常用公文寫作技巧

常用公文寫作技巧

省政府辦公廳秘書一處張茂葉

一、請示的寫作要求(一)概念與分類

請示“適用于向上級機關請求指示、批準的事項”。請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點,是能否得到滿意批復的關鍵,一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結語。一般用“妥否,請批示”等語。

(二)寫作要求

1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有說服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當,一般不用請馬上、請立即等詞語。

2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質、不同類別的問題,如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內容,請示的事項無法分清主次緩急,上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個請示擱置下來,影響請示事項的及時批復。

3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關隸屬關系向上級主管機關或主管部門行文,一般只報一個主送機關。如多頭主送,容易造成責任不明,互相推誘,或領導機關的批復不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示,同時也讓設區(qū)市婦聯(lián)知悉,則可用抄報的形式。請示不能送領導個人,不抄送下級機關。

4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種,請示適用于向上級機關請求指示、批準;報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問。

(三)請示與報告的區(qū)別

請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是:(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復;報告則是下情上達,上級領導機關只作為閱知件,不作答復。(2)行文時間不同。請示必須事前行文,不允許先斬后奏;報告可根據(jù)實際情況隨時行文。

(3)行文內容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項,但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報告,有的報告中夾帶請示事項,有的請示件標題用“關于xxx的請示報告”,這都是極不規(guī)范的。

二、報告的寫作要求(一)概念與分類

報告“適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問�！�

報告一般分為三部分:一是報告的原由,即為什么寫報告;二是報告的事項,用“現(xiàn)將報告如下：”之類的轉接語引出報告的事實和問題,這部分要突出重點,做到點面結合;三是結束語,可根據(jù)報告內容的不同寫明"特此報告"、"專此報告"等。

報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。(1)綜合報告。是下級機關為了使上級機關全面了解下級機關各方面情況,便于上級機關掌握全局,指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結結合起來。綜合報告的正文,一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告,報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話,報告起因與報告內容之間的承上啟下用語,往往用“現(xiàn)將情況報告如下”。報告內容,是報告正文的主體,一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報告正文的結尾用語一般用“特此報告”表述。(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題,以使上級了解情況,做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是,報告的內容專一。專題報告可分為:反映某項工作

及其存在問題,并提出解決問題意見的專題報告;為總結某項工作而形成的經(jīng)驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤,需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調查,在分析研究基礎上形成的調查,專題報告。各種專題報告的格式大體一致。正文內容,由于專題報告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”,然后用“為了”等句式點名主題,再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語,轉入分旨部分,提出解決問題的具體措施。(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍

比較明確,寫法也較簡單,一般只對報送的文件、物件作簡要說明。(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報,正文開頭一般先引用上級來文(或領導批示要求、函電)作為“依據(jù)”,然后用“現(xiàn)將報告如下�！币痪潼c明“意圖主旨”兼作過渡語,轉入分旨部分的詳細敘述。答復報告結尾處常用“以上報告如有不妥,請指示”做結語。(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文,一旦被批轉后,便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應先逐一說明本建議的“事實依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然后用“具體建議如下”一句過渡語轉入用“一、二、三”序號列項,或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結束語常用“以上報告(建議)如無不妥,請批轉各地各部門執(zhí)行”。(二)寫作要求1、重點突出,中心明確,詳略得當,即使是綜合報告,也要重點突出幾個問題,對其他問題簡略帶過。

2、要有分析,不能只羅列現(xiàn)象,要著力揭示問題的實質,分析發(fā)展趨勢。

3、要注意反映新情況、新問題即報告的內容要有新意,要注意時效性。

4、內容要真實可靠,實事求是,要一分為二,報喜也要報憂,講成績也要找出差距和不足。5、注意一文一事,不要夾帶請示事項,簡明扼要,文字精煉。三、通知的寫作要求

通知“適用于批轉下級機關的公文,轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員�！�

通知按內容性質和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知,②用于批轉下級機關來文的批轉性通知,③用于轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關來文的轉發(fā)性通知,④用于對下級機關發(fā)布指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知,⑥會議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的；“具體事項”的內容要直截了當明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項即可。

通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制,無論機關、學校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時,它行文簡便、寫法靈活、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。四、總結的寫作要求

總結是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓,并從中歸納出某些規(guī)律性的東西,以明確努力方向,促進和指導今后工作的一種公文。(一)分類和作用

