秋風(fēng)清，秋月明,落葉聚還散,寒鴉棲復(fù)驚。

公 文 寫 作 技 巧

所謂公文，它是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：

一、 明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。

4、明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡(jiǎn)短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對(duì)于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。

怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。

提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：

1、 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做

到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖 ，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。

2、 要語句簡(jiǎn)練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1、 關(guān)于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2、 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。

3、 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5、 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務(wù)公文

請(qǐng)示

請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文。

請(qǐng)示的特點(diǎn)

一、針對(duì)性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請(qǐng)示"行文。請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

二、呈批性。請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng)，無論同意與否，都必須給予明確的"批復(fù)"回文。

三、單一性。請(qǐng)示應(yīng)一文一事，一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

四、時(shí)效性。請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時(shí)發(fā)出，就會(huì)使問題得以及時(shí)解決。

請(qǐng)示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請(qǐng)示分為以下三種：

一、 請(qǐng)求指示性請(qǐng)示。

二、 請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示。

三、 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示。

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、 首部。主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

1、 標(biāo)題。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《**組關(guān)于*的請(qǐng)示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*的請(qǐng)示》

2、 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請(qǐng)示只能寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請(qǐng)示。

二、 正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

1、 開頭。主要交代請(qǐng)示的理由。

2、 主題。主要說明請(qǐng)示事項(xiàng)，它是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出的具體請(qǐng)求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請(qǐng)求一件事。

3、 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有"當(dāng)否，請(qǐng)批示"、"妥否、請(qǐng)批復(fù)"、"以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批"、"以上請(qǐng)示，呈請(qǐng)核準(zhǔn)"或"以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行"。

三、 尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時(shí)間兩部分。

報(bào)告

報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

"報(bào)告"是陳述性文體。寫作時(shí)要以真實(shí)材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達(dá)方式."報(bào)告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報(bào)告"的目的就是為了讓上級(jí)掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)給予支持，為上級(jí)機(jī)關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)。"下情上達(dá)"是制發(fā)報(bào)告的目的。所以報(bào)告的內(nèi)容要求以擺事實(shí)為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達(dá)方式以概括為主，語氣要委婉、

謙和、不宜用指令性語言。

報(bào)告的種類

報(bào)告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報(bào)性報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、呈報(bào)性報(bào)告、例行工作報(bào)告。

寫法

報(bào)告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時(shí)間組成，下面介紹幾種報(bào)告的寫法

一、 匯報(bào)性報(bào)告

匯報(bào)性報(bào)告主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況的報(bào)告，一般分為兩類：

1、 綜合報(bào)告。這種報(bào)告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級(jí)寫的匯報(bào)性報(bào)告。其內(nèi)容大體包括工作進(jìn)展情況，成績(jī)或問題，經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)以及對(duì)今后工作的意見或建議。這種報(bào)告的特點(diǎn)全面、概括、精練。

2、 專題報(bào)告。這種報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作中的某個(gè)問題，向上級(jí)所寫的匯報(bào)性報(bào)告。

二、 答復(fù)性報(bào)告

這種報(bào)告是針對(duì)上級(jí)或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報(bào)告。這種報(bào)告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。

三、 呈報(bào)性報(bào)告

呈報(bào)性報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)報(bào)送文件、物件隨文呈報(bào)的一種報(bào)告。一般是一兩句話說明報(bào)送文件或物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

四、 例行工作報(bào)告

例行工作報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)，因工作需要定期向上級(jí)所寫的報(bào)告。如，財(cái)務(wù)報(bào)告、費(fèi)用 支出報(bào)告等。 公告

公告是用于對(duì)企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項(xiàng)的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達(dá)直截了當(dāng)，語言簡(jiǎn)潔明快。

一、 標(biāo)題。

公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機(jī)關(guān)和文種 以上兩項(xiàng)，多用于政府機(jī)關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時(shí)可依公告單獨(dú)編號(hào)。

二、 正文

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨(dú)成段，用簡(jiǎn)短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語。

三、 落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo)明發(fā)文地點(diǎn)。

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