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如何寫好年終總結(jié)與規(guī)劃(智聯(lián)分享)

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如何寫好年終總結(jié)與規(guī)劃(智聯(lián)分享)

如何寫好年終總結(jié)與規(guī)劃

年終總結(jié)與規(guī)劃對(duì)很多人力資源經(jīng)理來(lái)說(shuō)并非易事:寫得太簡(jiǎn)單,顯示不出一年的辛苦和業(yè)績(jī);寫成長(zhǎng)篇大論,老板也未必有時(shí)間細(xì)看,枉費(fèi)了心血與時(shí)間。到底該怎樣寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視,并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?

李忠是廣州某IT公司人力資源經(jīng)理。該公司成立才兩年,由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速,員工數(shù)量從201*年的60多人擴(kuò)展到現(xiàn)在的150多人。最近公司領(lǐng)導(dǎo)要他寫一份201*年工作總結(jié)與201*年公司人力資源供給需求規(guī)劃。李忠一下子緊張起來(lái),去年就是因?yàn)槟杲K總結(jié)寫得太簡(jiǎn)單,結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為一年啥都沒(méi)做,年終獎(jiǎng)比別的部門經(jīng)理少了一大截,還險(xiǎn)些讓老板動(dòng)了讓他走人的心。其實(shí)李忠去年寫總結(jié)的時(shí)候,雖然知道自己部門一年下來(lái)很辛苦,也取得了一些成績(jī),但總不好意思寫進(jìn)總結(jié)里去,所以就寫得比較簡(jiǎn)單。鑒于去年的前車之鑒,他決心一定要把今年的年終總結(jié)好好寫一寫,但由于自己大學(xué)畢業(yè)參加工作也沒(méi)幾年,對(duì)如何制定人力資源需求規(guī)劃以前并沒(méi)接觸過(guò),不知如何下手才好,擔(dān)心自己花了心血寫出來(lái)的東西空泛而不切實(shí)際,老板會(huì)不滿意。他陷入了深深的憂慮之中。

其實(shí),李忠遇到的問(wèn)題是具有普遍性的,每到歲末年初,如果問(wèn)各個(gè)企業(yè)的人力資源經(jīng)理最苦惱的是什么,十個(gè)有八個(gè)會(huì)訴苦說(shuō)不知道如何寫好年終總結(jié)和規(guī)劃。寫得太簡(jiǎn)單,老板那里交代不了,也突出不了自己一年下來(lái)的辛苦和成績(jī);但有時(shí)候花了很多心血熬了幾個(gè)通宵寫出來(lái)了,老板要不就是一頓狠批,要不就是根本不重視,枉費(fèi)一番工夫,還把手頭的其他工作也耽誤了。

年終總結(jié)與規(guī)劃到底如何寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視,并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?

"三心一意"寫好年終總結(jié)自信心:當(dāng)仁不讓展現(xiàn)業(yè)績(jī)

受中國(guó)傳統(tǒng)文化影響,許多人把低調(diào)和謙虛奉為圭臬。的確,這是一種難能可貴的思想品質(zhì)。自古我們就有"滿招損,謙受益"之說(shuō),因此,"低調(diào)為人"是不少人力資源經(jīng)理常見(jiàn)的一種職業(yè)心態(tài)。但是很多人往往陷入到教條主義當(dāng)中,用低調(diào)來(lái)對(duì)待工作中的一切事務(wù),即使在寫年終總結(jié)的時(shí)候,也時(shí)刻謹(jǐn)遵教條。

所以,我們可以看到,不少人力資源經(jīng)理的年度總結(jié)中充斥著諸如"在某某董事長(zhǎng)的英明領(lǐng)導(dǎo)下"、"在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的栽培下"之類的言詞,讓一篇總結(jié)工作得失的文字變成了歌功頌德和感恩的套話,讀來(lái)味同嚼蠟。還有的人力資源經(jīng)理對(duì)人力資源工作的重要性自身都沒(méi)有認(rèn)識(shí),在年度總結(jié)中自我弱化人力資源部的作用和地位,為了表現(xiàn)自己謙虛甚至謙卑的作風(fēng),在總結(jié)中不厭其煩地羅列工作中微不足道的失誤,但卻避而不談存在的真正問(wèn)題。其實(shí)這種有選擇地"表現(xiàn)謙虛"的做法,非但不會(huì)為自己的職業(yè)發(fā)展加分,反而會(huì)讓明智的領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力和為人。

我們常說(shuō)在職場(chǎng)上除了低調(diào)為人外,更重要的是高調(diào)做事,如果只是一味地奉行低調(diào)的教條主義,而忘了工作的目標(biāo),往往會(huì)適得其反。所謂高調(diào)做事,就是在工作中要滿懷自信,認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成自己的本職工作,并且如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)和同事展現(xiàn)自己工作中取得的成績(jī)。

