公文寫作要領(lǐng)

1、決定

（1）功能

適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（2）分類

A.法規(guī)政策性決定。

如《關(guān)于懲治虛開、偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定》

B.重要事項(xiàng)的決定。

如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)同人民群眾聯(lián)系的決定》

C.獎(jiǎng)懲決定。

如《國(guó)務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號(hào)”事故的決定》

2．通告

（1）功能

適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

（3）分類

a. 法規(guī)性通告

b. 知照性通告

c. 通告不寫抬頭，無主送單位。

d. 通告與公告的區(qū)別

a. 內(nèi)容重要性不同

b. 對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同

c. 發(fā)布范圍有所不同

3．通知

（1）功能

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。

（2）分類

a.發(fā)布指示的通知

b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時(shí)，都要用通知，也就是加一個(gè)文件頭。

如人事部關(guān)于印發(fā)《人事爭(zhēng)議處理辦案規(guī)則》和《人事爭(zhēng)議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）

4．通報(bào)

（1）功能

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（2）分類

表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡＋先進(jìn)事跡意義＋表彰決定＋希望號(hào)召

批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)＋錯(cuò)誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求

情況通報(bào)：緣由目的＋情況信息＋希望要求

5．意見

（1）功能

適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

（2）分類

規(guī)劃性意見

實(shí)施意見

具體工作意見

6.批復(fù)

（1）功能

適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)

與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù)》

主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)

以上6種為下行文。

7．報(bào)告

（1）功能

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問。

（2）類型

a、工作報(bào)告

b、情況報(bào)告

c、建議報(bào)告

d、答復(fù)報(bào)告

e、報(bào)送報(bào)告

8、請(qǐng)示

（1）功能

運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)

（2）應(yīng)用范圍

a、遇到問題無法解決，需要上級(jí)指示

b、處理較為重要的事件和問題，要上報(bào)批準(zhǔn)

c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助

d、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問，要上級(jí)解答

e、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級(jí)仲裁

f、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作

（3）分類

a、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示

b、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示

主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人不得越級(jí)

請(qǐng)示，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等）

以上兩種為上行文

9.函

（1）功能

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

（2）分類

a.公函和便函b.發(fā)函和復(fù)函

函是平行文，寫法特別要注意用語分寸。

10．會(huì)議紀(jì)要

（1）功能

適用記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

（2）分類

a.決策型

b. 交流型

c.研討型

三、公文的格式

1．公文格式的組成

公文格式的組成要素包括：

（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭、紅頭） （2）公文份數(shù)序號(hào)

（3）密級(jí)（4）發(fā)文字號(hào)

（5）簽發(fā)人（主要用于請(qǐng)示） （6）標(biāo)題

（7）主送機(jī)關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略） （8）正文

（9）附件（10）發(fā)文機(jī)關(guān)署名

（11）成文日期（12）印章

（13）附注（此件發(fā)至 XX級(jí)） （14）主題詞

（15）抄送單位（16）印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間

印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號(hào)仿宋體，每頁22行，每行28個(gè)字。

2．發(fā)文字號(hào)

編寫發(fā)文字號(hào)原則：包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。

注意：年份不能省略，兩邊用六角括號(hào)；序號(hào)不編虛位，不加第。

3．公文標(biāo)題

標(biāo)準(zhǔn)式：發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機(jī)關(guān)， 故發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略。 特殊形式：

（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+文種。如《中華人民共和國(guó)主席令》

（2）發(fā)文機(jī)關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱轉(zhuǎn)文式標(biāo)題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

4．成文日期

成文日期確定原則：

（1）會(huì)議通過的決定、決議以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)。

（2）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（4）法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。

（5）一般信函、電文以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

5．主題詞

《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報(bào)的文件應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注主題詞。

《上海市人民政府公文主題詞表》使用說明中規(guī)定：

（1）一份公文標(biāo)引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個(gè)。

標(biāo)引主題詞的順序?yàn)橄葮?biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞“扶貧”，最后標(biāo)反映公文形式的類屬詞“通知”。

（2）一份公文有兩個(gè)以上主題內(nèi)容時(shí)，先集中對(duì)第一個(gè)主題內(nèi)容標(biāo)注，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，最后標(biāo)文種。

