如何開好項目啟動大會

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ERP實施心得分享(2)之如何開好項目啟動大會

項目啟動大會是實施過程中至關(guān)重要的一步。在項目啟動大會上，相當(dāng)于實施團(tuán)隊的第

一次集體亮相，這一次亮相，如果成功，雖然不能說決定著項目的成功，卻為以后的實施打下了良好的基礎(chǔ)，但如果不成功，則這個項目十有八九不成功。

為什么這么說呢？大家都知道，一般情況下，項目啟動大會上會有企業(yè)的“一把手”到

場，加上各級管理人員與項目小組成員，一般都有20人以上。在這些人中，許多人并沒有參與項目選型。所以，對實施方公司與人員都不了解，這是他們第一次見到并認(rèn)識實施顧問。就好像我們談戀愛第一次見對方一樣，第一印象非常重要。

第一印象包括：一、舉止談吐體現(xiàn)專業(yè)性。這其實需要長期的積累，也沒有太多的技巧可言，但對于項目啟動中的內(nèi)容，則是可以好好準(zhǔn)備一下，來充分體現(xiàn)專業(yè)性的。這里想提一下的就是：①一定要在項目啟動大會上強(qiáng)調(diào)風(fēng)險管理。這首先是起到前篇說到的“降溫”作用，其次，也可以體現(xiàn)顧問的專業(yè)性。②實施計劃的合理性。這主要依靠經(jīng)驗加上對這個客戶的了解，反復(fù)斟酌，得出合理的實施計劃。個人以為，實施計劃是實施項目的靈魂，而實際運作中，多數(shù)的實施顧問僅僅是將原來某個客戶的實施計劃復(fù)制后，經(jīng)過簡單的日期修改，半個小時就完成了。如果你是這樣的習(xí)慣，那么勸你要改一下了。筆者在制定一個項目的實施計劃時，先不說前期的準(zhǔn)備工作（如了解客戶的情況與實施的系統(tǒng)模塊等），光制作一個項目計劃的時間表就需要半天到一天的時間，我除了會精心考慮手頭的多個項目不至于撞車（這是一個基本要求，但如果時間短，則經(jīng)常會出現(xiàn)實際操作過程中，兩個項目撞車的情況），而更多的時間，則會放在如何充分保證完成項目關(guān)鍵節(jié)點（里程碑）的緩沖時間上。比如說，需求調(diào)研階段開始于1月1日，根據(jù)經(jīng)驗，估計要3天左右的時間進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，另外需求2天左右的時間來整理文檔，則如果在1月6日提交需求調(diào)研報告的話，161導(dǎo)航

是極為不明智的，正確的做法是仔細(xì)評估客戶的配合程度（因為調(diào)研是需要客戶緊密配合的），留出1到2天的緩沖時間（當(dāng)然是在項目整個周期允許的前提之下）。

二、要讓客戶知道，這個項目是你在主導(dǎo)，你是游戲規(guī)則的建立者。一般情況下，我會要求客戶的“一把手”在會上宣讀一個擬好的《項目獎懲制度》，在獎懲制度中，要充分體現(xiàn)實施方對項目的主導(dǎo)。如，項目周例會所有項目小組成員必須參加；布置的各項任務(wù)必須按時按質(zhì)完成，否則，不但直接責(zé)任人要追究，而且，其直接上司也要受罰。這可充分避免企業(yè)在實施過程中以“手頭工作忙”為借口來拖延項目進(jìn)程。

其實，總結(jié)一下，無外乎達(dá)到兩個目的：一是體現(xiàn)專業(yè)性；二是制定游戲規(guī)則。專業(yè)性的作用可以用這樣的例子來說明：在婦產(chǎn)科診室里，如果醫(yī)生是男的，如果這位醫(yī)生沒有穿白大褂，則病人是不會配合進(jìn)行檢查的。因為在病人眼里，穿白大褂是專業(yè)的第一象征。

而制定游戲規(guī)則的作用，則有這么一則故事：一個娶不到媳婦的傻子和鄰村嫁不出去的潑辣懶女人被媒婆牽線搭成了夫妻。婚后一周，老丈人過來看自己的女兒與女婿，令他吃驚的是，他那潑辣懶女兒和變了個人似的，傻子女婿叫干啥就干啥，乖乖地伺候著傻子女婿。老丈人忙悄悄地問傻子女婿，用什么法子把女兒給制服了（因為老丈母娘也是同樣，老丈人已經(jīng)忍受了幾十年）。傻子說：沒啥呀，新婚之夜，新郎對著家里的狗說，“給我倒洗腳水”，狗當(dāng)然聽不懂，于是，新郎手起刀落，把家里的狗給砍了；接著，對家里的貓說，“給我倒洗腳水”，貓當(dāng)然也聽不懂，于是，新郎又手起刀落，把貓也給砍了；再接著，轉(zhuǎn)頭對新娘說，“給我倒洗腳水”，新娘已經(jīng)嚇得臉色蒼白，馬上乖乖地去倒洗腳水了。老丈人一聽完，恍然大悟，于是，馬上回家想如法炮制。當(dāng)他用同樣的方法把貓給砍了，然后準(zhǔn)備對老伴說時，突然發(fā)現(xiàn)，老伴已經(jīng)從廚房里拿了一把更大的菜刀沖了出來，嚇得老丈人落荒而逃。161導(dǎo)航

為什么同樣的方法老丈人行不通了呢？原因很簡單，因為傻子女婿是在第一次就成為游戲規(guī)則的制定者，所以，他可以掌控一切，而對老丈人來說，規(guī)則的制定者是老伴，在這種情況下，想反過來，是不可能的。

