企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作流程

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作流程

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市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

管理辦法(試行)

第一條為規(guī)范全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理工作的順利開(kāi)展，更好地為參保單位和個(gè)人以及社會(huì)有關(guān)方面提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》和國(guó)家、河南省相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合養(yǎng)老保險(xiǎn)工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)檔案”），是指企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成并辦理完畢的，具有保存和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖像、聲像等不同載體的歷史記錄。

第三條本辦法所稱企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，包括：縣(市)區(qū)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。

第四條企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄著參保單位和個(gè)人履行的社會(huì)保險(xiǎn)義務(wù)和享受的社會(huì)保險(xiǎn)權(quán)益，反映著養(yǎng)老保險(xiǎn)基金收支和經(jīng)辦管理運(yùn)行過(guò)程，是國(guó)家民生檔案的重要組成部分。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)最重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

第五條企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分別保存的原則。市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全市業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織、監(jiān)督、指導(dǎo)、統(tǒng)計(jì)和考核；縣級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位所形成業(yè)務(wù)檔案的保存、使用。

第六條全市養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)要至少配備一名兼職檔案管理人員。建立檔案工作責(zé)任制，負(fù)責(zé)本單位養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定和銷毀，維護(hù)檔案和數(shù)據(jù)的完整與安全。

第七條按照企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦工作流程和崗位操作規(guī)程，業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍包括經(jīng)辦過(guò)程中填報(bào)、打印的業(yè)務(wù)報(bào)表和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募�，需留存的重要審核憑證，統(tǒng)計(jì)報(bào)表，稽核監(jiān)督文件，以及省級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂的協(xié)議等。

第八條企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理。企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫(kù)。

第九條按照國(guó)家對(duì)民生檔案的管理要求，根據(jù)利用價(jià)值，業(yè)務(wù)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期分為100年、50年、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限自形成之日的次年1月1日開(kāi)始計(jì)算。

第十條業(yè)務(wù)文件材料立卷歸檔執(zhí)行如下操作流程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

(一)文件材料收集

1、文件材料形成崗位經(jīng)辦人員對(duì)辦理完畢的業(yè)務(wù)文件，根據(jù)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件進(jìn)行整理分類、組卷，按照主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前，次要憑證在后的原則排序，文件材料的字跡、印章、日期應(yīng)齊全、完整、清晰，案卷內(nèi)的件數(shù)、頁(yè)數(shù)編制準(zhǔn)確，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確、有序。

2、全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的兼職檔案人員，定期將分散在本部門經(jīng)辦人員手中辦結(jié)完畢的文件資料及時(shí)收集齊全，做好預(yù)立卷。

3、經(jīng)兼職檔案人員檢驗(yàn)，符合質(zhì)量要求的文件材料，由經(jīng)辦人員編制《檔案資料移交目錄》一式兩份，經(jīng)辦人員、兼職檔案人員雙方簽字確認(rèn)后移交給本機(jī)構(gòu)專職檔案員進(jìn)行整理立卷；不符合質(zhì)量要求的，退回經(jīng)辦人員限期整改，合格后方可移交。

(二)文件材料整理

1、業(yè)務(wù)文件材料一般按年、月組卷。不同類別、不同保管期限、不同年度的業(yè)務(wù)文件材料不得混合組卷。

2、養(yǎng)老保險(xiǎn)稽核類按項(xiàng)目的稽核周期組卷，依結(jié)論性、證明性、立項(xiàng)性和其他備查文件材料四個(gè)單元次序排列。

(1)結(jié)論性文件材料，指各類工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告征求意見(jiàn)書、意見(jiàn)書、回訪報(bào)告等審計(jì)稽核結(jié)束期間形成的材料，按逆審計(jì)稽核程序結(jié)合重要程度排列。

(2)證明性文件材料，指各類工作底稿、證據(jù)(含回訪工作底稿、取證材料)等審計(jì)稽核實(shí)施期間形成的材料，按審計(jì)稽核工作方案所列事項(xiàng)排列。

(3)立項(xiàng)性文件材料，指各類方案、通知書(含回訪方案、通知書)等立項(xiàng)期間形成的材料，按文件形成的時(shí)間順序并結(jié)合文件重要程度排列。

(4)其他備查文件材料，指其他應(yīng)歸檔文件材料，按文件形成的時(shí)間順序并結(jié)合文件重要程度排列。

3、案卷內(nèi)文件材料應(yīng)剔除金屬物，確保紙型規(guī)格一致。破損的予以修復(fù)、不符合歸檔要求的要進(jìn)行復(fù)制；裝訂時(shí)文件材料應(yīng)折疊整齊，確保案卷的美觀。4、編制頁(yè)碼，用打碼機(jī)按順序在每頁(yè)歸檔文件右上角2cm*2cm處，背面有內(nèi)容時(shí)在左上角相同位打印頁(yè)碼，不得出現(xiàn)重號(hào)、空號(hào)、錯(cuò)號(hào)。

(三)建立索引目錄

編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、索引等手工檢索工具，同時(shí)建立計(jì)算機(jī)索引目錄。

