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新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-29 04:21:55 | 移動端:新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

新手總結(jié)的外貿(mào)跟單流程

1…合同:平時與客戶的聯(lián)系都由老板自己掌握。由于客戶比較少,訂單量大,老板出于某種較為敏感的通病,不允許任何員工直接與客戶聯(lián)系。我們接到老板的通知后,根據(jù)客戶的要求,制作銷售合同,合同的內(nèi)容包括進出口雙方的聯(lián)系方式、品名、規(guī)格、數(shù)量、包裝、價格、起運港、目的港、發(fā)貨日期、付款方式、對產(chǎn)品的一些加工要求等,雙方簽字回傳,一單合同就這樣成立了。

2…布產(chǎn):合同確定了之后,及時下計劃到工廠進行生產(chǎn)。對于每種產(chǎn)品,客戶都有相應(yīng)的加工要求,要吩咐工廠按照客戶的要求進行生產(chǎn),對于部分細節(jié)需謹(jǐn)慎對待,避免出現(xiàn)差錯,造成不必要的麻煩。同時,要及時跟蹤貨物的生產(chǎn)進程并反饋,確定貨物的完成日期及具體的出貨日期。對于出貨日期較趕的柜子,及時催促工廠抓緊生產(chǎn)進程。

3…定包裝:包裝是比較煩瑣的一項工作。每個客戶都有自己不同的品牌,不同的品牌有不同的產(chǎn)品,同一個產(chǎn)品因為規(guī)格不同,包裝也就不盡相同。這主要體現(xiàn)在外箱、內(nèi)袋的圖案、字符、規(guī)格、所用的材料、大小、厚度等等。。與我司合作的包裝工廠,主要有兩家,一家是制作外箱的,一家是制作內(nèi)袋。在下訂單給他們的時候,注意計算好數(shù)量、對準(zhǔn)好圖案、規(guī)格和大小等信息,同時跟進生產(chǎn)情況,及時將包裝送達工廠,保證工廠能如期進行生產(chǎn)。

4...訂艙:出貨日期確定之后,向貨代下訂艙單。對于計劃內(nèi)的出貨,一般是提前一周預(yù)定下周艙位。其中必須考慮到客戶規(guī)定的每一水船必須不超過多少個柜,以及到港的時間的規(guī)定等因素。同時,公司幾個客戶經(jīng)常走的幾個目的港、船期以及ETA、ETD等信息必須做到心里有數(shù)。對于海鮮產(chǎn)品,一般使用凍柜托運。對于船公司的租柜和還柜時間、制冷費用、壓夜、退柜等信息心里必須有底,避免產(chǎn)生不必要的費用。

5...報關(guān)報檢:報關(guān)報檢由工廠去落實,一般是要提前向商檢局遞送報檢資料,資料由我司提供過去,工廠再自己制作相應(yīng)的單據(jù)去報關(guān)報檢。對于退稅產(chǎn)品的報關(guān)報檢單據(jù)和整個流程我弄到目前還很雜亂,以后還需要再繼續(xù)去理清楚。

6…出貨當(dāng)天:出貨當(dāng)天從貨代公司拿到司機資料、柜號、船名等資料,傳真給工廠,工廠校對好柜號裝貨。貨物裝好后,工廠傳真裝貨明細單過來,其中包含所裝的貨物數(shù)量、規(guī)格以及生產(chǎn)批號。(我方根據(jù)生產(chǎn)批號制作CODELIST,屆時一并寄給客戶,我也不明白客戶要這種去干什么用。)

7...單據(jù):首先是提單。提單作為貨權(quán)的憑證,顯得非常重要。先是制作提單補料給貨代,貨代公司在開船后2-3天內(nèi)制作提單正本過來。其次是相關(guān)的發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等單據(jù)。單證的制作有個固定的模式,只是需要將重點內(nèi)容更改一下就行。但在這個過程中,需要非常地細心謹(jǐn)慎,一份單據(jù)檢查了又檢查,看了又看,校對每個單詞、每個數(shù)字,就怕出現(xiàn)錯誤,到時候引起不必要的麻煩。

