貨代一般海運操作流程

貨代一般海運操作流程

一、訂艙

1.客戶向貨代訂艙

（訂艙必須顯示：托運人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章）2.客服人員收到訂艙單后，需確認訂單到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認

預(yù)付貨：Sales（預(yù)付貨）跟客戶核對運價，在確認后由Sales在訂艙單上簽字

確認，然后再根據(jù)自編的S/O號向相應(yīng)船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶安排好貨物及單據(jù)的遞送。進倉：進倉通知單拖卡：拖卡裝箱通知單自拉自報：自拉自報協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人提供提貨通知書，貨代安排車隊去提貨送倉

二、進倉、拖車、自拉自報→報關(guān)1.客戶行為

①進倉：客戶收到進倉通知單后，在確認內(nèi)附信息無誤可以進倉后，需按照進倉

單上的時間地址準時進倉。報關(guān)資料需在規(guī)定時間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代安排報關(guān)。

②拖卡：客戶如需貨代安排拖卡報關(guān)，需在接收到貨代提供的拖卡裝箱通知單后

進行確認，如確認無誤后需將安排拖卡的相關(guān)信息（拖卡時間、地點、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù)）正確無誤地補充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時，需將報關(guān)資料準備齊全在貨代規(guī)定的時間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報：客戶如需自拉自報，請在確認好貨代提供的自拉自報協(xié)議書上的相

關(guān)訂艙及費用信息后，將自拉自報協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨

代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行安排裝箱進港，并在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)告知箱封號等信息給到貨代。另報關(guān)也由客戶自行安排其他貨代或報關(guān)行進行辦理。

2.貨代行為

①進倉：在客戶貨單均到的情況下安排出運：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱安排進

港，接收倉庫提供的箱封號進行截單；拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進行拼箱信息（順序、箱型、是否安排裝箱等）確認，通知倉庫進行提箱裝箱進港，接收倉庫提供的箱封號進行截單。

報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預(yù)安排報關(guān)時間。*貨代確認客戶到單到貨情況須知：⑴貨物進倉情況：

已入倉：需確認貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認貨物是否有存

在破損變形油污等情況。如有發(fā)生破損等情況，需跟客戶確認：確認能出運的，需讓客戶提供相應(yīng)的保函；不能出運的，請配合客戶進行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進行確認是否能出運，預(yù)付貨需跟客戶進行確認）

未入倉：需立刻跟客戶進行確認是否出運，如仍需出運，需告知客戶最晚截

止送單送貨時間。同時通知客服，由客服來確認是否等該客戶的貨。

⑵報關(guān)資料接收情況：

已接收：做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進行基本數(shù)據(jù)核

實，并查看資料是否齊全。提前移交至報關(guān)行進行審單（尤其是需要進行商檢的單子，需提早交到報關(guān)行進行商檢換單）

未接收：需立刻跟客戶進行確認單據(jù)寄送到位的時間，并確認是否有商檢

等特殊情況。如無法在規(guī)定時間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶提供正確完整的掃描件到我司，正本在報關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報關(guān)行。

②拖卡：在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，根據(jù)客戶提供的信息以及所安排

船期的截單進港時間通知合作車隊安排提箱、拖卡裝箱、進港等操作。并在車隊進行安排后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進行核對。在車隊提到箱子后，貨代根據(jù)車隊提供的箱封號等信息進行截單。報關(guān)資料移送報關(guān)行進行審單，告知預(yù)安排報關(guān)時間。

③自拉自報：貨代只需根據(jù)客戶提供的艙單信息進行截單，在船公司規(guī)定的截單

時間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報關(guān)事項由客戶自行安排。

三、單證確認→費用→簽單→歸檔1.單證確認：

在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后，貨代單證需根據(jù)客戶之前提供的訂單進行提單相關(guān)信息錄入工作，及時發(fā)送至客戶進行確認，直到確認完畢。注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視情況加收費用。2.費用：

確認出運后，貨代需制作費用，發(fā)送到客戶處由客戶進行確認開票事宜。在客戶確認后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特殊費用的需跟客服/Sales進行確認。3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認好離港信息后，單證需將確認完畢的提單簽出，在客服

確認無誤并且簽字后上交財務(wù)保管。財務(wù)在確認收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶安排電放。注：客戶要求電放的提單需收到客戶提供的電放保函正本、電放費和提單正

本后方能安排電放

②海運提單：

海運提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運提單后：正本提單，需將

其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司安排電放給貨代；Seawaybill，只需將seawaybill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運費用、貨代提

單信息進行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進行關(guān)閉歸檔。

四、其他

1.如由貨代安排拖車/進貨代倉庫的并且由貨代安排報關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜，并在免堆期內(nèi)安排進港，避免產(chǎn)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并做好登記。

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制注意事項：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、

CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。

②提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些

重要的項目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號等不可更改。切記報關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持一致。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公

司核實確認。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運提單原則上歸貨代所有，不能提供給客戶海運提單，出給客戶的提單是

