駐外辦,駐外分公司管理規(guī)則

外辦及駐外分公司管理制度

*******公司文件章節(jié)號7.1標題外辦及駐外分公司職責分工及工作流程版本B頁碼1/4文件編號ZF-QW-WB-C011.0目的：落實崗位責任制，使工作有序化、有效化，從而達到提高工作效率。2.0適用范圍：外辦及駐外分公司所有員工3.0外辦及駐外分公司文檔的歸類

3.1公司總部下達所有文件，經全體人員閱讀簽名后，統(tǒng)一由專人負責分類歸檔；

3.2外辦及駐外分公司人員的所有申請報告，經公司領導及相關負責人批準

后，統(tǒng)一由專人負責分類歸檔;

3.3外辦及駐外分公司業(yè)務單據(jù)的計劃申購;3.4以上責任人:各外辦及駐外分公司內勤人員;4.0外辦及駐外分公司財務報銷程序

按照公司規(guī)定：請款人詳細填寫請款單，交部門主管簽名交部

門

會計簽名登記交出納簽名登記領款待該筆業(yè)務完成后請款人持請

款單到會計員處辦核銷手續(xù)經會計對照業(yè)務登記本及相關申請單數(shù)額,無誤后

由相關人員簽字確認,會計每銷一筆請車費用,都必須在相應的業(yè)務登記本數(shù)據(jù)上簽

名蓋章。（以上責任人:部門主管監(jiān)督與審核,會計員具體操作.）

5.0外辦及駐外分公司與業(yè)務操作無關的事項由內務負責處理，部門主管監(jiān)督，

但事先必須相互溝通,具體如下:

5.1外辦及駐外分公司辦公室設施的維護及申購;5.2外辦及駐外分公司辦公室及宿舍環(huán)境衛(wèi)生的管理;5.3落實公司行政部及公司相關部門推行的相關文件和制度;

5.4日報表的填制及傳發(fā);

5.5外辦及駐外分公司固定電話及移動電話單據(jù)的及時核銷及私話費用的

處理;

5.6發(fā)票資料的提供及跟蹤/管理

5.7以上責任人:內勤人員操作,部門主管協(xié)作及監(jiān)督6.0外辦及駐外分公司接貨程序及工作職責

接貨負責人核對到貨報表，待貨到后，查看貨物是否完好及貨物數(shù)量、規(guī)格

是否與貨單相符，如無任何問題，幫司機簽好托運單，如有問題，及時與發(fā)貨部門

*******公司文件章節(jié)號版本6.1標題B頁碼外辦及駐外分公司職責分工及工作流程1/4文件編號ZF-QW-WB-C01相關負責人聯(lián)系，并及時與負責該廠家的客戶代表溝通，如與相關人員溝通還不能

解決，立即上報公司領導，待完成交貨，詳細/正確地做好回單及短途價格登記,并于每月15號及月末前2日將回單整理好,并附上清單郵寄公司客戶部,價格在同樣的時間內,E-mail給各部門相關負責人。以上責任人:外圍操作人員。

7.0外辦及駐外分公司發(fā)貨流程及工作職責

負責該廠客戶代表接廠發(fā)貨單，打電話聯(lián)系收貨人確定地址、路況、交

貨時間

按發(fā)貨時間、貨物數(shù)量、規(guī)格合理定車,(請車價格由部門主管針對市場行情及利潤控制確定)，請款帶車發(fā)貨，待貨物完全可以安全出廠，然后與司機辦好一切手續(xù)及交代好回單的簽收要求，回辦公室詳細作好發(fā)貨記錄(手工及電腦登記)，提供相關資料給內勤人員做日報表、填好報銷單、持請款單到會計辦理請款核銷手續(xù)，及時貨物跟蹤至交貨，如出現(xiàn)問題，及時與相關負責人員溝通，及時收取完整回單并做好登記，如所簽回單不付合要求，按情況作扣款處理，及時把所收回單交廠家負責人,并簽回交單明細一張留底。

