工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法

寫工作總結(jié)是很多職場人士難以回避的問題，如何寫好一份工作總結(jié)，充分表達(dá)出自己的工作成績，有時就像足球場上的臨門一腳那樣重要。

寫總結(jié)之前首先要考慮三個問題：一是為什么要總結(jié)？如果想不清楚這個問題，就想一想如果不寫總結(jié)的話會有什么后果？這個可能發(fā)生的后果往往就是寫總結(jié)的目的。二是有沒有其他的替代形式？比如采用口頭匯報、數(shù)據(jù)報表、現(xiàn)場展示等形式。三是誰需要你的總結(jié)？上司？其他部門？下級？客戶？針對不同的對象，寫總結(jié)方式和思路也有所不同。

接下來需要考慮總結(jié)的表現(xiàn)形式。常見的形式包括Word文檔、PPT文檔、Excel文檔、影音文件/動畫等。Word文檔一般比較適用于需要長篇敘述、進(jìn)行定性描述的總結(jié)，也是比較傳統(tǒng)的形式。PPT文檔總結(jié)的特征是容易閱讀，簡潔、要點(diǎn)突出，報告的結(jié)構(gòu)清晰、主次分明，邏輯層次清晰，如果還需要總結(jié)人進(jìn)行口頭報告，則更加適用。Excel文檔總結(jié)的特征是內(nèi)容模塊排列直觀、明了，很容易“一紙化”表達(dá)，且可直接進(jìn)行數(shù)據(jù)表分析。另外，影音文件/動畫的形式也能使得總結(jié)更直觀、生動。

工作總結(jié)一定要表達(dá)具體的內(nèi)容，承載這些內(nèi)容的載體有很多，常用的有四類：一是描述性的文字，這是最常見的載體；二是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)能量化地描述出工作結(jié)果，比文字更有說服力；三是圖表，圖表能更為直觀地表達(dá)數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)，指明趨勢，形象地描述狀況；四是分析，通過邏輯結(jié)構(gòu)的分解，或使用各類分析工具，分解現(xiàn)狀、追溯原因、預(yù)測未來，可以說，沒有分析的工作總結(jié)將是單薄而蒼白的。不同類型的工作總結(jié)、或不同類型的管理文化背景，需要選擇使用不同的載體，或綜合使用，以達(dá)到“有效表達(dá)”的目的。

進(jìn)行文字性描述時需注意幾個要點(diǎn)：一是要術(shù)語得當(dāng)，使用不恰當(dāng)?shù)膶�業(yè)術(shù)語一方面會使人看不懂你所想表達(dá)的意思，更嚴(yán)重的是曲解你的原意，造成工作失誤。二是要盡量使用公司的常用詞匯，共同的詞匯是交流的基礎(chǔ)，也是構(gòu)筑公司企業(yè)文化的基礎(chǔ)，對一些詞匯的共同理解能提高溝通效率，而使用非常用詞匯將提高工作總結(jié)的閱讀難度，甚至造成理解偏差。三是要分要點(diǎn)，將報告內(nèi)容按邏輯要點(diǎn)分開，將使表達(dá)更為清晰、流暢，重點(diǎn)更加突出，提高報告的可讀性。四是要簡潔，每一句話都應(yīng)有目的性，有存在的意義。好的工作總結(jié)一定不是言語羅嗦的八股文，對于尚不擅長簡潔表達(dá)的人來說，若想將重點(diǎn)突出表達(dá)，可考慮使用減法，總結(jié)報告完成后再審閱一遍，一點(diǎn)點(diǎn)減去那些無意義的信息。

工作總結(jié)的數(shù)據(jù)來源有很多，但寫報告時往往又面臨缺少數(shù)據(jù)支持的窘境。一般來說，至少可從四個方面去尋找數(shù)據(jù)：一是日常記錄，屬于累加型數(shù)據(jù)，比如累計發(fā)生的錯誤次數(shù)、累計接到的投訴件數(shù)、累計實(shí)施的培訓(xùn)時間等，若平時沒有記錄，總結(jié)時往往很難準(zhǔn)確取數(shù)；二是信息系統(tǒng)，屬于統(tǒng)計型數(shù)據(jù)，即可以從直接從信息管理系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)，比如在職人數(shù)（及其他人員相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)）、產(chǎn)值、平均庫存等；三是項(xiàng)目性工作，屬于項(xiàng)目型數(shù)據(jù)，即在項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)，比如一共投入的資源數(shù)量、項(xiàng)目的時間進(jìn)展數(shù)據(jù)、發(fā)生的損失、產(chǎn)出的結(jié)果數(shù)據(jù)等；四是預(yù)算和支出，除了財務(wù)預(yù)算、還包括人員或其他物資資源的預(yù)算，將預(yù)算與實(shí)際支出進(jìn)行比較，也是工作總結(jié)中常見的方法之一。

