公司公文一般格式
參閱幾份有關(guān)公司公文格式的資料,其所擬的格式各有千秋,莫衷一是。甚感茫然。汲取他們的長處,初擬本公司公文格式,以便本公司今后在制作文件時(shí)有一個(gè)統(tǒng)一的格式。
一 、公文用紙及版面規(guī)格
采用A4紙。頁邊距離:上3.7cm, 下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,每頁22行,每行28字。
二、秘密等級(jí)和保密期限(或緊急程度)
用3號(hào)宋黑體字,頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行,秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。
三、文頭字體(離版頭宋體三號(hào)空兩行)
大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色,文件紙已印刷)
四、發(fā)文字號(hào),
發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)三部分組成。
代字:發(fā)文機(jī)關(guān)名稱極度簡(jiǎn)縮;
年份(年度),用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全,外加六角括號(hào)“﹝ ﹞”
序號(hào),不加“第”字,也不加“0”。
用3號(hào)仿宋體,居中,離文件頭宋體字兩行。
五、簽發(fā)人
“簽發(fā)人”3字后標(biāo)全角冒號(hào),用3號(hào)仿宋體,簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體居右空1字標(biāo)識(shí),與發(fā)文字號(hào)在同一行(這時(shí)發(fā)文字號(hào)應(yīng)移到左邊)。
六、公文標(biāo)題
用小二號(hào)黑宋體。離發(fā)文字號(hào)下空2行,居中排布。
七、主送機(jī)關(guān)
在標(biāo)題下空1行,用3號(hào)仿宋體,左側(cè)頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào)。
八、正文
在主送機(jī)關(guān)之下左空2字,用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí),回行頂格。
九、附件
用3號(hào)仿宋體字,離正文空一行;左空2字標(biāo)識(shí),“附件”后標(biāo)全角冒號(hào);若有序號(hào),用3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),序號(hào)與附件名稱之間用圓點(diǎn)隔開;附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
十、成文時(shí)間和印章
單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。
成文時(shí)間離附件空3行,右空4字,為仿宋3號(hào)字,成文時(shí)間用漢字,“零”應(yīng)寫為“〇”;
加蓋印章應(yīng)“上不壓正文,下壓日期”,即上弧距正文2mm~4mm,端正、居中,下壓成文時(shí)間,印章用紅色。
當(dāng)印章下弧無文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上; 當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線壓在成文時(shí)間上。
若要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的,則離附件空2行,在成文日期之上。若名稱比成文日期短,則居日期中間;若比日期長,則首字比成文日期左移2字。 十一、附注
公文如有附注,在成文時(shí)間下空一行,用3號(hào)仿宋體字,居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)
十二、主題詞 “主題詞”用3號(hào)黑宋體字,居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào),詞目用3號(hào)宋體字;詞目之間空1字,不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(主題詞編寫有規(guī)定,另編) 十三、抄送機(jī)關(guān)
如有抄送機(jī)關(guān),一般用3號(hào)仿宋體字。在主題詞之下,居左空1字;“抄送”二字后加全角冒號(hào),抄送機(jī)關(guān)較多,回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊,抄送機(jī)關(guān)間要用逗號(hào)隔開,最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào),可以防止私加抄送機(jī)關(guān)或變?cè)旃摹?/p>
既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí),應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行,之間不加分隔線。編排方法同抄送機(jī)關(guān)。
十四、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間
印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)日期右空1字。印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多,可以自行簡(jiǎn)化。印發(fā)日期要用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
十五、版記
版記應(yīng)置于公文最后一頁,版記的最后一個(gè)要素置于最后一行
版記中各要素之下均加一條分隔線,分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0. 35 mm),中間的分隔線用細(xì)線(推薦高度為0. 25 mm)。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
十六、頁碼
用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí),置于版心下邊緣之下一行,數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線,一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。
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