淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀

[摘要]高校二級學(xué)院的行政秘書是高校二級學(xué)院管理隊伍中的一支重要力量,而行政秘書的工作多而廣,雜而亂,細(xì)而瑣的特點給實際工作帶來了困難和挑戰(zhàn)。因此,要對高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進(jìn)行分析,今后才能更好地開展工作。[關(guān)鍵詞]高校二級學(xué)院行政秘書現(xiàn)狀

高校二級學(xué)院行政秘書既是院系行政管理層的參謀和助手,又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶,是管理隊伍中的一支重要力量。但在行政秘書尚未得到足夠重視,其工作任務(wù)繁重,缺少交流,容易造成許多問題的產(chǎn)生,從而影響工作效率和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因而要對二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀進(jìn)行探討,才能更好地做好政秘書工作。一、行政秘書的工作職責(zé)

我國高校行政秘書工作廣而多,雜而亂,細(xì)而瑣。因此,行政秘書必須明確自己職責(zé),才有可能更好地開展工作。行政秘書工作主要涉及以下幾個方面:一是文筆工作。主要負(fù)責(zé)學(xué)院年度工作計劃和總結(jié)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)講話稿、通知文件、申請報告、會議紀(jì)要等材料的擬草和校對以及學(xué)院新聞報道、學(xué)院網(wǎng)頁更新、學(xué)術(shù)報告等宣傳工作。二是人事工作。做好學(xué)院教職工崗位聘任、考勤、考核、獎懲、職稱評定、人事調(diào)動等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事務(wù)處理,如文件檔案管理和歸檔,會務(wù)籌備和接待、后勤工作,會議通知,消防安全檢查、資產(chǎn)管理工作、;管理辦公設(shè)施、辦公用品;函電文件處理;信息資料的收發(fā)、整理及利用;處理突發(fā)事件、緊急事件并及時向院系行政管理層請示報告等。二、行政秘書工作的特點

高校行政秘書主要是服務(wù)于教學(xué)、科研、和學(xué)生管理,其特點主要有:1.輔助性

輔助性是相對主導(dǎo)性來說的,一般來說,輔助就是在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)指揮和控制下從旁幫助領(lǐng)導(dǎo)完成共同的任務(wù)。而作為行政秘書就是出于這樣一種助手的位置,幫助領(lǐng)導(dǎo)完成其交待的任務(wù)和工作,這是秘書工作最核心的職能。院系領(lǐng)導(dǎo)不光承擔(dān)行政工作,還要兼顧教學(xué)與科研,所以工作不可能面面俱到。這就要求各行政秘書對領(lǐng)導(dǎo)布置的工作及時完成,并對其進(jìn)行跟蹤和督促。對重要的事項要及時匯報和提醒,及時將院系教學(xué)情況和管理中出現(xiàn)的問題反饋給相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。2.協(xié)調(diào)性

秘書協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補(bǔ)充和延伸,是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。在高校二級學(xué)院中,教學(xué)行政管理的許多環(huán)節(jié)呈現(xiàn)縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系,行政任務(wù)是在多個部門、多方面的配合下共同完成的。行政秘書恰恰處在校級行政管理部門、學(xué)院、教師、學(xué)生的信息交匯點,也是各種行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力,善于分析和處理各種錯綜復(fù)雜的關(guān)系,堅定而又策略靈活,行動果斷而又處事穩(wěn)妥,才能輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好院系各種矛盾,調(diào)動一切積極因素,形成和諧有序的工作氛圍。以“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的原則,上下溝通、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外,處理日常行政事務(wù)。3.廣泛性

事務(wù)繁雜,范圍擴(kuò)大,頭緒眾多是秘書工作的廣泛性特點。從文件起草和會議通知等日常工作到為院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、參謀咨詢,從與教學(xué)秘書、學(xué)生政治輔導(dǎo)員的配合到與本院院長、書記、各系主任以及與校辦、人事處、教務(wù)處、保衛(wèi)處、工會等職能部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、上下溝通,幾乎包羅萬象。這要求秘書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒,統(tǒng)籌安排。培養(yǎng)自己的細(xì)心和耐心,有條不紊地安排工作。4.參謀性