由貨代提供（客戶要求出直單的情況除外）。

擴展閱讀：貨代 海運出口操作流程

操作流程

1.CSAV船公司操作流程：

接到委托根據(jù)各航線操作發(fā)的船期表給出船名提單號做一份委托發(fā)給船公司銷售讓他幫忙申請運費在億通網(wǎng)上訂艙與船公司

銷售確認海運費是否批了，每票批下來的運費是多少，收多少付多少記在委托上

找所定航線MANAGER確認艙位得到確認后找該航線操作要調(diào)箱單（客人做三自的）將調(diào)箱單蓋章傳真給客人并告知具體報箱號及截關(guān)時間（委托我們產(chǎn)裝報關(guān)的）將調(diào)箱單蓋章傳給車隊安排產(chǎn)裝向客人要報關(guān)單據(jù)，記錄清楚后寫清船名航次、提單號、箱號、箱量和預(yù)計開船日期寄給報關(guān)行（客人做三自的）及時要求客戶提供準確箱封號、件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司及時上艙單。

（委托我們產(chǎn)裝報關(guān)的）管車隊要箱封號、與客戶核對準確件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司及時上艙單。

做提單樣本給客戶確認并把船公司發(fā)的集港動態(tài)及時轉(zhuǎn)發(fā)給客戶知悉按照確認好的樣本輸入，生成提單確認，等待船公司格式單反回。關(guān)注船公司發(fā)的集港核對，貨物是否集港和產(chǎn)生的問題及時反饋給客戶把船公司發(fā)的格式單轉(zhuǎn)給客戶確認，并告知客戶仔細修改格式單只允許

免費修改一次。

提單確認OK后，給該航線單證發(fā)郵件，請她簽出提單，寫清哪票正本

哪票電放。電放的請貨主出一份電放保函。

做各票的費用確認，及時讓貨主確認。確認后逐票登記在本上，將OK的

費用確認件給王姐一份。見款買單的客戶讓王姐幫忙開發(fā)票后及時將發(fā)票寄走。

做取單聯(lián)系函，如外運做船代，則將取單函蓋章掃描發(fā)給外運簽單同事；

外代做船代的，則蓋章，復(fù)印留底，將正本寄給外代簽單同事。船開后，將船公司的報號轉(zhuǎn)給貨主。使其知悉開船時間

核對船代發(fā)的船后艙單核對郵件，如有需要修改的要在郵件中規(guī)定的最

晚時間之前發(fā)給船代同事。船開后，聯(lián)系船公司該航線單證，與其確認取單時間，再與船代簽單同事

聯(lián)系，確認取單時間。叫快遞去天津取回提單將正本提單復(fù)印。一份自己留底一份給王姐。

通知客戶來取單。電放的將電放保函與提單正本蓋公章寄給該航線單證

要她幫忙做電放

向該航線單證要電放回執(zhí)郵件，轉(zhuǎn)給客人

2.指定貨及其他雜貨操作流程：

接到委托確認費用，如有海運費的要確認海運費，如需委托代理產(chǎn)裝報關(guān)的，確認裝貨費按客戶委托信息做一個委托書發(fā)給訂艙代理提醒客戶將報關(guān)單據(jù)寄給我找訂艙代理要調(diào)箱單并與代理確認最晚報箱號時間和截關(guān)時間登記收到單據(jù)的信息，并將單據(jù)寫清船名航次、提單號、箱號、箱量和預(yù)計開船日期寄給報關(guān)行。

（車隊產(chǎn)裝的）在委托上寫清船名航次、提單號、箱型箱量、預(yù)計開船日、預(yù)計截關(guān)日、最晚報箱號時間、產(chǎn)裝時間地點聯(lián)系人及費用，將委托和調(diào)箱單一起發(fā)傳真給車隊，且與車隊師傅確認產(chǎn)裝時間是否有問題（貨送倉庫裝箱的）1.以代理放的調(diào)箱單或送貨通知做一份公司格式的送貨通知，發(fā)給貨主。2.做一份集裝箱配裝明細表（或委托），寫清船名航次、提單號、箱型箱量、預(yù)計開船日、預(yù)計截關(guān)日、最晚報箱號時間、送貨時間、聯(lián)系人及費用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給倉庫，且與倉庫師傅確認送貨及提箱時間。

（拼箱車隊提貨送指定倉庫的）填寫一份委托，寫清船名航次、提單號、箱型箱量、預(yù)計開船日、提貨的時間地點聯(lián)系人及送貨至倉庫的最晚時間、地點聯(lián)系人、費用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給車隊，且與車隊師傅確認產(chǎn)裝及送貨時間是否有問題

跟貨主說明最晚提供單據(jù)和件重尺的時間

向車隊或倉庫要箱封號，報給貨主，讓其與工廠確認箱封號。再向貨主要貨物的件重尺、品名

將箱封號、件重尺、品名等信息在代理規(guī)定時間內(nèi)報給代理，同時報給報關(guān)行。

查詢運抵信息

將代理發(fā)送的提單確認發(fā)給貨主確認，確認OK后，向代理回復(fù)向代理要此票費用確認，并據(jù)此做一份費用確認給客戶。待客戶費用確認OK后再給代理確認費用無誤。

將客戶確認OK的費用確認及代理發(fā)來的費用確認復(fù)印一份，給王姐一份，留底一份

如需電放提單的，事先做電放保函讓貨主蓋章發(fā)給代理。

將王姐付款后的水單發(fā)給代理，要求她們放單（郵寄正本提單和發(fā)票，或直接發(fā)送我電放提單）

將收到的正本提單復(fù)印三份，一份留底，其他兩份同發(fā)票一起給王姐

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