檔案、證書、印章管理規(guī)定

檔案、證書、印章管理規(guī)定

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)我校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在我校各項工作中的作用，妥善保管證書和印章，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》和證書印章管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制定本辦法。

第二條本規(guī)定所稱檔案、證書、印章是指我校在教育教學(xué)、后勤、黨政管理和其它各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會當(dāng)前及長遠(yuǎn)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。

第三條學(xué)校檔案是全校師生員工智慧的結(jié)晶，是重要的信息資源和歷史憑證，檔案、證書、印章管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的基本原則，確保各類檔案、證書、印章達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。各部門都有管理和保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第四條檔案、證書、印章工作是我校工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的一項基礎(chǔ)工作，是維護(hù)學(xué)校歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。

第二章體制、機(jī)構(gòu)、人員和任務(wù)

第五條我校檔案工作受市教育局的領(lǐng)導(dǎo)，同時接受市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第六條學(xué)校設(shè)檔案室。由辦公室人員管理檔案工作，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、整理、保管和移交工作。

第七條學(xué)校檔案室是學(xué)校檔案工作的管理部門，是保存和提供利用本校檔案的職能部門，具有對全校檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、實行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查的責(zé)任。第八條學(xué)校檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定。第九條學(xué)校檔案室的基本任務(wù)

１、貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策、法令和法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

２、建立和健全學(xué)校各類檔案管理制度和實施規(guī)范，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。

３、負(fù)責(zé)對學(xué)校各類檔案及有關(guān)資料的接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管工作。

４、努力開展檔案的開發(fā)和利用工作。

５、編制各類檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源。６、參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流。

７、負(fù)責(zé)對學(xué)校專、兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

８、采取多種形式、開展檔案的宣傳教育活動，增強(qiáng)師生員工的檔案意識。９、積極開展檔案理論和實踐的研究，提高理論水平，總結(jié)實踐經(jīng)驗，參加檔案學(xué)術(shù)交流活動。

10、做好檔案的修復(fù)、保護(hù)、縮微及計算機(jī)輔助管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備

第十條學(xué)校要保證檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。對歸檔文件所需的檔案裝具及設(shè)備，學(xué)校在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。

第十一條學(xué)校檔案室要有符合檔案管理要求的檔案庫房。

第十二條學(xué)校檔案庫房要有足夠的裝具，保證檔案的安全存放。第四章文件材料的積累、立卷和歸檔

第十三條學(xué)校應(yīng)做到各項工作實行“四同步”管理。即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。第十四條學(xué)校應(yīng)建立和完善文件材料的立卷歸檔制度，并將其納入教學(xué)、科研、管理和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，以確保各項工作完成后，均有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十五條學(xué)校任何個人在從事教學(xué)、科研、黨政管理、外事等活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為己有。凡學(xué)校有重大活動、慶典、捐贈等事項，在其發(fā)生、發(fā)展過程中形成的全部文字材料、照片、錄像，均應(yīng)及時歸檔。

第十六條有關(guān)人員應(yīng)會同檔案室對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予鑒定和驗收，不予申報成果。

第十七條我校實行文件材料形成管理制度。

１、學(xué)校的兼職檔案工作人員應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)規(guī)律，將辦理完畢的文件材料按類別、問題、時間排列裝入檔案袋，以便立卷按規(guī)定時間向檔案室移交。２、學(xué)校各項活動，由專人負(fù)責(zé)，把活動過程中形成的文字、圖表、圖片等所有材料加以整理保存并移交檔案室。

３、學(xué)校每年形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷，按規(guī)定的時間向檔案部門移交。

第十八條凡需歸檔的文件材料必須遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，編寫頁號、填寫案卷目錄、備考表、擬寫好案卷標(biāo)題、注明保管期限；編制移交目錄一式兩份，由負(fù)責(zé)人和檔案工作人員簽字后向?qū)W校檔案室移交、交接雙方簽字。第十九條對歸檔的各種載體的文件材料，必須做到書繪工整、聲像清晰、裝訂整潔、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相關(guān)部門負(fù)責(zé)改進(jìn)和復(fù)制。