（以上責任人:負責各廠客戶代表具體操作,部門主管嚴厲監(jiān)督）8.0外辦及駐外分公司結算收款程序

各廠客戶代表負責人月底做好完整結算表與廠家負責人核對準確

確認后

將結算表交公司總部相關負責人,并準確提供開票相關資料由公司開據(jù)發(fā)票后，

做好與客戶結算的發(fā)票明細表一并交客戶，并簽回一張明細表帶回留底按照合同規(guī)定時間及時催款。（以上責任人:各廠家客戶代表操作,部門主管負責審核及監(jiān)督）

9.0外辦及駐外分公司人員與公司各部門事項溝通職責劃分：

為鍛煉各外辦及駐外分公司各同事的處事溝通能力，請各部門相關人員如有相關業(yè)務溝通，請直接與外辦及駐外分公司相關負責人聯(lián)系，如該負責人沒有及時回復或不能決定，可與外辦及駐外分公司主管溝通，盡量做到回復及時、準確。

10.0外辦及駐外分公司特殊、突發(fā)事例的處理程序

10.1接貨過程中，接貨負責人如發(fā)現(xiàn)有達不到正常交貨要求的情況，及時

與發(fā)貨方發(fā)貨人聯(lián)系，說明情況，查明原因拍照與負責該廠業(yè)務代表溝通處理

*******公司文件章節(jié)號版本6.1標題B頁碼外辦及駐外分公司職責分工及工作流程1/4文件編號ZF-QW-WB-C01法至交貨完成，并在長途司機托運單上真實、詳細注明如還達不到正常交

貨效果，與部門主管溝通，由部門主管上報公司總部相關領導及多方溝通（或待修補、換包裝、使用其他途徑等）至交貨完成接貨人以書面的形式闡明問題產生的原因（外辦及駐外分公司全體探討、學習，與各發(fā)貨方提出有效建議）

10.2發(fā)貨過程中，如發(fā)生突發(fā)事例及時與部門主管溝通，找出問題發(fā)生

的原因及嚴重性及時處理，如達不到正常效果與各相關領導及負

責人及時溝通至交貨完成相關負責人寫出事故報告分清事故責任（含司機、發(fā)貨負責人、廠家）按照不同情節(jié)找相關責任單位或個人索賠，挽回公司所產生的經濟損失上海辦全體討論，拿出方案，杜絕類似事故再發(fā)生。

11.0附則：

11.1本職責及工作流程的執(zhí)行責任人：外辦及駐外分公司經理，監(jiān)督責任人：總經理。

11.2本制度自批準生效之日起執(zhí)行。11.3本制度解釋權歸外辦及駐外分公司。

*******公司文件章節(jié)號版本1.23標題A頁碼信函收發(fā)管理辦法1/1文件編號ZF-QW-HR-C231．目的：為了規(guī)范公司外來信函、速遞郵件、物品等的管理，保障信息流通

順暢，特制定本辦法。

2．適用范圍：公司全體員工3．權責部門：各部門4．內容：4.1．簽收

4.1.1由于普通平信，郵局不會直接送至公司，統(tǒng)一送至墩美管理處，小

車司機每天取回后，由前臺對口發(fā)放。

4.1.2公司各外辦寄往公司各部門的郵件，由公司前臺文員負責代為簽收

并及時發(fā)放。

4.1.3寄往公司的私人郵件、包裹，如前臺不便簽收的，通知其本人，當

面簽收。

4.1.4前臺接收的信函、包裹等文件物品，一律移交收件人，需簽名確認

并做好詳細記錄。

4.1.5前臺接收的所有外來郵件，都應做到隨到隨清，及時分發(fā)，不得損

壞，擱置延誤。

4.2、寄發(fā)

4.2.1如部門因公需外發(fā)的郵件、快遞或包裹，均由前臺代為寄發(fā)。4.2.2前臺每天將分兩次進行外發(fā)郵遞，上午和下午各一次。

4.2.3需外發(fā)郵件者，應于當日上午10點前（或下午16點前），將待發(fā)