（3）根據(jù)需要，可將不同類主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。

（4）在《公文主題詞表》中找不到準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可用類別詞替代。

6．用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國(guó)標(biāo)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，僅以下弧壓在成文時(shí)間上，當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

四、公文中常見問題分析

1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用

報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。

a.行文目的不同報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級(jí)批復(fù)；請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。

b.公文內(nèi)容不同請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。

c.規(guī)范性用語不同報(bào)告用“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”，“特此報(bào)告”等；請(qǐng)示用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。

目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

a.請(qǐng)示、報(bào)告混用

如《關(guān)于請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席畢業(yè)典禮的報(bào)告》

b.請(qǐng)示、報(bào)告并用

如《關(guān)于召開新一屆學(xué)代會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告》

2.隨意請(qǐng)報(bào)

“請(qǐng)報(bào)”指以單位名義向上級(jí)報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”“報(bào)告”。隨意請(qǐng)報(bào)主要有三種情況：a.主送個(gè)人，如“x書記”、“x校長(zhǎng)”。

b.多頭主送，如“教務(wù)處、科技處并實(shí)驗(yàn)室管理處”

c.越級(jí)上報(bào)

3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發(fā)人，“請(qǐng)示”缺聯(lián)系人姓名、電話。

b.缺附件說明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。

4.公文標(biāo)題病誤

a.標(biāo)題缺少行文單位

公文標(biāo)題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種

b.標(biāo)題無文種

將一般公文誤作為法定公文，致使標(biāo)題無文種。如《??關(guān)于??的規(guī)劃》、《??關(guān)于??的總結(jié)》。

轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標(biāo)題無文種。如《??關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)??的方案》。

c.不倫不類的標(biāo)題

兩個(gè)文種并用如請(qǐng)示報(bào)告、任免決定的通知等。

混用文種將“請(qǐng)示”錯(cuò)用成“申請(qǐng)”。

d.標(biāo)題中事由表達(dá)不全

如《華東理工大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)劃撥上海市“十五”配套經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》

e.標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

公文中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)主要表現(xiàn)在：

a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號(hào)而用引號(hào)。

b.不必用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用。

如《關(guān)于對(duì)1999年“全民文明禮貌月活動(dòng)”安排的通知》。

5.語言結(jié)構(gòu)和文字方面問題

a.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、??，1.、2.、??。b.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語言和客套話。

c.繁瑣冗長(zhǎng)，多套話。如根據(jù)??精神，在??指導(dǎo)下，在??關(guān)懷下等。 d.主語謂語搭配不當(dāng)。如：

人民的生活水平普遍增加了。（提高）

上述問題，今后準(zhǔn)備進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)。（解決和糾正）

e.定語錯(cuò)位造成歧義

如：市長(zhǎng)把我們五個(gè)縣領(lǐng)導(dǎo)召集到一起專門研究了這個(gè)問題。

原教育部副部長(zhǎng)周遠(yuǎn)清來校視察工作。

f.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)用

逗號(hào)和句號(hào)錯(cuò)用

為了加強(qiáng)熟肉制品市場(chǎng)管理，規(guī)范熟肉制品市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)行為，維護(hù)消費(fèi)者利益，在全市建立統(tǒng)一批發(fā)、集中配送的熟肉制品供應(yīng)體系。根據(jù)市政府會(huì)議精神，決定??

頓號(hào)和逗號(hào)的錯(cuò)用

例：在時(shí)間緊，任務(wù)重，困難多的情況下，學(xué)校號(hào)召全體師生員工??。

金山校區(qū)學(xué)工委主任、各學(xué)院總支副書記、團(tuán)委書記、班導(dǎo)師參加了會(huì)議。 在小標(biāo)題上用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

6.其他一些錯(cuò)誤

a.引文文號(hào)錯(cuò)放在文件名前

例：根據(jù)教育部教高〔2002〕3號(hào)文件頒布的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》（修訂）的文件精神，??。

b.常識(shí)性錯(cuò)誤

例：經(jīng)國(guó)家教委和上海市政府批準(zhǔn)，我校在奉賢建設(shè)新校區(qū)。

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