在編制數(shù)據(jù)時，要注意一些基本要求，才能確保數(shù)據(jù)的有效性。

1、數(shù)據(jù)必須是準(zhǔn)確、客觀的。不能憑空估算，一定要有所來源，而且數(shù)據(jù)不能被個人的主觀情緒所干擾，不能因個人的喜惡而隨意對數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍或修改，致使數(shù)據(jù)失真。

2、要有數(shù)據(jù)的背景。同樣的數(shù)據(jù)，在不同的背景下所表達(dá)的意義完全不同，有了準(zhǔn)確的背景描述，才能真正有效表達(dá)該組數(shù)據(jù)的真實(shí)涵義。比如在公司正常運(yùn)行背景下、和在重大生產(chǎn)工藝流程調(diào)整背景下，同樣的產(chǎn)品合格率數(shù)據(jù)所表達(dá)的意義就完全不同。

3、數(shù)據(jù)間應(yīng)形成合理的結(jié)構(gòu)，及邏輯關(guān)聯(lián)。單一的數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確表達(dá)事情的全部，往往需要用一組數(shù)據(jù)來表達(dá)。而且這些數(shù)據(jù)之間有什么邏輯關(guān)系，何為因？何為果？相互之間的交叉影響如何？對于同一事件影響的相關(guān)度和權(quán)重有什么不同？哪些數(shù)據(jù)之間又是相互制約的？存在哪些數(shù)據(jù)的矛盾組合？又如何能在這些矛盾間尋求到最優(yōu)化的解決方案？這些都是數(shù)據(jù)背后的有效信息。

4、數(shù)據(jù)要有明確的指向性和目的性。為何要引用這些數(shù)據(jù)？你希望用這些數(shù)據(jù)把閱讀者的思路引向何方？工作總結(jié)中僅僅羅列一大堆數(shù)據(jù)，而沒有明確的目的指向，只會令閱讀者目眩，反而成為干擾信息。

5、數(shù)據(jù)要經(jīng)過分析和解讀。誠然，閱讀者也可以依據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和視角去解讀這些數(shù)據(jù)，但作為報告人，至少自己要先有個基本分析，對自己提供的數(shù)據(jù)要有自己的視角，抓住數(shù)據(jù)中的要點(diǎn)，比如極限值、異態(tài)值、數(shù)據(jù)規(guī)律與趨勢、比較分析等，提醒閱讀者關(guān)注，總之，要從單純的數(shù)據(jù)中解讀出文字性的東西來。

6、數(shù)據(jù)要有結(jié)論。你通過這些數(shù)據(jù)想說明的問題一定要明確地表達(dá)出來，并形成自己的結(jié)論。沒有結(jié)論的報告不能稱之為報告，哪怕這個“結(jié)論”只是提出一系列新的問題，以提請閱讀者關(guān)注而已。

在制作圖表時，常見的圖有三類：一是統(tǒng)計圖，即將各類數(shù)據(jù)進(jìn)一步分解、統(tǒng)計，并形成柱狀、餅狀、曲線等各種類型的統(tǒng)計圖，以直觀地表達(dá)出數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；二是流程圖，以對業(yè)務(wù)的設(shè)計結(jié)果或運(yùn)行現(xiàn)狀的各個動態(tài)過程的步驟、各步驟間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行直觀表達(dá)；三是模型圖，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)的靜態(tài)關(guān)聯(lián)、業(yè)務(wù)組成的基本模式等以模型形式表達(dá)出來。

進(jìn)行分析時應(yīng)根據(jù)分析的對象使用有針對性的合理工具。所謂“分”，就是將事物分解，將隱含的構(gòu)成要素一個個抽出來，所謂“析”就是解析表象下的原因，并使我們對這些要素和原因之間的邏輯關(guān)系看得更加清晰�；�于這樣的分析，能使我們對未來的判斷更為準(zhǔn)確。常見的分析工具有SWOT分析、樹形圖、魚骨圖、數(shù)據(jù)透視、比較分析、趨勢推衍等。最后不要忘記，這些分析都應(yīng)形成結(jié)論，而不僅僅是羅列一些分析的過程。

