會談紀(jì)要與會議紀(jì)要有什么不同

在應(yīng)用寫作實(shí)踐中，有兩個文種的名稱非常相似，一個是行政公文中的會議紀(jì)要，一個是商務(wù)文書中的會談紀(jì)要，兩個文種不只是名稱相似，在文種功用、文種特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)內(nèi)容、正文寫法等方面也有許多相近、相通之處。但是，二者不是等同關(guān)系，有許多區(qū)別。本文試對這兩個相似文種作一些比較，以求對寫作實(shí)踐中準(zhǔn)確應(yīng)用兩個文種有所幫助。

一、文種功用比較

會議是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有規(guī)則地商議事情的集會，一般由一個或幾個單位作為會議的召集者或組織者，有較多的單位或人員作為參加者，通過這種形式解決各種問題。對會議精神或議定事項的上傳下達(dá)往往需要借助于會議紀(jì)要。所以，會議紀(jì)要的文種含義一般表述為：根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，適用于記載、傳達(dá)會議的主要精神和議定事項的公文文種。會議紀(jì)要是《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的公文文種之一，適用于國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等。會議紀(jì)要的文種功用是對會議的目的、要求、主要精神及議定事項加以文字歸納整理，以上傳下達(dá)，統(tǒng)一認(rèn)識，要求與會單位或其他有關(guān)單位領(lǐng)會精神，遵照或參照執(zhí)行，進(jìn)而推動工作。概言之，會議紀(jì)要的核心功用是傳達(dá)。

會談則是社會組織之間在業(yè)務(wù)方面特別是商務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)方面進(jìn)行的磋商、洽談乃至談判（以下統(tǒng)稱會談），一般在雙方之間進(jìn)行（少數(shù)在三方或三方以上之間進(jìn)行），而且參與會談雙方的主體資格是平等的。對會談的初步結(jié)果的記載備忘往往需要借助于會談紀(jì)要。所以，會談紀(jì)要的文種含義可以表述為：在商務(wù)洽談活動中，經(jīng)過雙方初步討論或協(xié)商后，用簡明的文字將雙方會談的具體事項和結(jié)果記錄下來，以作為進(jìn)一步洽談時參考的記事性商務(wù)文書，也稱為會談備忘錄、談判備忘錄、談判紀(jì)要等。會談紀(jì)要是在商務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)實(shí)踐中因需而逐漸產(chǎn)生的商務(wù)文種之一，被廣泛應(yīng)用于商務(wù)領(lǐng)域的會談性活動中。會談紀(jì)要的文種功用是把會談雙方的意見、諒解、承諾等記錄下來，起到備忘的作用，更多是為了進(jìn)一步建立合作關(guān)系，也可以為了解決合作過程中出現(xiàn)的問題或結(jié)束現(xiàn)有合作關(guān)系。概言之，會談紀(jì)要的核心功用是備忘。

二、文種特點(diǎn)比較

（一）相同之處

1.二者都具有紀(jì)實(shí)性或客觀性的特點(diǎn)。會議紀(jì)要必須如實(shí)反映會議的內(nèi)容和議定事項，不能把會議沒有進(jìn)行或討論的內(nèi)容寫進(jìn)來；會談紀(jì)要也要如實(shí)反映會談的目的、議程、內(nèi)容、結(jié)果等，不能擅自增刪會談的內(nèi)容或改動會談商定的事項。

2.二者都具有提要性或概括性的特點(diǎn)。會議紀(jì)要必須對會議情況和內(nèi)容進(jìn)行綜合整理，要概括出主要精神、歸納出主要事項、分析出主要思想；會談紀(jì)要也要根據(jù)會談和各種會談材料整理而成，是在分析、綜合會談情況的基礎(chǔ)上錘煉而成，不是簡單的再現(xiàn)。

（二）不同之處

1.會議紀(jì)要具有指導(dǎo)性特點(diǎn)，會談紀(jì)要具有備忘性特點(diǎn)。會議紀(jì)要所記載、傳達(dá)的主要精神和議定事項通常要求有關(guān)單位據(jù)此遵守或執(zhí)行，是有關(guān)單位落實(shí)、執(zhí)行會議精神和議定事項的依據(jù)，具有一定的約束性，有的甚至起著類似于決定等指揮性公文的作用。會談紀(jì)要則全面記錄會談中的相關(guān)事項，包括尚未達(dá)成共識甚至存在爭議的事項，為進(jìn)一步洽談和簽訂協(xié)議、合同等提供參考性依據(jù)，充分體現(xiàn)了其備忘性特點(diǎn)。

2.會議紀(jì)要具有一致性特點(diǎn)，會談紀(jì)要具有協(xié)商性特點(diǎn)。會議紀(jì)要所傳達(dá)的會議精神和議定事項都是在會上達(dá)成一致的，即使是兩個或兩個以上平行或無隸屬關(guān)系的單位，就某一問題開會磋商而形成的協(xié)商性會議紀(jì)要，也一定是達(dá)到一致意見后整理出來的，以共同遵守執(zhí)行，分歧性的內(nèi)容一般不會寫進(jìn)會議紀(jì)要。會談紀(jì)要則充分尊重和考慮會談雙方的每一點(diǎn)意見，并作如實(shí)記載，體現(xiàn)了明顯的協(xié)商性，所以會談紀(jì)要對與會雙方的制約不存在程度上的差異，一般不具有法律約束力。

三、結(jié)構(gòu)內(nèi)容比較

（一）會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)內(nèi)容

1.標(biāo)題。常見的有兩種形式，一是會議名稱或會議內(nèi)容＋文種名稱，如《××企業(yè)集團(tuán)辦公會議紀(jì)要》、《關(guān)于研究近年農(nóng)產(chǎn)品收購資金問題的會議紀(jì)要》等；二是正標(biāo)題＋副標(biāo)題，正標(biāo)題一般說明會議主旨、意義或內(nèi)容，副標(biāo)題一般說明會議名稱和文種名稱，如《探討新時期文學(xué)的發(fā)展——中國當(dāng)代文學(xué)研究會第一次學(xué)術(shù)討論會紀(jì)要》。

2.成文日期。一般將會議紀(jì)要的成文日期加圓括號居中寫在標(biāo)題之下。也可以將成文日期寫在正文之后的落款處。

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