第二十條為了便于檔案的裝訂和排架，公文處理用紙一律使用16K普通用紙，設(shè)備材料用設(shè)備檔案用紙、會計憑證要統(tǒng)一規(guī)格。

第二十一條文件材料歸檔范圍應(yīng)按規(guī)定的九大類收集歸檔：1、黨群（黨務(wù)、群團(tuán)、其它）；2、行政（行政事務(wù)、人事勞資、總務(wù)后勤、其它）；3、教育教學(xué)（教務(wù)管理、德育管理、學(xué)生管理、其它）；4、基建；5、聲像；6、會計（報表、帳簿、憑證）；7、設(shè)備；8人事檔案；9、實物

第五章檔案的管理和利用

第二十二條學(xué)校檔案室要按照《學(xué)校檔案分類整理方法》的要求，對各類檔案進(jìn)行分類、編號、排架，編制案卷目錄和其他檢索工具，做到分類科學(xué)、整理系統(tǒng)、保管安全，統(tǒng)計準(zhǔn)確，利用方便，管理手段先進(jìn)。

第二十三條要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)破損、字跡褪色的檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。

第二十四條各類檔案保管期限：學(xué)校各類檔案按其價值將保管期限分為永久、長期、短期三種。凡記錄學(xué)校主要職能活動，對教學(xué)、科研等具有長久參考和研究價值的，應(yīng)定為永久保存；凡在較長時間內(nèi)具有利用價值的，應(yīng)定為長期保存；凡在短時間內(nèi)具有利用價值的定為短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的文件材料，其保管期限一律從長。會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、長期兩種，長期期限分為十五年、二十五年。第二十五條學(xué)校檔案部門所保存的檔案，主要供本校利用，如其他單位或個人需查閱或利用時，必須遵守我校檔案管理規(guī)章制度。本校工作人員因工作需要，可直接查找、借閱本單位歸檔的檔案。非本校人員查閱檔案時，應(yīng)持單位介紹信或身份證，經(jīng)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱。凡摘抄、復(fù)制的檔案，須經(jīng)檔案室核準(zhǔn)后，加蓋檔案室公章和學(xué)校公章方能生效。

第六章獎勵與處罰

第二十六條對專、兼職檔案工作人員，在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的，應(yīng)由學(xué)校給予表彰和嘉獎。

第二十七條對于違反檔案管理的行為，或因玩忽職守而造成檔案損失的領(lǐng)導(dǎo)和個人，應(yīng)視情節(jié)輕重，依照法律規(guī)定由學(xué)校給予行政處分；構(gòu)成犯罪的由司法部門追究刑事責(zé)任。

