表彰大會(huì)詳細(xì)分工

表彰大會(huì)活動(dòng)流程及分工（內(nèi)部材料）

一、準(zhǔn)備工作

1、辦公室申請外語樓報(bào)告廳；申請或借好至少二個(gè)話筒；申請簽到的桌子；制作領(lǐng)導(dǎo)臺簽；通知社總理事、干事會(huì)議時(shí)間。取得開門老師聯(lián)系方式，在開會(huì)前一天外語樓報(bào)告廳開門，和開會(huì)當(dāng)天開門，用于布置會(huì)場。2、秘書處：通知各社團(tuán)及十佳社團(tuán)代表大會(huì)時(shí)間及主題，；通知各社團(tuán)派5名代表按時(shí)入場，所有社團(tuán)穿本協(xié)會(huì)會(huì)服，佩戴本協(xié)會(huì)的委員證，準(zhǔn)備獎(jiǎng)狀模板制作并打印、蓋章，獎(jiǎng)狀按類別、社團(tuán)進(jìn)行分類、排列，購買書寫請柬。

3、財(cái)務(wù)部購買老師、嘉賓的礦泉水，購買花束（用來布置講臺），購買氣球，繩子等（收集發(fā)票）

4、宣傳部簽到處紅紙，制作表彰大會(huì)的海報(bào)（2張）。協(xié)助布置會(huì)場。

5、調(diào)研部布置會(huì)場，寫好會(huì)后總結(jié)。

5、外聯(lián)部聯(lián)系萬象協(xié)會(huì)和影視協(xié)會(huì)，要求提供攝影支持，邀請老理事代表，制作橫幅1條（橫幅內(nèi)容：廣西師范學(xué)院201*201*年度學(xué)生社團(tuán)表彰大會(huì)。落款：廣西師范學(xué)院學(xué)生社團(tuán)總會(huì)。橫幅長12米。）外聯(lián)部（禮儀）負(fù)責(zé)邀請禮儀、借禮儀服，負(fù)責(zé)表彰大會(huì)禮儀出場順序安排；

6、活策部協(xié)助布置會(huì)場。

7.網(wǎng)絡(luò)部收集明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)的照片材料，制作總會(huì)用幻燈片，社團(tuán)風(fēng)采展幻燈片，開會(huì)當(dāng)天負(fù)責(zé)播放幻燈片和音樂，現(xiàn)場拍照工作。

8.組織部安排會(huì)場座位，制作出作為座位安排表，發(fā)到群共享，打印出若干；根據(jù)安排粘貼各個(gè)到場單位的位置標(biāo)簽

9.常務(wù)理事協(xié)調(diào)老師時(shí)間、邀請老師、學(xué)生會(huì)代表及常代會(huì)代表（總負(fù)責(zé)人李揚(yáng)）

所有準(zhǔn)備工作周四中午必需完成，當(dāng)天下午開始布置會(huì)場，各個(gè)部門的主要負(fù)責(zé)人要引起高度重視，活策部注意跟進(jìn)工作，及時(shí)向常務(wù)理事匯報(bào)

各個(gè)常務(wù)理事負(fù)責(zé)各個(gè)自己部門跟進(jìn)工作總負(fù)責(zé)人：李揚(yáng)、李婉各個(gè)部門總負(fù)責(zé)人：

辦公室：劉倩秘書處：黎清蘭

宣傳部：牛曉耕網(wǎng)絡(luò)部：藍(lán)嵐組織部：張麗梅活策部：劉木玉財(cái)務(wù)部：周貴有調(diào)研部：林純萍外聯(lián)部：李金玲

本部門總負(fù)責(zé)人將本部門事項(xiàng)各個(gè)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人名單草擬好發(fā)到各個(gè)主管常委手中，各部門總負(fù)責(zé)人及常委共同協(xié)力完成好活動(dòng)安排