1、總結的分類。依據(jù)不同的劃分標準,總結可以分為若干類。

(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專題性總結(經(jīng)驗總結)。(2)按性質可分為工作總結、教學總結、學習總結等。(3)按時間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。

2、總結的作用�？偨Y是工作中常用的一種公文,其作用具體如下:

1、總結是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作,不論是個人或群體去進行,都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐,都有成績與失誤、經(jīng)驗與教訓。及時總結,就會及時取得經(jīng)驗教訓,提高認識和工作技能。不斷總結,那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進行的事業(yè)通過總結才會不斷發(fā)展、前進。

2、總結是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物,都存在著內在聯(lián)系、外部制約,都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達到預期的目的,否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律,就需要總結。

3、總結是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執(zhí)行某項任務的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面:一是專業(yè)知識水平,二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。運用所學到的知識,處理實際工作中的問題,并不斷總結經(jīng)驗的過程,就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結是提高工作能力的重要手段。4、總結是團結群眾,爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之后,必須進行總結�？偨Y能全面深入地回顧、檢查,對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗與教訓,實事求是地做出正確評價,使大家認識統(tǒng)一。這樣的總結群眾心服口服,把群眾最大限度地團結起來。同時,通過總結把成績、經(jīng)驗、問題和今后的努力方向等向領導匯報,能引起領導重視,爭取領導的更大的支持和指導。(二)格式與內容總結包括標題、導語、正文和落款四部分。

1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題,由“機關名稱+時間+事由+文種”構成,例如(xx市婦聯(lián)201*年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結);或由“時間十事由+文種”構成,例如(201*年度春蕾行動計劃情況工作總結);由“事由十文種”構成等。另一種是新聞式標題,這種標題側重在經(jīng)驗總結上,由引題、正題和副題構成,它要求切實有力地反映出總結的內容和特點。

2、導語。導語是總結的開頭部分。一般是概述基本情況,包括交代總結所涉及的時間、地點、機關和背景;概述基本經(jīng)驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心,簡潔精練,有吸引力。

3、正文。正文是總結的主要內容,這一部分一般要寫明以下幾個問題:

(1)工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟,有哪些效果,取得了什么成績。

(2)經(jīng)驗和體會。即工作中哪些做法是成功的,取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結的重點,在全文中占主導地位,寫時要注意主次和詳略,注意把感性認識上升到理性認識的高度。

(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題,給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓的存在以及產生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結,則應把問題和教訓當作重點來寫。(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實有效的改進措施,提出一些新的奮斗目標,以表示決心,展望前景,鼓舞斗志。

4、落款�？偨Y的落款包括署名和日期。機關總結的署名,一般不放在落款處,而寫在標題中或標題下。有的總結隨文發(fā)送,所以總結上不署名。個人總結署名,一般寫于正文后的右下方。(三)寫作要求

1、提高認識,端正態(tài)度。要認識總結的重要性,要堅持以黨的路線、方針、政策為指導,認真做好總結工作。

2、找出規(guī)律,揭示本質�？偨Y的目的,是面向未來,避免今后工作的盲目性。為此就必須總結出規(guī)律性的東西,這樣的總結才具有指導今后工作的實際意義。3、主次分明,重點突出。進行總結時,對主要工作或有體會的工作要有所側重,不能平鋪直敘、面面俱到、不分主次、羅列現(xiàn)象、堆砌材料、玩文字游戲。4、有理有據(jù),實事求是。總結要求內容真實。事實準,不走樣;數(shù)字準,不籠統(tǒng);論斷準,無漏洞;文風正,不浮夸。不能憑想當

然進行總結;不能以偏概全,夸大其辭;不能先入為主,主觀臆斷;不能張冠李戴,拼湊編造;也不能隨意拔高,借題發(fā)揮。

5、寫出特色,寫出新意。要總結新經(jīng)驗,突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點材料缺少新意的總結。

6、條理分明,結構嚴謹。綜合性總結,內容多,篇幅長。因此,安排結構一定要嚴謹,層次一定要分明,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準確,修辭方法運用恰當。

五、調查報告的寫作要求

調查報告是對某一問題或某一事件調查研究后,將所得的材料和結論加以整理而寫成的書面報告形式的公文。

調查研究是調查報告的寫作基礎,調查報告則是調查結果的書面形式。調查報告的使用范圍很廣,凡制定方針政策,解決實際問題,弄清事情真相,扶植新生事物,推廣典型經(jīng)驗,都離不開調查報告。(一)分類和作用

