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展會邀請函五大注意事項

網(wǎng)站:公文素材庫 | 時間:2019-05-06 16:16:00 | 移動端:展會邀請函五大注意事項

  做外貿(mào)的,離不開展會這個渠道,每年,各個行業(yè)都會通過各種展會來展示自己,尋找客戶。那么,寫邀請函應(yīng)該注意什么呢?一起來看看。

  展會邀請函發(fā)送對象

  成交過訂單,以及之前聯(lián)系過、詢問過相關(guān)產(chǎn)品的意向客戶。

  1、獨發(fā)而非群發(fā)彰顯客戶重要性

  有些工作人員會上網(wǎng)找一些范文,全篇照抄,然后只改動一下名字和展會的地址,就完成了任務(wù)。其實這樣會顯得沒有誠意?蛻舨粌H僅是只跟一家公司做生意,邀請函可不止收到一封,類似的范文他可能已經(jīng)見過幾百遍了,這樣的邀請函缺乏吸引力。如果能針對客戶寫一些誠意十足的文字,在文中對客戶致以問候,尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細(xì)節(jié),讓客戶感受到你是單獨發(fā)給他,而不是群發(fā),想想你自己在逢年過節(jié)時候收到的祝福微信就可以很容易理解我的意思了。

  2、附上交通路線更為細(xì)心

  在邀請函中附上交通路線。盡管客戶可能已經(jīng)參觀過很多次這樣的展覽了,他對展館的地理位置十分的熟悉,但是如果參展商能在邀請函中附上交通路線,則會顯得親切細(xì)心。若參展商在信函中告知客戶“為了防止出現(xiàn)塞車,耽擱您的時間,建議您可將車停在酒店,選擇地鐵前往,灣仔站下車即可”,同時附上地鐵線路圖,這樣的邀請函相信能給客戶留下很好的印象。

  3、邀請時間有講究

  我們在某個地區(qū)可能有不止一個代理商。那么在邀請這些客戶來參觀展覽的時候,邀請時間就有講究了,應(yīng)該盡量將他們的參觀時段錯開。因為同一個地區(qū)的代理商,可能就是直接的競爭對手。為了避免引起尷尬,最好是一個安排在上午會面,另外一個安排在下午。

  4、附上展館平面圖更周到

  邀請函里附上展館平面圖,可以讓客戶更容易地找到展位。主辦方會提供展館平面圖,上主辦方的官站下載電子版,自己打印或者拿到紙質(zhì)的圖樣進(jìn)行復(fù)印,再附在邀請函里。

  5、注明天氣情況套近乎

  參觀展覽的客戶來自全世界各地,他們并不熟悉展覽所在地的情況。我們?nèi)绻茉谘埡飳⑽磥韼滋煸敿?xì)的天氣情況告訴客戶,并附上生活上該注意的細(xì)節(jié),則顯得細(xì)心體貼。

  這樣的邀請函,從客戶的角度出發(fā),設(shè)身處地為客戶著想,相信能給客戶留下不錯的印象,稱得上一封好的邀請函。

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