注意事項(xiàng)：

1、部門間多保持溝通與交流

2、各部門購買材料請留好發(fā)票或收據(jù)，并注意收集南城百貨的發(fā)票（只有面額即可，物品名稱空白）

3、通知各社團(tuán)派5名代表按時(shí)入場，其中會(huì)長、秘書長一定要到，穿本協(xié)會(huì)會(huì)服，佩戴委員證，不得提前離場，如果有事需要離開，辦公室記得記錄

4、通知時(shí)要求回復(fù)，沒收到回復(fù)視為未收到通知，記得確定通知已收到，收到回復(fù)后分批報(bào)至黎清蘭

5、通知總會(huì)理事、干事穿著整潔、干凈，佩戴好各自的證件，按時(shí)到場，無論如何都應(yīng)友善對待社團(tuán)代表、嘉賓、校學(xué)生會(huì)代表,如社總理事、干事有事請假須書面申請交與辦公室處，辦公室主任統(tǒng)計(jì)請假人員名單；常委理事不得請假，如確有急事需向理事長請假，并交書面申請與辦公室處。

6、嘉賓請柬共13份

團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)、老師4份

宣傳類社團(tuán)7份（邀請紅水河、校通訊社、校廣播站、校長崗校區(qū)廣播站、校長崗記者團(tuán)、校學(xué)生報(bào)記者、校影視傳媒協(xié)會(huì)進(jìn)行新聞報(bào)道）

校學(xué)生會(huì)1份（邀請1-2名常委）校常代會(huì)1份（邀請1-2名常委）

7、辦公室獎(jiǎng)狀按頒獎(jiǎng)名單排好，分類別、分社團(tuán)，獲獎(jiǎng)名單打印四份，其中兩份分別交于外聯(lián)部部禮儀負(fù)責(zé)人鄭露思、組織部部長張麗梅處，一份交由會(huì)議主持，一份由理事長李揚(yáng)交與團(tuán)委老師并將電子版發(fā)給上述提及的負(fù)責(zé)人

8、辦公室書寫請柬注意用語準(zhǔn)確、正式、禮貌

9、橫幅內(nèi)容為“廣西師范學(xué)院201*201*年度學(xué)生社團(tuán)表彰大會(huì)”，右下角署名“廣西師范學(xué)院學(xué)生社團(tuán)總會(huì)”，長度為12米（已有記得在社總辦公室的柜子上，布置會(huì)場時(shí)記得拿去）

10、明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)所準(zhǔn)備之圖片（三張代表社團(tuán)形象或者成果圖片，發(fā)來是每張圖片附上簡單文字說明）內(nèi)容為過去一年社團(tuán)在黨、校團(tuán)委和社團(tuán)總會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下所取得的進(jìn)步與成績，時(shí)間控制在4分鐘內(nèi)，

11、請各個(gè)常務(wù)理事注意跟進(jìn)進(jìn)度，及時(shí)向理事長或總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)度情況。

二、會(huì)議當(dāng)前一天晚上及當(dāng)天布置工作

1、調(diào)研部、宣傳部、財(cái)務(wù)部場地布置，搬桌椅，拉橫幅，打氣球，搬臺花2、辦公室簽到工作，拿本專用本子簽到，明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)，社團(tuán)代表，嘉賓老師，社總理事、干事等分開簽到，簽到完畢后，收好簽到本，進(jìn)入會(huì)場（簽到前要說明為了維持會(huì)場秩序各位同學(xué)不能隨便在會(huì)場走動(dòng)，隨便離開會(huì)場）3、宣傳部大會(huì)用的的簽到紅紙，并寫明簽到處，底部注明社團(tuán)總會(huì)（前一天晚上拿到會(huì)場）

4、組織部座位安排工作，打印出座位安排表，前一天晚上布置會(huì)場是用的標(biāo)簽粘貼會(huì)場桌面上（前一天晚上完成）

5、活策部、外聯(lián)部禮儀工作安排，安排禮儀去迎接老師，進(jìn)場入座的引導(dǎo)工作（前一天晚上最好有個(gè)演練）

6、網(wǎng)絡(luò)部社總幻燈片播放工作，照相工作（前一天晚上拷到備用U盤，同時(shí)拷到會(huì)場電腦上，并試著播放，確定無誤）

7、常務(wù)理事工作的監(jiān)督指揮，主管常委負(fù)責(zé)自己所主管部門的工作，有什么問題及時(shí)向總負(fù)責(zé)人及理事長李揚(yáng)匯報(bào)。