文件、物品送至前臺處，并填好快遞詳情單。

4.2.4待郵件寄出后，前臺將快遞詳情單的客戶聯(lián)交還寄件人，以便以后

查對。

4.2.5超過下午16時遞交至前臺的文件，將安排至次日郵寄。5、附則

5.1本辦法此規(guī)定于201*年10月19日經總經辦批準正式生效。5.2本辦法的解釋權屬人力資源行政部

*******公司文件章節(jié)號1.22標題公司車輛交通違章罰款的處理規(guī)定

版本A頁碼1/1文件編號ZF-QW-HR-C221.目的：提高司機安全文明行車且自覺養(yǎng)成遵守交通規(guī)則的良好職業(yè)習慣，以達

到減少和避免交通違章事故及其它事故發(fā)生率，使交通違章罰款事故能夠得到及時有效的處理。

2.適用范圍：公司所有車輛3.車輛違章處理流程及規(guī)定：3.1車輛違章繳費處理流程：

上網(wǎng)查詢----記錄并通知違章司機----財務借支辦理違章繳款----繳款回執(zhí)單據(jù)復印轉交行政扣款----借款人到財務核銷借款手續(xù)3.2車輛違章繳費處理規(guī)定：

3.2.1.屬貨物運輸車輛,車輛管理部門（包括調度部及外辦）應安排人員

每月定期上網(wǎng)核查車輛是否有違章情況,屬行政用車輛,行政部應安排人每月定期上網(wǎng)核查行政用車違章情況；

3.2.2.若有車輛違章,核查人應作記錄并及時通知違章司機；

3.2.3.由違章車輛管理部門的負責人安排人到財務借款前去辦理違章

繳款手續(xù)（也可由司機本人繳納,,但要把繳納回執(zhí)單交行政部留檔備查）；

3.2.4.違章繳費手續(xù)辦理人應把繳款回執(zhí)單及違章司機姓名,車牌號轉

行政部作當月的行政扣款從當月工資中扣除；

3.2.5.違章繳費金額從工資中扣出后,由辦理違章繳費的借款人到財務

進行核銷手續(xù)；

3.2.6.若違章的該員工已離職,即從其安全基金中扣出,若無法從安全基

金中扣出,則由該部門直接負責人承擔,違章費用從該司機所在部門的直接上司的工資中扣出。

4.附則：

4.1此規(guī)定的執(zhí)行責任部門：調度部及外辦和行政部，此規(guī)定的監(jiān)督責任部門:

總經辦。

4.2此規(guī)定于201*年10月19日經總經辦批準正式生效。

擴展閱讀：營銷公司駐外分公司(辦事處)管理制度

營銷公司駐外分公司（辦事處）管理制度

第一章工作職能與崗位職責

一、編制設置原則：

分公司：營銷經理、市場推廣經理、用戶中心主任、財務專員，其中財務專員由營銷公司委派；可設導購代表、營銷代表若干人(由分公司根據(jù)實際情況確定，有關費用按分公司費用分解及目標協(xié)議書約定執(zhí)行)；辦事處：營銷經理、用戶中心主任、綜合管理員，其中綜合管理員工資由營銷公司負責；可設營銷代表若干人。

二、分公司／辦事處工作職能

各分公司／辦事處是樂華空調營銷公司的駐外銷售機構，是企業(yè)向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于樂華空調營銷公司。分公司／辦事處代表公司的利益履行如下職能：1．分公司／辦事處根據(jù)公司的年度營銷方案，承擔公司下達的年度銷售任務，并組織銷售人員的二次任務分配。

2．分公司／辦事處根據(jù)公司的任務指標，可按要求報招聘計劃，經審批后，由分公司／辦事處負責組織、招聘、培訓所需要的營銷代表。

3．分公司／辦事處負責當?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源開發(fā)和管理；

4．分公司／辦事處代表公司負責與當?shù)乜蛻舻穆?lián)系協(xié)調和銷售業(yè)務的往來。

5．分公司／辦事處負責對所轄區(qū)域樂華空調產品的售前、售中、售后服務，處理客戶和用戶的投訴。

6．分公司／辦事處負責組織、策劃、執(zhí)行公司在當?shù)厥袌龅漠a品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳，提升晶牌和企業(yè)在當?shù)氐闹�名度�?/p>

7．分公司／辦事處負責對當?shù)芈毮懿块T的聯(lián)系、協(xié)調，處理好公司在當?shù)氐墓�共關系，確保銷售業(yè)務工作的順利進行。

8．分公司／辦事處行使對公司在當?shù)氐呢敭a的保護管理權，確保公司的財產安全。9．負責收集、整理、反饋當?shù)厥袌鲂畔⒓巴�行競爭晶牌的營銷動態(tài)。10．根據(jù)公司的有關規(guī)定，執(zhí)行和負責各項資金回籠、費用結算工作。三、分公司／辦事處崗位職責(一)分公司／辦事處經理的職責：1．對本區(qū)域銷售工作的管理