隨著管理層級(jí)和幅度的增加,高層領(lǐng)導(dǎo)并不能充分了解每個(gè)部門和下屬的工作情況。因此,很多時(shí)候下屬需要主動(dòng)抓住每個(gè)機(jī)會(huì)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,而年度總結(jié)就提供了一次與高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,展現(xiàn)自己和部門過(guò)去一年取得成績(jī)的良好機(jī)會(huì)。當(dāng)然,展現(xiàn)成績(jī)并不是要自吹自擂、夸大其詞,而是要實(shí)事求是、恰如其分地把一年中取得的具有突出重要性的成績(jī)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

在上文的案例中,正是因?yàn)槔钪胰狈ψ孕判,沒(méi)有寫好去年的年終總結(jié),導(dǎo)致自己陷于被動(dòng)。如果他今年能夠充滿自信地寫出一份如實(shí)反映自己工作業(yè)績(jī)的年度總結(jié),應(yīng)該會(huì)贏得公司高層領(lǐng)導(dǎo)更多的理解和支持。

責(zé)任心:實(shí)事求是反映問(wèn)題

在寫年度總結(jié)時(shí),很多人力資源經(jīng)理總是躊躇不定要不要寫工作中的失誤和存在的問(wèn)題。寫了,怕被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己無(wú)能,工作做得這么差;不寫,好像又過(guò)不了關(guān)。于是往往就輕描淡寫地寫上幾筆,不痛不癢,皆大歡喜。

其實(shí),這種作風(fēng)是對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在年度總結(jié)中,除了要如實(shí)展現(xiàn)自己過(guò)去一年中的成績(jī),也要以強(qiáng)烈的責(zé)任心和內(nèi)省意識(shí),如實(shí)、全面地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題。如前所述,年度總結(jié)是和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通的良機(jī),其中溝通就包括取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的肯定和對(duì)存在問(wèn)題的理解與建議。如果避而不談問(wèn)題,既是對(duì)工作的不負(fù)責(zé)任,也會(huì)為今后的工作埋下隱患。因?yàn)楹芏嚓P(guān)鍵問(wèn)題都是在取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解,并提供相關(guān)資源支持的前提下得以解決的;如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)連問(wèn)題是什么都不知道,又何談解決。

當(dāng)然,在年終總結(jié)中談問(wèn)題并非自我批判,具體要注意這樣幾點(diǎn):首先,提出的問(wèn)題應(yīng)該是比較重要的關(guān)鍵問(wèn)題,不要雞毛蒜皮的事情都放進(jìn)來(lái),否則非但不能引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,反而會(huì)被認(rèn)為能力不足。其次,在問(wèn)題提出的同時(shí),應(yīng)該提出針對(duì)性的解決方案,否則問(wèn)題就會(huì)變成自己真正的"問(wèn)題"或"毛病"。有問(wèn)題不可怕,可怕的是束手無(wú)策。在解決方案中可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)明確提出需要的支持和資源。

相信只要我們?cè)谀甓瓤偨Y(jié)中是憑著責(zé)任心如實(shí)地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題,并提出明確的解決對(duì)策,明智的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因此更清楚地了解和掌握到自己下屬的能力和工作態(tài)度。

細(xì)致心:日積月累全面細(xì)致

臨近年底通常是人力資源部最忙的時(shí)候,年終考核、年終獎(jiǎng)金、應(yīng)屆生招聘,諸多工作忙得不可開(kāi)交,可年終總結(jié)這時(shí)還要來(lái)"湊熱鬧",既要忙業(yè)務(wù)又要寫總結(jié),怎能會(huì)不出現(xiàn)臨陣磨槍、草草了事的情況?俗話說(shuō),巧婦難為無(wú)米之炊。

年終總結(jié)要寫好,沒(méi)有翔實(shí)的材料和精心的準(zhǔn)備是無(wú)法做到的,而這一點(diǎn)就要看我們平時(shí)的工作是否細(xì)致到位了。因此,一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的,它需要日常的積累和階段性的總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了,才能"多快好省"地寫出一份到位的年終總結(jié)。

我們來(lái)看看表1和表2,同樣是描述一年的工作成績(jī),表1的數(shù)據(jù)翔實(shí)、清晰,非常具有說(shuō)服力,而表2則簡(jiǎn)單粗略,無(wú)法達(dá)到有效展現(xiàn)人力資源部工作業(yè)績(jī)的目的。用數(shù)據(jù)對(duì)工作進(jìn)行匯總,既簡(jiǎn)單明了,又能清楚地說(shuō)明總結(jié)者的工作能力。但要想臨時(shí)搜集、匯總、使用數(shù)據(jù)是很難的,這需要平時(shí)就對(duì)工作進(jìn)行認(rèn)真記錄,因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)來(lái)自于每季度、每月、每周,甚至每天的工作記錄和匯總。

做總結(jié)和做實(shí)務(wù)其實(shí)是一個(gè)互相促進(jìn)的過(guò)程。對(duì)于案例中的李忠來(lái)說(shuō),作為人力資源經(jīng)理,如果注意不斷總結(jié)和積累,在日常工作中就能不斷地改善部門工作狀況,那么年終總結(jié)中也就能有更豐富的內(nèi)容。