注意事項(xiàng)：

1、社總所有工作人員9月24號7點(diǎn)要到達(dá)會(huì)場，繼續(xù)布置會(huì)場未完成的工作，，搬桌子到門口作為簽到處，從教室搬講臺，及其他準(zhǔn)備活動(dòng)

2、請辦公室注意：簽到分四類：嘉賓；總會(huì)理事、干事；社團(tuán)；媒體（注意形象；簽到時(shí)向各單位提供一份會(huì)議詳細(xì)流程，向嘉賓和萬象攝影人員及媒體提供一瓶礦泉水及表彰大會(huì)相關(guān)材料；簽到時(shí)說明不可隨意離場，尤其是社團(tuán)代表，如欲離場需事先表明所屬社團(tuán)及離開人數(shù)，詢問是否有因特殊需要而要離場的，問清時(shí)間人數(shù)，予以記錄，如是總會(huì)成員，則對姓名原因一并予以記錄）

3、簽到時(shí)讓各協(xié)會(huì)散會(huì)后去由辦公室登記本協(xié)會(huì)代表有幾人提前離場

4、請調(diào)研部注意，引各單位代表入座要迅速，要提醒他們注意會(huì)議流程，在相應(yīng)流程派代表領(lǐng)獎(jiǎng)，單位入座后強(qiáng)調(diào)維護(hù)其自身形象、維護(hù)秩序，不可喧嘩及隨意走動(dòng)；記下各單位大致座位，交給會(huì)議主持

三、會(huì)議開始后

1.外聯(lián)部鄭露思帶領(lǐng)禮儀隊(duì)就位，準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)

2.組織部協(xié)助會(huì)議主持發(fā)放獎(jiǎng)狀

3.網(wǎng)絡(luò)部展示總會(huì)用幻燈片，社團(tuán)風(fēng)采展幻燈片，開會(huì)當(dāng)天負(fù)責(zé)播放幻燈片和音樂，現(xiàn)場拍照工作。

4.調(diào)研部維持秩序，發(fā)現(xiàn)某處紀(jì)律較亂則予以提醒

5.辦公室留兩名同學(xué)坐守?fù)?jù)門口較近位置負(fù)責(zé)對提前離場同學(xué)的離場時(shí)間及所屬單位進(jìn)行記錄，如是總會(huì)成員，則對姓名及離場原因亦予以記錄（將有一名社監(jiān)會(huì)委員協(xié)助工作）

注意事項(xiàng)

1、鄭露思、會(huì)議主持及組織部需到財(cái)務(wù)部處取得獲獎(jiǎng)名單

2、調(diào)研部維持秩序的時(shí)候注意不要引起私語、集體性回頭等騷動(dòng)，注意語言科學(xué)婉轉(zhuǎn)而有說服力，彰顯社總應(yīng)有氣質(zhì)、地位

3、辦公室同學(xué)需認(rèn)真負(fù)責(zé)，且沉穩(wěn)，不得在門外喧嘩，影響會(huì)議秩序

4、屆時(shí)請組織部理事和鄭露思會(huì)前同會(huì)議主持協(xié)商發(fā)放獎(jiǎng)狀事宜

四、會(huì)議結(jié)束后

1、社總?cè)�體理事、干事留下作簡潔總結(jié)，隨后清理場地，長崗校區(qū)同學(xué)口頭請假后可先行離開

2、各部門9月30日上交詳細(xì)工作回顧，匯總于調(diào)研部，包括工作分配，工作進(jìn)展情況，成功經(jīng)驗(yàn)與失敗經(jīng)驗(yàn)，調(diào)研部進(jìn)行整體總結(jié)，并復(fù)印一份交予特團(tuán)總支存檔

