總結會前準備

“市文化宮年度總結表彰大會”工作流程

一、會前材料

1、年終總結稿。提前三個月準備。2、總結主持稿。提前一周。

3、總結會序。各類資料每個主任人手一份。4、表彰先進集體、先進個人、優(yōu)秀服務員工的決定。5、先進的獎狀。辦公室負責。

6、與各科長簽訂的責任狀（每個科室兩個）。辦公室負責7、獎勵先進的現金、紅包由財會負責。二、會場布置1、會議時間：

2、會議地點：多功能廳。

3、橫額內容“xx市文化宮201*年度總結表彰大會”。尺寸及制作由宣傳科負責。（橫額比正常紅布尺寸縮小一些）用粘貼的字。橫額布最好事先用熨斗熨平。

4、主席臺會議桌3個，擺鮮花。2個麥克。4個領導在主席臺就坐。再擺一個會議桌，斜放，簽目標責任狀用。

（主席臺噴繪背景，大會標題，背景是國旗、文化宮活動照片）5、姓名牌，粉紙、黑字、華文新魏。排放順序：4213。6、根據參會人數，分兩組排放聽眾座位。一排桌子、一排椅子。先進在前排就坐。

7、音響劇場負責。發(fā)獎音樂、簽責任狀時的背景音樂等，會前至少試播一遍。

8、禮儀服務，劇場安排2名服務員。一人捧獎狀，一人捧現金。準備兩個大托盤，用紅綢子鋪上，用來裝獎狀和先進。跟隨領導，把獎狀遞到領導手里。9、在桌上給每人放一瓶水。10、先進個人胸前佩戴的大紅花。

11、會前在接待室，領導接見先進個人，并合影。

三、其他事宜

1、提前通知在總結會上發(fā)言的先進代表xxx、職工代表xx準備發(fā)言稿。

2、安排錄像、攝影，宣傳科負責。至少按兩個小時準備錄像帶和電池。

3、準備簽訂責任狀用的水性筆。（辦公室負責）

4、裝先進個人等獎勵現金的信封，盡量大�？捎眉t紙糊。5、會后聚餐的飯店安排好。事先分好桌。

6、噴繪要至少提前一天制作。寬10米，8米內做畫面；高4.3米，3.5米內做畫面。

擴展閱讀：會議前準備工作

公司內部資料：年中會文件

201*年年中會議準備工作

一、

會議前準備工作

1、會前所需準備的文件：會議通知、會務組負責工作內容清單、主持稿、參會人員表、會議議程、各組名單（分派到各組長手上，負責會議和活動前的點名）、座次表、餐卷、會議橫幅、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料。（各文件具體形式如附件）2、會前準備工作流程2.1、會議的計劃：

1）確定會議的目的，試圖達到的效果，會議預期取得的成果等。

2）確定會議的名稱，初步擬訂出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用時間、地點、議程等。

3）決定會議的工作人員和服務人員（會務組），必要時成立籌備組。2.2、確定會議日程。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員。1）議程表：

將會議議題按照內在聯系、主次和先后排列次序，編排議程，印成文字，即議程表，會前發(fā)給與會人員。2）日程表與作息時間表。

按兩天時間訂出日程表和作息時間表。2.3、會議成本預算：

會議的成本場地租借費+文件資料費+交通費+食宿旨+活動費。2.4、準備會議資料。

1）開幕詞、工作報告、發(fā)言稿等

2）會議所用的技術性、程序性文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調度表等。

2.5、發(fā)送會議通知及接受回執(zhí)。

1）會議通知：本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。2）回執(zhí)：為準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執(zhí)。

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2.6、會場布置，會場根據與會人數選擇適當場所，具體要求如下：

1）會場要整潔、安靜、明亮、通風、安全，按地區(qū)、系統、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。2）主席臺席位。

第一排的正中為首席，其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低，前排為主、后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。3）會場設施。

會場的所有設施必須在開會前準備齊全、如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試，以免臨時發(fā)生故障或出現差錯。2.7、其他準備

會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。二、

會議期間工作

1、會議期間需準備的文件：簽到表、會務發(fā)放表、考勤表。2、會議期間的工作流程

2.1、在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。2.2、做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。2.3、會場桌椅擺設確認：2.4、會議現場

2.5、專人負責會場的協調事務工作（包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等）。

2.6、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

2.7、協助會議期間的交通工具的安排。

2.8、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯系，出現突發(fā)

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事件能以最短的時間解決。三、

會議后續(xù)工作

1、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、

會議紀要、新聞稿、返程票登記表。2、會議后的工作流程

2.1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。2.2、會議的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.3、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總、總結工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

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