代表分公司／辦事處，接受公司分配給該區(qū)域的全年銷售任務，并確保如期完成。分公司／辦事處經理在接受公司分配的任務后，要認真分析研究市場，并對所負責區(qū)域進行合理細分。負責作出全年銷售工作計劃，并對本區(qū)域的銷售任務進行二次分配。將本區(qū)域的營銷代表分區(qū)域、定任務，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據(jù)。落實二次承包方案，作為工資核算依據(jù)。

各分公司／辦事處經理負責公司有關政策精神的傳達和安排執(zhí)行，督促本區(qū)域營銷代表的工作，定期完成公司下達的各項工作指標，同時指導、幫助營銷代表提高業(yè)務水平。各分公司／辦事處經理行使對該分公司／辦事處的管理權，按有關規(guī)定統(tǒng)籌好分公司／辦事處的營銷代表的工作，負責分公司／辦事處人員的工作安排調動。對該區(qū)域的促銷費用進行區(qū)域和階段合理計劃分配。

管理、監(jiān)控、指導分公司／辦事處所有人員對公司規(guī)定的各項管理辦法流程的執(zhí)行，杜絕違反公司規(guī)定及損害公司利益的違法行為發(fā)生，如有違反公司管理規(guī)定造成公司利益蒙受損失的，經理要承擔直接管理責任和經濟處罰。

負責對分公司／辦事處的各項費用的計劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平地開支各項費用。

負責對分公司／辦事處各項固定資產辦公用品管理和保護，保證公司財產不受損失。每月根據(jù)分公司／辦事處人員的工作表現(xiàn)，進行工作成績和業(yè)務能力的考核，填寫“月度評分表”，配合公司對分公司／辦事處人員的工資核算及定級考核工作。負責建立分公司／辦事處的銷售臺帳，對各經銷單位的投款和提貨情況隨時檢查，嚴格執(zhí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨的政策。

每月必須組織駐外人員召開一次業(yè)務會議，并負責組織營銷代表按時完成“本月工作總

結、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。2．與各部門的協(xié)調管理

分公司／辦事處經理要與公司市場、營銷管理、用戶服務等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。

協(xié)同用戶服務中心主任處理好與當?shù)馗髀毮懿块T的關系。

協(xié)助廣告代表公司的廣告員、廣告執(zhí)行人員，合理進行廣告投放，配合經銷單位共同策劃促銷活動，并監(jiān)督形象廣告的執(zhí)行情況。協(xié)同用戶服務中心主任，組織營銷代表加強對本區(qū)域的安裝維修服務網(wǎng)點的建設和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業(yè)單位的關系。

協(xié)助營銷管理部，監(jiān)督和管理好中轉倉的貨物進、出、存，每月督促中轉倉保管員做出當月的進、出、存月報表，發(fā)現(xiàn)問題及時追查處理。

3．分公司／辦事處經理的權限：

行使分公司／辦事處的銷售任務的計劃分配權。

行使分公司／辦事處人員的定崗分區(qū)，調動權。行使分公司／辦事處聘用人員的招聘權。

行使分公司／辦事處人員的考核和解聘、建議調離權。

行使分公司／辦事處的各項費用計劃、開支、監(jiān)督使用權。行使分公司／辦事處人員的工資考核、分配建議權。行使促銷方案的計劃、審核權，品牌廣告建設執(zhí)行權。行使售后、售前服務的處理和建，議處理權。行使分公司／辦事處財產的管理、控制保護權。行使分公司／辦事處所需貨源的計劃調度權。

(二)、用戶服務中心主任的工作職責：

1．協(xié)助分公司／辦事處經理開展分公司／辦事處的各項管理工作，為搞好本區(qū)域的銷售工作，共同領導和組織分公司／辦事處人員開拓市場，服務市場、培育市場。2．負責分公司／辦事處服務人員的組織、領導工作，并對本區(qū)域內的售后服務工作全面負責。