總之,總結(jié)中所寫的是在動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程中形成的成績(jī)與問(wèn)題,存在的問(wèn)題也需要在這個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程中不斷地化解和解決。而總結(jié)的意義也在于通過(guò)不斷地總結(jié)與反思,使個(gè)人、部門和企業(yè)規(guī)避錯(cuò)誤,取得更好的成績(jī)。形意相通:內(nèi)容明確,形式生動(dòng)

年終總結(jié)的寫作在形式上常常能體現(xiàn)出寫作者的思維邏輯習(xí)慣。比如,有些理工科出身的人力資源經(jīng)理,往往習(xí)慣于用數(shù)字說(shuō)話,工作總結(jié)通常都是數(shù)字和圖表,表達(dá)意思清晰明確,可以客觀、量化地反映工作情況,但在文字上似乎總?cè)鄙僖恍└星楸磉_(dá)。而一些學(xué)文科出身的人力資源經(jīng)理,平日里往往激情四射,比較喜歡展示自己。所以,他們的年終總結(jié),也會(huì)像他們本人一樣,揚(yáng)揚(yáng)灑灑、激情飛揚(yáng);然而,似乎又缺少了客觀的總結(jié)和系統(tǒng)性的思考。

因此,年終總結(jié)既不能只有客觀數(shù)據(jù)、理性分析的"一目了然",也不能像紀(jì)實(shí)文學(xué)般的長(zhǎng)篇報(bào)道,而應(yīng)該是一個(gè)有系統(tǒng)性的報(bào)告,是一個(gè)能把形式和意圖結(jié)合得很好的總結(jié)。如果做到文、數(shù)、表、圖綜合運(yùn)用,甚至是多媒體的演示,將要表達(dá)的核心思想準(zhǔn)確、清晰、生動(dòng)地呈現(xiàn)出來(lái),會(huì)更能得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。當(dāng)然,考慮到不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格偏好,也可以在形式與內(nèi)容方面有不同側(cè)重。

當(dāng)然,所有的形式都要為內(nèi)容服務(wù),要想全面系統(tǒng)地做好年終總結(jié),一般說(shuō)來(lái),可按照下面幾個(gè)方面來(lái)組織內(nèi)容。第一,工作業(yè)績(jī),包括人力資源各個(gè)職能所取得的成績(jī)。

第二,部門和團(tuán)隊(duì)建設(shè),包括人力資源部的制度建設(shè),部門工作能力的提高、工作士氣的提高、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的改善等。第三,跨部門合作,要把人力資源部和公司其他部門之間的配合合作情況反映出來(lái)。

第四,希望解決的問(wèn)題。提出問(wèn)題并提供相應(yīng)的解決對(duì)策,對(duì)于實(shí)在是沒(méi)辦法解決的問(wèn)題,必須明確提出解決問(wèn)題需要的資源和支持。

第五,下一年度的工作計(jì)劃要點(diǎn)。

"三三兩兩"制定人力資源規(guī)劃

相對(duì)于年終總結(jié)來(lái)說(shuō),做好下一年度的人力資源規(guī)劃更為重要、更具挑戰(zhàn)性,而且是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更為關(guān)注的內(nèi)容。因?yàn)榭偨Y(jié)是無(wú)法改變的過(guò)去時(shí),而規(guī)劃則是充滿期待的將來(lái)時(shí),企業(yè)要發(fā)展就必須更關(guān)注將來(lái)。

從范圍上看人力資源規(guī)劃分為廣義和狹義兩部分。廣義的人力資源規(guī)劃則囊括和涉及到人力資源管理的各個(gè)職能模塊;而狹義的年度人力資源規(guī)劃主要是要解決企業(yè)在變化環(huán)境中的人力資源供給與需求的匹配狀況,制定政策措施以保證企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展的用人需求。簡(jiǎn)而言之,狹義的人力資源規(guī)劃指進(jìn)行人力資源供求預(yù)測(cè),以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展并做到平衡。

在案例中,由于李忠所在的公司處于戰(zhàn)略上升期,業(yè)務(wù)發(fā)展迅速,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源戰(zhàn)略的重點(diǎn)便放在了企業(yè)人員需求和供給上,即狹義的人力資源規(guī)劃。李忠若要做好人力資源供給和需求預(yù)測(cè)規(guī)劃,需要關(guān)注以下"三三兩兩"這四個(gè)方面。

三個(gè)因素

在確定企業(yè)人力資源需求的時(shí)候,要看三個(gè)關(guān)鍵因素。

首先是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)所處的發(fā)展階段。企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)決定企業(yè)長(zhǎng)期所需要的人員數(shù)量和結(jié)構(gòu),企業(yè)所處的發(fā)展階段決定企業(yè)中短期人力資源需求數(shù)量和結(jié)構(gòu)。一般來(lái)說(shuō),創(chuàng)業(yè)期的人力資源需求從數(shù)量和質(zhì)量上都比穩(wěn)定發(fā)展期要更高。

