秘書(shū)工作注意點(diǎn)

預(yù)計(jì)從今年起到明年，北京人才市場(chǎng)上對(duì)秘書(shū)人才的需求數(shù)量將可能達(dá)到10000人以上。而201*年已掌握的外企秘書(shū)職位空缺至少在5000人以上。從行業(yè)上看，今年下半年，金融、IT等行業(yè)對(duì)秘書(shū)的需求將會(huì)有明顯的上升趨勢(shì)。所以，那些正在找工作的人，可以嘗試著申請(qǐng)類似秘書(shū)的職位。上周，在FESCO201*國(guó)際秘書(shū)嘉年華活動(dòng)上，北京外企人力資源服務(wù)有限公司總經(jīng)理助理、資深人力資源專家李毅光這樣表示。

現(xiàn)狀

下半年外企秘書(shū)空缺萬(wàn)人

對(duì)比201*年，201*年度秘書(shū)的招聘正處于穩(wěn)步上升的階段，需求仍然很大，且呈逐月提高的趨勢(shì)。

據(jù)預(yù)測(cè)，從數(shù)量上來(lái)看，201*年FESCO已掌握的秘書(shū)職位空缺至少在5000人以上，對(duì)比FESCO在北京市人才資源行業(yè)的市場(chǎng)占有率，201*年北京市外資企業(yè)的秘書(shū)職位空缺至少在10000人以上。從行業(yè)上看，今年下半年，金融、IT等行業(yè)對(duì)專業(yè)秘書(shū)的需求有明顯的上升趨勢(shì)。同時(shí)，隨著奧運(yùn)會(huì)的臨近，媒體信息、文化產(chǎn)業(yè)等奧運(yùn)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的秘書(shū)需求將迅速提高，且多為臨時(shí)性、項(xiàng)目性要求，以第三方派遣方式為主。

從對(duì)前臺(tái)、初級(jí)秘書(shū)職位的需求統(tǒng)計(jì)來(lái)看，秘書(shū)一般要求年輕女性，工作經(jīng)驗(yàn)在兩三年以上，月薪在201*元到8000元。在工作能力上，多集中在語(yǔ)言溝通、文字寫(xiě)作、公關(guān)協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)能力等方面。對(duì)職業(yè)秘書(shū)的要求則會(huì)更加全面，比如具備財(cái)務(wù)、商務(wù)方面的專業(yè)知識(shí)。

可以說(shuō)秘書(shū)一職既是一個(gè)極其普通的職位，又是集多種技能于一身的全才。優(yōu)秀秘書(shū)的招聘難度絲毫不亞于招聘一個(gè)高級(jí)工程師。

數(shù)據(jù)

四季度秘書(shū)工作最好找

根據(jù)FESCO近幾年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，秘書(shū)的招聘比例隨季度的變化也有所波動(dòng)。每年第四季度是各公司總結(jié)和信息匯總的階段，雖然這一階段是整體職位需求的“淡季”，卻正是秘書(shū)招聘的“旺季”。201*年第四季度的需求占全年秘書(shū)需求的35％，比第一季度的20％提高了15個(gè)百分點(diǎn)。這一季度，銀行、保險(xiǎn)、金融、法律等機(jī)構(gòu)成為招聘的主體單位，而IT、通訊、機(jī)械等高科技、工業(yè)領(lǐng)域則在這一季度需求較旺。

據(jù)FESCO招聘事業(yè)部統(tǒng)計(jì)，在今年前4個(gè)月的人才招聘過(guò)程中，有多家外資企業(yè)共提出了初、中、高級(jí)秘書(shū)需求1200多個(gè)，占需求總數(shù)的45％。按行業(yè)劃分，制造業(yè)、IT業(yè)、貿(mào)易業(yè)、金融業(yè)占前四位。初級(jí)秘書(shū)職位占秘書(shū)總需求的60％，中高級(jí)秘書(shū)職位則占40％。近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展和人員素質(zhì)的不斷提高，外企中對(duì)秘書(shū)的要求也由原來(lái)的“老三樣”（語(yǔ)言、形象、能力），轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)素質(zhì)、行業(yè)知識(shí)和溝通能力。秘書(shū)的月薪也從201*元到8000元，甚至1201*元以上。