寫工作總結(jié)之前我們還需做哪些準(zhǔn)備呢？

首先要有個提綱，提綱是對工作總結(jié)的素描。提綱一般會將總結(jié)描繪成兩大類型，一是并行結(jié)構(gòu)，即總結(jié)有幾大模塊構(gòu)成，各大模塊又是由幾個小模塊構(gòu)成，各模塊雖有關(guān)聯(lián)，但基本上沒有邏輯上的先后關(guān)系，可獨(dú)立成章；二是串行結(jié)構(gòu)，即總結(jié)有一條主線，隨著時間、項(xiàng)目進(jìn)展、上下層關(guān)聯(lián)、因果關(guān)系等邏輯因素逐漸展開，層層推進(jìn)。然后根據(jù)內(nèi)容制定標(biāo)題。

然后要考慮虛擬的傾訴對象，針對不同的對象使用的語言風(fēng)格、表達(dá)重點(diǎn)也不同。比如對上級是工作匯報，對公司是述職，對部門員工是總結(jié)與指導(dǎo)，對自己是工作提煉與備忘。

然后對工作總結(jié)要有個感性認(rèn)知的定位。工作總結(jié)當(dāng)然需要理性的描述，但為了達(dá)到打動閱讀者的目的，還是需有一個基本情緒線，什么地方是鋪墊，什么地方需渲染，什么地方應(yīng)凸現(xiàn)矛盾，什么地方想表達(dá)激情，什么地方要喚起行動，都要有所規(guī)劃。即使只是使用文字，整個文字里也應(yīng)有圖片化、場景化的基調(diào)，也就是說，文字應(yīng)該有畫面感，使他人在閱讀時能被喚起某種場景認(rèn)知。過于干癟的文字，或互相矛盾的情緒基調(diào)，會令總結(jié)失色不少。最后要對工作總結(jié)的專業(yè)性有個基本的定位。也就是你準(zhǔn)備寫成什么專業(yè)水準(zhǔn)的總結(jié)？如果閱讀對象并不是該專業(yè)的資深人士，總結(jié)就應(yīng)該寫得更通俗易懂些。比如給技術(shù)管理出身的總經(jīng)理的人力資源工作總結(jié)，若大量堆砌人力資源專業(yè)詞匯，恐怕無助于總經(jīng)理真正理解你的真實(shí)意思；但如果給同行的上級提交總結(jié)時，若寫得過于通俗，可能也難以有效表達(dá)工作進(jìn)展的深度，以及體現(xiàn)擬的專業(yè)能力。所以要注意對素材的專業(yè)性解讀，也就是術(shù)語的選擇，以及對素材的專業(yè)性提煉，也就是問題的歸結(jié)，以預(yù)先控制工作總結(jié)閱讀的難度。

接下來看一下如何逐步完成一篇工作總結(jié)。

工作總結(jié)一般由幾大部分構(gòu)成：標(biāo)題、目錄、開頭、內(nèi)容、結(jié)尾、署名。

標(biāo)題一般要包含三個要素，匯報者、時間范圍、總結(jié)性質(zhì)�！皡R報者”要說明是部門總結(jié)還是個人總結(jié)？是哪個部門（或個人）的總結(jié)？“時間范圍”要說明總結(jié)的時間跨度和區(qū)段，是年度總結(jié)？還是月度總結(jié)？“總結(jié)性質(zhì)”要說明是按時間劃分的階段總結(jié)還是項(xiàng)目總結(jié)。比如“人力資源部201*年年度工作總結(jié)”，或“招聘部201*年校園招聘項(xiàng)目總結(jié)”。

工作總結(jié)的篇幅如果比較長，或涵蓋的內(nèi)容比較多，最好先羅列一份標(biāo)題，使閱讀者對整篇總結(jié)先有個概括性的認(rèn)知，以便更好地把握全局的內(nèi)容。

很多人寫總結(jié)時非常困惑于怎么寫開頭。開頭時應(yīng)盡量使用符合公司文化特征的語言，比如筆者在網(wǎng)上搜到一段大概適用于政府部門的開頭模版：“一年來，本人認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，貫徹十六大和十六大三中全會精神，在思想上按黨員標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，在工作上勤勤懇懇、任勞任怨，在作風(fēng)上艱苦樸素、務(wù)真求實(shí)，較好地完成領(lǐng)導(dǎo)和各級部門安排的各項(xiàng)任務(wù)。為***盡心盡力，努力工作，主要情況匯報如下：”這對于公務(wù)員可能沒問題，但如果在一個務(wù)實(shí)的外企使用這樣的開頭，恐怕會被退回重寫。