1、調查報告的種類。常見的調查報告主要有以下四種:新生事物的調查報告,典型經(jīng)驗的調查報告,社會問題的調查報告,抨擊時弊的調查報告。2、調查報告的作用

(1)為上級機關全面了解情況提供真實材料。調查報告不是

一般的了解情況,而是經(jīng)過周密系統(tǒng)的調查之后,對客觀事物深刻感受獲得的真實情況。

(2)為制定出切實可行的科學政策提供依據(jù)。調查報告不是對真實情況不加選擇的反映,而是對調查來的情況進行科學地分析,從中找出它們之間內在的合乎規(guī)律的聯(lián)系,從而達到對客觀事物的深刻認識。(3)是介紹先進經(jīng)驗的手段。在調查報告中,不僅有真實情況的反映和認識而且有包合作者對情況的判斷、評價以及由此得出的相應結論,從而形成比較有實際意義的結果,有利于互通有無、相互學習。(二)格式與內容

調查報告由標題和正文兩部分構成。1、標題。調查報告的標題有多種形式:

(1)單行標題。由調查對象、事由和文種構成。例如:《600名女大學生公德狀況的調查研究》。

(2)多行標題。用簡明、醒目的短語概括調查報告的主題(主要內容、基本觀點、主要結論)。例1:《揚長避短、發(fā)揮優(yōu)勢》。例2:《發(fā)展深度加工提高產品附加值xx市婦女經(jīng)濟合作組織小商品出口大有潛力可挖》。(3)提問式標題。是單行標題的特殊形式,將調查報告的主要內容或調查后的結論概括成一個問題。例如:《XX村婦女是如何走向富裕的》。

2、正文。正文包括前言、主體和結尾三部分。(1)前言

①前言的表現(xiàn)形式。前言,即調查報告的開頭,一般有四種寫法:

第一種:對調查的時間、地點、對象、范圍作必要的介紹,點明調查報告的主題。第二種:概述調查報告的主要內容,總領全文。

第三種:用議論開頭,點明所要調查的問題的重要性。第四種:開頭提出一個問題由此引出對所調查對象的介紹。②前言的寫作要求簡明扼要,深刻有力。

(2)主體。主體部分是調查報告的主干部分,充分表現(xiàn)主題之所在。通常用小標題來顯示主體部分的內容。

①主體一般有四種表現(xiàn)形式。具體如下:

第一種:調查多個對象時,按照調查的順序逐點來寫,既分別總結出它們各自的特點與經(jīng)驗又從它們各自的特點與經(jīng)驗中總結出共同的規(guī)律來。

第二種:根據(jù)調查對象發(fā)展過程各階段的闡述,從事物前后情況的對比中體現(xiàn)出調查報告所要闡明的觀點或規(guī)律。

第三種:調查某一對象的性質,按照事物的內在特點去寫,從各個側面或不同角度全面反映事物的復雜面貌。

第四種:調查兩個不同的對象,按照它們的指導思想、具體表現(xiàn)、工作結果的不同對比去寫,使讀者在對比中肯定所是,否定所非。

②主體的寫作要求。中心突出,觀點鮮明,條理清楚。(3)結尾。結尾是調查報告的結束部分。有以下四種形式:①總括全文以加深讀者印象。

②由點到面指出所調查問題實際的普遍意義。③提出建議給讀者以建議性指導。④省略結尾。

結尾,無論采取何種形式,都應精練概括,明確肯定。（三）寫作要求

1、認真調查占有材料。材料是形成文章主題的基礎,對調查報告來說,尤為重要。

2、分析材料進行研究。分析研究材料首先是對材料進行鑒別篩選,其次是對材料加以比較,分析整理后找出規(guī)律性的實質問題,使材料更加典型,更能表現(xiàn)主題。3、綜合材料確立主題。一是尋找材料之間的本質聯(lián)系和規(guī)律,二是確定構成事物的主要矛盾,三是把結論與其他同類事物比較,從而作出評價。

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常用公文寫作要求和技巧

1、我局公文種類主要有哪些?

答：我局公文種類主要包括命令、通令、決定、指文、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要，共13種。

2、公文由哪幾部分組成?