3．負責監(jiān)控管理中心所轄網(wǎng)點的安裝維修質量，按公司的有關規(guī)定進行考核。

4．積極配合營銷代表開拓市場，對符合建點條件的單位按程序及時設置特約維修安裝點。

5．負責分公司／辦事處售后服務員工的工作安排及工作考核，對嚴重違紀的員工有申請調離權(對公司員工)和解聘權(對聘用員工)。

6．負責轄區(qū)內的經銷網(wǎng)點的技術指導，定期進行技術培訓，提高各經銷網(wǎng)點技術人員的技術水平和服務素質。

7．結合實際需要制定配件安全庫存量，定期提交合理的配件需求計劃，保證零配年的及時供應。

8．完善配件及周轉機的管理，建立健全領用臺帳，每月定期盤點，確保帳、物、卡相符。

9．嚴格控制網(wǎng)點零配件的領用情況，防止零配件流失。10．組織人員認真審核下屬網(wǎng)點安裝維修單的真實性、規(guī)范性，并做好用戶回訪工作。

11．及時處理用戶或有關部門委托處理的投訴事件，及時組織對特殊用戶的上門服務，并跟蹤結果，最大限度防止惡性投訴事件的發(fā)生。

12．每月及時收集產品信息和服務信息，按要求反饋用戶服務部，并對轄區(qū)內產品質量信息和維修技術難點，及時以書面形式反饋。

13．及時向網(wǎng)點傳達公司下發(fā)的安裝、維修工藝文件及通知，并按要求對網(wǎng)點進行指導。14．以不符合要求或違反公司規(guī)定的網(wǎng)點提出整改建議。經批準后負責網(wǎng)點撤銷的善后工作。

15．加強與消費者協(xié)會、用戶委員會、技術監(jiān)督局等職能部門和各種傳媒的聯(lián)系，確保樂華產品的有利地位。

16．了解競爭對手的情況和新舉措，并及時反饋部門。

17．負責每月按用戶服務部和分公司／辦事處要求提供各種報表、帳目及工作總結。(三)、營銷代表的工作職責：

1．營銷代表必須全力配合分公司／辦事處經理、用戶服務中心主任開展銷售及售后服務工作，如期完成本區(qū)域分配的銷售任務。

2．在接受公司分配的任務和區(qū)域內二次分配任務后，必須擬定一份全年工作計劃，交分公司／辦事處經理審核，并呈交營銷管理部作為工作考核依據(jù)。

3．必須按公司要求努力開拓目標市場，協(xié)調好各商業(yè)單位的關系，管理好所負責區(qū)域的市場價格，監(jiān)督所轄區(qū)域內的貨物流向，并負責處理所轄地區(qū)的用戶服務工作。4．每月25號做出“當月工作總結及下月工作計劃”，交分公司經理審核，并作為工作考核。

5．營銷代表要嚴格執(zhí)行公司的營銷方案，堅持現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則，對收到的匯款、銀行承兌，要認真檢查，去當?shù)劂y行辨別真?zhèn)危?0萬元以上的匯票要求向開出行查詢，確保貨款安全。

6．對商業(yè)單位的來款匯票，必須當天傳真回公司財務科，在傳真件上簽名確認收訖日期。并做好分類登記，詳細記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等。

7．營銷代表必須定期與公司儲運、財務科核對帳目，確保與經銷商的經濟帳目準確。8．根據(jù)當?shù)厥袌鎏攸c，配合經銷商及廣告代理公司共同策劃促銷活動，并負責對市場推廣部提供的廣告發(fā)布方案進行有效論證，提出適合當?shù)氐氖袌銮闆r的合理化建議。9．認真執(zhí)行經市場推廣部論證后的廣告促銷策劃方案和廣告代理公司制定的媒介組合計劃，搞好當?shù)氐拇黉N工作。

10．負責本區(qū)域的專柜、專賣店的設置、申請報批，及樣機、宣傳資料的需求計劃制定、分發(fā)登記及使用跟蹤等。

11．負責對本區(qū)域內發(fā)布的廣告進行監(jiān)控，要求促銷活動每次一小結，并將書面報告反饋回市場推廣部。

12．密切與當?shù)匦侣劽浇榈年P系，負責當?shù)氐膭討B(tài)新聞宣傳工作。

13．協(xié)同分公司／辦事處經理，對導購代表進行招聘面試，將初試合格的詳細資料(身份證復印件，個人簡歷，學歷證書，《導購代表聘用登記表》傳真回市場推廣部審核，并報營銷辦公室批準。

