血站業(yè)務(wù)檔案存在的問(wèn)題及對(duì)策

投稿者信息投稿人：郭亦牧

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血站業(yè)務(wù)檔案存在的問(wèn)題及對(duì)策

湖北省荊州市中心血站郭亦牧

血站業(yè)務(wù)檔案是血液采集、分離、檢驗(yàn)、出入庫(kù)等一系列活動(dòng)的信息載體，又是宣傳發(fā)動(dòng)、輸血科研的寶貴資料。血站業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量的高低既能反映血站業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也可以反映血站的管理水平。隨著《獻(xiàn)血法》、《醫(yī)療事故管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)的頒布實(shí)施，血站法律意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)日益提高，業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量也越來(lái)越受到重視，雖然血站可能對(duì)業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量控制雖采取了一系列的措施，但在整個(gè)控制過(guò)程中，仍可能存在一些問(wèn)題和弊端。1存在的問(wèn)題分析1.1檔案紙張的問(wèn)題

目前血站使用的各種紙張尺寸不規(guī)范，由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，當(dāng)前絕大多數(shù)工作靠計(jì)算機(jī)完成，而這些計(jì)算機(jī)中的程序設(shè)計(jì)是固定的，設(shè)計(jì)者并未考慮到這些表格放入業(yè)務(wù)檔案中是否規(guī)范，因此輸出打印的報(bào)告單也不近相同。如供血科的出庫(kù)報(bào)表，通常情況下需要二聯(lián)，一聯(lián)血站留存，一聯(lián)交付臨床用血單位，因此血站多采用242-2的雙層壓感紙，而成份分離、質(zhì)控報(bào)告等則多用的是A4紙，就是一個(gè)科室也可能存在兩種不同的紙張，檢驗(yàn)科酶標(biāo)儀用的一般是242-1紙，而檢驗(yàn)報(bào)告單用的則是A4紙;用紙材質(zhì)不同，有的紙張質(zhì)地厚，有的紙張質(zhì)地較軟，不僅影響檔案外觀，也使檔案邊緣容易損壞、難于修裱。1．2書寫存在的問(wèn)題

一是無(wú)償獻(xiàn)血是面向大眾的公益性事業(yè)，人們的文化水平難免參差不一，填寫各種表格時(shí)，書寫不規(guī)范、字跡潦草、不清楚，涂改、錯(cuò)字、別字現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，很難確保檔案需技術(shù)要求。

二是項(xiàng)目填寫不完整。最常見(jiàn)的有獻(xiàn)血者的工作單位、郵編、身份證號(hào)碼、獻(xiàn)血者聲明簽字空缺等，造成不完整的原因可能是獻(xiàn)血者出于某種考慮不愿留下個(gè)人資料，或是我們的工作人員講解、指導(dǎo)不詳細(xì)漏填等等。

三是沒(méi)有按照《血站管理辦法》中《獻(xiàn)血者健康體檢標(biāo)準(zhǔn)》的要求規(guī)范填寫。比如陰性、陽(yáng)性、可疑、具體量化的數(shù)值用合格代替。

1.3沒(méi)有嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)

各科室兼職檔案人員，沒(méi)有系統(tǒng)的進(jìn)行崗前和崗上培訓(xùn)，缺乏一套系統(tǒng)的、規(guī)范的檔案管理知識(shí)和技能，影響了檔案管理人員整體素質(zhì)的提高和檔案質(zhì)量，長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理員一直由科室工作人員負(fù)責(zé)，而他們一般均為醫(yī)技人員，未經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案專業(yè)教育，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的收集、整理等日�；�礎(chǔ)工作，而不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)修改；無(wú)法對(duì)檔案信息進(jìn)行更科學(xué)、更先進(jìn)的開發(fā)和利用，對(duì)后繼的立卷、歸檔造成不良影響。