答：公文一般由眉首、主體、版記三部分組成。眉首部分包括：秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人；主體部分包括標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件；版記部分包括：主題詞、印刷份數(shù)、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期18個要件組成。有些公文的組成部分，如簽發(fā)人、附件、附注、抄送機關等可視情確定有無。

3、行政公文的發(fā)文字號應包括哪些內容?

答：行政公文的發(fā)文字號包括：機關代字、年份、序號，并依此順序排列。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入。

4、公文的成文時間如何確定?

答：公文的成文時間以領導人簽發(fā)的時間為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準。

5、公文的行文關系可分為哪幾種?每種行文的含義是什么?

答：公文的行文關系分為上行文、平行文、下行文三種。

上行文是指下級機關向上級機關報送的文件，如請示、報告、意見。平行文是指同級機關或不相隸屬機關之間的往來文件，如函。

下行文是指上級領導機關對所屬下級機關下發(fā)的文件。如通知、批復。

6、哪些公文應在公文首頁注明簽發(fā)人?如何標注?

答：上行文應當在公文首頁發(fā)文字號右側注明簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人必須是發(fā)文機關的主要負責人；主要負責人不在時，可由指定的負責人簽發(fā)�！昂灠l(fā)人”三個字用3號仿宋字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字標識，右空1字。

7、公文的秘密等級是如何劃分的?

答：公文的秘密等級根據(jù)公文的秘密程度分為絕密、機密、秘密三個等級。

對雖不屬于國家秘密但又不宜公開的警務秘密的文件、資料，需標注“內部文件”、“內部資料”或“內部”字樣。

8、電報標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”是怎樣規(guī)定的?

答：當天要辦的十分緊急的事項使用“特提”；2至3天內要辦的緊急事項使用“特急”；5天內要辦的較急的事項使用“加急”；其他時限較緩的事項使用“平急”。

9、發(fā)文包括哪幾項程序?

答：發(fā)文一般包括：擬稿、審核(包括法核、文核)、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、傳遞、立卷、歸檔、銷毀等程序。

10、公文的主送機關、抄送機關指的是什么?

答：公文的主送機關指公文的主要受理機關。抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其它上下級機關。主送機關和抄送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

11、請示和報告有哪些相同點和不同點?

答：請示和報告均屬于上行文，但系兩個不同的文種。請示適用于向上級機關請求指示、批準。報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。上級機關對下級機關的請示應予以答復，上級(領導)機關對下級機關的報告可做批示，也可不做批示。

12、寫“請示”應注意哪些問題?

答：寫“請示”應注意的問題是：(1)“請示”應一文一事；(2)一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式；(3)除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人；(4)各單位一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關；(5)凡屬請示類公文要在成文日期之下，注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。(6)請示事項不得夾寫在“報告”中。

13、撰寫消防工作簡報的要求是什么?

答：撰寫消防工作簡報的要求是：掌握住經(jīng)驗型、調查研究型、動態(tài)型三種類型，做到題目醒目、重點突出、文字精練、語言樸實、提煉準確。

14、銷毀公文有哪些規(guī)定?

答：沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀涉密文件、資料，要到保密機關指定的定點單位由二人監(jiān)銷，確保文件、資料不丟失、不漏銷。其中，銷毀秘密級以上文件、資料要逐件進行登記、審核。

15、“通知”文種的適用范圍是什么?

答：用于發(fā)布黨的法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

16、“通報”文種的適用范圍是什么?

答：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

17、公文標題由哪些內容組成?

答：由發(fā)文機關名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。

18、怎樣標注公文的附件?

答：公文附件，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關署名之前注明附件的名稱。

19、怎樣標注公文的成文日期?

答：成文日期一般署會議通過或者領導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應當寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

20、起草公文有些什么要求?

答：起草公文應當做到：（1）符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示，完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接；（2）全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行；（3）觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；（4）開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正；（5）人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發(fā)布的標準方案，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定；（6）文種、格式使用正確；（7）杜絕形式主義和繁瑣哲學。

21、重要下行文是否應當抄送上級機關?

答：政府及其部門向下級機關或本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

22、有雙重領導關系的上下級之間應如何行文?

答：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責辦理、答復；上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送另一上級機關。

23、公文中應如何使用數(shù)字?答：公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它均應使用阿拉伯數(shù)字。

24、草擬公文涉及其他部門的事項應如何協(xié)商?

答：草擬公文時，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調或裁定。

25、發(fā)文審核的重點是什么?