第七章附則

第二十八條本規(guī)定自201*年9月1日起實施。

濱州市中華武術(shù)學(xué)校

201*年8月30日

擴(kuò)展閱讀：006證章管理制度

經(jīng)營管理制度

證章管理制度

1.目的：文件編號：ZH-MOS--006版本號：A加強(qiáng)公司的證章控制，避免因管理不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。2.范圍：適用于公司的所有重要文件、證照和印章。3.職責(zé)：管理部負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理，負(fù)責(zé)公司及本部門印章的保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。4.定義：公司的營業(yè)證照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；重要文件及證照合同及評估報告；公司合同、章程、法人身份證明及文件；與公司有關(guān)的政府部門專門文件；公司其它重要文件。公司印章指以公司名義刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部門章、專用章。指對外唯一代表公司形象的印章，代表企業(yè)權(quán)力、憑信和職責(zé)，是企業(yè)法人的象征。公司法定代表人、總裁及總監(jiān)私人印章�？逃泄�司部門名稱的印章。財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章、文件編號章等。將印章蓋于紙上后而形成的書面印章樣板。公章私章部門章專用章印鑒5.0內(nèi)容：5.1重要文件及證照管理公司重要檔案及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于公司財務(wù)室，實行專人管理，保證檔案及證照的安全與完整。各部門負(fù)責(zé)辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時將原件轉(zhuǎn)交檔案室保存,并辦好移交手續(xù)。版本所有*未經(jīng)書面認(rèn)可不得復(fù)制*違者必究第1頁共5頁經(jīng)營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：A對重要檔案及證照，責(zé)任人要進(jìn)行全程控制，對公司的重要檔案及證照進(jìn)行收集、歸檔，并填寫《檔案借出登記表》，做好借出、歸還記錄。各部門應(yīng)配合檔案室，將留存在本部門的重要檔和證照歸檔。重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)總裁簽批。各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時歸還。如部門需該文件或證照辦理其它事務(wù)，應(yīng)先退還檔案室登記后續(xù)借，避免在部門積壓，同時讓檔案管理員了解檔案或證照去向。借用重要檔或證照的人員必須愛護(hù)，不得擅自轉(zhuǎn)借，不能損壞或丟失。交還時必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，檔案管理員如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對于使用不當(dāng)或損壞遺失等造成的損失，全部由檔案管理員承擔(dān)，公司可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，相關(guān)人員也要承擔(dān)一定的連帶責(zé)任。5.2印章管理5.2.1指導(dǎo)思想指導(dǎo)思想：公司實行嚴(yán)格的印章管理制度，加蓋印章應(yīng)填寫《用章申請單》，報總裁批準(zhǔn)；5.2.2印章使用范圍以公司名義發(fā)出的公文函件應(yīng)加蓋公司公章。公司設(shè)立銀行賬戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票，加蓋公司公章、財務(wù)專用章及法人章。以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內(nèi)容加蓋法人章。嚴(yán)禁各部門用部門章與其它單位簽署合同或類似合同性質(zhì)的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。5.2.3印章管理規(guī)定5.2.3.1公司印章的管理：(一)辦理公司印章流程N(yùn)O01流程申請刻制公章（辦理刻章許可證）02刻制公章審批/經(jīng)辦部門公安局特營科需提供資料營業(yè)執(zhí)照副本、刻制公章申請報告公安局指定的刻公安局批準(zhǔn)的刻章許可證、營印專營店業(yè)執(zhí)照副本、空白印章備案表版本所有*未經(jīng)書面認(rèn)可不得復(fù)制*違者必究第2頁共5頁經(jīng)營管理制度

證章管理制度

公章備案（辦理刻制印章登03記卡、印章啟用申報書）文件編號：ZH-MOS--006版本號：A刻制好的公章、營業(yè)執(zhí)照副本、公安局特營科法人代表及經(jīng)辦人身份證其他公司印章（發(fā)票專用章、發(fā)票專用章在稅營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)批文、組織機(jī)04財務(wù)專用章），需到相應(yīng)部門務(wù)局；財務(wù)專用章構(gòu)代碼證、刻制印章登記卡、辦理備案，稅務(wù)局預(yù)留印模在銀行.當(dāng)印章遺失或公司注銷時需05要注銷印章的，必須先登報報社聲明作廢再申請注銷，并在公安局特營科公安局進(jìn)行備案(二)、公司印章的登記和保管責(zé)任印章類別公章財務(wù)專用章發(fā)票專用章保管責(zé)任人指定專人指定專人指定專人驗收和登記程序★1、公司印章刻制好后，統(tǒng)一交管理部驗收；2、由管理部按領(lǐng)導(dǎo)指定與保管責(zé)任人簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，并在保管責(zé)任人工具表記錄3、將印鑒和承諾書歸檔保存。5.2.3.2公司印章使用和保管要求(一)公章使用A、審批規(guī)定：印章類別公章注：總經(jīng)理須蓋公章亦要填寫《用章申請單》。財務(wù)專用章除支票、匯款外，其余文件蓋章前均必須填《用章申請單》，經(jīng)總裁審批后才可蓋章。發(fā)票專用章由指定專人經(jīng)總裁審批后使用，不需填《用章申請單》。B、所有蓋公章的文件，均須按規(guī)定審批，不得憑私人感情、講情面使用公章。C、所有不屬實文件均不得蓋公章。D、所有合同在蓋公章前，均必須交總裁審批，否則不得蓋公章。版本所有*未經(jīng)書面認(rèn)可不得復(fù)制*違者必究第3頁共5頁

