接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)

接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個(gè)企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時(shí)對(duì)于推動(dòng)工作開(kāi)展也具有十分重要的作用。在新形勢(shì)下，為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序、客人滿意，從而更好地發(fā)揮職能部門作用，以實(shí)際行動(dòng)樹(shù)立現(xiàn)代企業(yè)機(jī)關(guān)的新形象。一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備

接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，溝通情況，了解意圖。在接到上級(jí)部門或?qū)Ψ降耐ㄖ�或電話后，�?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)或?qū)Ψ絹?lái)訪的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)檢查指導(dǎo)哪些工作或來(lái)訪客人的主要目的、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會(huì)務(wù)類型及地點(diǎn)等各項(xiàng)工作。

其次，超前考慮，周密安排。在了解掌握以上情況后，對(duì)接下來(lái)的接待工作進(jìn)行充分考慮，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)地點(diǎn)的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等�？紤]中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化任務(wù)，做到分工合理，責(zé)任明確，使每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)、有人承擔(dān)、有人落實(shí)。在考慮接待工作時(shí)要注意對(duì)待上級(jí)機(jī)關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而異，根據(jù)需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之后，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，征求領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，并按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)一步完善接待工作。接下來(lái)，就進(jìn)入了具體實(shí)施階段：一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對(duì)接待工作進(jìn)行詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。二是對(duì)開(kāi)會(huì)時(shí)所需材料的撰寫(xiě)、打印進(jìn)行督促辦理，必須在會(huì)前整理出來(lái)，同時(shí)對(duì)開(kāi)會(huì)時(shí)所需的水果、茶水等接待物品進(jìn)行準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)采購(gòu)，以防會(huì)議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準(zhǔn)備工作。各項(xiàng)細(xì)節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬(wàn)無(wú)一失。接待工作比較繁雜，每一個(gè)環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細(xì)心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會(huì)在變化了的情況面前束手無(wú)策，易出漏洞。這方面的體會(huì)是很深的，偶然的情況，往往會(huì)使我們措手不及。如有時(shí)召開(kāi)會(huì)議按通知要求有這么多人參加，準(zhǔn)備了這么多的會(huì)場(chǎng)和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時(shí)找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會(huì)人員不能按時(shí)就座。有時(shí)出席會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)有變化，本來(lái)了解到一位領(lǐng)導(dǎo)出差未回，座牌就沒(méi)有放，結(jié)果在臨開(kāi)會(huì)的幾分鐘這位領(lǐng)導(dǎo)突然來(lái)了，弄得措手不及。不管怎么說(shuō)這都是由于工作考慮不細(xì)造成的。所以說(shuō)辦會(huì)要經(jīng)得起檢驗(yàn)，辦事要經(jīng)得起核查。計(jì)劃要周詳，行動(dòng)要謹(jǐn)慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細(xì)心再細(xì)心的工作習(xí)慣。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、會(huì)務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。首先是迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位。作為負(fù)責(zé)接待工作的責(zé)任人，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)確定的出發(fā)時(shí)間前，與其隨行負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導(dǎo)何時(shí)出發(fā)，以防領(lǐng)導(dǎo)有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時(shí)間而作為接待單位不知道。如果通過(guò)聯(lián)系確定領(lǐng)導(dǎo)已出發(fā)，作為接待負(fù)責(zé)人就要及時(shí)通知領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)做好下樓接待準(zhǔn)備。迎接領(lǐng)導(dǎo)時(shí)還要注意自身行走的位置、問(wèn)候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹領(lǐng)導(dǎo)的順序及會(huì)議座次的安排等。其二，要注意會(huì)務(wù)過(guò)程中服務(wù)的細(xì)節(jié)，服務(wù)人員在倒水時(shí)，定點(diǎn)定時(shí)，每隔15分鐘或半個(gè)小時(shí)到會(huì)議室倒水一次，作為接待負(fù)責(zé)人在會(huì)務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導(dǎo)水已喝完，要及時(shí)通知服務(wù)人員來(lái)倒水。

