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應用文書文種豐富，各類文種的風格也有明顯的區(qū)別。例如指揮性公文的命令、決議、決定注重莊重嚴肅；法規(guī)、規(guī)章和管理規(guī)章文書講求嚴謹、確切、利落；計劃性文書必須實在、周密、可行；會議報告應富于鼓動性等等。不同文種的語言，都應有與文體風格相協(xié)調(diào)的基調(diào)。而各類文種的語言，從總的方面看，又大都是比較莊重、通俗的大眾化書面語言，而較少用口頭語言和方言。這是從把握文體特點上，把準文章語言的得體性。

語言還應隨社會的變化發(fā)展而有所變化，能與時俱進。陳舊、過時的詞語不宜使用；新名詞術語要謹慎使用，不以詞語的艱深掩飾內(nèi)容的淺薄。如果忽略了語言的這種變化，也會不得體。

應用文書的語言，應根據(jù)不同的受文對象，注意其接受心理，考慮不同的分寸。上行文的語言，應尊重而不阿諛討好；下行文的語言，應謙和但又不失度；與平行機關往來函件的語言，則應以誠以禮相待，多商量，互相尊重。懲戒壞人壞事的通報，語言應言之鑿鑿，義正辭嚴。表彰好人好事的決定，語言則應熱情、穩(wěn)實。對上級的情況報告，不必有過多的宣傳議論。對下級布置工作的通知，又不可過于原則、空洞，應實實在在，切實可行，有可操作性。這是從受文對象接受心理的角度做到語言得體。

有選擇地使用模糊詞語和委婉用語，有時會使應用文書的語言更得體。應說明的是，應用文書語言的上述五個特點，常常是相輔相成難以分割的。第三節(jié) 開頭與結尾的展開方式 （一）開頭方式 ⒈ 概述情況

即在開頭簡明扼要、切題地介紹有關情況或背景。簡報、報告、會議紀要、總結等常用此法開頭。2 提出問題

即在開頭提出問題，提示應用文書的主旨或主要內(nèi)容，以引起閱讀者的注意與思考。調(diào)查報告常用這種方式開頭。⒊ 直陳目的

即在開頭以“為了”、“為”等介詞構成的主旨句領起下文。法規(guī)、規(guī)章、決定、通知等應用文書常用此方式。

4. 引述來文

即在開頭引述對方來文、來電的標題、文號，然后引出下文。應用文書中的復函、批復普遍使用此方式開頭。⒌ 闡明觀點

即在開頭先提出觀點，或者點明主旨，接著加以解釋說明，以引起讀者的重視。 ⒍ 表明態(tài)度

即在開頭直截了當?shù)貙ε�轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布的文件或者有關的事項、會議表明態(tài)度，做出評價，提出看法。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知多如此開頭。7 交待原因

即在開頭以“由于”、“因為”、“鑒于”等詞領起下文，也可直接陳述發(fā)文原因。8 說明根據(jù)

即在開頭引用有關法律、法規(guī)或上級指示精神，具體來說，是以“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語領起下文，鮮明標示出行文有據(jù)。通知、批復、規(guī)章文書等常用這種方式開頭。

應用文書的開頭，有時是多種方式結合運用。（二）結尾方式

1. 作請求。即在結尾請求上級批復、批轉(zhuǎn)、批準或請求對方幫助之類的話語。公文中的請示、函等普遍使用此方式結尾。

2. 作強調(diào)。即在結尾對文中的主要問題作強調(diào)說明，以引起閱讀者的重視。3. 作要求。即在結尾提出要求、希望或發(fā)出號召。

4. 作總結。即在結尾對文中的主要觀點或問題做出歸納或總結，使讀者對全文有一個較完整的印象。

5. 顯文種。以模式化的方式把名詞性文種作動詞用，并以此結尾，如“特此通告”、“特此通報”、“特此通知”、“特此報告”等。

6. 作補充。即在結尾補充交待有關事項、事宜。通知、法規(guī)、規(guī)章等常用這樣的結尾。除上述幾種結尾方式外，還有祝賀、慰問式的結尾，以及主體部分意盡即文完，不再另寫結尾等方式。

