會議接待操作注意事項(xiàng)

會議接待操作注意事項(xiàng)

●接收任務(wù)單

總臺在接收任務(wù)單時核對清楚，核對內(nèi)容必須包含如下內(nèi)容：（1）任務(wù)單張數(shù)；

（2）返傭是否有分管老總簽字；（3）大門橫幅、會場橫幅、指示牌內(nèi)容；（4）桌簽名單；

（5）用房數(shù)、房型、房價；

（6）送早要求及是否需要單獨(dú)制作中、晚餐券；（7）抵離日期；

（8）簽到臺設(shè)置時間和要求；

（9）是否需要安排拍照，拍照時間和相架擺放要求；（10）其他特殊要求；

（11）會議跟蹤人姓名、會務(wù)組聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式；

對任務(wù)單相關(guān)內(nèi)容有存在疑問或理解不清楚的地方，應(yīng)當(dāng)場與營銷部人員核實(shí)清楚。●開工作責(zé)任單

總臺填寫“工作責(zé)任單”，要求認(rèn)真、詳細(xì)、字跡工整，需在“工作責(zé)任單”中標(biāo)明如下內(nèi)容：（1）會議名稱；（2）抵離日期；

（3）大門橫幅內(nèi)容、價格；（4）會場橫幅內(nèi)容、價格；（5）指示牌內(nèi)容；（6）桌簽名單、價格；

（7）設(shè)簽到臺人數(shù)和要求、時間；（8）如需制作中、晚餐卷,注明制作要求,收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);（9）拍照時間、站立人數(shù)、座位人數(shù)、相架擺放要求；（10）其他特殊要求；

（11）發(fā)放崗位名稱及發(fā)放者簽名；●發(fā)放任務(wù)單

（1）行李房發(fā)放任務(wù)單時，必須將任務(wù)單的第一聯(lián)發(fā)放至總臺；（2）發(fā)放至其他相關(guān)部門均需在“任務(wù)單發(fā)放記錄表”上有接收者

的簽字確認(rèn)（客房送至房務(wù)中心簽收，餐飲部由迎賓、領(lǐng)班以上人員簽收，歌舞廳、棋牌、漁塘等外包部門統(tǒng)一送至監(jiān)控室）；（3）對未能第一時間送達(dá)相關(guān)部門的情況發(fā)生，應(yīng)及時在交接本上

做好記錄，同時也要有與當(dāng)班同事的口頭交接，做到有據(jù)可查，事后要求有及時的跟進(jìn)和補(bǔ)位完成；●制作橫幅、指示牌、桌簽、中晚餐卷的標(biāo)準(zhǔn)

（1）商務(wù)中心根據(jù)“工作責(zé)任單”中注明的內(nèi)容，制作橫幅、指示

牌、桌簽、中晚餐卷；

（2）制作內(nèi)容要和“工作責(zé)任單”、會議通知原件、任務(wù)單進(jìn)行三核

對，如有疑問及時聯(lián)系會議跟蹤人或會務(wù)組人員；

（3）制作完成后，要有交接記錄，并要求接收崗位簽收、核對，橫

幅、指示牌交給行李員，桌簽交給會場服務(wù)員，應(yīng)在交接的過程中有書面說明會議開展的時間，以便避免延誤；

（4）每天早班人員到崗后按照“崗前準(zhǔn)備工作要求”，根據(jù)“工作責(zé)

任單”、會議通知原件、任務(wù)單對大堂指示牌、大門橫幅進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤；●會議橫幅、大門橫幅

（1）行李員接收到刻好的會議橫幅、大門橫幅，根據(jù)時間要求提前

一天進(jìn)行制作，并及時根據(jù)要求懸掛（如懸掛大門和大堂出現(xiàn)沖突時，聯(lián)系營銷部協(xié)調(diào)解決）；

（2）會議橫幅根據(jù)會場地點(diǎn)的不同進(jìn)行交接（歌舞廳橫幅交接給歌

舞廳，一樓香榭廳、二樓玉皇廳、協(xié)同慶合盛元會場交接給餐飲部，其他會場均交接給房務(wù)中心），交接時均要求對方進(jìn)行核對簽字確認(rèn)；

（3）早班行李員根據(jù)“工作責(zé)任單”核對大門橫幅；●設(shè)簽到臺、貼指示牌的標(biāo)準(zhǔn)

（1）中班行李員下班前根據(jù)接收到的“工作責(zé)任單”設(shè)簽到臺，要

求桌布和桌裙挺括、無褶皺、無污漬，臺面擺放簽到席的標(biāo)識牌，桌椅擺放整齊；

（2）貼指示牌要求內(nèi)容準(zhǔn)確、無差錯、粘貼端正，無傾斜、無破損；（3）早班行李員依照“崗前半小時準(zhǔn)備工作”流程做好相關(guān)內(nèi)容的

兩遍核對；●特殊要求

（1）獲取客人房間要求擺放水果、禮品、資料等相關(guān)信息時，認(rèn)真

記錄下客人要求，包括擺放房間號、每間房擺放數(shù)量、特別要求，并及時把信息傳達(dá)到相關(guān)部門；

（2）客人自帶水果、禮品、香煙、資料要求擺放應(yīng)及時通知房務(wù)中

心，電腦打印出所要求送房的房號，一式兩聯(lián)，在打印的房號單上標(biāo)明客人所要求的時間范圍，由行李員送至房務(wù)中心簽收、核對，其中一聯(lián)交還總臺留底備查；

（3）客人償付費(fèi)用，要求由山莊配備水果，應(yīng)根據(jù)客人提出的標(biāo)準(zhǔn)

要求，及時通知餐飲部，電腦打印出所要求送房的房號，一式兩聯(lián)，在打印的房號單上標(biāo)明客人所要求的時間范圍，由行李員送至餐飲部簽收、核對，其中一聯(lián)交還總臺留底備查。

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會議接待及注意事項(xiàng)

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格�！癜l(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動期間每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。●選擇會場。

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間�！钡诙�：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘�議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。第四：要有停車場�，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成�！駮�場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語�？稍跁�場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。●準(zhǔn)備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

會議前的接待禮儀。●會前檢查。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。會議中的服務(wù)禮儀

會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。●倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。添水是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手持水壺，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤�！衿渌�服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會議進(jìn)行第一項(xiàng)：全體起立、奏國歌。這時音響應(yīng)立即播放出國歌。又如，大會宣布頒布榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)�。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

●做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。會后服務(wù)會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。

●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

●清理會議文件①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理會議紀(jì)要。③新聞報(bào)道。④主卷歸檔。⑤會議總結(jié)

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