其次是企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算目標(biāo)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)必須考慮成本預(yù)算,企業(yè)根據(jù)自己的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算目標(biāo)決定自身的人力資源規(guī)模和人工成本的投入。這就會(huì)直接影響企業(yè)在進(jìn)行人力資源需求規(guī)劃時(shí)對(duì)人員數(shù)量的考慮。

再次是企業(yè)崗位編制和現(xiàn)有崗位空缺狀況。這個(gè)因素是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,既要考慮公司所采取的人員流動(dòng)政策(如主動(dòng)淘汰、內(nèi)部輪崗等),也需要考慮行業(yè)平均離職率或整體經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。

三個(gè)來(lái)源

在考慮企業(yè)自身的人力資源需求因素后,也要對(duì)人力資源的供給來(lái)源進(jìn)行認(rèn)真考慮。

首先是全面掌握企業(yè)人力資源數(shù)量、質(zhì)量的結(jié)構(gòu)分布,看企業(yè)內(nèi)部人力資源可調(diào)劑的狀況。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),發(fā)掘和使用內(nèi)部人員的好處是不言而喻的,因?yàn)樗麄儗?duì)企業(yè)文化了解和認(rèn)同,熟悉企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)規(guī)律和狀況,能夠發(fā)揮更有效的作用。

其次是外部勞動(dòng)力市場(chǎng)的人力資源供給狀況和流動(dòng)趨勢(shì),特別是要關(guān)心行業(yè)內(nèi)的人力資源狀況和人員流動(dòng)情況。

再次是企業(yè)人才培養(yǎng)狀況。除了內(nèi)部調(diào)劑和市場(chǎng)供給以外,企業(yè)人力資源供給的一個(gè)重要來(lái)源就是企業(yè)自身的人才培養(yǎng)。對(duì)于行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)和處于穩(wěn)定發(fā)展期的企業(yè),建立企業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制,才能更好地為企業(yè)提供穩(wěn)定可靠的人力資源供給。比如知名企業(yè)吉利集團(tuán)

就是依靠企業(yè)建立的吉利大學(xué)等職業(yè)教育機(jī)構(gòu)為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)了大量人才。

兩種手段

在進(jìn)行人力資源需求數(shù)量預(yù)測(cè)的時(shí)候,一般有定性分析和定量分析兩種手段。在這兩種手段下一般還有以下幾種常用的方法技術(shù):

一是中高層管理人員判斷法。即企業(yè)各級(jí)管理人員根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué),自下而上確定未來(lái)所需人員情況。

二是企業(yè)歷史經(jīng)驗(yàn)法。這種方法也叫做比率分析,即根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對(duì)人力資源需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。

三是德?tīng)柗品ǎㄓ址Q專家預(yù)測(cè)法)。是一種組織企業(yè)內(nèi)外部專家就企業(yè)將來(lái)對(duì)人力資源的需求狀況(包括數(shù)量和質(zhì)量結(jié)構(gòu))達(dá)成一致意見(jiàn)的結(jié)構(gòu)化方法。

四是趨勢(shì)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)法。這是一種定量分析的方法,其基本思路是通過(guò)確定企業(yè)中與人力資源數(shù)量最相關(guān)的主要因素,然后通過(guò)數(shù)學(xué)工具分析出該因素和員工數(shù)量之間的定量關(guān)系,并據(jù)此計(jì)算出將來(lái)的人力資源需求數(shù)量。

兩種渠道從人才來(lái)源的渠道上看,人力資源供給預(yù)測(cè)可以分為企業(yè)內(nèi)部人力資源供給渠道預(yù)測(cè)和外部市場(chǎng)人力資源供給渠道預(yù)測(cè)。

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部人力資源狀況預(yù)測(cè)可供的人力資源有以下幾種方法:

第一,人員核查法。即對(duì)現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)人力資源質(zhì)量、數(shù)量、結(jié)構(gòu)和在各職位上的分布狀況進(jìn)行核查,以確切掌握人力資源擁有量。

第二,管理人員接替模型。即對(duì)管理人員的狀況進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)后,列出未來(lái)可能的管理人員人選,又稱管理者繼任計(jì)劃。

第三,馬爾柯夫分析法。這種方法的基本思想是:找出過(guò)去員工數(shù)量變動(dòng)的規(guī)律,以此來(lái)推測(cè)未來(lái)的員工數(shù)量變動(dòng)趨勢(shì)。

而根據(jù)外部市場(chǎng)人力資源供給渠道預(yù)測(cè),主要包括了解區(qū)域勞動(dòng)力市場(chǎng)、行業(yè)勞動(dòng)力市場(chǎng)的人員供給狀況,以及人才結(jié)構(gòu)分布和儲(chǔ)備情況。

沒(méi)有深刻的總結(jié)和思考就很難進(jìn)步,盡管歲末年初的日常工作非常繁重,但正如那句老話,"磨刀不誤砍柴工",我們還是要擠出時(shí)間,靜下心來(lái),好好地回顧過(guò)去的成功與失敗,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足,并在此基礎(chǔ)上展望與規(guī)劃更好的未來(lái)。

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如何寫好年終總結(jié)與規(guī)劃

年終總結(jié)與規(guī)劃對(duì)很多人力資源經(jīng)理來(lái)說(shuō)并非易事:寫得太簡(jiǎn)單,顯示不出一年的辛苦和業(yè)績(jī);寫成長(zhǎng)篇大論,老板也未必有時(shí)間細(xì)看,枉費(fèi)了心血與時(shí)間。到底該怎樣寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視,并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?