單據(jù)都是以工廠為抬頭的,關(guān)于這點,我很有疑問,只知道很多貿(mào)易公司都在回避客戶與工廠直接接觸,工廠能夠直接跳過貿(mào)易公司,給客戶更優(yōu)惠的價格。而在我司這邊,客戶與工廠都知道對方的聯(lián)系方式及各項情況。幾乎所有的單證都以工廠為抬頭(合同也是工廠為抬頭,我司簽發(fā)并蓋工廠的印章),偶爾領(lǐng)導(dǎo)會通知說某某合同用公司自己的抬頭簽訂,相關(guān)的單據(jù)也就用公司自己的抬頭了。在這個非常多疑敏感的公司里,我也不敢多問,所以至今我只能猜測有可能我司是賺傭金,而事實是否如此至今我還找不到答案。

8...繕后工作:一方面是跟蹤貨物的到港情況,催促客戶付款(所有的客戶都是做電匯),客戶的款是匯到工廠的賬戶,工廠的財務(wù)人員收到款項后,再通知我司。我司進行電放或寄單。

擴展閱讀:我的外貿(mào)跟單流程總結(jié)

我的跟單流程總結(jié)

老板要求我們每個人對自己的工作流程做一份總結(jié),下午我把自己的工作內(nèi)容總結(jié)了一下,這里貼出來,希望大家能共同討論。我也是憑自己的知識與僅有的工作經(jīng)驗來寫的,有哪些不對的地方還請好心的GGJJ指出來,這里感激不盡!聲明一下,我的工作范圍都是限定在付款方式為T/T,F(xiàn)OB深圳的,其它涉及不深。

跟單業(yè)務(wù)工作流程:

一.跟單:

1.制作合同:客戶下單以后,核對產(chǎn)品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認(rèn)的價錢是否一致,總金額是否正確,如正確,將資料輸入外貿(mào)專家軟件里做出口合同給客戶確認(rèn),如是做T/T30%,并讓其安排打訂金,待定金到帳后,再下購貨合同給工廠進行生產(chǎn),如果是做100%前T/T,則可直接安排生產(chǎn)。無論是在做出口合同或購貨合同,一定要特別注意產(chǎn)品描述,數(shù)量,價格,總金額,付款方式,交貨期與工廠方面協(xié)調(diào)好,以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后,要求工廠負責(zé)人簽回,存檔留底,如可以,可同時要求工廠提前算出訂單材積以準(zhǔn)備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢:需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢,則提供商檢資料給工廠,包括外銷合同,裝箱單,發(fā)票。大概兩三天后,工廠在向當(dāng)?shù)厣虣z局申請辦好商檢后,傳真換證憑條給你,留存以便日后安排報關(guān)。換證憑條只顯示實際報關(guān)商品的第一項商品及報關(guān)總金額,有效期一般為三個月,實際報關(guān)金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次,不可重復(fù)使用。

3.辦理C/O或FormA:看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產(chǎn)地證書,目前給予我國普惠制待遇的國家共36個,可以享受減免關(guān)稅待遇。C/O是一般性原產(chǎn)地證書,只是證明貨物是產(chǎn)自中國的。一般原產(chǎn)地證書得到貿(mào)促會辦理,而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產(chǎn)地證還是普惠制產(chǎn)地證,基本程序都是先在網(wǎng)上制作好資料(包括合同,發(fā)票,裝箱單等)后再發(fā)過去,待機器檢查合格后再由貿(mào)促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領(lǐng)取單證了。

4.驗貨訂艙:經(jīng)常注意工廠訂單生產(chǎn)進度,在交貨期前十多天,詢問工廠是否可以按時交貨,如可以,準(zhǔn)備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后,向貨代訂艙。如是客戶指定貨代,則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員,訂艙單上要填好發(fā)貨人,收貨人,通知人,發(fā)貨港,目的港,柜型,箱數(shù),產(chǎn)品名稱,毛重,體積等,讓其代為訂艙。兩三天后,貨代訂好艙后會傳真進倉單給你,注意進倉單上面的截柜時間,截補料時間,傳真給工廠,讓工廠按上面注明的時間內(nèi)將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖柜,則需填好拖柜委托書,上面注明柜型,拖柜時間,裝貨地址,工廠聯(lián)系人,聯(lián)系電話等,與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。

