Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

Excel把電子表格文檔稱為工作薄，其擴(kuò)展名為.xls。一個(gè)新建的工作薄有三張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3）最多可有255個(gè)工作表。

工作表用來存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)，一個(gè)工作表中有65536行，每行有256列。

行用1~65536表示，列用A~IV表示。工作表行和列的交叉處是單元格，單元格是表格的最小單位，單元格中保存的可以是數(shù)據(jù)，例如數(shù)值、文字、圖片、聲音等。

每個(gè)單元格所在列和行的列標(biāo)和行號構(gòu)成了單元格的地址，即以“列標(biāo)+行號”的格式作為單元格的名稱或地址。

為了提高錄入效率，Excel提供復(fù)制（或移動(dòng)）單元格的功能，可以選擇復(fù)制（或移動(dòng)）單元格中的字符、公式、格式，也可以復(fù)制或移動(dòng)整個(gè)單元格，可以在同一行或列中復(fù)制數(shù)據(jù)，也可將選定區(qū)域復(fù)制到多個(gè)位置等等。

“填充柄”是Excel常用的復(fù)制工具之一，使用填充柄可以將內(nèi)容復(fù)制到相鄰的單元格中�！疤畛浔�”就是活動(dòng)單元格右下框的一個(gè)小黑塊。當(dāng)鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)形狀會(huì)變成為實(shí)心的小十字。拖動(dòng)這個(gè)小小的填充柄，可以將活動(dòng)單元格的內(nèi)容復(fù)制到相鄰的單元格中。

Excel同時(shí)提供了“數(shù)據(jù)填充”功能，使用“填充柄”也可以快速輸入序列，等差數(shù)列、數(shù)比數(shù)列、日期（星期、月份）等數(shù)據(jù)數(shù)列。熟練地使用Excel的數(shù)據(jù)填充功能，不僅可以提高輸入效率，而且使枯燥的數(shù)據(jù)輸入增添不少色彩。

工作表的表名默認(rèn)為“Sheet1”為了讓表名能夠清晰表達(dá)該表中的數(shù)據(jù)內(nèi)容，可以把表名改成相關(guān)的名稱。

鼠標(biāo)指向工作表名雙擊左鍵，使工作表名反白顯示，也可以輸入新的表名。

當(dāng)前輸入的數(shù)據(jù)僅僅是保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)存中，由于斷電或故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的情況常有發(fā)生，所以一定要養(yǎng)成定時(shí)保存數(shù)據(jù)的習(xí)慣，而且最好每10分鐘保存一次。數(shù)據(jù)只有保存到磁盤中才是安全的。

以后每次保存時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)使用最新的更改內(nèi)容來更新工作薄文件。

“我的文檔”是Windows提供的一個(gè)人性化的保存工具，為普通用戶提供了便捷的存盤方式，但對于公共機(jī)房或辦公室中操作系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)問題的計(jì)算機(jī)而言，重裝系統(tǒng)會(huì)使“我的文檔”所在C盤中的數(shù)據(jù)全部丟失，所以不推薦使用“我的文檔”保存文件。

Windows環(huán)境下，微軟開發(fā)的應(yīng)用軟件中有幾個(gè)通用的鍵盤快捷鍵，使用后可以提高工作效率。他們是：Ctrl+A全選；Ctrl+C復(fù)制；Ctrl+V粘貼；Ctrl+S保存；Ctrl+Z撤銷。要正確地使用公式進(jìn)行計(jì)算，必須理解絕對引用和相對引用的概念。在復(fù)制公式的過程中，公式所包含的單元格地址有時(shí)需要保持不變，這時(shí)在單元格的列標(biāo)或行號前加上“$”符號即可，用來表示公式對單元格地址的絕對應(yīng)用。

篩選是從數(shù)據(jù)表中查找和分析符合特定條件記錄數(shù)據(jù)的快捷方法。經(jīng)過篩選的數(shù)據(jù)表只顯示滿足條件的記錄，該條件由用戶針對某列數(shù)據(jù)指定。

Excel提供了2種篩選數(shù)據(jù)方式：自動(dòng)篩選和高級篩選。自動(dòng)篩選適用于簡單條件，通常是在一個(gè)數(shù)據(jù)表的同一列中查找滿足條件的值。利用“自動(dòng)篩選”功能，用戶可以在具有大量記錄的數(shù)據(jù)表中快速查找出符合多重條件的記錄。

排序是對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行的順序排列。如果只想看到排序居前的幾條記錄，則可用篩選來輔助完成。選擇菜單“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”命令，標(biāo)題行的各單元格中出現(xiàn)下拉列表按鈕。選擇排序關(guān)鍵字所處列的下拉列表中“（前10個(gè)）”功能，打開此對話框，設(shè)