答：公文送負責人簽發(fā)前，應由機關的辦公廳(室)或秘書科進行審核。審核的重點：一是是否確需行文；二是行文方式是否妥當；三是是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求；四是格式是否符合規(guī)定。

26、公文的簽發(fā)有什么規(guī)定?

答：以本機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

27、審批公文應注意什么事項?

答：審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

28、公文翻印有些什么規(guī)定和要求?

答：上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下級機關經(jīng)負責人或者辦公廳(室)、秘書科負責人批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

29、銷毀秘密公文有什么規(guī)定?

答：銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊�，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

30、怎樣確定平行文或下行文發(fā)文機關標識的位置?

答：用于平行文或下行文的文件紅頭，發(fā)文機關標識上邊緣至上頁邊為62mm。發(fā)文機關下邊緣至紅色反線為30mm。

31、怎樣確定上行文發(fā)文機關標識的位置?

答：凡上報的公文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，實際上就是發(fā)文機關上邊緣距上頁邊為天頭37mm＋80mm＝117mm。發(fā)文機關上邊緣至紅色反線為30mm。

32、發(fā)文機關標識應用什么字體?

答：由于發(fā)文機關的標識是有執(zhí)法職能的國家行政機關的公文，為體現(xiàn)莊重，《國家行政機關公文格式》國家標準推薦使用小標宋體字，其他字體都帶有某些書法藝術的成分，不適于發(fā)文機關標識使用的字體。

33、上報公文的發(fā)文字號與簽發(fā)人怎樣排列?

答：簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。上報的公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字(不頂格)，簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號同處在第3行，這樣排列對稱、美觀。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

34、公文標題用什么字體字?怎樣排列?

答：公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

35、公文標題中能否使用標點符號?

答：公文標題中除法規(guī)、規(guī)章或轉發(fā)的文件標題名稱加書名號外，一般不使用標點符號，不能引用文件字號代替標題內容。

36、單一發(fā)文的印章怎么蓋?

答：單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期(成文日期標識位置前已述)，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。

37、公文的附注怎么標識?

答：公文如有附注，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如"(此件發(fā)至縣團級)"、"(此件可登報)"等，不是對公文內容作出解釋或注釋。

38、怎樣標識附件?

答：公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識"附件"，后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯數(shù)碼標識序號，如"附件：1××××"。附件名稱后邊不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識"附件"，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(有序號的帶序號)。

39、怎樣標注公文的成文日期?

答：成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數(shù)碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。"零"要寫成"○"，"壹"要寫成"一"。單一機關發(fā)的公文，成文日期右空4字；兩個機關聯(lián)合發(fā)的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字；三個機關聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章(公文印章的排布后述)之下右空2字標識。

40、公文最后一頁不能容下印章位置時怎么辦?

答：當公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識"(此頁無正文)"的方法解決。

41、標識主題詞的字體和位置是怎樣規(guī)定的?

答："主題詞"用3號黑體字，在"(附注)"之下居左頂格標識，后標全角冒號：詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，這里一定要注意，詞目之間只能空1字，不能用頓號。主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機關隔開。

42、怎樣標識主題詞?

答：這里說的主題詞是指全角冒號后邊的內容。按照《國務院公文主題詞表》規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。如省政府轉發(fā)國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知一文，標注的主題詞是"文秘工作公文辦法通知"。"文秘工作"是類別詞，"公文辦法"是類屬詞，"通知"則是文種。在通常情況下，類別詞在《國務院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞。

43、怎樣標識公文的抄送機關?

答：公文如有抄送機關，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標識"抄送"，后標全角冒號，這與主題詞頂格標識不同；抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與主送機關回行時頂格不同；抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號。

44、怎樣標識公文的頁碼?

答：公文的頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各致一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

45、公文中的附表有些什么規(guī)定?

答：公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封四)上。

46、公文頁邊與版心尺寸是怎么規(guī)定的?

答：我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標準紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規(guī)定，具體是：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm。公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm。版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。

47、公文排版規(guī)格是怎樣定的?

答：公文排版的規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每頁排22行，每行排28個字。

48、報告"文種的適用范圍是什么?

答：用于向上極機關匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關的詢問。

49、“請示”文種的適用范圍是什么?

答：用于向上級機關請求指示、批準。

50、“批復”文種的適用范圍是什么?

答：用于答復下級機關的請示。

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