李忠是廣州某IT公司人力資源經(jīng)理。該公司成立才兩年,由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速,員工數(shù)量從201*年的60多人擴(kuò)展到現(xiàn)在的150多人。最近公司領(lǐng)導(dǎo)要他寫一份201*年工作總結(jié)與201*年公司人力資源供給需求規(guī)劃。李忠一下子緊張起來(lái),去年就是因?yàn)槟杲K總結(jié)寫得太簡(jiǎn)單,結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為一年啥都沒(méi)做,年終獎(jiǎng)比別的部門經(jīng)理少了一大截,還險(xiǎn)些讓老板動(dòng)了讓他走人的心。其實(shí)李忠去年寫總結(jié)的時(shí)候,雖然知道自己部門一年下來(lái)很辛苦,也取得了一些成績(jī),但總不好意思寫進(jìn)總結(jié)里去,所以就寫得比較簡(jiǎn)單。鑒于去年的前車之鑒,他決心一定要把今年的年終總結(jié)好好寫一寫,但由于自己大學(xué)畢業(yè)參加工作也沒(méi)幾年,對(duì)如何制定人力資源需求規(guī)劃以前并沒(méi)接觸過(guò),不知如何下手才好,擔(dān)心自己花了心血寫出來(lái)的東西空泛而不切實(shí)際,老板會(huì)不滿意。他陷入了深深的憂慮之中。

其實(shí),李忠遇到的問(wèn)題是具有普遍性的,每到歲末年初,如果問(wèn)各個(gè)企業(yè)的人力資源經(jīng)理最苦惱的是什么,十個(gè)有八個(gè)會(huì)訴苦說(shuō)不知道如何寫好年終總結(jié)和規(guī)劃。寫得太簡(jiǎn)單,老板那里交代不了,也突出不了自己一年下來(lái)的辛苦和成績(jī);但有時(shí)候花了很多心血熬了幾個(gè)通宵寫出來(lái)了,老板要不就是一頓狠批,要不就是根本不重視,枉費(fèi)一番工夫,還把手頭的其他工作也耽誤了。年終總結(jié)與規(guī)劃到底如何寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視,并能更好地指導(dǎo)來(lái)年的工作呢?

"三心一意"寫好年終總結(jié)自信心:當(dāng)仁不讓展現(xiàn)業(yè)績(jī)受中國(guó)傳統(tǒng)文化影響,許多人把低調(diào)和謙虛奉為圭臬。的確,這是一種難能可貴的思想品質(zhì)。自古我們就有"滿招損,謙受益"之說(shuō),因此,"低調(diào)為人"是不少人力資源經(jīng)理常見(jiàn)的一種職業(yè)心態(tài)。但是很多人往往陷入到教條主義當(dāng)中,用低調(diào)來(lái)對(duì)待工作中的一切事務(wù),即使在寫年終總結(jié)的時(shí)候,也時(shí)刻謹(jǐn)遵教條。

所以,我們可以看到,不少人力資源經(jīng)理的年度總結(jié)中充斥著諸如"在某某董事長(zhǎng)的英明領(lǐng)導(dǎo)下"、"在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的栽培下"之類的

言詞,讓一篇總結(jié)工作得失的文字變成了歌功頌德和感恩的套話,讀來(lái)味同嚼蠟。還有的人力資源經(jīng)理對(duì)人力資源工作的重要性自身都沒(méi)有認(rèn)識(shí),在年度總結(jié)中自我弱化人力資源部的作用和地位,為了表現(xiàn)自己謙虛甚至謙卑的作風(fēng),在總結(jié)中不厭其煩地羅列工作中微不足道的失誤,但卻避而不談存在的真正問(wèn)題。其實(shí)這種有選擇地"表現(xiàn)謙虛"的做法,非但不會(huì)為自己的職業(yè)發(fā)展加分,反而會(huì)讓明智的領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力和為人。

我們常說(shuō)在職場(chǎng)上除了低調(diào)為人外,更重要的是高調(diào)做事,如果只是一味地奉行低調(diào)的教條主義,而忘了工作的目標(biāo),往往會(huì)適得其反。所謂高調(diào)做事,就是在工作中要滿懷自信,認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成自己的本職工作,并且如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)和同事展現(xiàn)自己工作中取得的成績(jī)。