14．每月對導購代表的工作進行考核，根據(jù)導購代表的銷售實績定期填報《導購代表底薪及獎金匯總表》，經導購人員簽名，分公司／辦事處經理確認后，連同《商場銷售報表》傳真回市場推廣部，以便結算導購代表的工資和獎金。

15．負責專柜、專賣店的管理工作，做到樣機擺放規(guī)范、POP充足，確保按照公司統(tǒng)一的瓤形象進行現(xiàn)場布置。16．通過各種信息渠道，積極收集當?shù)厥袌鲂畔�，并及時將信息反饋回公司市場推廣部。17．對符合建點條件的單位按規(guī)定程序報請用戶服務中心主任，設置特約維修安裝點，并監(jiān)控網(wǎng)點的安裝維修質量，按公司的有關規(guī)定進行考核。

18．及時了解和統(tǒng)計經銷商售中壞損機情況，提出處理意見，并根據(jù)批準的處理方案進行處理。

19．及時處理用戶的或有關部門委托處理的投訴事件，并跟蹤處理結果。

(四)市場推廣經理的職責

1．直接接受市場推廣部部長的領導，并接受分公司經理的日常工作的管理。

*依據(jù)公司整體市場推廣計劃，在市場推廣部的統(tǒng)一指揮下，執(zhí)行市場推廣部全國統(tǒng)一的市場推廣計劃。結合當?shù)厥袌鎏攸c，制定本地區(qū)的市場推廣計劃，報市場推廣部備案。*配合地區(qū)媒介執(zhí)行對媒體的購買，并進行地區(qū)媒介監(jiān)測。

*配合分公司經理根據(jù)當?shù)厍闆r，及廣告費分配情況制訂階段性的促銷計劃及區(qū)域專賣店／專柜發(fā)展計劃，并報市場部備案。

2．負責促銷現(xiàn)場的布置、監(jiān)督以及促銷材料的管理。

*按公司的CI要求，負責指導促銷現(xiàn)場的布置，并對宣傳、促銷效果進行監(jiān)督，確保達到應有廣告質量。

*負責市場推廣部統(tǒng)一制作的POP與促銷計劃材料的申領與發(fā)放工作。

．*負責提出本地區(qū)辦事處產品樣機、POP與促銷材料制作需求計劃，報市場推廣部備案，并對制作成本、制作質量加以控制。

3．負責區(qū)域導購人員的招聘、培訓與管理：

*協(xié)助市場推廣部、分公司經理對區(qū)域導購人員進行招聘、培訓、考核。*依據(jù)市場部整體工作要求，指導導購人員的日常工作(賣場標準化陳列、導購人員行為規(guī)范、信息反饋等)

*建立地區(qū)導購人員管理檔案并報市場推廣部備案。

4．市場信息的收集與反饋：

*密切關注競爭對手的市場動態(tài)，承擔區(qū)域市場的市場信息收集、匯總和分類整理工作，并及時反饋給分公司經理和市場推廣部。

*建立地區(qū)市場推廣費用分類登記臺帳并上報市場推廣部。(五)、分公司財務人員工作職責：1、組織與職責：

1)、分公司財務人員由營銷公司直接委派，行政上接受所在分公司領導，業(yè)務上接受營銷公司財務科領導；

2)、貫徹執(zhí)行營銷公司財務管理制度和銷售管理政策；

3)、根據(jù)營銷公司財務管理制度和銷售管理政策，協(xié)助經理制定分公司各項管理制度；4)、主管分公司日常財務會計業(yè)務，協(xié)助分公司經理搞好銷售財務管理，參與分公司的銷售管理；

5)、對于營銷公司的調入的各類存貨建立進、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產的安全、完整、增值；負責分公司客戶往來帳目的核對、清收。

6)、協(xié)助分公司經理，制定銷售回款回籠計劃，組織銷售貨款回籠營銷公司；7)、協(xié)助經理制定費用管理制度，正確劃分費用種類，控制各項費用額度，嚴把費用開支關；