(四)案卷裝訂

1、案卷包括封皮、卷內(nèi)文件目錄、文件材料和備考表。備考表應(yīng)由立卷人、檢查人簽名或蓋章，并標(biāo)明立卷時(shí)間。

2、案卷裝訂時(shí)按照卷皮、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件、備考表的順序排列，采取三孔一線的左側(cè)邊距為0.9cm位裝訂。

3、卷合脊背全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)和年度等項(xiàng)目應(yīng)分別使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫和中文數(shù)字印章，紅色印油加蓋。

第十一條短期保管的業(yè)務(wù)檔案采取簡(jiǎn)易方式組卷，案卷內(nèi)的文件材料不再打印頁(yè)碼，金屬物可不剔除。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)著錄打印封皮、目錄、備考表、排列文件材料順序后放入檔案袋內(nèi)。檔案袋側(cè)面用黑色記號(hào)筆標(biāo)明案卷號(hào)。

檔案袋豎立按由左向右順序內(nèi)外兩排裝入檔案箱，按統(tǒng)一格式打印箱體標(biāo)識(shí)，項(xiàng)角粘貼于箱體正面右上角位，頂端、右側(cè)與箱體邊緣對(duì)齊。

第十二條全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案部門要定期接收本單位形成的業(yè)務(wù)檔案。經(jīng)辦人員要填寫《養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接單》一式兩份，檔案部門按交接單逐卷審核案卷質(zhì)量和目錄數(shù)據(jù)，確保檔案真實(shí)、完整、賬物相符。經(jīng)檔案部門驗(yàn)收合格的，雙方辦理移交手續(xù)，雙方負(fù)責(zé)人復(fù)核監(jiān)交，簽字或蓋單后，檔案移交檔案部門集中管理�！娥B(yǎng)老保險(xiǎn)檔案交接單》由檔案管理部門作為文書檔案永久保存，業(yè)務(wù)部門作為工作資料保存滿一年后銷毀。

第十三條集中管理的業(yè)務(wù)檔案，按保管期限、檔案類別和歸檔日期排序，按照由左向右、自上而下的順序排架保存。柜架上標(biāo)明案卷所屬保管期限、檔案類別、歸檔年度、案卷起止號(hào)等。

第十四條全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期逐級(jí)上報(bào)《企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)月(年)報(bào)表》�？h級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)于每月5－10日、每年1月5－10日分別將月報(bào)表和年報(bào)表上表市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)；市級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)于每月10－15日、每年1月10－15日分別將匯總后的月報(bào)表和年報(bào)表上報(bào)省社保局。

第十五條借閱檔案由借閱部門或人員向檔案部門辦理借閱手續(xù)，填寫利用登記單。歸還時(shí)雙方清點(diǎn)、核對(duì)檔案內(nèi)容和頁(yè)數(shù)，確保檔案齊全、完好，并做好利用效果統(tǒng)計(jì)。借閱檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，因特殊情況需要將檔案借出時(shí)，須經(jīng)檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出時(shí)間不超過(guò)兩星期。借閱檔案部門或人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁在檔案上打點(diǎn)、劃線、折角、做記號(hào)以及涂改、撕、拆檔案。未經(jīng)檔案部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自公布檔案內(nèi)容。

第十六條企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)已到期的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)由養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案人員，以及人力資源社會(huì)保障行政管理部門有關(guān)人員組成鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定并提出處理意見(jiàn)。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過(guò)短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。第十七條對(duì)超過(guò)保管期限的業(yè)務(wù)檔案，向檔案鑒定工作小組提交鑒定申請(qǐng)，工作小組鑒定后提出存毀意見(jiàn)。確實(shí)推動(dòng)查考價(jià)值的，編制《商丘市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由指定銷毀人、監(jiān)銷人負(fù)責(zé)銷毀，銷毀清冊(cè)作為文書檔案永久保管。嚴(yán)禁其他任何單位、部門和個(gè)人擅自轉(zhuǎn)讓、出賣和銷毀檔案。

第十八條通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)酿B(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)應(yīng)保存電子文件。按照歸檔電子文件的保管期限、檔案類別、案卷名稱、歸檔日期建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)采取必要的技術(shù)手段，確保電子檔案的安全、完整、有效。

第十九條檔案庫(kù)房管理應(yīng)嚴(yán)格按照“以防為主，防治結(jié)合”原則，健全必要的防護(hù)設(shè)備和措施，做好防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防霉變、防塵、防高溫工作。

第二十條全市企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案人員應(yīng)重視檔案數(shù)據(jù)安全，定期做好檔案數(shù)據(jù)的異機(jī)和脫機(jī)備份。

第二十一條當(dāng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)發(fā)生變化或上級(jí)有關(guān)部門提出新的要求時(shí)，各級(jí)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整完善本辦法。

第二十二條各類企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì)計(jì)、電子文檔等檔案材料，國(guó)家有特別規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。

第二十三條本辦法自201*年1月1日起實(shí)施。

9、實(shí)現(xiàn)了處機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)、文書、會(huì)計(jì)、聲像、榮譽(yù)、電子檔案等集中統(tǒng)一管理。

各類檔案集中存放庫(kù)房、統(tǒng)一管理

各類檔案集中存放的目錄

會(huì)計(jì)檔案

文書檔案

聲像檔案科技檔案

10、組織本處工作人員和兼職檔案人員學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《XX省檔案管理?xiàng)l例》。

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