會計檔案管理制度(范本)

會計檔案管理制度（范本）

第一條制定目的

為了建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會計數(shù)據(jù)毀損、散失和泄密。根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)制定本辦法。第二條責(zé)任單位

（一）公司下屬子公司應(yīng)參照本細(xì)則管理會計檔案。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。（二）公司財務(wù)部門和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)公司會計檔案工作的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查。

第三條會計檔案范圍

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。

（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。（四）其他類：1.文書部分

（1）各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件；

（2）年度財務(wù)計劃，年度財務(wù)工作計劃，年度財務(wù)工作總結(jié)，年度財務(wù)決算編審工作的要求，財政、財務(wù)工作會議文件及資料；

（3）各種財務(wù)分析資料（包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析）；（4）各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；（5）資信證明；

（6）重點工程決算資料；（7）財會部門會議記錄本；（8）各種投標(biāo)保函；

（9）城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。

2.報表部分：年度各項經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)完成情況報表（包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等）；副食月報表；勞保統(tǒng)籌報表；財務(wù)大檢查報表；社會公司購買力報表；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表；會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計從業(yè)資格證書登記表；職稱評定審批表；會計達標(biāo)升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬等。

以上這些會計資料和報表，由經(jīng)辦人在每一項業(yè)務(wù)完成時及時整理存檔；也可以年度一次整理，分別裝訂。存檔前，要經(jīng)財會部門負(fù)責(zé)人簽字后方能存檔。第四條會計檔案管理總原則

（一）公司財務(wù)部門每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照公司檔案歸檔制度的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。（二）當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編制會計檔案移交清冊，移交公司總辦綜合檔案室統(tǒng)一保管，子公司未設(shè)立檔案室的，應(yīng)由所在單位在財務(wù)部門指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。

（三）移交檔案室保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案室應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（四）立卷歸檔的會計憑證、賬簿、報告（報表）及其他有關(guān)會計材料必須要完整、準(zhǔn)確，組卷要整齊、規(guī)范，并按檔案分類順序編號。會計檔案的保管設(shè)備及檔案裝具要符合國家要求。

（五）檔案室保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（六）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。第五條電算化會計檔案管理制度

會計檔案是會計資料的歷史文件，公司實行會計電算化工作后，會計資料的存儲方式有了重大變化，從單純的紙介質(zhì)變成各種磁性介質(zhì)，為此，制定公司電算化會計檔案管理制度。

(一)電算化會計檔案的內(nèi)容

電算化會計檔案，包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)(以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù))和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬薄、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。(二)電算化會計檔案的保存期限

會計檔案的保存期限按現(xiàn)行制度規(guī)定的各種檔案存放時間保管。通過計算機計算打印輸出的各類帳薄、憑證清單等視同原手工登記的帳薄等會計資料進行保管。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，須補充打印，并由操作人員在打印輸出文件上簽字蓋章。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文件檔案資料視同會計檔案進行管理，保存期限最低截止至該系統(tǒng)停止使用或重大更改后三年。(三)電算化會計檔案存放要求會計檔案存放做到“八防”，即：防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強磁場、防凍。會計數(shù)據(jù)的備份軟盤應(yīng)分別存放在三個不同地點，并定期復(fù)制。

(四)電算化會計檔案借閱制度

本單位人員借閱由財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外單位人員借閱需持介紹信經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。任何人不得擅自將會計檔案帶離檔案室，不得泄露會計核算軟件資料，未經(jīng)許可不得復(fù)制，轉(zhuǎn)移、更不準(zhǔn)進行刪改、更換內(nèi)容。第六條公司合并、分立與解散的會計檔案管理

（一）公司下屬子公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，由公司財務(wù)部派員協(xié)助終止單位的財務(wù)部門進行整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案移交清冊，經(jīng)公司財務(wù)部主管審核后移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。

（二）公司下屬子公司合并，其會計檔案應(yīng)由合并單位保管。（三）公司下屬子公司撤銷解散后，其會計檔案應(yīng)由其主管公司接收、保管。第七條會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限

（一）本單位財會部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財會部門的，檔案保管人員應(yīng)及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應(yīng)及時提供。

（二）本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。

（三）外單位人員借閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能借閱。

（四）借閱會計檔案應(yīng)在財會部門或檔案部門的檔案庫（室）內(nèi)查閱。須拿出檔案庫（室）時要經(jīng)檔案部門和財會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必須攜帶出單位的要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（五）需要接觸財會部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應(yīng)注明歸還時間和利用效果。

（六）會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，方能銷毀。

（七）總公司會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財會部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)總公司董事會審核后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

（八）會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和見效。

（九）基層單位會計檔案的銷毀。應(yīng)由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財會部門審查批準(zhǔn)，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

（十）會計檔案保管期滿時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無實用價值時再銷毀。

第八條會計檔案移交

（一）負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員，應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊，如有丟失，移交人應(yīng)查明原因，承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。

（二）撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財會部門保管。

（三）被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清單上簽字，上級檔案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。第九條會計檔案的銷毀

（一）保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案鑒定小組和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

（二）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。與正在建設(shè)項目有關(guān)聯(lián)的會計檔案，保管期滿也不得銷毀。第十條本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十一條本制度自批準(zhǔn)下發(fā)之日起施行。

擴展閱讀：會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度(范例)

根據(jù)學(xué)員的發(fā)貼提問，特提供以下范例供大家參考：

會計電算化系統(tǒng)會計檔案管理制度（范例）

單位的會計檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應(yīng)按有關(guān)會計制度使用、保管。

１、現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清�，F(xiàn)金記賬憑證一律由審核員審核無誤后，當(dāng)日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁，交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，按月裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

２、銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。

制單人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證，當(dāng)日輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管�，F(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。３、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管

有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。４、科目匯總表、賬簿打印時間。(1)現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

(3)總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次。

(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。

(5)會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。５、其他

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

二、數(shù)據(jù)備份管理

１、由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進行備份工作。

２、在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。

３、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

４、機內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會計檔案管理

１、會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

２、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份光盤必須貼上寫保護標(biāo)簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

３、由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

４、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

５、各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。６、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

友情提示：本文中關(guān)于《會計檔案管理制度(范本)》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，會計檔案管理制度(范本)：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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