個項目模塊分頭執(zhí)行具體項目。3.合理投入資源：作為集團(tuán)一項重要戰(zhàn)略專項投入，第一階段直接投入0.33億元。

4.分階段推進(jìn)重點(diǎn)工作：圍繞“戰(zhàn)略牽引、流程驅(qū)動、IT支撐”三個階段推進(jìn)。

準(zhǔn)備簡單清楚的材料

1.把你的故事呈現(xiàn)出來。一旦你有了一個故事，接下來就是要通過PPT把它呈現(xiàn)出來。這里介紹一種咨詢公司經(jīng)常使用的“故事板方法”，即在紙上或白板上依次寫出你的故事中每一步的關(guān)鍵信息作為抬頭，并簡單畫出表達(dá)這一信息的PPT結(jié)構(gòu)（圖五）。這樣你就可以在較短時間內(nèi)準(zhǔn)備一個有統(tǒng)一抬頭的故事板，使他們連接成一個有說服力的故事，用來一目了然地描繪出你的論據(jù)的整體框架。

建議大家在具體做PPT每一頁之前花一些時間畫一下故事板，并聽取領(lǐng)導(dǎo)對故事板的意見，有可能的話可以跟布置任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)一起做這項工作。這樣能更有效率地確保結(jié)構(gòu)的正確性，并充分了解領(lǐng)導(dǎo)的思路。2.使用簡單清晰的圖表。這一步要做到：每頁一個清晰的信息（圖六）；選擇正確的圖形說話（圖七）；格式上要簡單、統(tǒng)一；文字越少越好。例如：用時間序列柱狀圖來說明某公司新業(yè)務(wù)價值增長率自6月以來持續(xù)低于28%的目標(biāo)值（圖八）；用餅圖及柱狀圖來說明某公司車險是應(yīng)收保費(fèi)最大組成部分，其次為企財險和工程險（圖九）。

3.制作PPT的一些基本的標(biāo)準(zhǔn)：一是標(biāo)題字體一致，二是正文字體大小要一致，三是使用統(tǒng)一顏色的模板，四是盡量只使用一種結(jié)構(gòu)（圖十）。

圖六圖七

圖八圖九

圖十圖十一

技巧篇

說故事，不要被材料“綁架”

使用PPT匯報工作，很容易走入一個誤區(qū)，那就是照著材料來閱讀，這種被材料牽著鼻子走的做法，只能使匯報變得越來越枯燥無味。正確的做法是說你準(zhǔn)備好的故事，讓PPT變成在背景中支持你故事的工具。說好故事需要注意以下幾點(diǎn)：一是使用平實的語言，采用娓娓道來的方式抓住領(lǐng)導(dǎo)的注意力，使匯報人性化；二是使用具體的名字、地點(diǎn)、時間及其他細(xì)節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠與其過往經(jīng)驗相聯(lián)系，使匯報個性化；三是對于概念性較強(qiáng)的內(nèi)容，需要足夠的事例，幫助領(lǐng)導(dǎo)理解你要講的內(nèi)容，但無需太多的細(xì)節(jié)�；卮饐栴}，而不是解決所有問題

我們在匯報過程中或結(jié)束后往往需要回答領(lǐng)導(dǎo)的各種問題�；卮鸷脝栴}的重要性不亞于做好匯報本身。這里我們應(yīng)當(dāng)考慮以下幾個方面:

首先，在匯報之前，要充分了解并準(zhǔn)備回答領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題。這方面可以從這些角度來考慮：領(lǐng)導(dǎo)了解哪些背景及現(xiàn)狀？發(fā)生了哪些情況可能觸發(fā)領(lǐng)導(dǎo)腦中的問題？領(lǐng)導(dǎo)希望得到怎樣程度的回答？我的回答如何與匯報的主題相聯(lián)系？

其次，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提出問題時，要使用高度歸納的語言，并舉例加以佐證。這方面，首先要對問題作出正面回答，要通過完整的句子和高度歸納的措辭，旗幟鮮明地表達(dá)自己的觀點(diǎn)；其次，要使用“第一、第二”的方式，使自己的闡述更有層次和條理（一般不少于3個）；如有需要，告知領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)事實在匯報材料中的位置，并加以簡要說明。

最后，需要特別注意的是，不要嘗試“完美”地回答或解決一切問題。在匯報過程中，提出問題比解決問題更為重要。無法解決的問題，留待日后跟進(jìn)。注重聲形并茂

有研究表明，匯報者影響聽眾的途徑55%靠視覺印象，38%靠聲音，只有7%靠內(nèi)容�？梢�，信息的傳遞往往比信息內(nèi)容本身更為重要。這表明，本身質(zhì)量欠佳的內(nèi)容，如能通過有說服力的方式傳遞給聽眾，往往會比未能很好傳遞的“優(yōu)質(zhì)”內(nèi)容產(chǎn)生更大的影響。

匯報過程中信息的傳遞主要受到聲音、姿勢、聽眾互動和手勢四個方面的影響（圖十一）。聲音要洪亮，語調(diào)、語速要適中，用詞要貼切；在講臺上最好保持站立狀態(tài)，雙腳與肩同寬，盡量面對觀眾；多創(chuàng)造一些互動機(jī)會，與聽眾實現(xiàn)互動交流；面部表情要隨著匯報內(nèi)容的變化而變化，適當(dāng)?shù)刈鲂┦謩�。匯報前再思考以下問題大有益處

匯報的目的是什么？領(lǐng)導(dǎo)希望得到什么？我希望得到什么？如果出版我的匯報內(nèi)容，標(biāo)題是什么？100字的概要怎么寫？

領(lǐng)導(dǎo)對匯報內(nèi)容可能的反應(yīng)處于ACCA哪個階段？我相應(yīng)的重點(diǎn)和次序是什么？

材料中的圖表及文字結(jié)構(gòu)是否合理？如果脫稿，我能否抓住要點(diǎn)完成匯報？領(lǐng)導(dǎo)可能問什么問題？我該如何回答？（盛海諾授課，徐維禮采訪整理）

（全文分上、中、下三期分別在《太平洋保險》第617、618、619期刊出，出版日期分別為201*年7月23、30日和8月6日，請查閱）

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