總裁秘書-職務(wù)說明書

總裁秘書-職務(wù)說明書

A07A、工作描述

職務(wù)名稱職務(wù)概況工作概述直接上級直接下屬無協(xié)助總裁處理日常一般性工作事務(wù)1）負責(zé)起草公司年度工作總結(jié)及總裁講話稿；2）負責(zé)協(xié)調(diào)安排總裁工作日程、會議等，參與相關(guān)商務(wù)與公司行政例會并作好翻譯及會議記錄工作，整理會議紀要；工3）負責(zé)總裁簽發(fā)文件的起草、打印、登記、存檔和管理工作；作4）負責(zé)接聽和處理總裁日常電話、總裁有關(guān)信函的接、轉(zhuǎn)和回復(fù)及整理；內(nèi)5）負責(zé)為總裁接見訪客做好預(yù)約工作，接待總裁的來訪人員，并做好來訪記錄；容6）負責(zé)總裁傳真件的收發(fā)，并及時將接收的傳真交總裁處理；和7）正確無誤地傳達總裁指示，匯總各部門遞交和上報的工作信息和文件；職8）負責(zé)總裁報發(fā)布的工作文件或工作指示的落實和催辦工作；責(zé)9）協(xié)助處理總裁辦公室日常的各項工作和事務(wù)；10）協(xié)助總裁對外聯(lián)絡(luò)和公共關(guān)系工作；11）協(xié)助協(xié)調(diào)各級人員及各部門之間的合作與溝通關(guān)系；1）完成總裁或總裁助理交辦的其他工作。1）對總裁日常工作計劃的建議權(quán)；工作權(quán)限2）有對各部門相關(guān)工作的監(jiān)督權(quán)和指導(dǎo)權(quán)；3）有對上報總裁的文件查詢權(quán)；4）有對工作違規(guī)違紀的糾正權(quán)；5）有對總裁安排工作的跟進權(quán)和檢查督促權(quán)。工作重點考核項目1）件打印、復(fù)印和管理的差錯率；2）會議召集的及時性，會議記錄的準確率；3）傳達指示的及時性和準確性；4）工作關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)處理的有效性。所受監(jiān)督工作關(guān)系所施監(jiān)督內(nèi)部關(guān)系外部關(guān)系

受總裁和總裁助理的領(lǐng)導(dǎo)與工作監(jiān)督對總監(jiān)秘書和文員的工作指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各級人員之間的關(guān)系與總裁、總裁助理及公司各級人員的工作聯(lián)系受總裁委托，與政府相關(guān)職能部門發(fā)的工作聯(lián)系總裁助理總裁所屬部門職務(wù)編號公司本部A501定編人數(shù)薪資等級1協(xié)理

A07B、任職說明

年齡身體條件身高體能學(xué)歷要求專業(yè)要求經(jīng)驗要求個性素質(zhì)必備任職資格必備資格證崗位基本能力BBB領(lǐng)導(dǎo)決策能力統(tǒng)籌規(guī)劃能力激勵授權(quán)能力組織指揮能力開拓創(chuàng)新能力分析判斷能力溝通協(xié)調(diào)能力工作技能25-351.65以上性別相貌外形氣質(zhì)良好身體健康、精力充沛，能承受工作壓力本科以上學(xué)歷中文、企業(yè)管理、文秘、財會、計算機等相關(guān)專業(yè)三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗，一年以上本職務(wù)工作經(jīng)驗誠實、細心、踏實、穩(wěn)重、工作嚴謹、責(zé)任心強、開朗大方計算機外語其他熟練使用各類辦公軟件操作系統(tǒng)英語聽、說、寫能力較強精通普通話，有文藝才能及有駕照者優(yōu)先無特殊要求AABABBC社會活動能力人際關(guān)系能力理解實施能力語言表達能力文字表達能力學(xué)習(xí)成長能力沖突管理能力要求程度：A、高；B、較高；C、一般；D、較低；E、低所需技能培訓(xùn)可直接晉升的職位職業(yè)發(fā)展工作條件工作考核指標可相互轉(zhuǎn)換的職位可升遷至此的職位工作強度工作環(huán)境ttt工作績效指導(dǎo)能力工作能力ttt公司企業(yè)文化、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、財務(wù)及營銷管理董事長助理部門經(jīng)理總監(jiān)秘書比較忙碌、會經(jīng)常加班、工作壓力較大一般在室內(nèi)工作，環(huán)境較好、舒適，有時出差工作效率專業(yè)知識責(zé)任心ttt安排調(diào)配工作創(chuàng)新發(fā)展?jié)摿�ttt協(xié)調(diào)能力團隊合作成本意識