注意事項(xiàng)：

1、會(huì)議節(jié)約時(shí)間

2、對工作客觀評價(jià)，激勵(lì)大家繼續(xù)努力，對后一階段工作簡單展望

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表彰大會(huì)活動(dòng)流程及分工（內(nèi)部材料）

一、準(zhǔn)備工作

1、辦公室申請外語樓報(bào)告廳；申請或借好至少二個(gè)話筒；申請簽到的桌子；通知各社團(tuán)及十佳社團(tuán)代表大會(huì)時(shí)間及主題，社總理事、干事會(huì)議時(shí)間；通知各社團(tuán)派5名代表按時(shí)入場，所有社團(tuán)最好穿本協(xié)會(huì)會(huì)服，佩戴本協(xié)會(huì)的委員證，收集明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)的圖片照片，制作領(lǐng)導(dǎo)臺簽，準(zhǔn)備獎(jiǎng)狀模板制作并打印、蓋章，獎(jiǎng)狀按類別、社團(tuán)進(jìn)行分類、排列，購買書寫請柬，同時(shí)取得開門老師聯(lián)系方式，在開會(huì)前一天晚上外語樓報(bào)告廳開門，和開會(huì)當(dāng)天開門，用于布置會(huì)場

2、財(cái)務(wù)部購買老師、嘉賓的礦泉水，購買花束（用來布置講臺），購買氣球，繩子等

3、宣傳部簽到處紅紙，協(xié)助布置會(huì)場。

4、調(diào)研部布置會(huì)場，寫好會(huì)后總結(jié)。

5、外聯(lián)部聯(lián)系萬象協(xié)會(huì)和影視協(xié)會(huì)，要求提供攝影支持，發(fā)放請柬，邀請老理事代表，制作橫幅1條

6活策部、外聯(lián)部負(fù)責(zé)邀請禮儀隊(duì)，負(fù)責(zé)表彰大會(huì)禮儀出場順序安排；跟進(jìn)工作進(jìn)度

7.網(wǎng)絡(luò)部制作總會(huì)用幻燈片，社團(tuán)風(fēng)采展幻燈片，開會(huì)當(dāng)天負(fù)責(zé)播放幻燈片和音樂，現(xiàn)場拍照工作。

8.組織部安排會(huì)場座位，制作出作為座位安排表，發(fā)到群共享，打印出若干；根據(jù)安排粘貼各個(gè)到場單位的位置標(biāo)簽

9.常務(wù)理事協(xié)調(diào)老師時(shí)間、邀請老師、學(xué)生會(huì)代表及常代會(huì)代表（總負(fù)責(zé)人李金玲）

所有準(zhǔn)備工作周五中午必需完成，當(dāng)天晚上開始布置會(huì)場，各個(gè)部門的主要負(fù)責(zé)人要引起高度重視，活策部注意跟進(jìn)工作，及時(shí)向常務(wù)理事匯報(bào)

各個(gè)常務(wù)理事負(fù)責(zé)各個(gè)自己部門跟進(jìn)工作總負(fù)責(zé)人：xxxx

各個(gè)部門總負(fù)責(zé)人：各部門部長

本部門總負(fù)責(zé)人將本部門事項(xiàng)各個(gè)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人名單草擬好發(fā)到各個(gè)主管常委手中，各部門總負(fù)責(zé)人及常委共同協(xié)力完成好活動(dòng)安排

注意事項(xiàng)：

1、部門間多保持溝通與交流

2、各部門購買材料請留好發(fā)票或收據(jù)，并注意收集南城百貨的發(fā)票（只有面額即可，物品名稱空白）

3、通知各社團(tuán)派5名代表按時(shí)入場，其中會(huì)長、秘書長一定要到，穿本協(xié)會(huì)會(huì)服，佩戴委員證，不得提前離場，如果有事需要離開，辦公室記得記錄

4、通知時(shí)要求回復(fù)，沒收到回復(fù)視為未收到通知，記得確定通知已收到，收到回復(fù)后分批報(bào)至黎清蘭

5、通知總會(huì)理事、干事穿著整潔、干凈，佩戴好各自的證件，按時(shí)到場，無論如何都應(yīng)友善對待社團(tuán)代表、嘉賓、校學(xué)生會(huì)代表,如社總理事、干事有事請假須書面申請交與辦公室處，辦公室主任統(tǒng)計(jì)請假人員名單；常委理事不得請假，如確有急事需向理事長請假，并交書面申請與辦公室處。