第四節(jié)應用文書的結構類型

應用文書的結構類型，是指應用文書的文章結構，即正文在外部形態(tài)上所表現(xiàn)出的形式。應用文書的外部形態(tài)大體有十種類型。（一）篇段合一式

正文全文內(nèi)容包容在一個完整的自然段內(nèi)，即一個段落就是一篇完整的文章。這種形式常用于內(nèi)容單一的應用文書。（二）兩段式

這是內(nèi)容簡單、篇幅簡短的應用文書常用的形式。如，把篇段合一式中的結語部分單獨列為一段，可成為兩段式�；虬讶�段式中的結語部分省略，寫作目的或原由、行文事項各為一段，也可以成為兩段式。（三）三段式

這是短篇應用文書比較常見的外部結構形式，即正文分為寫作目的或原由、事項、文章結語三個層次。（四）多段式

它用于內(nèi)容稍多、篇幅稍長的應用文書。一般是開頭概述情況、說明原由、目的或依據(jù)，結尾單獨成段或省略結尾段，主體部分內(nèi)容稍多分別寫為若干段。如果是內(nèi)容多、篇幅長的應用文書，一般不宜采用多段式，而宜采用分部式。（五）分部式

這種結構形式，通常把文章分成幾個大部分，每個部分就是一個層次。為了做到眉目清楚，每個部分可用小標題或者序號列出，但多用序號加小標題的形式。小標題或者作為層旨句概括該部分中心，或者提示該部分內(nèi)容范圍。這種結構形式容量較大，眉目清楚，頭緒分明，適用于內(nèi)容較多、篇幅較長的應用文書。工作總結、理論文章、調(diào)研文章等類常用這種結構。它常體現(xiàn)為應用文書基本結構形式縱式結構中的遞進式結構，寫作時一定要注意前后各部分由淺入深或者由實到虛、由表及里的邏輯順序，以及各部分間的邏輯聯(lián)系。

（六）貫通式

有人把它與多段式歸為同類，但它與多段式仍有區(qū)別。貫通式是圍繞中心，按時間順序、事物發(fā)展順序或者認識順序，抓住主要線索，比較完整地敘述或說明一個事項、一項工作、一個道理。它不分條文，不用小標題，前后貫通，以自然段落組成全篇。這種結構適用于內(nèi)容比較單一的敘述性或者說明性為主的應用文書。

（七）條款（項）式

法規(guī)、規(guī)章和職能部門的一些文書，不少用這種形式，顯得眉目清楚，排列有序，簡潔明了。條款（項）式結構，有以下兩種：

1．章斷條連式。適用于內(nèi)容多、篇幅長的法規(guī)、規(guī)章。這種結構以章為序劃分層次，各章下的“條”不依章斷開另起開頭，而是連續(xù)編號。這便于執(zhí)行承辦時援引有關條文。章下可分條，極少數(shù)還在章下分節(jié)，節(jié)下再分條。章、節(jié)、條均用小寫漢字數(shù)目表示，如第一章、

第一節(jié)、第一條。條下有的分款，款不帶序數(shù)，一個自然段就是一款；條下有的列項。項冠以帶圓括號的漢字數(shù)碼 （一）、（二）等。項下可分目，目冠以阿拉伯數(shù)字1、2等。

2、條文并列式。適用于內(nèi)容不太多、篇幅不太長的法規(guī)、規(guī)章和其他應用文書。條下同樣可分款或項、目。若不是法規(guī)、規(guī)章的其他應用文書，通常不用“第×條”標示，其標法形如：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“⒈”，第四層為“（1）”；不另以其他數(shù)碼為序數(shù)。若是只有一個層次，則以“一、” “二”這類數(shù)碼為序數(shù)。

條下的款或項、目獨立成段。段間內(nèi)容具有相關性。（八）總分條文式

這是應用文書用得較多的一種外部結構形式，公文、規(guī)章、合同等文書，常采用這種結構。文章開頭部分（即引言部分）先總說：或概述情況，或說明寫作目的、依據(jù)、原因，或闡明主旨，擺出結論。后文則分條文分述有關內(nèi)容，每條或說明事物的一個方面，或圍繞主旨闡述一個問題，或分析事件的一個原因，或提出一項要求、措施、辦法等等。條文的層級結構序數(shù)，與條文式的寫法一樣。有的在分條之后還有一個總說的結尾，形成“總說—分說—總說”的結構。安排條文的要求，與條文并列式結構相同。（九）表格式