8)、按時向營銷公司填報各類報表及提供其他信息；

9)、負責分公司財務資料的審核，對分公司日常業(yè)務進行監(jiān)控；11)、配合營銷公司各項業(yè)務審12)、保管分公司各種財務資料；

13)、完成營銷公司臨時交給其他任務。2、權限：

1)、對分公司銷售管理實施財務監(jiān)督；

2)、對營銷公司制定的財務管理制度和銷售管理政策享有實施權。3、工作要求：

1)、正確設置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作；

2)、嚴格執(zhí)行營銷公司存貨管理規(guī)定，負責存貨出庫單據(jù)的填開、保管；

3)、嚴格執(zhí)行分公司費用管理制度，履行費用報銷審核權，對違反公司財務管理規(guī)定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報營銷公司；

4)、按存貨的品種、型號、數(shù)量建立商品調撥明細帳。

5)、按客戶提貨型號、數(shù)量、金額及回款等明細內容設置應收帳款明細帳，并及時與各客戶核對。

6)、建立并登記現(xiàn)金收支日記帳，掌握分公司費用基金的使用情況。7)、每月底與倉庫對帳，并實施實地盤點，確保帳實相符。

8)、按公司規(guī)定，設置客戶待開發(fā)票登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具增值稅發(fā)票之數(shù)據(jù)資料。

9)、設置客戶銀行票據(jù)登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據(jù)的傳遞情況。10)、按時向營銷公司報送各類報表。

11)、嚴守公司秘密，維護公司利益。

12)、定期與營銷公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋營銷公司。

13)、月底費用備用金流水帳復印件，寄回營銷公司審核、備案。14)、協(xié)助分公司經理處理日常業(yè)務。(六)、辦事處綜合管理員工作職責：1．負責分公司／辦事處的文件管理工作。2．負責分公司／辦事處發(fā)貨開單工作。

3．做好經銷商檔案、安裝維修網(wǎng)點檔案、職能部門檔案、媒體檔案、用戶檔案等工作。4．協(xié)助營銷代表做好宣傳資料的分發(fā)登記工作。

5．協(xié)助分公司／辦事處經理做好人員考勤及辦公用品購買及發(fā)放。6．做好經銷商的貨款登記及銷售臺帳工作。

7．做好分公司／辦事處向公司信息反饋的組織督促工作。3．電話用語規(guī)范

*電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要牢記。接電話：“喟!您好，樂華空調XXX辦事處，”；打電話：“喟!您好，我是樂華空調XXX辦事處的XXX，請問”掛電話：“好的，謝謝您!再見”等

*語言要清晰，當遇到對方電話聽不清楚時，要禮貌地向對方聲明，確保通話質量。4．回廠考勤規(guī)定：

*駐外人員在回公司第二天必須到營銷辦公室報到；返回辦事處的前一天到營銷辦公室登記。

*差期或奉命回廠參加會議、培訓等期間按公司規(guī)定時間上下班、不得缺席；會議結束后必須及時返回分公司／辦事處，途中不得逗留。5．信息傳遞制度：

*分公司／辦事處經理分公司／辦事處經理負責有關政策的傳達和貫徹執(zhí)行每月必須召開例會，傳達公司精神，分析總結上月工作情況，下達本月工作計劃并布置工作任務，各員工不得缺席，違者按分公司／辦事處有關規(guī)定扣罰。

*關心、支持下屬工作并虛心聽取下屬的意見；員工有意見必須以誠懇的態(tài)度向上級反饋，不得無禮指責或辱罵上級。違者視情節(jié)輕重作扣罰或調離崗位的處理。三、分公司／辦事處文件檔案管理內容

1．銷售臺帳(總臺帳、分區(qū)分類臺帳)、庫存報表；2．承包項目臺帳(工資、費用)；

*做好每月的工資分配臺帳(包括內聘與外聘人員)；*做好每月分公司／辦事處及各區(qū)域的費用臺帳。3．基礎資料檔案：

*公司提供的各類產品的證書資料；

營業(yè)執(zhí)照(復印件)；價格表及營銷方案；

各類報告；

各類合同協(xié)議；

公司各類文件檔案

4．分類目管理存放，文件查找、檢索，確保文件的齊全及機密。四、制度適用范圍

本管理制度適用于樂華空調器營銷公司分公司／辦事處。編制：營銷辦公室審核：批準：

日期：201*年08月30日

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