5.報關(guān):訂好艙后在文件補料時間至少三天以前,填寫報關(guān)資料寄給報關(guān)行或讓貨代幫忙報關(guān)。報關(guān)資料包括:外銷合同,裝箱單,發(fā)票,報關(guān)單,核銷單(注意核銷單在寄給報關(guān)行或貨代前,必須先向商檢局備案),報檢委托書,換證憑條,C/O或FormA等。

6.拿單:貨物報好關(guān),進入倉庫后,及時出提單補料給貨代,并與其核對提單草本。船開后兩三天內(nèi),貨代會列出費用清單來,包括文件費,AMS費用,清關(guān)費,操作費等。安排工廠付款,并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后,就可以向其拿正本提單了,一般貨代公司不寄提單,要公司派人去取,如公司沒有人手,也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放,出提單電放申請,蓋上公司章,簽名傳真給貨代,記得讓貨代傳真提單副本給你,以備公司留底存檔。

7.通知客戶:貨物開船后,發(fā)郵件通知客戶船名,開船日期等等,以便讓其及時購買保險。

8.催款寄單:拿到提單正本后,掃描復(fù)印件電郵給客戶,催其付清余款?蛻糌浛畹綆ず,再寄正本提單,裝箱單(數(shù)據(jù)應(yīng)與提單上一致),發(fā)票給客戶,在發(fā)票裝箱單上寫明柜號,封條號及發(fā)票號,雖然不太重要,但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅:在報關(guān)后一個月后,報關(guān)行或貨代會將報關(guān)底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你,拿上這些單據(jù)與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。注意:

1.有些產(chǎn)品比較工藝比較復(fù)雜,在生產(chǎn)前可以要求工廠打產(chǎn)前樣,或為了控制質(zhì)量,在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細心跟耐心的,時時刻刻注意工廠的生產(chǎn)進度,及時安排船期,在制作各種單證時,一定要特別小心,所有單據(jù)都很重要,一定要檢查檢查再檢查才行,我就會經(jīng)常出錯,不過慶幸還沒給公司造成損失,都是及時發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單證,可以自己事先準(zhǔn)備好,在拿出去前再仔細檢查一遍,就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結(jié)一下,有哪些貨要出,哪天要準(zhǔn)備哪些文件,哪些樣品在打樣,哪些事情要回客戶等等。

二.客戶來樣工作程序:

收到客戶要求打樣的新產(chǎn)品時,首先拍照存檔,在樣品上做好標(biāo)簽,注明幾月幾號哪個客戶寄樣,以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠,要求其打樣。如是比較重要的樣品,還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三.寄樣工作程序:

工廠打好樣品后,根據(jù)實際情況,自己留樣一份或拍照存檔,以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大,量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔(以方便后與快遞公司核對月結(jié)清單)。易碎物品在外箱上貼上易碎標(biāo)志,或為防止快遞人員弄錯,可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話,地址貼在外箱上。自己也須做好記錄,寄給誰,寄與目的,所寄物品,快遞單號等等,以便日后查詢。樣品寄出后,寫郵件通知客人所寄物品,快遞追蹤單號等。

在這些工作細節(jié)上,老板經(jīng)常說,在所有你交給別人的資料一定要自己檢查好了確定沒錯了再轉(zhuǎn)手給別人,別人沒有義務(wù)也不會有時間來給你挑錯。自己得對自己的工作得有100%的責(zé)任心。在對待工作上,應(yīng)有一定的主觀能動性,不能老是等著別人來交待工作給你或干等著別人來給你答復(fù),可以催復(fù)人家或主動地找事情做。在寫郵件給別人時,一定要一次性地將所有事情交待清楚寫詳細,不可以讓別人再來重復(fù)地問你這封郵件的內(nèi)容,這樣浪費別人的時間也是在浪費自己的時間。

在這些工作上,我有很多的不足,比如不夠細心,有時工作責(zé)任感不強,老板所講的那幾點也經(jīng)常做不好,希望在以后的工作過程中能逐一改善。

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