1.4沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度

檔案的借閱有著嚴(yán)格的管理程序，然而在業(yè)務(wù)工作中形成的原始資料在尚未成檔之前，管理上有可能出現(xiàn)真空。在日常工作中，科室間相互借閱資料的情況時(shí)有發(fā)生，用后又沒(méi)有及時(shí)歸還的現(xiàn)象就可能會(huì)造成檔案的失丟，造成最后成檔時(shí)檔案不完整。2對(duì)策

2.1成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對(duì)血站檔案管理工作實(shí)行全程管理，規(guī)范各種表格;根據(jù)國(guó)家強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合實(shí)際情況，制訂相應(yīng)的書寫規(guī)范;重新制定各項(xiàng)規(guī)章制度，明確工作職責(zé)，使檔案管理工作做到有章可循。2.2嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案工作的根本保證。完善各項(xiàng)管理措施，加大管理力度，檔案原始資料不超過(guò)規(guī)定時(shí)間按時(shí)交檔，借閱原始資料不超2周一定要?dú)w還，兼職檔案員員每月清點(diǎn)原始資料數(shù)目，核對(duì)清楚，做到心中有數(shù)。

2.3執(zhí)行嚴(yán)格的三級(jí)循環(huán)監(jiān)控是提高檔案質(zhì)量的保證。血站要全體動(dòng)員，要求每個(gè)工作人員必須掌握原始資料書寫規(guī)范，并按“規(guī)范”要求標(biāo)準(zhǔn)自查原始資料質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)修改;科室要成立以科主任、兼職檔案員為領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)量控制小組，定期或不定期對(duì)科室的原始資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)修改，力爭(zhēng)將不合格的原始資料消滅在半成品過(guò)程中;站級(jí)質(zhì)量控制小組共同參與定期抽查并實(shí)行檔案室終末質(zhì)量把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)退回科室，限期整改，以保證入庫(kù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4檔案質(zhì)量要與獎(jiǎng)金制度掛鉤，實(shí)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度。每月對(duì)各科檔案進(jìn)行檢查，被評(píng)為不合格的檔案，扣發(fā)當(dāng)事人當(dāng)月獎(jiǎng)金的一定金額，一年抽查不合格超過(guò)一定的次數(shù)，取消當(dāng)事人評(píng)先進(jìn)的資格;全年抽查為優(yōu)秀者，年終獎(jiǎng)金將予以一定金額的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.5兼職檔案員應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。血站業(yè)務(wù)檔案管理涉及醫(yī)學(xué)、檢驗(yàn)、衛(wèi)生、統(tǒng)計(jì)、檔案管理學(xué)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的知識(shí)，血站要對(duì)兼職檔案員加強(qiáng)在職培訓(xùn)，爭(zhēng)取讓他們參加省、市舉辦的各種培訓(xùn)班、提高班，并采取請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高他們的專業(yè)水平。

擴(kuò)展閱讀：血站檔案管理工作淺談

血站檔案是血站在工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是血站的寶貴財(cái)富。英語(yǔ)論文格式加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)血站領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和血站現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。準(zhǔn)確把握新時(shí)期血站發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)血站檔案管理,是血站檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。

一、血站檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

檔案工作對(duì)全社會(huì)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案管理意識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(二)檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確

血站檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和血站行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

到目前為止，血站檔案的管理還沒(méi)有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級(jí)血站在管理檔案時(shí)，由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)血站根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

(三)、檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊

目前我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在血站人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，a對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

(四)、檔案硬件投入不足

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在血站管理中廣泛運(yùn)用，血站管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、加強(qiáng)血站檔案管理工作

(一)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是血站管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與血站業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使血站領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。血站以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)血站檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案工作順利開展。

(二)、重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使血站的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

(三)、健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

建立科學(xué)的檔案管理

體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將血站各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，血站要將檔案人員培養(yǎng)納入血站人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

(四)、開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為血站業(yè)務(wù)、血站管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為血站創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，英語(yǔ)論文格式提高檔案在血站管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；另一方面要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索血站的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率。因此，血站應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

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