參謀是指出謀劃策,為院系行政管理層提出工作建議和設(shè)想,提供決策的參考依據(jù)和方案,充當(dāng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的“顧問”和“智囊”,及時解決領(lǐng)導(dǎo)遇到的難題和疑惑。高校二級學(xué)院行政秘書是連接院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁,他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項政策和要求,熟悉教學(xué)資源的實際配置情況,熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié),要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題,為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù),從而推動院系工作的順利進(jìn)行。充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作的助手,協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理黨、政務(wù),教學(xué)、管理矛盾,使領(lǐng)導(dǎo)可以集中精力開辟領(lǐng)導(dǎo)活動和決策,適時地為領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性方案,做好參謀工作。秘書人員要善于分析形勢把握事物發(fā)展的趨勢增強(qiáng)預(yù)見性,提高對謀略的實效性,把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策滲透到工作的各個方面和全過程。三、行政秘書工作的現(xiàn)狀

根據(jù)行政秘書工作的特點,結(jié)合地方高校行政秘書的實際,我認(rèn)為,二級學(xué)院行政秘書工作容易出現(xiàn)以下三方面的問題:

1.工作任務(wù)多而繁瑣

二級學(xué)院的行政秘書工作頭緒較多,工作范圍幾乎涉及到二級學(xué)院各項工作的各個方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各類文件的登記與傳閱、各個會議的通知、各種來電來訪的接待和處理之外,還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的各項任務(wù)。同時,要與不同的教師和學(xué)生接觸,及時處理他們提出的各種問題,并且還要兼職處理相關(guān)的教學(xué)任務(wù)和黨務(wù)工作,工作內(nèi)容沒有定性的規(guī)定。實際工作中涉及的任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過行政秘書這個崗位職責(zé)。因此,行政秘書雖然天天忙、月月忙,但年終總結(jié)時卻是“忙忙碌碌無頭緒,兢兢業(yè)業(yè)沒成績”。2.工作得不到重視

二級學(xué)院的行政秘書平時工作十分繁忙,通常感覺是上班像打仗一樣,一件事接著一件事,經(jīng)常是幾件事情一起干。無論做得多辛苦,領(lǐng)導(dǎo)總是認(rèn)為這是你應(yīng)該做的,并且在年終績效考核時,行政秘書得優(yōu)秀者卻鳳毛麟角。無論是老師還是學(xué)生,你都得為他們服務(wù),如果服務(wù)不好,往往會遭到投訴,或是責(zé)罵等,因而沒有被重視,得到的回報也少。付出與回報往往難成正比,導(dǎo)致有些行政秘書心里有牢騷,肚里有怨氣。認(rèn)為干多干少一個樣,干與不干一個樣的心理極易產(chǎn)生,抱怨自己進(jìn)錯門、上錯崗,情緒郁悶,工作沒勁。3.工作晉升機(jī)會少

二級學(xué)院的行政秘書中有很大一部分不是秘書專業(yè)出身,很多都是一些引進(jìn)人才的家屬或是子弟,從事行政事務(wù)一般很難升到高級職稱,往往只是評到一個中級職稱就到了瓶頸。現(xiàn)實中,高校二級學(xué)院行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛。缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和交流,缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo),對于未來不知何去何從?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定,態(tài)度不積極。導(dǎo)致部分行政秘書缺少工作的激情,不深入學(xué)習(xí)研究相關(guān)知識。(免費看電影tnag)

隨著我國高校改革的不斷深化,對高校二級學(xué)院行政秘書的要求也越來越高。因此,行政秘書要轉(zhuǎn)變思想觀念,明確角色定位,樹立服務(wù)意識,不斷加強(qiáng)對自身綜合素質(zhì)和能力的培養(yǎng),廣泛閱讀書籍,增進(jìn)知識的積累,做到時時虛心,處處留心,事事用心,從多方面、多角度強(qiáng)化自我工作意識的培養(yǎng)。同時,以樂觀開朗、積極向上的心理狀態(tài),勤奮學(xué)習(xí),銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度,踏實工作,與時俱進(jìn),為學(xué)校和學(xué)院健康、快速地發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