隨著管理層級(jí)和幅度的增加,高層領(lǐng)導(dǎo)并不能充分了解每個(gè)部門和下屬的工作情況。因此,很多時(shí)候下屬需要主動(dòng)抓住每個(gè)機(jī)會(huì)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,而年度總結(jié)就提供了一次與高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通,展現(xiàn)自己和部門過(guò)去一年取得成績(jī)的良好機(jī)會(huì)。當(dāng)然,展現(xiàn)成績(jī)并不是要自吹自擂、夸大其詞,而是要實(shí)事求是、恰如其分地把一年中取得的具有突出重要性的成績(jī)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。在上文的案例中,正是因?yàn)槔钪胰狈ψ孕判,沒(méi)有寫好去年的年終總結(jié),導(dǎo)致自己陷于被動(dòng)。如果他今年能夠充滿自信地寫出一份如實(shí)反映自己工作業(yè)績(jī)的年度總結(jié),應(yīng)該會(huì)贏得公司高層領(lǐng)導(dǎo)更多的理解和支持。

責(zé)任心:實(shí)事求是反映問(wèn)題

在寫年度總結(jié)時(shí),很多人力資源經(jīng)理總是躊躇不定要不要寫工作中的失誤和存在的問(wèn)題。寫了,怕被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己無(wú)能,工作做得這么差;不寫,好像又過(guò)不了關(guān)。于是往往就輕描淡寫地寫上幾筆,不痛不癢,皆大歡喜。

其實(shí),這種作風(fēng)是對(duì)工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在年度總結(jié)中,除了要如實(shí)展現(xiàn)自己過(guò)去一年中的成績(jī),也要以強(qiáng)烈的責(zé)任心和內(nèi)省意識(shí),如實(shí)、全面地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題。如前所述,年度總結(jié)是和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通的良機(jī),其中溝通就包括取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的肯定和對(duì)存在問(wèn)題的理解與建議。如果避而不談問(wèn)題,既是對(duì)工作的不負(fù)責(zé)任,也會(huì)為今后的工作埋下隱患。因?yàn)楹芏嚓P(guān)鍵問(wèn)題都是在取得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解,并提供相關(guān)資源支持的前提下得以解決的;如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)連問(wèn)題是什么都不知道,又何談解決。

當(dāng)然,在年終總結(jié)中談問(wèn)題并非自我批判,具體要注意這樣幾點(diǎn):首先,提出的問(wèn)題應(yīng)該是比較重要的關(guān)鍵問(wèn)題,不要雞毛蒜皮的事情都放進(jìn)來(lái),否則非但不能引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視,反而會(huì)被認(rèn)為能力不足。其次,在問(wèn)題提出的同時(shí),應(yīng)該提出針對(duì)性的解決方案,否則問(wèn)題就會(huì)變成自己真正的"問(wèn)題"或"毛病"。有問(wèn)題不可怕,可怕的是束手無(wú)策。在解決方案中可以向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)明確提出需要的支持和資源。

相信只要我們?cè)谀甓瓤偨Y(jié)中是憑著責(zé)任心如實(shí)地反映工作中存在的關(guān)鍵問(wèn)題,并提出明確的解決對(duì)策,明智的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因此更清楚地了解和掌握到自己下屬的能力和工作態(tài)度。

細(xì)致心:日積月累全面細(xì)致

臨近年底通常是人力資源部最忙的時(shí)候,年終考核、年終獎(jiǎng)金、應(yīng)屆生招聘,諸多工作忙得不可開(kāi)交,可年終總結(jié)這時(shí)還要來(lái)"湊熱鬧",既要忙業(yè)務(wù)又要寫總結(jié),怎能會(huì)不出現(xiàn)臨陣磨槍、草草了事的情況?俗話說(shuō),巧婦難為無(wú)米之炊。

年終總結(jié)要寫好,沒(méi)有翔實(shí)的材料和精心的準(zhǔn)備是無(wú)法做到的,而這一點(diǎn)就要看我們平時(shí)的工作是否細(xì)致到位了。因此,一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的,它需要日常的積累和階段性的總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了,才能"多快好省"地寫出一份到位的年終總結(jié)。

我們來(lái)看看表1和表2,同樣是描述一年的工作成績(jī),表1的數(shù)據(jù)翔實(shí)、清晰,非常具有說(shuō)服力,而表2則簡(jiǎn)單粗略,無(wú)法達(dá)到有效展現(xiàn)人力資源部工作業(yè)績(jī)的目的。用數(shù)據(jù)對(duì)工作進(jìn)行匯總,既簡(jiǎn)單明了,又能清楚地說(shuō)明總結(jié)者的工作能力。但要想臨時(shí)搜集、匯總、使用數(shù)據(jù)是很難的,這需要平時(shí)就對(duì)工作進(jìn)行認(rèn)真記錄,因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)來(lái)自于每季度、每月、每周,甚至每天的工作記錄和匯總。

做總結(jié)和做實(shí)務(wù)其實(shí)是一個(gè)互相促進(jìn)的過(guò)程。對(duì)于案例中的李忠來(lái)說(shuō),作為人力資源經(jīng)理,如果注意不斷總結(jié)和積累,在日常工作中就能不斷地改善部門工作狀況,那么年終總結(jié)中也就能有更豐富的內(nèi)容。