對于項目實施來說，道理也是如此，在項目啟動大會上，你一定要成為一個游戲規(guī)則的制定者，而不是一個參與者。

擴(kuò)展閱讀：如何開好項目啟動會議

如何開好項目啟動會議

摘要：良好的開端是成功的一半，項目啟動會議是一個項目的開始，因此其對于項目的順利開展非常重要。然而，有不少項目經(jīng)理對項目內(nèi)部啟動會議不重視、走過場，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，分別總結(jié)歸納出項目內(nèi)部和外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內(nèi)容，為項目經(jīng)理更好地組織和召開項目內(nèi)、外部啟動會議提供參考。

良好的開端是成功的一半，項目啟動會議是一個項目的開始，因此其對于項目的順利開展非常重要。我們知道，項目啟動會議一般由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和召開。然而，有不少項目經(jīng)理對項目啟動會議不重視、走過場，或雖然知道其重要但不知道如何才能將其開好。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，分別總結(jié)歸納出項目內(nèi)部和外部啟動會議的目的（作用）、需要參會的人員和會上需要介紹的主要內(nèi)容，為項目經(jīng)理更好地組織和召開項目內(nèi)、外部啟動會議提供參考。

（一）項目內(nèi)部啟動會議

項目內(nèi)部啟動會議指在項目承建方內(nèi)部召開的會議。1、目的

會議的目的是讓項目團(tuán)隊成員對該項目的整體情況（包括項目的建設(shè)背景、項目總體規(guī)劃及項目團(tuán)隊成員等信息）和各自的工作職責(zé)有一個清晰的認(rèn)識和了解，為日后協(xié)同開展工作作準(zhǔn)備；同時獲得領(lǐng)導(dǎo)對項目資源的承諾和保障。2、需要參加會議的人員

根據(jù)會議的性質(zhì)和會議的目的，我們可以知道，需要參加項目內(nèi)部啟動會議的人員包括項目團(tuán)隊全體成員、項目承建方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等。3、會上需要介紹的主要內(nèi)容項目內(nèi)部啟動會議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項目的建設(shè)背景、項目主要干系人信息、項目的基本需求、項目的總體規(guī)劃（包括項目建設(shè)思路、項目總體計劃等）、項目團(tuán)隊成員及其分工、項目存在的風(fēng)險及應(yīng)對策略和項目資源需求等。

其中“項目總體規(guī)劃”、“項目團(tuán)隊成員及其分工”、“項目存在的風(fēng)險及其應(yīng)對策略”和“項目資源需求”是會上需要重點介紹的內(nèi)容。（二）項目外部啟動會議

項目外部啟動會議指有項目主要干系人參加的項目啟動會議，該會議一般選擇在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場召開。1、目的

會議的目的是讓項目建設(shè)方、用戶方、監(jiān)理方（如有）等項目主要干系方對該項目的整體情況（包括項目的建設(shè)背景、項目總體規(guī)劃及項目團(tuán)隊成員等信息）有一個清晰的認(rèn)識和了解，讓項目各主要干系方清楚各自的職責(zé)和義務(wù)，讓項目建設(shè)方、用戶方在項目建設(shè)的過程中所需要給予的支持和配合給予承諾，從而讓各方就項目建設(shè)的相關(guān)事宜達(dá)成共識。2、需要參加會議的人員

根據(jù)會議的性質(zhì)和會議的目的，我們可以知道，需要參加項目外部啟動會議的人員包括項目建設(shè)方、用戶方、項目監(jiān)理方相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人，項目承建方領(lǐng)導(dǎo)，項目團(tuán)隊核心成員等。

3、會上需要介紹的主要內(nèi)容

項目外部啟動會議所需要介紹的主要內(nèi)容包括：項目的建設(shè)背景、項目主要干系方領(lǐng)導(dǎo)和項目負(fù)責(zé)人、項目的基本需求、項目的總體規(guī)劃（包括項目建設(shè)思路、項目總體計劃等）、項目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)項目存在的風(fēng)險及其應(yīng)對策略和在項目的建設(shè)過程中項目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合等。其中，“項目總體規(guī)劃”、“項目各主要干系方的責(zé)任和義務(wù)”和“項目建設(shè)過程中項目建設(shè)方、用戶方所需要給予的支持和配合”是會上需要重點介紹的內(nèi)容。結(jié)束語

需要注意的是，由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論，一般時間都比較短，因此一些需要與會各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動會議前溝通清楚，否則會嚴(yán)重影響啟動會議的效果。

另外，根據(jù)項目的實際情況，項目的內(nèi)、外部啟動會議也可以合二為一，但項目經(jīng)理一定需要兼顧各與會者所關(guān)心的內(nèi)容。

能否開好項目啟動會議，關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位，當(dāng)然啟動會議文稿的組織、會議的形式、項目經(jīng)理的臨場表達(dá)也非常重要。

“片言以居要，一目能傳神”，愿我們的項目經(jīng)理，能充分利用項目啟動會議上有限的時間，達(dá)到非常的效果；同時借用項目啟動會議這一契機(jī)，用團(tuán)隊的智慧點亮項目前進(jìn)道路上的明燈。

主要參考文獻(xiàn)：

[1]《IT項目管理》凱西斯瓦爾貝著王金玉等譯

[2]《項目管理知識體系指南》（美）項目管理協(xié)會著中國電子工業(yè)出版社

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