文件收發(fā)管理

文件收發(fā)管理

1.收文操作規(guī)范

受控狀態(tài)制度名稱收文操作規(guī)范編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為進(jìn)一步規(guī)范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規(guī)范。第2條收文范圍1.外部單位與公司之間關(guān)于管理、檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來公函。2.公司內(nèi)部公文。第3條收文承辦、催辦1.承辦人員應(yīng)按要求辦理。急件應(yīng)馬上處理，小時內(nèi)予以答復(fù)；一般要辦理的文件，天應(yīng)辦理完畢，最遲不能超過天；承辦人員在規(guī)定期限內(nèi)辦不完的，應(yīng)說明理由，并告知行政部。2.已辦結(jié)的收文，由承辦單位在“收文閱辦單”上注明處理結(jié)果，并在簽署姓名、日期后及時交回行政部。3.收文的催辦由行政部負(fù)責(zé)，對送交有關(guān)職能部門辦理的重要文件，要定期進(jìn)行跟蹤檢查。4.收文的處理、傳閱，最多不能超過一周，閱文者應(yīng)在當(dāng)日返還行政部。第4條收文整理歸檔文書人員對來文每月進(jìn)行一次正常性清理，每季度進(jìn)行一次系統(tǒng)性清理，并按檔案管理的規(guī)范化要求保存、立卷、歸檔。第5條收文保密工作1.各部門文管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)防文件散失、泄密和失密。2.對發(fā)生文件丟失、被盜、泄密、失密事件者，要嚴(yán)肅處理，并追究部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。第6條本規(guī)范由行政部負(fù)責(zé)解釋。第7條本規(guī)范自頒布之日起實(shí)行。修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字修訂記錄2.發(fā)文操作規(guī)范

受控狀態(tài)制度名稱發(fā)文操作規(guī)范編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為規(guī)范公司發(fā)文管理，提高發(fā)文效率，確保發(fā)文質(zhì)量、文書安全、傳遞及時，特制定本規(guī)范。第2條行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司文件的審核、發(fā)布工作。第3條文稿起草1.文稿要求言簡意賅、觀點(diǎn)鮮明、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，符合發(fā)文格式和行文規(guī)定。2.文稿起草完畢后，需仔細(xì)審核，并打印，填寫“發(fā)文簽批單”，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字后送行政部審閱。第4條會簽對于內(nèi)容涉及多個部門的文件，發(fā)文前由擬稿人組織相關(guān)部門會簽。行政部負(fù)責(zé)對會簽情況進(jìn)行審核。第5條簽發(fā)文稿核校無誤后，送分管副總和總經(jīng)理簽發(fā)。對于一般性業(yè)務(wù)文件，可由發(fā)文部門分管副總簽發(fā)；涉及公司重要事項的發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)。第6條裝封、分發(fā)和遞送1.核送裝訂好的文件份額后，分別裝入信封，寫好收文單位，并按需要加蓋密級、急件、掛號等印章。2.發(fā)出文件之前應(yīng)填寫“發(fā)文登記表”。第7條文件存檔對已印發(fā)的文件，發(fā)文部門應(yīng)將發(fā)文底稿、文件簽發(fā)單、兩份正式文件及電子文件等資料及時交行政部整理歸檔。第8條本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸行政部。第9條本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行。修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字修訂記錄

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頒審機(jī)構(gòu)：總部總裁辦公會管理部門：行政人資部YHTL-B002-B01-07=01

文件收發(fā)管理規(guī)定

第一章總則

第一條為規(guī)范公司文件收發(fā)管理，確保信息及時、準(zhǔn)確地上傳下達(dá)，提高工作效率，特制定本制度。

第二條本規(guī)定適用于集團(tuán)各項目部（公司）和各部門。

第二章文件收發(fā)管理要求

第三條各部門應(yīng)做好收文及往來文件的督辦、建檔保存工作。

第四條公司文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批示后，相關(guān)部門應(yīng)按指示辦理。由行政人資部檔案管理員分類存檔，相關(guān)部門可備份存檔。

第五條公司各部門有關(guān)人員需查看或復(fù)印相關(guān)文件原件時，應(yīng)到公司行政人資部檔案室,向管理員辦理借閱手續(xù)；管理員應(yīng)按照公司《檔案管理規(guī)定》的相關(guān)條款執(zhí)行。

第三章收文管理

第六條“收文”是指：集團(tuán)總部及所屬企業(yè)、房產(chǎn)集團(tuán)各部門及企業(yè)外部來文來函、傳真、非電子郵件，包括：正式文件、通知、便函、企業(yè)之間工作聯(lián)系函；集團(tuán)下屬各項目部（公司）、各部門給集團(tuán)的報告、請示、及其它報備材料等。凡發(fā)送給本公司的由行政人資部文員負(fù)責(zé)簽收；發(fā)送給各部門的，直接由所在部門負(fù)責(zé)簽收。

第七條文員收到文件后，按以下程序處理：

1、按收文時間先后順序及時填寫“收文登記表”，內(nèi)容包括：發(fā)文單位、文件標(biāo)題、收件時間等事項，并做好文件編號。

2、在文件首頁附上一張《文件傳閱單》或《收文處理單》并填寫好傳閱單內(nèi)容：包括：發(fā)文單位、文件標(biāo)題、收件時間；然后將文件送交行政經(jīng)理，由行政經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容確定并填寫傳閱對象（部門的收文由所在的部門負(fù)責(zé)人指定傳閱對象）。