總之,總結(jié)中所寫的是在動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程中形成的成績(jī)與問(wèn)題,存在的問(wèn)題也需要在這個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程中不斷地化解和解決。而總結(jié)的意義也在于通過(guò)不斷地總結(jié)與反思,使個(gè)人、部門和企業(yè)規(guī)避錯(cuò)誤,取得更好的成績(jī)。

形意相通:內(nèi)容明確,形式生動(dòng)

年終總結(jié)的寫作在形式上常常能體現(xiàn)出寫作者的思維邏輯習(xí)慣。比如,有些理工科出身的人力資源經(jīng)理,往往習(xí)慣于用數(shù)字說(shuō)話,工作總結(jié)通常都是數(shù)字和圖表,表達(dá)意思清晰明確,可以客觀、量化地反映工作情況,但在文字上似乎總?cè)鄙僖恍└星楸磉_(dá)。而一些學(xué)文科出身的人力資源經(jīng)理,平日里往往激情四射,比較喜歡展示自己。所以,他們的年終總結(jié),也會(huì)像他們本人一樣,揚(yáng)揚(yáng)灑灑、激情飛揚(yáng);然而,似乎又缺少了客觀的總結(jié)和系統(tǒng)性的思考。

因此,年終總結(jié)既不能只有客觀數(shù)據(jù)、理性分析的"一目了然",也不能像紀(jì)實(shí)文學(xué)般的長(zhǎng)篇報(bào)道,而應(yīng)該是一個(gè)有系統(tǒng)性的報(bào)告,是一個(gè)能把形式和意圖結(jié)合得很好的總結(jié)。如果做到文、數(shù)、表、圖綜合運(yùn)用,甚至是多媒體的演示,將要表達(dá)的核心思想準(zhǔn)確、清晰、生動(dòng)地呈現(xiàn)出來(lái),會(huì)更能得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。當(dāng)然,考慮到不同領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格偏好,也可以在形式與內(nèi)容方面有不同側(cè)重。當(dāng)然,所有的形式都要為內(nèi)容服務(wù),要想全面系統(tǒng)地做好年終總結(jié),一般說(shuō)來(lái),可按照下面幾個(gè)方面來(lái)組織內(nèi)容。第一,工作業(yè)績(jī),包括人力資源各個(gè)職能所取得的成績(jī)。

第二,部門和團(tuán)隊(duì)建設(shè),包括人力資源部的制度建設(shè),部門工作能力的提高、工作士氣的提高、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的改善等。第三,跨部門合作,要把人力資源部和公司其他部門之間的配合合作情況反映出來(lái)。第四,希望解決的問(wèn)題。提出問(wèn)題并提供相應(yīng)的解決對(duì)策,對(duì)于實(shí)在是沒(méi)辦法解決的問(wèn)題,必須明確提出解決問(wèn)題需要的資源和支持。

第五,下一年度的工作計(jì)劃要點(diǎn)。

"三三兩兩"制定人力資源規(guī)劃

相對(duì)于年終總結(jié)來(lái)說(shuō),做好下一年度的人力資源規(guī)劃更為重要、更具挑戰(zhàn)性,而且是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更為關(guān)注的內(nèi)容。因?yàn)榭偨Y(jié)是無(wú)法改變的過(guò)去時(shí),而規(guī)劃則是充滿期待的將來(lái)時(shí),企業(yè)要發(fā)展就必須更關(guān)注將來(lái)。

從范圍上看人力資源規(guī)劃分為廣義和狹義兩部分。廣義的人力資源規(guī)劃則囊括和涉及到人力資源管理的各個(gè)職能模塊;而狹義的年度人力資源規(guī)劃主要是要解決企業(yè)在變化環(huán)境中的人力資源供給與需求的匹配狀況,制定政策措施以保證企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展的用人需求。簡(jiǎn)而言之,狹義的人力資源規(guī)劃指進(jìn)行人力資源供求預(yù)測(cè),以滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展并做到平衡。

在案例中,由于李忠所在的公司處于戰(zhàn)略上升期,業(yè)務(wù)發(fā)展迅速,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源戰(zhàn)略的重點(diǎn)便放在了企業(yè)人員需求和供給上,即狹義的人力資源規(guī)劃。李忠若要做好人力資源供給和需求預(yù)測(cè)規(guī)劃,需要關(guān)注以下"三三兩兩"這四個(gè)方面。

三個(gè)因素

在確定企業(yè)人力資源需求的時(shí)候,要看三個(gè)關(guān)鍵因素。

首先是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和企業(yè)所處的發(fā)展階段。企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)決定企業(yè)長(zhǎng)期所需要的人員數(shù)量和結(jié)構(gòu),企業(yè)所處的發(fā)展階段決定企業(yè)中短期人力資源需求數(shù)量和結(jié)構(gòu)。一般來(lái)說(shuō),創(chuàng)業(yè)期的人力資源需求從數(shù)量和質(zhì)量上都比穩(wěn)定發(fā)展期要更高。

