如何做好辦公工作,任務(wù)事項(xiàng)繁多,但是沒(méi)有一件事可以疏忽大意,小小的不留意都會(huì)影響大局,所以我們應(yīng)該具備怎么樣的文字處理基本功?下面是小編帶來(lái)的學(xué)習(xí)辦公工作的基本功:從文字材料開始,這個(gè)要好好學(xué)習(xí)。
辦公室是辦文、辦會(huì)、辦事的主要平臺(tái),也是一個(gè)公司的形象和窗口,擔(dān)負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要責(zé)任。任務(wù)千頭萬(wàn)緒,但沒(méi)有一件可以疏忽。任何小的疏忽,都可成為大的失誤,稍有處理不當(dāng)就有可能影響全局工作。從這個(gè)角度講,文字處理、協(xié)調(diào)組織、溝通交流能力都是辦公室工作人員的基本素質(zhì),是做好辦公室工作的基本功。本文從文字資料組織入手,談一下辦公室人員應(yīng)該具備的文字處理基本功。
辦公室是出材料、出思路的地方,人人都應(yīng)該具備一定的文字處理能力,即使不能成為“筆桿子”,也應(yīng)該有基本的文字組織能力。從辦公室的工作性質(zhì)講,工作人員雖然分工明確,但在具體工作中更需要協(xié)調(diào)配合,尤其是文字資料組織方面,無(wú)論是日常的文件初稿撰寫、例行的總結(jié)報(bào)告報(bào)送、還是特定時(shí)段發(fā)言稿件的組織都需要每個(gè)人能說(shuō)之即懂,懂之能寫,寫之能用。只有具備了這樣的能力,才能組織好各類資料,完成既定的工作任務(wù),更好地勝任辦公室工作。
一、克服“三個(gè)”困難
做好文字處理工作,撰寫精品材料,在文字處理過(guò)程中,就要從基礎(chǔ)做起,切實(shí)撲下身子,從心理上克服三個(gè)“困難”。首先要克服“躲”的心理,對(duì)于初期從事文字工作的人員,開始接觸材料撰寫時(shí),難免會(huì)有畏難情緒,這種情緒不僅會(huì)影響寫作者的心情,也會(huì)影響材料的質(zhì)量。所以要把材料組織和撰寫當(dāng)作一項(xiàng)平常工作,用平常的心態(tài)去對(duì)待,不要存在躲避和妥協(xié)思想。其次要克服“怕”的心理,有些人員在接到任務(wù)初期,因?yàn)闆](méi)有頭緒,總是覺(jué)得這項(xiàng)工作不好完成或完成不好,從心理上給自己太大壓力,反而束縛了手腳,給材料完成帶來(lái)困難。三是克服“閉門造車”的習(xí)慣,有些人員在明確具體材料任務(wù)后,習(xí)慣于靠經(jīng)驗(yàn)和想象撰寫。在這樣的情況下,撰寫的材料,思路上難免偏窄,有時(shí)也難免出現(xiàn)“假、大、空”的嫌疑,只有充分做好前期調(diào)研,改變閉門造車的習(xí)慣,才能更好地撰寫好材料,展示辦公室形象。
二、把握“三個(gè)”關(guān)鍵
克服了心理上的壓力,材料撰寫工作就開了個(gè)好頭,正式進(jìn)入思路整理和寫作階段。在這個(gè)階段,要把握三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(一)要注重材料的積累和運(yùn)用。這是做好文字資料撰寫的前提,只有胸有成竹,才會(huì)妙筆生花。巴甫洛夫說(shuō):“不管鳥的翅膀如何完善,它也不可能不依賴空氣飛向天空。”文字寫作也是如此,如果沒(méi)有各種有價(jià)值的資料供參考借鑒,靠個(gè)人的一己之力是很難寫出精品材料的,因?yàn)閭(gè)人的力量畢竟有限,大家的智慧才是無(wú)窮的。所以要充分利用好、借鑒好別人的優(yōu)秀資料。做好材料借鑒,最初的步驟就是在材料收集上下功夫,要根據(jù)工作特點(diǎn)有針對(duì)性地做好各類借鑒資料的收集整理工作,采用靈活多樣的形式,多渠道、多角度、多形式地吸收、歸納和整理對(duì)我們工作有幫助的名篇佳句、名言警句、新穎觀點(diǎn),并隨時(shí)加以分類、匯總,為今后材料的借鑒使用做好準(zhǔn)備。在這一環(huán)節(jié),盡量做到善于分析、善于歸納、善于綜合、善于概括。
(二)要把握好材料的立意和思路。有了廣泛的資料積累和知識(shí)儲(chǔ)備,在組織文字資料時(shí),就要關(guān)注整個(gè)資料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼,而思路則是整篇文章的魂。一篇成功的材料,只有將這兩者有機(jī)結(jié)合,才能表現(xiàn)出擲地有聲的分量。要做到有眼有魂,眼魂結(jié)合,就需要我們具備良好的領(lǐng)悟能力,在文字資料起草之初就明確這篇文章的中心在哪里,通過(guò)怎樣的編排布局才能達(dá)到最終的效果。那么,我們不僅要明確公司、領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思路,還要對(duì)具體工作有深入的了解,能夠把握詳細(xì)的工作安排和開展步驟,這樣才能做到有的放矢,事半功倍。
(三)要把握好材料的思想和主旨。有了前兩步的準(zhǔn)備,思想和主旨就更加重要了,這份資料要體現(xiàn)怎樣的想法,要達(dá)到怎樣的效果,要實(shí)現(xiàn)怎樣的目標(biāo),都要通過(guò)文字進(jìn)行詳細(xì)的交代。把握好這一點(diǎn),不僅需要良好的文字表達(dá)和寫作能力,更需要對(duì)整個(gè)事件、整篇材料有清晰的認(rèn)識(shí),在什么地方要重點(diǎn)著墨,詳細(xì)說(shuō)明;在什么地方要蜻蜓點(diǎn)水,一帶而過(guò)。在材料中分清輕重、把握詳略,才能將整篇材料的主旨和思想更為精確地顯現(xiàn)出來(lái),材料的意義才能凸顯。