法人代表及經(jīng)辦人身份證注銷印章的申請報告、營業(yè)執(zhí)照、法人代表及經(jīng)辦人身份證、刻章許可證、刻制印章登記卡，待注銷的原始印章（所注銷的印章將由公安局特營科收回）審批流程凡需使用公章,申請人須填《用章申請單》，隨待批文件交總經(jīng)理審批。經(jīng)營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：AE、公章保管者外出或請假時，應(yīng)將公章交指定的代理人，向公司發(fā)出臨時授權(quán)通知，以便他人使用。代管人亦須簽訂《公司印章使用和保管承諾書》。F、特殊情況攜公章外出時，必須在《公章使用登記表》上作好登記，明確歸還時間，到期后，公章保管人必須催促借用者及時歸還。G、不得私自動用公章，不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對文件、資料錯蓋了章或多蓋了章，應(yīng)按規(guī)定及時銷毀。H、、公章應(yīng)蓋在文件正面，重要文件和所有合同應(yīng)蓋騎縫印。(二)公司印章使用保管的一般要求：A、印章應(yīng)置于安全的地方，不可隨意放置，使用后應(yīng)及時放回原位，確保不被非預(yù)期使用。B、保管人員應(yīng)對印章經(jīng)常檢查，經(jīng)常清潔，以保證印章字體和圖案清晰。C、蓋印位置應(yīng)恰當(dāng)。若有固定或指定蓋印處時，應(yīng)在規(guī)定處蓋印。D、蓋印圖案應(yīng)清晰、字跡應(yīng)端正。若文件需蓋多個印章的，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，也不能蓋出紙邊。(三)外借規(guī)定：除特許情況（如辦理證件,社會保險等）外，原則上公章不予外借。而財務(wù)專用章、發(fā)票專用章原則上亦不得外借。A、如遇特殊情況需外借時，需向總裁提出書面申請，獲準(zhǔn)后再到印章保管人處登記領(lǐng)出。B、外借公章人員均需簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，印章保管人應(yīng)保留書面申請及《公司印章使用和保管承諾書》，保管期限為一年。C,公司證件如營業(yè)執(zhí)照/稅務(wù)登記證/機(jī)構(gòu)代碼證等證件的管理同印章的使用管理制度相同。5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和廢止（公章則遵照有關(guān)法規(guī)規(guī)定）公司印章獲準(zhǔn)停用后，印章保管人應(yīng)及時報請上級審定印章之處理方法。接上級的規(guī)定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。換新章時應(yīng)發(fā)出書面通知，并將作廢印章印在“”內(nèi)，啟用的新章則印在“”內(nèi)。除特別需要，廢止的公司印章統(tǒng)一交由檔案管理員保存三年，然后在征得有關(guān)負(fù)責(zé)人的意見后再行處理。公司印章停用后，應(yīng)由檔案管理員做好登記工作，把通知停用部門、時間、原因、處理情況登記清楚上報上級機(jī)關(guān)，并留檔以備核查。版本所有*未經(jīng)書面認(rèn)可不得復(fù)制*違者必究第4頁共5頁經(jīng)營管理制度

證章管理制度

文件編號：ZH-MOS--006版本號：A5.2.3.4公司印章的遺失、損毀、被盜（公章則遵照有關(guān)法規(guī)處理）公司印章遺失、損毀、被盜時，保管人應(yīng)及時向上級遞交說明原因的報告書。損毀情形，應(yīng)將舊章交上級確認(rèn)處理后，方可刻制新章。遺失公司印章所引起的費(fèi)用、損失原則上由遺失者個人完全承擔(dān)；特殊情況而減免時，需由總裁簽批。遺失、被盜情形，則應(yīng)及時發(fā)出舊章作廢通知，并改刻新章。事后發(fā)現(xiàn)舊章時，應(yīng)及時將其交上級確認(rèn)并作廢處理。5.2.3.5公司印章保管人的離職處理NO0102內(nèi)容離職人員在退還工具時，應(yīng)將所持公司印章退回管理部。驗收確認(rèn)后，保管好公司印章直至接管者領(lǐng)出為止。負(fù)責(zé)印章保管者管理部*接管者再次領(lǐng)出公司印章時，需按5.1.2★重新辦理登記手續(xù)。6.0記錄和表格《用章申請單》《公章使用登記表》《檔案借出登記表》7.0參考文件和資料：7.1《公司印章使用和保管承諾書》8.本文件經(jīng)簽準(zhǔn)發(fā)布之日起施行。9．本文件解釋權(quán)歸公司管理部。版本所有*未經(jīng)書面認(rèn)可不得復(fù)制*違者必究第5頁共5頁

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