總結(jié)的開頭常見的有四種類型：

1、感性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段：“時光荏苒，***年很快就要過去了，回首過去的一年，內(nèi)心不禁感慨萬千……，歲月如梭，轉(zhuǎn)眼間又將跨過一個年度之坎，回首望，雖沒有轟轟烈烈的戰(zhàn)果，但也算經(jīng)歷了一段不平凡的考驗(yàn)和磨礪�！�

2、理性開頭。比如網(wǎng)上搜來的這段：“一年來，在***領(lǐng)導(dǎo)的帶動下，在全體成員的幫助下，我緊緊圍繞***的中心工作，充分發(fā)揮崗位職能，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，現(xiàn)作以簡要匯報。”

3、提綱攜領(lǐng)式開頭。比如：“回顧***年，我及部門同事共同努力，共完成以下工作事項(xiàng)。”

4、直接進(jìn)入標(biāo)題。標(biāo)題下就直接進(jìn)入各模塊的小標(biāo)題，這樣的好處是不但很好地避免了書寫開頭的煩惱，也顯得自己非常務(wù)實(shí)，壞處是總結(jié)的整體上略顯生硬。

完成開頭后自然要進(jìn)入總結(jié)的基本內(nèi)容部分。所謂“總”，就是對過去發(fā)生事情的匯總描述，所謂“結(jié)”，就是得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、規(guī)律的結(jié)論。通過由“總”到“結(jié)”的過程，要將感性上升到理性的層次�？偨Y(jié)應(yīng)符合一些基本原則，包括客觀性、典型性、指導(dǎo)性、證明性。一份完整的工作總結(jié)應(yīng)該包括以下四個方面：

1、總：有些什么？此時一般需要進(jìn)行兩大類盤點(diǎn)：資源盤點(diǎn)和制度盤點(diǎn)，以找出其中的優(yōu)勢和不足，區(qū)分出緊急和重要的事項(xiàng)。這種盤點(diǎn)一般是靜態(tài)的。

2、總：做了什么？此時最好按“闡述最終結(jié)果-描述業(yè)務(wù)過程-介紹所使用的方法-說明工作思路”的順序進(jìn)行描述。這種業(yè)務(wù)行為一般是動態(tài)的。

3、結(jié)：結(jié)論如何？結(jié)論包括問題點(diǎn)在哪里？原因是什么？還有哪些可能性？其中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)是什么？有哪些需改善的要點(diǎn)及基本思路如何？對未來的預(yù)估是什么？

4、結(jié)：怎么辦？一般闡述對下一階段的展望，未來的基本工作思路，以及所需追加的資源。

和總結(jié)的開頭一樣，總結(jié)的結(jié)尾也是令人頭疼的問題之一，但一個好的結(jié)尾能給整篇報告起到點(diǎn)睛之筆的作用�？偨Y(jié)的結(jié)尾常見的有三種類型：

1、總結(jié)型結(jié)尾。比如網(wǎng)上搜來的這段：“以上是我的年終總結(jié)，總的來說……，我會努力配合各個部門……，請各位領(lǐng)導(dǎo)和每位員工進(jìn)行監(jiān)督�！�

2、展望型結(jié)尾。比如網(wǎng)上搜來的這段：“新的一年意味著新的起點(diǎn)、新的機(jī)遇、新的挑戰(zhàn)，我們決心再接再厲，更上一層樓。在新的一年里，我們將……”或：“今后努力的方向：隨著****的實(shí)行，可以預(yù)料我們的工作將更加繁重，要求也更高，需掌握的知識更高更廣。為此，我將更加勤奮的工作，刻苦的學(xué)習(xí)，努力提高文化素質(zhì)和各種工作技能，為***盡應(yīng)有的貢獻(xiàn)�！�

3、直接結(jié)尾。將各個模塊表達(dá)完畢后，直接結(jié)束，不再另作收結(jié)。有的則簡潔地寫“以上”兩字表示整篇在此處結(jié)束了，以作為結(jié)尾。

工作總結(jié)的最后不要忘了署名。署名中一般應(yīng)標(biāo)明以下要素：撰寫人（具體由誰執(zhí)筆）、報告人（包括團(tuán)隊成員）、日期、匯報對象、總結(jié)中的資料來源等。

這樣，一份完整的工作總結(jié)就完成了。

當(dāng)然，總結(jié)報告的形式多種多樣，風(fēng)格特征也千差萬別，本文只是希望就一些共性的要素做一些歸納，希望對身處職場的朋友們在實(shí)際編撰總結(jié)報告時能有一定的參考價值。

友情提示：本文中關(guān)于《工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，工作總結(jié)的結(jié)構(gòu)和寫作方法：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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