照會分正式照會和普通照會兩種。

正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機關(guān)印章。普通照會由外交機關(guān)（外交部）或外交 代表機關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，加蓋機關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或受權(quán)的外交官簽名。正式照會和普通照會的區(qū)別還在于它們使 用范圍不同。

正式照會用于：1．重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認、斷交、復(fù)交等事項的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條 約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟等重要問題的交涉。3．隆重的禮 儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。

普通照會用于進行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來。由于外交文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要國際問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會。

普通照會以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮�表機關(guān)的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會，以及各外交代表機關(guān) 用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會可復(fù)印，受文機關(guān)可寫“各國駐××國外交代表機關(guān)”。

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