因此，李毅光分析，從總體供需來(lái)看，秘書(shū)的儲(chǔ)備和實(shí)際需求狀況是供大于求，但是對(duì)于專業(yè)秘書(shū)的需求來(lái)說(shuō)，卻存在儲(chǔ)備嚴(yán)重不足、市場(chǎng)符合率低的情況。這主要存在兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是認(rèn)識(shí)不夠，社會(huì)對(duì)秘書(shū)崗位存在認(rèn)知偏見(jiàn)，應(yīng)聘秘書(shū)的水平和企業(yè)對(duì)秘書(shū)的要求存在很大的差異。二是缺少職業(yè)化培訓(xùn)，專業(yè)化人才儲(chǔ)備不足。其中，應(yīng)屆畢業(yè)生和沒(méi)有工作經(jīng)驗(yàn)的海歸占求職者的50％左右。

分析

外企對(duì)秘書(shū)職位門(mén)檻升高

最近幾年，外企對(duì)秘書(shū)職位選拔門(mén)檻逐漸升高，例如在FESCO秘書(shū)職位的招聘、推薦過(guò)程中，曾經(jīng)出現(xiàn)一公司老板秘書(shū)職位100比1的“精挑細(xì)選”現(xiàn)象。目前企業(yè)對(duì)秘書(shū)人才的選拔門(mén)檻升高表現(xiàn)在三個(gè)部分。

1．職業(yè)化秘書(shū)取代“花瓶”秘書(shū)。以往外資企業(yè)對(duì)秘書(shū)的要求主要體現(xiàn)在語(yǔ)言和形象上，對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)并沒(méi)有太多的要求。但現(xiàn)代職業(yè)秘書(shū)則在工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人品行、文化素養(yǎng)乃至性格類型方面提出了更高的要求。除對(duì)秘書(shū)基本素質(zhì)要求外，還需符合老板工作上的個(gè)性化要求。特別是私人助理，即“PA”，是職業(yè)秘書(shū)的發(fā)展趨勢(shì)之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，針對(duì)不同服務(wù)對(duì)象提供“個(gè)性化”的輔助職責(zé)，甚至在不同場(chǎng)合代表老板出場(chǎng)行事，是老板的替身。因此，現(xiàn)代企業(yè)的秘書(shū)一職正從“打雜”、“花瓶”向職業(yè)化秘書(shū)轉(zhuǎn)變。

2．“軟”素質(zhì)取代“硬”技能�，F(xiàn)代秘書(shū)的能力已經(jīng)從“硬性”的專業(yè)要求向“軟性”的素質(zhì)化邁進(jìn)。秘書(shū)的工作能力不再單單是打字、傳遞文件和提供信息，而是擴(kuò)展為從報(bào)告的撰寫(xiě)到文書(shū)檔案的整理加工，從文件信息傳遞到信息的收集、匯總、提煉，從日常的外聯(lián)活動(dòng)到內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)等各個(gè)方面。

另外，跨文化企業(yè)環(huán)境，使得不同國(guó)家、不同文化的外企對(duì)秘書(shū)的要求也不盡相同。如歐美公司更注重秘書(shū)專業(yè)能力的發(fā)揮，語(yǔ)言、文件處理能力和行業(yè)知識(shí)等硬件條件是他們的首選；而日本公司更注重秘書(shū)自身的素養(yǎng)和發(fā)展?jié)摿�，以及溝通協(xié)調(diào)能力、親和力等。因此，外企秘書(shū)更體現(xiàn)出一種企業(yè)文化、民族文化的特性。

3．行業(yè)型秘書(shū)取代通用型�，F(xiàn)在企業(yè)對(duì)秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的要求，更趨向于專業(yè)化、職業(yè)化。而且根據(jù)公司所處行業(yè)的不同，也對(duì)秘書(shū)提出了專業(yè)知識(shí)方面的要求。例如，IT、通訊、機(jī)械、電子、微電子等行業(yè)，就越來(lái)越多地要求秘書(shū)在工作中可利用自身所學(xué)的行業(yè)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，解決一些遇到的具體問(wèn)題，并更好地了解公司的產(chǎn)品和商務(wù)解決方案。

另外，在IT、通訊、快速消費(fèi)品等高速發(fā)展的行業(yè)，更注重秘書(shū)的學(xué)習(xí)能力和快速靈活的反應(yīng)能力。在法律、咨詢等行業(yè)，則對(duì)秘書(shū)的信息收集整理能力和穩(wěn)重的性格及親和力是一種考驗(yàn)。由此看出，專業(yè)秘書(shū)是秘書(shū)領(lǐng)域的又一組成部分和發(fā)展趨勢(shì)。

趨勢(shì)

私人助理成秘書(shū)職業(yè)發(fā)展趨勢(shì)