6、嘉賓請柬共13份

老師、領(lǐng)導(dǎo)4份

宣傳類社團(tuán)7份（邀請紅水河、校通訊社、校廣播站、校長崗校區(qū)廣播站、校長崗記者團(tuán)、校學(xué)生報(bào)記者、校影視傳媒協(xié)會(huì)進(jìn)行新聞報(bào)道）

校學(xué)生會(huì)1份（邀請1-2名常委）校常代會(huì)1份（邀請1-2名常委）

7、辦公室獎(jiǎng)狀按頒獎(jiǎng)名單排好，分類別、分社團(tuán)，獲獎(jiǎng)名單打印四份，其中兩份分別交于外聯(lián)部部禮儀負(fù)責(zé)人鄭露思、組織部部長張麗梅處，一份交由會(huì)議主持，一份由理事長李揚(yáng)交與團(tuán)委老師并將電子版發(fā)給上述提及的負(fù)責(zé)人

8、辦公室書寫請柬注意用語準(zhǔn)確、正式、禮貌

9、橫幅內(nèi)容為“xxxxx年度學(xué)生社團(tuán)表彰大會(huì)”，右下角署名“xxxx學(xué)院學(xué)生社團(tuán)總會(huì)”，長度為12米（已有記得在社總辦公室的柜子上，布置會(huì)場時(shí)記得拿去）

10、明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)所準(zhǔn)備之圖片（三張代表社團(tuán)形象，若干成果圖片，發(fā)來是每張圖片附上簡單文字說明）內(nèi)容為過去一年社團(tuán)在黨、校團(tuán)委和社團(tuán)總會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下所取得的進(jìn)步與成績，時(shí)間控制在4分鐘內(nèi)，

11、請各個(gè)常務(wù)理事注意跟進(jìn)進(jìn)度，及時(shí)向理事長或總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)度情況。

二、會(huì)議當(dāng)前一天晚上及當(dāng)天布置工作1、調(diào)研部、宣傳部、財(cái)務(wù)部場地布置，搬桌椅，拉橫幅，打氣球，搬臺花（前一天晚上完成）

2、辦公室簽到工作，拿本專用本子簽到，明星社團(tuán)、優(yōu)秀社團(tuán)，社團(tuán)代表，嘉賓老師，社總理事、干事等分開簽到，簽到完畢后，收好簽到本，進(jìn)入會(huì)場（簽到前要說明為了維持會(huì)場秩序各位同學(xué)不能隨便在會(huì)場走動(dòng)，隨便離開會(huì)場）3、宣傳部大會(huì)用的的簽到紅紙，并寫明簽到處，底部注明社團(tuán)總會(huì)（前一天晚上拿到會(huì)場）

4、組織部座位安排工作，打印出座位安排表，前一天晚上布置會(huì)場是用的標(biāo)簽粘貼會(huì)場桌面上（前一天晚上完成）

5、活策部、外聯(lián)部禮儀工作安排，安排禮儀去迎接老師，進(jìn)場入座的引導(dǎo)工作（前一天晚上最好有個(gè)演練）

6、網(wǎng)絡(luò)部社總幻燈片播放工作，照相工作（前一天晚上拷到備用U盤，同時(shí)拷到會(huì)場電腦上，并試著播放，確定無誤）

7、常務(wù)理事工作的監(jiān)督指揮，主管常委負(fù)責(zé)自己所主管部門的工作，有什么問題及時(shí)向總負(fù)責(zé)人及副理事長梁東俊匯報(bào)。

8、前一天晚上開完干事見面會(huì)議后有空的同學(xué)都到會(huì)場布置工作

注意事項(xiàng)：

1、社總所有工作人員要到達(dá)會(huì)場，繼續(xù)布置會(huì)場未完成的工作，，搬桌子到門口作為簽到處，從教室搬講臺，及其他準(zhǔn)備活動(dòng)