置條數(shù)，并安“項(xiàng)”篩選。

在高級篩選中需要設(shè)置條件區(qū)域。高級篩選中的條件區(qū)域可在數(shù)據(jù)表的上方，也可在數(shù)據(jù)下方，但需要注意的是條件區(qū)域和數(shù)據(jù)表不能直接連接，必須至少用一個(gè)空行將其隔開。條件區(qū)域的第一行要輸入需要設(shè)置篩選條件的列標(biāo)題，在列標(biāo)題的下方輸入篩選條件。如果有多個(gè)條件時(shí)，“與”關(guān)系的條件要在同一行輸入，“或”關(guān)系的條件不能再同一行輸入。

在對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總之前，必須明確三個(gè)問題：以哪個(gè)項(xiàng)目（也稱字段）分類？匯總的是哪個(gè)項(xiàng)目？匯總的方式是什么？

在單元格中輸入數(shù)據(jù)后，按Eeter鍵向下（↓）鍵，是同一列的下一個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格；按Tab鍵或向右鍵，是同行的下一個(gè)單元格成為活動(dòng)單元格。

在單元格中可以輸入2類數(shù)據(jù)：

一類為常量，可以直接鍵入到單元格中，可以是數(shù)值，如日期、時(shí)間、貨幣、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)等；也可以是漢子、英文字母、標(biāo)點(diǎn)符號、特殊符號。

另一類是公式。Excel之所以成為一個(gè)真正的電子制表軟件，具備了數(shù)據(jù)處理功能，正是因?yàn)橐�入了公式�?/p>

Excel對在工作表中使用的數(shù)字有一些規(guī)定和限制。在Excel中可作為數(shù)字的只有“1、2、3、4、5、6、7、8、9、0、+、-、（、）、,、/、$、%、E、e”。

在輸入的數(shù)字中，Excel將忽略數(shù)字前面的正號（+），并將英文句號（.）視為小數(shù)點(diǎn)。所有其它數(shù)字與非數(shù)字的組合均作為文本處理。Excel默認(rèn)的“常規(guī)”數(shù)字格式，整數(shù)值顯示為整數(shù)，小數(shù)值保留2位小數(shù)。Excel能正常顯示的數(shù)字長度為11位，其中包括小數(shù)點(diǎn)、正負(fù)號和科學(xué)計(jì)數(shù)法的E。當(dāng)數(shù)字長度超過單元格寬度時(shí)，系統(tǒng)將數(shù)字以科學(xué)計(jì)數(shù)法（如9876E+06）顯示。

在Excel中，自動(dòng)將數(shù)字組成的數(shù)據(jù)作為數(shù)值型數(shù)據(jù)處理，并忽略數(shù)據(jù)前面的0。而在實(shí)際應(yīng)用中，常常輸入一些類似于身份證號、郵政編碼這樣的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是不參與諸如求和、平均等數(shù)字運(yùn)算的。為了與數(shù)值區(qū)別，在輸入時(shí)先鍵入一個(gè)單引號（’），然后再輸入數(shù)字字符串（單引號是半角符號）。

若要輸入“00001”、“00155”等類型的數(shù)據(jù)，就要將單元格格式設(shè)置為文本型。一種方法是在“單元格格式”對話框中將數(shù)據(jù)類型設(shè)置成文本型。一種方法是在“單元格格式”對話框中

擴(kuò)展閱讀：Excel學(xué)習(xí)總結(jié)

1、用Excel實(shí)現(xiàn)定時(shí)到期提醒

2、自定義數(shù)據(jù)格式

例如：輸入1就自動(dòng)變成0.001

3、

（1）分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月5日”，解決辦法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。（2）序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決辦法是：首先輸入“"”（西文單引號），然后輸入“001”。（3）日期的輸入

如果要輸入“4月5日”，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+；”鍵。

（4）不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。

3、隱藏指定Excel行不讓它們被打印出來

選中第5行，選擇菜單命令“數(shù)據(jù)|組和分級顯示|組合”(或者按快捷鍵Alt+Shift+向右方向鍵)

小提示：Alt+Shift+向右方向鍵實(shí)際上是將某行降了一級，如果想讓某行升一個(gè)級別，可以按快捷鍵Alt+Shift+向左方向鍵，或者選擇菜單命令“數(shù)據(jù)|組和分級顯示|取消組合”。4、避免Excel重復(fù)輸入數(shù)據(jù)

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