FESCO招聘事業(yè)部對(duì)201*年度外國(guó)企業(yè)中秘書(shū)的職業(yè)需求情況和秘書(shū)行業(yè)的未來(lái)趨勢(shì)研究分析來(lái)看，企業(yè)尤其是外企對(duì)秘書(shū)的專業(yè)性要求越來(lái)越高，同時(shí)，私人助理型秘書(shū)，成為秘書(shū)職業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。

秘書(shū)在企業(yè)中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書(shū)、行政、助理這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書(shū)的崗位范疇中。

在每年的外企人才招聘過(guò)程中，外企秘書(shū)總是處于最重要和最醒目的招聘地位。秘書(shū)崗位的重要在于其對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)，都是不可或缺的職位；秘書(shū)崗位的醒目還在于其招聘數(shù)量的規(guī)模體現(xiàn)。在FESCO每年推薦的幾千名外聘員工中，秘書(shū)職位需求占總需求量的45％以上。

葛藍(lán)素史克區(qū)域副總裁、人力資源總監(jiān)張國(guó)維接受記者采訪時(shí)曾表示，一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)有這樣的特點(diǎn)：第一，是經(jīng)理或者老板的一根神經(jīng)。他能有效地幫助老板或是經(jīng)理管理和控制時(shí)間；能按照老板或是經(jīng)理每天工作任務(wù)的重要程度來(lái)安排事務(wù)流程。第二，是老板的一張名片。這絕對(duì)不是說(shuō)秘書(shū)一定要有漂亮的臉蛋，而是強(qiáng)調(diào)秘書(shū)作為老板或是經(jīng)理的助理，必須代表老板或經(jīng)理和各種客戶打交道、幫助建立廣泛的聯(lián)系，所以秘書(shū)的待人接物等多少體現(xiàn)著老板的做事風(fēng)格。

北京中外企業(yè)人力資源協(xié)會(huì)理事段冬表示，私人助理型的秘書(shū)，首先要明白自己是幫助老板協(xié)調(diào)工作，但又不能在工作中做老板的代言人，老板喜歡那些能正確定位的秘書(shū)。

工作描述：

秘書(shū)是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。秘書(shū)的工作非常繁瑣，大致有以下幾項(xiàng)：接聽(tīng)電話，向電話詢問(wèn)者提供信息，記錄留言，轉(zhuǎn)接電話；收發(fā)與回復(fù)日常郵件；

撰寫(xiě)會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告；會(huì)談、會(huì)務(wù)安排；安排商務(wù)旅行，做好預(yù)訂工作；將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔；接待訪客；

采購(gòu)、分發(fā)和控制辦公用品等等。

秘書(shū)工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員，可以說(shuō)，秘書(shū)自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個(gè)部門(mén)或機(jī)構(gòu)的形象及競(jìng)爭(zhēng)力，可見(jiàn)秘書(shū)崗位的重要性。

核心競(jìng)爭(zhēng)力：

知識(shí)要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書(shū)具備中文或行政專業(yè)大專以上學(xué)歷，有文書(shū)寫(xiě)作、檔案管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等基本知識(shí)，并有一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)。

技能要求：文字功底深厚，具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，在授權(quán)范圍內(nèi)有一定的預(yù)見(jiàn)能力和判斷能力。經(jīng)驗(yàn)要求：具有一年以上相關(guān)職位的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細(xì)致、處事謹(jǐn)慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動(dòng)并持久，具備較強(qiáng)的心理承受力和保密意識(shí)。

職業(yè)現(xiàn)狀：

秘書(shū)職業(yè)向來(lái)是職場(chǎng)上上供需兩旺的人才需求熱點(diǎn)，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)的秘書(shū)從業(yè)人員達(dá)2300萬(wàn)人。隨著社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，秘書(shū)工作的重要性越來(lái)越受到重視，秘書(shū)已經(jīng)不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒(méi)有過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示主動(dòng)性和判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)果斷做出決定。這也是為什么秘書(shū)需求不斷上漲的原因所在。

風(fēng)險(xiǎn)與回報(bào)：

秘書(shū)的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書(shū)起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書(shū)還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過(guò)濾重要的事物。另外，秘書(shū)是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關(guān)鍵。據(jù)權(quán)威部門(mén)統(tǒng)計(jì)，80%以上的秘書(shū)月薪在3000元以下，月薪在50008000元之間的秘書(shū)有4.31%；月薪在8000以上的秘書(shū)只有2.02%。

職業(yè)趨勢(shì)：

發(fā)展路徑：做秘書(shū)得先有“秘書(shū)證”，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部將秘書(shū)職業(yè)資格分為三個(gè)等級(jí)：初級(jí)秘書(shū)、秘書(shū)、高級(jí)秘書(shū)。要求秘書(shū)持證上崗。