三、練好“四項(xiàng)”基本功
要做到以上幾點(diǎn),就需要辦公室人員夯實(shí)基礎(chǔ),提升能力,逐步提高寫作水平。
(一)要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。當(dāng)今社會(huì)知識(shí)更新快,獲得知識(shí)渠道多,如果不注重學(xué)習(xí),提高理論和業(yè)務(wù)水平,就很難將材料與時(shí)代背景、行業(yè)要求相結(jié)合,寫出高水平的材料。所以,我們的工作人員要想寫好材料,就要根據(jù)工作需要,有計(jì)劃、有側(cè)重、有針對(duì)性地學(xué)習(xí)各類知識(shí),閱讀與政策、行業(yè)有關(guān)的各類材料,提高各類知識(shí)儲(chǔ)備量。“讀書破萬(wàn)卷,下筆如有神”,只有通過(guò)大量的閱讀和學(xué)習(xí),積累各類與寫作可能有關(guān)的素材,并在腦海中將之分類歸納、整理,為我所用,在今后的寫作中才會(huì)有的放矢。
(二)要強(qiáng)化實(shí)踐。在材料撰寫中,理論知識(shí)的儲(chǔ)備是基礎(chǔ),實(shí)踐能力的提升才是關(guān)鍵,要真正地下功夫,從實(shí)際寫作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),在實(shí)踐中不斷提高。要結(jié)合行業(yè)及公司特點(diǎn),多聽多寫,并根據(jù)自己的薄弱環(huán)節(jié),有針對(duì)性地加強(qiáng)練習(xí)。文字功底不強(qiáng)就從基本功練起,從寫日記、心得練起,逐步鍛煉自己寫大塊頭的材料,循序漸進(jìn);思路不清晰就從寫讀書筆記練起,多思多想,多寫多練,逐步提高;通過(guò)不同的鍛煉提升寫作水平和駕馭文字的能力,為寫好資料提供能力支持。
(三)要善于觀察。寫好材料,就要站在全局的高度去觀察、分析問(wèn)題,既要善于觀察分析宏觀形勢(shì),又要善于觀察分析微觀現(xiàn)象;既要善于觀察分析領(lǐng)導(dǎo)的言行,又要善于聽取員工意見。只有這樣,才能將行業(yè)發(fā)展的大局同公司發(fā)展的方向有效結(jié)合,將對(duì)文件精神的貫徹與實(shí)際工作的開展有效結(jié)合,將上級(jí)制度的落實(shí)同日常程序的完善有效結(jié)合,并將這些用文字呈現(xiàn)出來(lái)。這樣寫出的材料才會(huì)有深度和廣度,也才有真正的意義。
(四)要深入研究。寫好材料不僅要有較高的文字表達(dá)水平,更需要有較高的政策理論水平,要吃透情況、熟悉業(yè)務(wù)。特別是在撰寫跟公司發(fā)展及具體業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)較大的材料時(shí),更要注重調(diào)查研究,從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入手,了解數(shù)據(jù)來(lái)源,分析數(shù)據(jù)形成原因,研究數(shù)據(jù)背后存在的意義,掌握重點(diǎn)數(shù)據(jù)的發(fā)展規(guī)律。如此寫出來(lái)的材料才會(huì)有較強(qiáng)的針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性,避免大而空。
四、避免兩個(gè)誤區(qū)
具備了以上的素質(zhì),還需要我們的工作人員在材料撰寫中盡量避免兩個(gè)誤區(qū)。
(一)文字寫作能力等于材料組織能力。不是所有的文字都可以歸納成文章,也不是所有的文章都千篇一律。文字寫作能力考量的是寫作者文字駕馭的基本功。在日常的材料組織中,我們要更多地結(jié)合時(shí)間、地點(diǎn)、目的、具體事件等方面組織材料,根據(jù)材料的類型組織不同的題材。用我們的文字水平,融合具體要求,賦予材料一定的思想性和創(chuàng)造性,實(shí)現(xiàn)我們預(yù)期的表達(dá)效果。因此在日常工作中,不僅需要自己的文字水平過(guò)硬,更要求自己的材料組織能力過(guò)硬,把自己觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題的能力,融會(huì)貫通于文字之中。
(二)寫得多等于寫得好。雖然說(shuō)多寫是寫得好的基礎(chǔ),但如果僅僅追求量的增加,不注重質(zhì)的要求,材料組織也不會(huì)有進(jìn)步。這其中的質(zhì)既包括文章結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,也指資料思想的深化。只有充分抓住了文字資料處理的中心實(shí)質(zhì),再加上工作中有意識(shí)地培養(yǎng)、組織、加強(qiáng),才能寫好文字資料,撰寫出符合要求的精品材料。
當(dāng)然,以上所述均從經(jīng)驗(yàn)和具體工作出發(fā),可能有很多未盡之處,將在以后的工作學(xué)習(xí)中不斷總結(jié)、不斷完善、不斷改進(jìn),以期通過(guò)系統(tǒng)的收集、歸納,逐步提升個(gè)人寫作能力及綜合水平,為更好地做好辦公室工作積極努力。
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