其次是企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算目標(biāo)。企業(yè)經(jīng)營(yíng)必須考慮成本預(yù)算,企業(yè)根據(jù)自己的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算目標(biāo)決定自身的人力資源規(guī)模和人工成本的投入。這就會(huì)直接影響企業(yè)在進(jìn)行人力資源需求規(guī)劃時(shí)對(duì)人員數(shù)量的考慮。

再次是企業(yè)崗位編制和現(xiàn)有崗位空缺狀況。這個(gè)因素是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,既要考慮公司所采取的人員流動(dòng)政策(如主動(dòng)淘汰、內(nèi)部輪崗等),也需要考慮行業(yè)平均離職率或整體經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。

三個(gè)來(lái)源

在考慮企業(yè)自身的人力資源需求因素后,也要對(duì)人力資源的供給來(lái)源進(jìn)行認(rèn)真考慮。

首先是全面掌握企業(yè)人力資源數(shù)量、質(zhì)量的結(jié)構(gòu)分布,看企業(yè)內(nèi)部人力資源可調(diào)劑的狀況。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),發(fā)掘和使用內(nèi)部人員的好處是不言而喻的,因?yàn)樗麄儗?duì)企業(yè)文化了解和認(rèn)同,熟悉企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)規(guī)律和狀況,能夠發(fā)揮更有效的作用。其次是外部勞動(dòng)力市場(chǎng)的人力資源供給狀況和流動(dòng)趨勢(shì),特別是要關(guān)心行業(yè)內(nèi)的人力資源狀況和人員流動(dòng)情況。

再次是企業(yè)人才培養(yǎng)狀況。除了內(nèi)部調(diào)劑和市場(chǎng)供給以外,企業(yè)人力資源供給的一個(gè)重要來(lái)源就是企業(yè)自身的人才培養(yǎng)。對(duì)于行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)和處于穩(wěn)定發(fā)展期的企業(yè),建立企業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制,才能更好地為企業(yè)提供穩(wěn)定可靠的人力資源供給。比如知名企業(yè)吉利集團(tuán)就是依靠企業(yè)建立的吉利大學(xué)等職業(yè)教育機(jī)構(gòu)為企業(yè)的發(fā)展培養(yǎng)了大量人才。

兩種手段

在進(jìn)行人力資源需求數(shù)量預(yù)測(cè)的時(shí)候,一般有定性分析和定量分析兩種手段。在這兩種手段下一般還有以下幾種常用的方法技術(shù):

一是中高層管理人員判斷法。即企業(yè)各級(jí)管理人員根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué),自下而上確定未來(lái)所需人員情況。二是企業(yè)歷史經(jīng)驗(yàn)法。這種方法也叫做比率分析,即根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對(duì)人力資源需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。

三是德?tīng)柗品ǎㄓ址Q專家預(yù)測(cè)法)。是一種組織企業(yè)內(nèi)外部專家就企業(yè)將來(lái)對(duì)人力資源的需求狀況(包括數(shù)量和質(zhì)量結(jié)構(gòu))達(dá)成一致意見(jiàn)的結(jié)構(gòu)化方法。

四是趨勢(shì)數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)法。這是一種定量分析的方法,其基本思路是通過(guò)確定企業(yè)中與人力資源數(shù)量最相關(guān)的主要因素,然后通過(guò)數(shù)學(xué)工具分析出該因素和員工數(shù)量之間的定量關(guān)系,并據(jù)此計(jì)算出將來(lái)的人力資源需求數(shù)量。

兩種渠道

從人才來(lái)源的渠道上看,人力資源供給預(yù)測(cè)可以分為企業(yè)內(nèi)部人力資源供給渠道預(yù)測(cè)和外部市場(chǎng)人力資源供給渠道預(yù)測(cè)。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部人力資源狀況預(yù)測(cè)可供的人力資源有以下幾種方法:第一,人員核查法。即對(duì)現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)人力資源質(zhì)量、數(shù)量、結(jié)構(gòu)和在各職位上的分布狀況進(jìn)行核查,以確切掌握人力資源擁有量。

第二,管理人員接替模型。即對(duì)管理人員的狀況進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)后,列出未來(lái)可能的管理人員人選,又稱管理者繼任計(jì)劃。第三,馬爾柯夫分析法。這種方法的基本思想是:找出過(guò)去員工數(shù)量變動(dòng)的規(guī)律,以此來(lái)推測(cè)未來(lái)的員工數(shù)量變動(dòng)趨勢(shì)。而根據(jù)外部市場(chǎng)人力資源供給渠道預(yù)測(cè),主要包括了解區(qū)域勞動(dòng)力市場(chǎng)、行業(yè)勞動(dòng)力市場(chǎng)的人員供給狀況,以及人才結(jié)構(gòu)分布和儲(chǔ)備情況。

沒(méi)有深刻的總結(jié)和思考就很難進(jìn)步,盡管歲末年初的日常工作非常繁重,但正如那句老話,"磨刀不誤砍柴工",我們還是要擠出時(shí)間,靜下心來(lái),好好地回顧過(guò)去的成功與失敗,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足,并在此基礎(chǔ)上展望與規(guī)劃更好的未來(lái)。

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