這是應用文書不同于其他文體所特有的一種結構形態(tài)。不少經(jīng)濟管理職能部門如

工商行政管理部門、稅務部門、專利管理部門等機構和不少企業(yè)如銀行、保險公司及廠礦、公司等單位，他們制發(fā)的各種專門文件，大都采用表格式。（十）不成文式

這是應用文書特別是其中的告啟類文書所特有的一種外部形態(tài)。它不像一般文章那樣有完整的結構內(nèi)容，開頭、結尾、層次、段落、過渡和照應都不一定齊備或有明顯標示，從其外部形態(tài)來看也不像傳統(tǒng)的文章樣式，語言表述方式也有其特殊性，通常運用圖文相間的形式或者圖表形式。典型的不成文式多是一些廣告、海報等告啟文書，有的還圖文相映，很具吸引力。它同表格式文書一樣，看似不成文，沒有傳統(tǒng)文章的形式，但表達效果常常比成文好。運用這種形式撰寫告啟文書時，一是告啟事項要周全，二是要注意突出重點，不能因圖害意，讓圖畫沖淡、掩蓋了主要內(nèi)容。

抓點??牽線??成面??不斷提高黨委辦公室工作水平

近年來，萬州區(qū)委辦公室堅持“三個圍繞”（圍繞中心工作轉(zhuǎn)，圍繞領導轉(zhuǎn)，圍繞主要領導

抓中心工作轉(zhuǎn)），咬定?“三個目標”（辦文零毛病、辦會零失誤、辦事零差錯），重嚴、求真、務實，政務服務水平不斷提高。在2003年141個區(qū)級部門工作質(zhì)量、服務態(tài)度綜合測評中獲得好成績，被**市委辦公廳評為2003年度督查工作先進集體、信息工作先進集體和工作經(jīng)驗交流第一名。我們的主要做法是：抓點、牽線、成面。` ?一、抓點

?我們抓重點帶一般，把辦重點文、辦重點會、辦重點事作為政務服務工作的重中之重。（一） ?

強化精品意識，辦好重點文。我們始終堅持“兩手抓”：一手抓好文稿起草工作。身在兵位、胸為帥謀，既注重“文以載道”，嚴把政策關，克服文稿“硬傷”；又講究“成文之法”，嚴把文字關，避免文稿“軟傷”，綜合文稿思路清、高度夠、表達準、特點明。另一手抓好公文運轉(zhuǎn)工作。嚴格公文運轉(zhuǎn)程序，確保公文運行規(guī)范有序、高效無誤。

（?二）強化精細意識，辦好重點會。會前部署周密細致，會中服務確保萬無一失，會后工作注重落實。對黨代會、區(qū)委全委會、區(qū)委工作會議等會議，從議題確定、材料準備、會議紀要和督查落實等重要環(huán)節(jié)都有具體的服務細則。我們的會務組織工作得到了區(qū)委領導的肯定和全區(qū)上下的好評。同時，實行會議活動報批制度，確保重點會議，大幅度精簡可開可不開的會議，盡量減少領導陪會，讓領導騰出更多的時間和精力抓大事、議大事、謀全局。

（三）強化精當意識，辦好重點事。一是抓信息工作，當好“耳目”?。我們及時、準確、全面、真實反映社情民意和重要信息，為區(qū)委決策提供了有益參考，在2003年全市黨委辦公室系統(tǒng)信息工作考評中，我辦由2002年的后列躍到了前列。二是抓調(diào)研工作，當好“助手”。圍繞區(qū)委的工作重點、領導關注的焦點和群眾反映的熱點問題，進行調(diào)查研究，為區(qū)委領導提出合理化建議。三是抓督查督辦，當好“欽差”。唱響“布置工作+不檢查=0”、“開會+不落實=0”、“抓住不落實的事+追究不落實的人=落實”三個公式，督重點、查大事，確保重大決策部署貫徹落實。四是抓后勤保障，當好“管家”。狠抓機關日常管理和財務管理，注重改善辦公條件，推進辦公現(xiàn)代化。著力改善生活條件，提高職工福利待遇。五是抓政務接待，當好“窗口”。始終把接待服務視為第一