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文件名董事長秘書崗位說明書部門人力資源部編號編制生效日期審核版次A/0批準崗位名稱董事長秘書崗位編號101所在部門董事長辦公室崗位定員1直接上級集團董事長所轄人員0直接下級職責(zé)摘要：負責(zé)董事長有關(guān)的文秘事宜，提供專業(yè)秘書服務(wù)。日常職責(zé)：1.合理安排董事長每天日常的工作計劃，做好與各有關(guān)單位的協(xié)調(diào)、預(yù)約、調(diào)整的工作，并做好周、月計劃。2.每周一上班前將本周日程安排置于董事長辦公桌上，適時提醒董事長參加會議、約見客人、處理事務(wù)。3.根據(jù)董事長的出差行程，預(yù)訂機票。與接待單位相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)安排董事長的接機、住宿、餐飲、會見等一系列活動。準備出差需攜帶的文件、資料。4.掌握文書寫作要領(lǐng)，高質(zhì)量、高效率為董事長起草相關(guān)文件、報告，并負責(zé)打印文稿、收發(fā)函電文件。5.根據(jù)董事長的工作指示需要，收集各種紙本、網(wǎng)絡(luò)資料。根據(jù)緊急、重要程度對來文進行分類，對緊急的文件及時安排崗位職責(zé)董事長批閱，協(xié)助董事長高效處理文件。6.負責(zé)收發(fā)、審核、過濾應(yīng)傳遞給董事長的簽字票據(jù)。7.負責(zé)董事長有關(guān)文件資料和檔案的整理、歸檔和文件密級劃分工作。對處理完畢的文件及時存檔。8.負責(zé)收取集團各部門的統(tǒng)計報表，并進行綜合性匯總整理歸檔及上報董事長。9.協(xié)助董事長文件的處理、呈送。根據(jù)董事長的批示，對需要繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件及時傳遞。10.做好董事長辦公室的日常整理，重要文件管理、立卷、歸檔工作。在文件流轉(zhuǎn)過程中做好保密工作。11.負責(zé)與董事長有關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或其他單位領(lǐng)導(dǎo)的接待、參觀工作。12.對董事長的口頭交辦的事項，及時跟進、落實、反饋。

1/文件名董事長秘書崗位說明書部門人力資源部編號編制生效日期審核版次A/0批準13.負責(zé)董事長各項公務(wù)費用的報銷。14.備妥錄音筆，隨時側(cè)錄董事長的發(fā)言，為定期出書做聲音文字的文稿準備。會議職責(zé)：1.負責(zé)董事長交辦的問題、調(diào)查研究，并提出處理意見或建議。2.負責(zé)為董事長準備召開的各類會議做資料準備、參會人員通知、聯(lián)系安排場地等工作。3.負責(zé)董事長有關(guān)會議紀要并會后進行整理，及時向各部門傳達會議的各項要求。4.參與董事長指定的公司會議組織、策劃、協(xié)調(diào)工作。協(xié)作職責(zé)：1.負責(zé)跟蹤各會議中的有關(guān)部門落實決議的執(zhí)行情況，跟蹤董事長決議事項的推進，并且回報董事長。2.協(xié)助董事長對集團內(nèi)部的管理運作，需協(xié)調(diào)的各部門工作關(guān)系。3.協(xié)助董事長對其他有關(guān)集團與本集團運作中，需要協(xié)調(diào)的各集團部門的工作關(guān)系。事務(wù)職責(zé)：1.對電話進行預(yù)處理，當董事長不在，或不方便接聽電話時，做好電話記錄，及時轉(zhuǎn)告董事長，不漏接任何重要電話。2.熱情禮貌地接待來訪客人。受董事長指示委托，出席公司外部各種會議、活動等。3.根據(jù)情況對來訪客人進行分流，減輕董事長的壓力。根據(jù)貴賓客人的不同習(xí)慣提供餐飲安排。4.對外代表提升企業(yè)品牌知名度，注意外部形象塑造。5.協(xié)助董事長對外關(guān)系/事業(yè)部發(fā)展的有關(guān)事務(wù)處理。輔助董事長維護良好的外部客戶關(guān)系，重大節(jié)日、重要客戶或客戶單位的紀念日、慶典等提醒或代表董事長發(fā)賀函表示祝賀。5.代表公司董事長做員工福利性慰問工作。

2/文件名董事長秘書崗位說明書部門人力資源部編號編制生效日期審核版次A/0批準6.董事長公關(guān)的年節(jié)禮品、辦公定期用品采購。其他職責(zé)：1.董事長其他臨時交辦事項。2.接受董事長辦公室合理安排的其他工作事項。1.教育背景：經(jīng)濟管理專業(yè)等相關(guān)本科專業(yè)。2.培訓(xùn)經(jīng)歷:財務(wù)、管理等方面的培訓(xùn)。任職條件3.經(jīng)驗要求：熟練地使用辦公自動化設(shè)備，高水平的各種公文、信函的寫作能力，很強的領(lǐng)悟力，優(yōu)秀的判斷、協(xié)調(diào)、溝通、執(zhí)行能力。4.態(tài)度:較強的工作壓力承受能力，良好的團隊合作精神。1.工作場所：辦公室工作條件2.環(huán)境狀況：基本舒適3.危險性：無職業(yè)病危險

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