2、請辦公室注意：簽到分四類：嘉賓；總會(huì)理事、干事；社團(tuán)；媒體（注意形象；簽到時(shí)向各單位提供一份會(huì)議詳細(xì)流程，向嘉賓和萬象攝影人員及媒體提供一瓶礦泉水及表彰大會(huì)相關(guān)材料；簽到時(shí)說明不可隨意離場，尤其是社團(tuán)代表，如欲離場需事先表明所屬社團(tuán)及離開人數(shù)，詢問是否有因特殊需要而要離場的，問清時(shí)間人數(shù)，予以記錄，如是總會(huì)成員，則對姓名原因一并予以記錄）

3、簽到時(shí)讓各協(xié)會(huì)散會(huì)后去由辦公室登記本協(xié)會(huì)代表有幾人提前離場

4、請組織部注意，屆時(shí)座位安排可做如下參考：左一排為禮儀、主持中一排校團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)和老師、總會(huì)常務(wù)理事、校學(xué)生會(huì)部分常委右一排起社團(tuán)代表左二排起為媒體專區(qū)中二排起學(xué)院理事會(huì)代表左四排起社團(tuán)代表中四排起總會(huì)理事（按部門坐，調(diào)研部坐在后排維持秩序）

5、請調(diào)研部注意，引各單位代表入座要迅速，要提醒他們注意會(huì)議流程，在相應(yīng)流程派代表領(lǐng)獎(jiǎng)，單位入座后強(qiáng)調(diào)維護(hù)其自身形象、維護(hù)秩序，不可喧嘩及隨意走動(dòng)；記下各單位大致座位，交給會(huì)議主持

三、會(huì)議開始后

1.外聯(lián)部向白雪帶領(lǐng)禮儀隊(duì)就位，準(zhǔn)備頒獎(jiǎng)

2.組織部協(xié)助會(huì)議主持發(fā)放獎(jiǎng)狀

3.網(wǎng)絡(luò)部展示總會(huì)用幻燈片，社團(tuán)風(fēng)采展幻燈片，開會(huì)當(dāng)天負(fù)責(zé)播放幻燈片

和音樂，現(xiàn)場拍照工作。

4.調(diào)研部維持秩序，發(fā)現(xiàn)某處紀(jì)律較亂則予以提醒

5.辦公室留兩名同學(xué)坐守?fù)?jù)門口較近位置負(fù)責(zé)對提前離場同學(xué)的離場時(shí)間及所屬單位進(jìn)行記錄，如是總會(huì)成員，則對姓名及離場原因亦予以記錄（將有一名社監(jiān)會(huì)委員協(xié)助工作）

注意事項(xiàng)

1、調(diào)研部維持秩序的時(shí)候注意不要引起私語、集體性回頭等騷動(dòng)，注意語言科學(xué)婉轉(zhuǎn)而有說服力，彰顯社總應(yīng)有氣質(zhì)、地位

2、辦公室同學(xué)需認(rèn)真負(fù)責(zé)，且沉穩(wěn)，不得在門外喧嘩，影響會(huì)議秩序

3、屆時(shí)請組織部理事和向白雪會(huì)前同會(huì)議主持協(xié)商發(fā)放獎(jiǎng)狀事宜

四、會(huì)議結(jié)束后

1、社總?cè)�體理事、干事留下作簡潔總結(jié)，隨后清理場地，長崗校區(qū)同學(xué)口頭請假后可先行離開

2、各部門9月30日上交詳細(xì)工作回顧，匯總于調(diào)研部，包括工作分配，工作進(jìn)展情況，成功經(jīng)驗(yàn)與失敗經(jīng)驗(yàn)，調(diào)研部進(jìn)行整體總結(jié)，并復(fù)印一份交予特團(tuán)總支存檔

注意事項(xiàng)：

1、會(huì)議節(jié)約時(shí)間

2、對工作客觀評價(jià)，激勵(lì)大家繼續(xù)努力，對后一階段工作簡單展望

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