窗口，嚴謹細實，精心組織，成功完成了黨和國家領導人到萬州視察的接待任務，并被市人事局、市級機關事務管理局評為“**市機關事務與接待工作先進集體”。 ?二、牽線?我們不斷完善政務服務機制，實行線性運轉(zhuǎn)，收到了明顯實效。

（一）定事定法，牽好工作線。我們把辦公室工作視為“生產(chǎn)線”?，按照工作流程鏈條式推進。一是辦會流程清晰化。從會議方案準備到會議精神落實全過程的每個環(huán)節(jié)，我們都編制了一張流程圖，每個環(huán)節(jié)都明確專人負責，分清責任。二是辦文流程制度化。明確辦文的各個環(huán)節(jié)、責任領導、責任科室，擊鼓傳花，流水作業(yè)。三是辦事流程規(guī)范化。對調(diào)查研究、督查督辦、領導交辦事項、政務接待、財物管理、政務值班、機要保密等日常工作，都建立了規(guī)章制度，使每一項工作不斷檔、不脫節(jié)、無死角、無盲區(qū)。

（?二）定人定責，牽好責任線。一是硬化崗位責任制。進一步完善辦公室領導、科長、科員等崗位職責，各司其職，各負其責。二是創(chuàng)建雙線責任制。對重要接待任務和大型會議活動，建立了相關部門主要領導為定點定事牽頭負責人、辦公室領導為定點定事指導負責人的雙線責任制，確保每項重點工作有人做、有人查，責任到人，落實到位。三是實行錯情追究制。對工作線上出現(xiàn)的差錯和失誤，制定責任追究辦法，誰出了問題誰就承擔相應的責任。（?三）定獎定懲，牽好督導線。一是健全完善督查網(wǎng)絡。在區(qū)、開發(fā)區(qū)、區(qū)級各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)

（街道）設置專兼職機構，配備專兼職工作人員，創(chuàng)造條件，讓督查人員有位、有為、有威。二是創(chuàng)新督查方式。對重大督查事項，區(qū)委督查室、區(qū)政府督查室和組織人事、紀檢監(jiān)察部門組建“三位一體”督查工作機制，代表區(qū)委、區(qū)政府進行專項督查。三是堅持督導結合。對落實不力的工作，注重指導，促其整改。 ? ?三、成面

? ?黨委辦公室工作涉及方方面面，秘書長（辦公室主任）處在宏觀面，副秘書長（副主任）處在中觀面，各科室處在微觀面。

（一）宏觀面統(tǒng)得起。對辦公室而言，秘書長（主任）是“帥”?，要統(tǒng)得起。秘書長必須勤于學習，勇于實踐，善于總結，情況要明，頭腦要靈，對全局和重點工作不但要“知其然”，更要“知其所以然”。我們建立一系列制度，確保了秘書長把主要精力放在抓重點文、重點會、重點事上，做到了大事不誤、小事不漏，區(qū)委集體決策在每個方面都得到了有效貫徹。

（二）中觀面領得起。辦公室副職是“將”?，我們充分發(fā)揮辦公室副職的作用，讓中觀面領得起。一位辦公室副職對應服務一位區(qū)委副書記，既要負責文字審核把關工作，又要負責事務性服務工作。各位副職服從于領導、服從于中心、服從于大局，站在秘書長（主任）的角度，獨擋一面，開拓創(chuàng)新，想領導之所想、急領導之所急、謀領導之所謀，切實領起了自己所聯(lián)系協(xié)調(diào)方面的工作。

（三）微觀面頂?shù)闷�。辦公室中層干部和工作人員是“兵”?，是辦公室抓落實的基礎。我們堅持以人為本，加強思想政治建設、服務能力建設、作風建設和制度建設，全辦干部職工把辦公室工作當作事業(yè)做，當作藝術做，做到了“四知”：學習上知短，政治上知恩，工作上知責，待遇上知足。?

?我們對辦公室工作的深刻體會有兩句話：差錯是進步之母，少出差錯就是進步；批評是表揚之父，不挨批評就是表揚。辦公室工作永無止境，我們一定要始終保持蓬勃朝氣、昂揚銳氣和浩然正氣，努力實現(xiàn)“在全市爭一流、在全區(qū)爭第一”的奮斗目標。

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