其三，餐飲要提前征求意見(jiàn)，及早安排。作為接待負(fù)責(zé)人要與來(lái)查、來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員及早進(jìn)行溝通，了解他們一行中有無(wú)少數(shù)民族或其他注意事項(xiàng)，在安排餐飲時(shí)，更得心應(yīng)手，更容易使到來(lái)人員感覺(jué)考慮的周到、服務(wù)的到位。最后，注意送行時(shí)的禮節(jié)。各項(xiàng)活動(dòng)、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機(jī)到餐廳門口，等候領(lǐng)導(dǎo)。在領(lǐng)導(dǎo)上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來(lái)查、來(lái)訪人員一路順風(fēng)。還要注意必須等來(lái)查、來(lái)訪人員乘坐的車輛啟動(dòng)后再離開(kāi)。

三、及時(shí)全面地做好接待后總結(jié)整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導(dǎo)最滿意的，哪些方面還存在一些問(wèn)題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。要通過(guò)總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。一個(gè)單位能不能給來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象，除了這個(gè)單位的硬件設(shè)施之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情，使來(lái)訪領(lǐng)導(dǎo)有“賓至如歸”的感覺(jué)。同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(shí)，特別是對(duì)本單位的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作1:首先要搞清楚領(lǐng)導(dǎo)主要是來(lái)視察哪個(gè)方面的，一般領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察，總是會(huì)有原側(cè)重點(diǎn)的，搞清楚重點(diǎn)，然后就好辦了。2：要是搞不清重點(diǎn)，到時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)來(lái)就介紹一下本單位的近期工作的內(nèi)容及成效，盡量挑著好的方面說(shuō)。

3：解說(shuō)的時(shí)候要注意的是，領(lǐng)導(dǎo)講話的時(shí)候不要插嘴，尤其是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為某方面做的不好的時(shí)候，或者給建議的時(shí)候，要先虛心的說(shuō)：“您批評(píng)的對(duì)，我們會(huì)XXX改....”或者“您的建議和意見(jiàn)我們會(huì)虛心接受，立即整改...”先不要直接頂撞領(lǐng)導(dǎo)，有難處等領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)完，再慢慢叫苦。

4：講話不要太多，多則給領(lǐng)導(dǎo)造成一種很煩躁的感覺(jué)，也不要太少，少則顯得對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不重視不熱情。總之領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)什么答什么，領(lǐng)導(dǎo)不問(wèn)的則盡量少說(shuō)。5：不失時(shí)機(jī)的稱贊領(lǐng)導(dǎo)兩句，領(lǐng)導(dǎo)需要有人在旁邊拍馬的。

既然是參觀展廳，這不更好講解了，你就像個(gè)導(dǎo)游一樣的，順序介紹，順序講解就完了唄，你自己先事先去各個(gè)展區(qū)看看，搞清楚為什么會(huì)有這個(gè)展區(qū)，這個(gè)展區(qū)主要說(shuō)明個(gè)什么問(wèn)題，到時(shí)候就講這些唄。

沒(méi)事，這個(gè)真的不難，你可以去一些博物館之類的地方先看看人家的導(dǎo)游是怎么做的，你學(xué)學(xué)就完了。

擴(kuò)展閱讀：企業(yè)辦公室做好接待工作論文

企業(yè)辦公室做好接待工作淺談

【摘要】企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)往來(lái)的增加就使得接待工作越來(lái)越重要，甚至接待工作的好壞，直接關(guān)系到客戶對(duì)企業(yè)的良好印象、業(yè)務(wù)的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對(duì)接待工作的認(rèn)識(shí)三個(gè)方面對(duì)企業(yè)辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

【關(guān)鍵詞】接待工作；意義；程序；思考一、做好接待工作的意義

做好接待工作是企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對(duì)企業(yè)良好形象的客觀評(píng)價(jià)，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)中長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，接待工作至關(guān)重要，需要我們及時(shí)更新觀念，認(rèn)真搞好服務(wù)，高質(zhì)高量地做好各項(xiàng)接待工作。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，是展示實(shí)力，樹(shù)立形象的體現(xiàn)，可以為企業(yè)積累豐富的關(guān)系資源，擴(kuò)大合作交流，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽(yù)度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來(lái)訪者有賓至如歸的感覺(jué)，并以主動(dòng)大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來(lái)訪者以美好的印象，讓來(lái)訪者由此觀察到企業(yè)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和蓬勃向上的精神面貌，無(wú)形中提高了企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。作為一名辦公室工作人員，對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重

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