辦公室工作頭緒繁多，涉及面廣，要求工作人員有盡可能廣博的知識，做一個“通才”和“雜家”。但是現(xiàn)代社會科學技術(shù)突飛猛進，知識更新速度加快，一個終其畢生，所學也極為有限，因此，怎樣的知識結(jié)構(gòu)，或者說怎樣的知識層次和內(nèi)容的構(gòu)成，才能適應(yīng)實際工作的需要，就成為重要的問題。

知識要求

這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)中最基本的，內(nèi)容也最廣泛。具體可以分為三大部分。

⑴科學文化基礎(chǔ)知識

包括語文、數(shù)學、物理、化學、歷史、地理、生物及外語等各方面的常識，有了這樣的文化基礎(chǔ)，才能談得上學習和掌握其他的知識。

⑵基本政治理論知識

主要有馬克思主義哲學和政治學、政治經(jīng)濟學、中共黨史、黨的建設(shè)理論、毛澤東思想、鄧小平理論以及有關(guān)的國際國內(nèi)時事政治。這部分知識，要求辦公室人員不僅是通常的學習和了解，而且必須系統(tǒng)地把握和理解，力求精通，從而樹立正確的世界觀和方法論，才能在工作中出堅定正確的政治方向和較高的理論水平。

⑶政策法規(guī)基礎(chǔ)知識

主要指中國共產(chǎn)黨十一屆三中全會以來現(xiàn)行的路線、方針、政策，國家的憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度等等。只有熟練掌握這些知識，辦公室人員才能在工作中有章可循，而不至于在龐雜的事務(wù)堆中迷失方向。

專業(yè)知識

這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，它是有別于其他人才知識結(jié)構(gòu)的主要方面。其中又具體分為兩個部分。

⑴秘書專業(yè)知識

秘書學、文書學、邏輯學、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理學、領(lǐng)導學、信息學、信訪學、調(diào)研學、速記學等，只有掌握了這些知識，才能勝任辦公室為領(lǐng)導服務(wù)、承辦行政事務(wù)的工作。

⑵辦公專門知識

主要是指除秘書工作外的針對行業(yè)和部門不同的其他機關(guān)事務(wù)管理知識和技能，以政府工作部門為例，有計劃學、運籌學、統(tǒng)計學、財務(wù)管理、物業(yè)管理、辦公物品管理等，新的形勢還要求掌握計算機知識、演講與口才，以適應(yīng)無紙化辦公和推廣普通話的要求。此外，針對不同的行業(yè)和部門，又有一些具體的知識要求，例如在企業(yè)中，辦公室人員應(yīng)當掌握軍事科學方面的知識；在學校和文化團體工作，則要注重教育學、文化學等方面的學習。

相關(guān)知識

這是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識，學習這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：

⑴方法論知識

包括系統(tǒng)論、信息論、控制論、科學哲學等。

⑵心理學知識

包括普通心理學、領(lǐng)導心理學、管理心理學、社會心理學、秘書心理學等。

⑶社交知識

如人際關(guān)系學、公共關(guān)系學、禮儀學等。

⑷其他科學知識

有行為學、預測學、咨詢學、倫理學、新聞學、編輯學、傳播學、人才學、文學藝術(shù)及書法等。只有具備了豐富的知識，才能使辦公室人員頭腦充實，視野開闊，工作有效。而且我們可以發(fā)現(xiàn)，隨著知識結(jié)構(gòu)的不斷完善，反映出辦公室人員學識層次的不斷提高，這就表明對辦公室人員的學歷要求也在逐步提高，更要求辦公室人員自覺地在實際工作中努力學習，更新知識。

能力要求

能力，對于辦公室人員而言，是指完成其承擔工作的本領(lǐng)�；�本上可分為基礎(chǔ)能力、一般技巧和特殊技能三個層次。這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)和良好素質(zhì)在工作中的綜合體現(xiàn)。

基礎(chǔ)能力

辦公室人員作為領(lǐng)導的助手和為領(lǐng)導提供服務(wù)，應(yīng)當具有基本的寫作和辦事能力。對日常會議和領(lǐng)導指示的記錄，要能領(lǐng)會精神，把握實質(zhì)；起草文件應(yīng)突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要言簡意賅，快速及時。如果會議記錄掛一漏萬，甚至錯誤百出，起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意，這樣的辦公室人員則缺乏基本的工作能力，應(yīng)當考慮提高其能力或調(diào)離。同時，辦公室人員還要辦事干練，具備基本的辦事能力，包括辦文要及時、簡潔，辦會要有序、有效，對于領(lǐng)導交辦的其他事務(wù)要準確、踏實地去完成。反應(yīng)遲鈍，辦事拖拉，遇到困難一籌莫展的人，即便是忠誠老實，也因缺乏基本能力，而決不會成為一個稱職的辦公室人員。

一般技巧

辦公室人員除了必須具備基礎(chǔ)能力，要提高工作水平和自身素質(zhì)，還要掌握許多工作的技巧。包括發(fā)揮參謀作用，學會調(diào)查研究，掌握協(xié)調(diào)技巧等等。

(1)發(fā)揮參謀作用

就是為領(lǐng)導出謀獻策。在領(lǐng)導決策民主化、科學化的今天，尤其要求辦公室人員改變以往辦事即是稱職的舊觀念，而要提高參謀意識和能力，明確不能出謀獻策者就不是好的辦公人員的新觀念。發(fā)揮參謀作用，首先要講求膽略，敢于直陳己見，據(jù)理力諫。其次要講求技巧，看問題，想辦法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟慮。再次，要講求藝術(shù)，選擇最佳的時機場合、方式，向領(lǐng)導提出建議，便于其采納，提高參謀效率。

(2)學會調(diào)查研究

當好參謀助手，辦好行政事務(wù)，離不開對情況的熟悉掌握，而認識事物最有效的辦法就是調(diào)查研究。做好這項工作的訣竅在于，一要做有心人，以敏銳的觀察力去發(fā)現(xiàn)他人不易發(fā)現(xiàn)和忽視的小問題；二要深入實際，同群眾交朋友，談?wù)嫘脑�；三要方法得當，民意測驗、抽樣調(diào)查、個別談心、開會討論等，根據(jù)具體情況選擇一種，或者綜合運用；四要綜合分析，對調(diào)查獲取的大量信息和材料，能夠去粗存精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中概括總結(jié)出事物的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。

(3)掌握協(xié)調(diào)技巧

辦公室處于各個職能部門的中樞，要發(fā)揮其上下內(nèi)外左右聯(lián)系溝通的作用，辦公室人員要學會良好的組織協(xié)調(diào)技巧。明白對什么事情應(yīng)當運用有關(guān)政策、法令和規(guī)章制度強制執(zhí)行；對什么事情必須使矛盾各方彼此了解情況，從而消除誤解，團結(jié)協(xié)作；對有的事情則要著眼全局，又為各方面著想，使全局和局部有機統(tǒng)一；對另一些事情要求說服教育矛盾各方顧全大局，發(fā)揚風格，互諒互讓，達到步調(diào)一致的目的。這些都對辦公室人員提出了較高的要求。

特殊技能

辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。如電腦應(yīng)用、復印縮微技術(shù)、錄音錄像和攝影技術(shù)、速記和書法藝術(shù)、打字和編輯技能、駕駛技術(shù)、維修和保養(yǎng)設(shè)備的簡單技能等等。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢發(fā)展和工作需要，在實踐中學習、提高。

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