3、文員根據(jù)行政經(jīng)理指定的傳閱對象，逐一呈送傳閱對象傳閱；

4、傳閱人接到傳閱文件后，屬“急件”應(yīng)即時傳閱；一般文件除出差外，原則上不超過當(dāng)天；傳閱后應(yīng)在傳閱單上簽署意見或簽名確認(rèn)；

5、文員將文件送交傳閱對象后，應(yīng)做好跟蹤，及時收回傳閱文件；避免傳閱對象因出差等原因或多人傳閱造成拖延時間等現(xiàn)象。

第八條文件傳閱后，對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署的批辦意見，文員應(yīng)及時向行政經(jīng)理匯報，由行政經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，并對處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤督辦。頒審機(jī)構(gòu)：總部總裁辦公會管理部門：行政人資部YHTL-B002-B01-07=01

第九條文件傳閱結(jié)束，文員應(yīng)及時將文件收回并交檔案管理員歸檔。

第四章發(fā)文管理

第十條公司向下屬部門、上級部門或向外部有關(guān)單位發(fā)文，一律列入發(fā)文管理。第十一條公司發(fā)文時，按以下程序辦理：1、主辦部門擬稿人擬稿；

2、主辦部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；

3、對文件內(nèi)容涉及其它相關(guān)部門或需相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)的，應(yīng)送相關(guān)部門或所分管的領(lǐng)導(dǎo)會稿（具體由主辦部門經(jīng)理在核稿時指定）；其中內(nèi)容有涉及法律事務(wù)的文件，應(yīng)請總部法務(wù)部律師會稿把關(guān)；

4、公司總裁（副總裁）或經(jīng)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；5、文件印制及加蓋公章；

6、發(fā)文主辦部門進(jìn)行發(fā)文登記，并將文件原件留一份存檔；7、文件發(fā)送。

第十二條部門對外發(fā)文時，應(yīng)按以下原則辦理：

1、業(yè)務(wù)部門以部門名義發(fā)文，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管的領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可發(fā)出；2、由業(yè)務(wù)部門主辦、以公司名義對外發(fā)文，應(yīng)事先將文件送行政人資部對文件編號、格式、文字內(nèi)容等進(jìn)行會稿把關(guān)；再由公司總裁（副總裁）或經(jīng)授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；文件經(jīng)簽發(fā)后可予以使用公司印章，并留存一份在行政人資部存檔,部門可自留復(fù)印件備份。

3、發(fā)出文件若有抄送公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門知曉的內(nèi)容，應(yīng)備份送達(dá)相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并由各業(yè)務(wù)部門簽收登記，以便日后備查。

4、發(fā)出文件如需相關(guān)業(yè)務(wù)部門反饋意見，各業(yè)務(wù)部門文員應(yīng)負(fù)責(zé)文件內(nèi)容的跟蹤落實(shí)及督辦工作。

5、部門對外發(fā)出的文件、傳真件應(yīng)套用公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，不得擅自以其它格式發(fā)

文。

6部門文件發(fā)文擬稿等其它程序，參照公司發(fā)文程序辦理。

財務(wù)部門的發(fā)文，原則上按本規(guī)定執(zhí)行；因業(yè)務(wù)需要在發(fā)文時有特殊要求的，不受上述規(guī)定限制。

第五章部門之間的收發(fā)文處理頒審機(jī)構(gòu)：總部總裁辦公會管理部門：行政人資部YHTL-B002-B01-07=01

第十三條公司各部門之間因工作需要可相互發(fā)文，發(fā)文形式有《工作聯(lián)系單》、《工作通知單》等。

1、屬需要相關(guān)部門配合、協(xié)調(diào)或知會、備忘等工作事項，可使用“工作聯(lián)系單”的形式；

2、屬人資、財務(wù)、工程技術(shù)等專項業(yè)務(wù)工作，需要相關(guān)部門直接辦理或知會、備忘等工作事項，可使用“工作通知單”的形式。

3、部門的《工作聯(lián)系單》和《工作通知單》，應(yīng)經(jīng)所屬部門經(jīng)理簽字后才能發(fā)出。第十四條各部門在收到相關(guān)部門的來文后，應(yīng)積極配合、協(xié)助辦理。對本部門不能辦理的，應(yīng)及時回復(fù)發(fā)文部門并說明原因；若不在部門權(quán)限范圍內(nèi)的，可請示分管上級領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行處理。

第十五條公司各部門因工作需要向公司請示、匯報工作時，可采用“報告、請示、工作匯報”等發(fā)文形式。

對于上報公司需由公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件，應(yīng)等待領(lǐng)導(dǎo)批示后，按照批示內(nèi)容要求執(zhí)行。

第十六條部門與企業(yè)之間的發(fā)文處理

公司各部門因工作需要需用公司名義向集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)的其它企業(yè)發(fā)文時，按部門對外發(fā)

文規(guī)定程序辦理；未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，部門或個人不得擅自以公司名義向集團(tuán)系統(tǒng)的其它企業(yè)發(fā)文。

第六章附則

第十七條本規(guī)定由公司行政人資部負(fù)責(zé)解釋。第十八條本規(guī)定自頒布生效之日起施行。

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