擴(kuò)展閱讀：新建高校行政秘書現(xiàn)況

試論新建高校行政秘書現(xiàn)況

【摘要】隨著新建本科院校的行政機(jī)構(gòu)完善健全,分工明確細(xì)致,在推行校系兩級管理的同時,二級機(jī)構(gòu)人員配置相應(yīng)得到完善。行政秘書作為二級機(jī)構(gòu)辦公室的窗口,已成為新建本科院校不可或缺的崗位,只有不斷加強(qiáng)行政秘書建設(shè),才能適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要。全文分析了新建高校行政秘書隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀,有針對性地提出了加強(qiáng)行政秘書隊伍建設(shè)的措施�！娟P(guān)鍵詞】新建高校;行政秘書;隊伍建設(shè)

行政秘書作為二級機(jī)構(gòu)辦公室的窗口,已成為新建本科院校不可或缺的崗位,作為學(xué)院(系部)日常行政事務(wù)的管理者,行政秘書要肩負(fù)參與政務(wù)、管理事務(wù)、溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的責(zé)任,其工作能力與綜合素質(zhì)直接關(guān)系到學(xué)院行政管理的質(zhì)量與效能。行但隨著高等教育大眾化、市場化、信息化,我國新建高校普遍存在建校和升級的時間短,資源緊張等問題,往往把主要精力放在師資隊伍的培養(yǎng)或教學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上,而忽視了教學(xué)管理隊伍建設(shè)。目前新建高校行政秘書隊伍建設(shè)還存在諸多問題。必須正確認(rèn)識這些問題,并提出行之有效的對策,才能提升高校的社會形象,推進(jìn)高校秘書隊伍建設(shè)從而適應(yīng)快速發(fā)展的高等教育的需要。一、新建高校行政秘書隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀1、服務(wù)意識不強(qiáng),業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

新建高校行政秘書工作量大面廣,責(zé)任重,要求高,不僅要處理辦公室業(yè)務(wù),還有會務(wù)安排、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作。特別是有些人片面的認(rèn)為,高校行政秘書在高校里地位低,待遇低,工作任務(wù)重,每天都是在做一些“婆婆媽媽”的事情,沒有什么前途,于是在工作中消極應(yīng)付,往往是“做一天和尚撞一天鐘”、“身在曹營心在漢”。加之,用于業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和理論思考的時間常常被繁雜的行政事務(wù)擠占,沒有時間潛心于理論學(xué)習(xí)和研究。因此,相當(dāng)一部分行政秘書缺乏管理專業(yè)知識、技能的訓(xùn)練,許多人仍停留在就事論事解決問題的經(jīng)驗管理水平。另外,有相當(dāng)數(shù)量的人從事行政工作,卻沒有從感情上把它當(dāng)作甘心為之奉獻(xiàn)的事業(yè),而只是作為自己的鐵飯碗。有的人雖然學(xué)歷高而面對最基本的文字處理和信息交流工作,由于學(xué)科背景和專業(yè)的局限,也很難從容應(yīng)對,在工作中常常墨守成規(guī),任憑自己感覺做事。

2、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視,隊伍結(jié)構(gòu)不合理

新建高校普遍存在著重教學(xué)、輕管理的現(xiàn)象。由于對新建高校行政秘書隊伍建設(shè)的重要性認(rèn)識不足,在相當(dāng)長的時間里,認(rèn)為行政秘書是事務(wù)性工作,可替代性很強(qiáng),人員配備上隨意性較大,人員來源構(gòu)成復(fù)雜。行政秘書主要由以下三部份人組成:一是學(xué)校為了優(yōu)化教師隊或者是減少其他崗位調(diào)配過來的人員,使得專業(yè)不對口。二是引進(jìn)高層次人才的隨調(diào)人員。三是近兩年來各個高校新進(jìn)的人員能夠走上講臺的必須是博士學(xué)位,而有不少碩士畢業(yè)生為了有一個所謂的“鐵飯碗”硬是擠進(jìn)來充當(dāng)了非主體系列人員。這些人員構(gòu)成中學(xué)歷不對稱,職稱不對稱。加之,工作業(yè)績難以衡量,往往是干好了也沒人知道,失誤了會受到領(lǐng)導(dǎo)的批評和教師的指責(zé),不少

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