轉(zhuǎn)型機(jī)會(huì)：根據(jù)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)和技能，秘書(shū)還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調(diào)能力的工作，如果外語(yǔ)水平高，還可從事涉外文秘的工作。

擴(kuò)展閱讀：三級(jí)秘書(shū)工作實(shí)務(wù)題注意點(diǎn)

秘書(shū)三級(jí)工作實(shí)務(wù)題注意點(diǎn)

一、會(huì)議管理

1、會(huì)議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。（1）組建會(huì)議籌備委員會(huì)（2）分成籌備小組（3）形成籌備方案（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案2、會(huì)務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。（1）開(kāi)會(huì)檢查的程序

1）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知3）召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題

4）匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)（2）現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序

1）指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄4）對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見(jiàn)并予以糾正3、會(huì)議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。（1）起草該文件的秘書(shū)就內(nèi)容進(jìn)行自審（2）主觀秘書(shū)進(jìn)行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門(mén)較多，要進(jìn)行會(huì)審（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題（人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問(wèn)題），出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。（1）預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案（3）討論會(huì)議緊急情況（4）確定會(huì)議應(yīng)急方案5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。（1）了解議題和議程（2）準(zhǔn)時(shí)宣布開(kāi)會(huì)（3）有效引導(dǎo)議題6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序（1）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告（2）啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案（3）實(shí)施應(yīng)急方案

（4）必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通）7、會(huì)議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對(duì)會(huì)議征詢意見(jiàn)，擬就工作總結(jié)稿（2）向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論（3）總結(jié)定稿（4）印發(fā)（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)二、事務(wù)管理1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對(duì)參觀訪問(wèn)、出席活動(dòng)、參加儀式的來(lái)自不同國(guó)家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不同單位、不同部門(mén)、不同身份的組織或個(gè)人的尊卑、先后的順序和位次，所進(jìn)行的合乎禮儀慣例的具體排列。（1）確定禮賓次序方案（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場(chǎng)次序2、安排涉外迎送工作程序（1）確定迎候人員（2）準(zhǔn)備迎賓的物品（3）見(jiàn)面講究禮節(jié)（4）送行前的拜訪（5）安排送行儀式3、會(huì)見(jiàn)會(huì)談工作程序

會(huì)見(jiàn)也叫禮節(jié)性會(huì)晤，通常是半小時(shí)左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會(huì)談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題交流情況、交換意見(jiàn)、達(dá)成協(xié)議等，專題性較強(qiáng)。（1）約定

（2）通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所布置、人員安排（4）迎接客人（5）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談（6）送別客人4、西餐禮儀（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請(qǐng)后,要看清請(qǐng)柬的各項(xiàng)內(nèi)容

2）如果決定接受邀請(qǐng)并已答復(fù)主人，就不要輕易改變3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請(qǐng)柬上的要求選擇赴宴的服裝5）要準(zhǔn)時(shí)赴宴（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開(kāi)而坐（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋3）暫時(shí)離開(kāi)應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤(pán)子旁邊，意味著結(jié)束進(jìn)餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2）吃雞、蝦、魚(yú)的方法

3）吃面包時(shí)要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中4）吃意大利面條的方法5）吃水果的方法6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤(pán)內(nèi)8）進(jìn)餐速度應(yīng)該與大家一致9）談話聲音一定要輕（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚(yú)、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會(huì)開(kāi)始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚(yú)、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會(huì)的禮儀

（1）招待會(huì)的請(qǐng)柬：表明時(shí)段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會(huì)的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會(huì)的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時(shí)要照顧到所有在場(chǎng)者，不要大聲喧嘩6、不同辦公模式的特點(diǎn)

（1）在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。

（2）彈性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工（3）遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開(kāi)銷(xiāo)，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。（5）兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報(bào)酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。（8）臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度（4）先在部分部門(mén)實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的得失8、設(shè)計(jì)辦公室的工作程序

（1）分析不同部門(mén)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求（2）設(shè)計(jì)平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾（4）采光、溫度和通風(fēng)9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對(duì)該流程進(jìn)行評(píng)價(jià)（3）尋找所存在問(wèn)題和差距的原因（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案（5）實(shí)施改進(jìn)方案10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程（1）確定問(wèn)題（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問(wèn)題的可能的原因（4）提出可能的解決方案11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見(jiàn)的或突然發(fā)生的，并帶來(lái)危險(xiǎn)，需要立即采取應(yīng)對(duì)措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。（1）以書(shū)面形式確定緊急情況處理程序（2）根據(jù)書(shū)面程序，對(duì)所有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名（4）實(shí)行緊急情況模擬演練

（5）明確各級(jí)管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況（7）保證定期檢查和更新設(shè)備12、突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施

（1）準(zhǔn)備清楚的書(shū)面緊急情況處理程序（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序（4）實(shí)行緊急情況模擬演練來(lái)測(cè)試編寫(xiě)的程序（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)

（6）保證工作場(chǎng)所有受過(guò)緊急情況處理培訓(xùn)的人員（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理緊急情況（8）保證定期檢查和更新設(shè)備13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)（2）查找問(wèn)題的原因（3）成立臨時(shí)指揮中心（4）控制源頭，釜底抽薪（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)14、上司交辦事項(xiàng)督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實(shí)施上司的決策和實(shí)現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦（4）轉(zhuǎn)交辦的事項(xiàng)要及時(shí)催辦

（5）督辦人員要對(duì)轉(zhuǎn)交辦事項(xiàng)深入的檢查（6）上司交辦事項(xiàng)辦理完畢（7）辦結(jié)回告

（8）對(duì)辦結(jié)回告進(jìn)行審查評(píng)估（9）立卷和歸檔15、制定工作計(jì)劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序（4）列出完成每項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項(xiàng)任務(wù)的每個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求（6）指明每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人（7）推算各階段工作完成時(shí)間并填入計(jì)劃表（8）確保計(jì)劃順利實(shí)施

（9）明確工作進(jìn)展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理16、制定工作計(jì)劃的程序（1）估量機(jī)會(huì)

（2）確定計(jì)劃工作的目標(biāo)（3）確定計(jì)劃工作的前提條件（4）擬訂可供選擇的行動(dòng)方案（5）評(píng)價(jià)各種備選方案（6）選擇方案（7）擬訂分計(jì)劃（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定（2）時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期18、辦公室工作評(píng)估的程序

實(shí)質(zhì)上就是對(duì)辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機(jī)構(gòu)的建制，促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。（1）建立一套完整的目標(biāo)體系（2）制定目標(biāo)（3）組織實(shí)施（4）檢查和評(píng)估19、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序（1）提出購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)（2）審批，落實(shí)經(jīng)費(fèi)（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商（4）簽訂供貨合同（5）貨物入庫(kù)（6）支付貨款

20、制定采購(gòu)預(yù)算方案程序（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)（2）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研

（3）確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格（4）編寫(xiě)預(yù)算方案（5）征求意見(jiàn)，完善方案21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車(chē)輛、會(huì)議室、日常用品、圖書(shū)等。辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費(fèi)，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況（2）對(duì)本單位所有辦公資源進(jìn)行分類管理（3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析22、信息開(kāi)發(fā)的主要形式

對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程。（1）剪報(bào)（2）索引（3）目錄編制（4）文摘（5）信息資料冊(cè)（6）簡(jiǎn)訊（7）調(diào)查報(bào)告23、信息開(kāi)發(fā)的程序（1）確定主題（2）分析信息材料（3）選擇信息開(kāi)發(fā)方法（4）選擇開(kāi)發(fā)信息的形式（5）形成信息產(chǎn)品24、信息利用的工作程序

通過(guò)有效的方式將信息提供給利用者，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實(shí)效性特點(diǎn)。

（1）熟悉信息的內(nèi)容（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑（4）獲取信息（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過(guò)程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的信息進(jìn)行再收集、再處理、再傳遞的過(guò)程。目的是檢查輸出信息的真實(shí)性；對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢驗(yàn)與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。（1）明確目標(biāo)

（2）選擇信息反饋的方法（3）獲取反饋信息（4）加工分析反饋信息（5）傳遞反饋信息（6）利用反饋信息三、文書(shū)處理與擬寫(xiě)1、文書(shū)審核的工作程序

對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。（1）明確審核范圍（2）確定是否需要行文（3）審核文書(shū)內(nèi)容（4）檢查文字表達(dá)（5）檢查文件體式

（6）檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備2、檔案利用的工作程序

是開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。（1）熟悉庫(kù)藏（2）分析利用需求（3）選擇檔案利用方式（4）獲取檔案（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。（1）電子檔案的收集積累（2）電子檔案的歸檔（3）電子檔案的保管（4）電子檔案的利用4、文書(shū)擬寫(xiě)通告、通報(bào)、決定、請(qǐng)示批復(fù)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告

以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語(yǔ)，到時(shí)會(huì)寫(xiě)。

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