房管局檔案制度

檔案保管制度

一、集中統(tǒng)一管理本單位檔案，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。二、檔案庫(kù)房、辦公用房和閱覽室分開(kāi)。庫(kù)房要有防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)等措施。三、檔案柜架統(tǒng)一、規(guī)范，排列合理，案卷裝具符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

四、堅(jiān)持溫濕度記錄，溫濕度控制達(dá)到省有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。五、庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，無(wú)霉、蟲(chóng)及雜物堆放現(xiàn)象。六、嚴(yán)格履行檔案交接手續(xù)，建立收進(jìn)、移出登記簿。七、建立全宗卷，符合《全宗卷規(guī)范》。

檔案保密制度

一、檔案員要有高度的政治責(zé)任感，嚴(yán)格執(zhí)行保密法，增強(qiáng)保密意識(shí)，做好保密工作。

二、保守黨和國(guó)家的秘密，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定“十不準(zhǔn)”。三、檔案庫(kù)房、柜架要牢固安全，門窗堅(jiān)固，并配有安全保險(xiǎn)裝置。

四、任何人和部門不準(zhǔn)出賣檔案和內(nèi)部資料，不得丟失文件或檔案，非歸檔的文件要集中上交有關(guān)部門。

五、凡利用涉及保密的檔案，應(yīng)按規(guī)定的范圍使用，并嚴(yán)格履行查閱登記手續(xù)。六、凡違犯保密規(guī)定者視其情節(jié)輕重給予黨紀(jì)政紀(jì)處分直至法律制裁。

檔案利用制度

一、檢索工具齊全，檢索效果較好。

二、堅(jiān)持做好檔案查借閱登記、利用效果登記。

三、編有全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯集等編研資料，各種資料編寫(xiě)規(guī)范、使用價(jià)值高。

四、利用檔案材料一般在閱文室進(jìn)行，特殊情況需借出或復(fù)印，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并辦理借閱、復(fù)印手續(xù)。

五、查閱檔案時(shí)要愛(ài)護(hù)檔案，不準(zhǔn)吸煙、喝水，對(duì)檔案資料不準(zhǔn)拆卷、調(diào)換、涂改、勾劃、剪裁。

六、對(duì)歸還的檔案要進(jìn)行認(rèn)真的檢查，發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改情況，要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，追究責(zé)任。

檔案統(tǒng)計(jì)制度

一、堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，嚴(yán)肅認(rèn)真，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感科學(xué)地進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。

二、嚴(yán)格檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)登記，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)字的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

三、對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管等情況要定期做好統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出措施，改進(jìn)工作。

四、堅(jiān)持對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，年終進(jìn)行綜合分析，了解利用者的需求和利用發(fā)展趨勢(shì)，掌握檔案的使用價(jià)值和發(fā)揮的作用。

五、及時(shí)、準(zhǔn)確向有關(guān)部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、按時(shí)完成其它檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作。

檔案移交制度

為保證檔案信息資源安全保管、合理利用，規(guī)范檔案移交各環(huán)節(jié)工作，根據(jù)《檔案法》和其它檔案法律法規(guī)，特制定本制度：一、本委檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各科室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢后，及時(shí)向檔案室移交。

二、移交的檔案資料，要保證按歸檔要求，做到整理規(guī)范，檔號(hào)編制規(guī)范，編目清晰，并編制好移交清冊(cè)。移交檔案時(shí)，檔案目錄（含電子目錄）一并移交。

三、移交人員同檔案人員在檔案室辦理交接手續(xù)。檔案人員對(duì)照移交清冊(cè)，對(duì)移交人員移交的檔案逐一進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，雙方在《檔案交接文據(jù)》上簽字�！稒n案交接文據(jù)》一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

四、檔案人員根據(jù)要求，對(duì)不符合移交質(zhì)量的檔案，有權(quán)要求移交人員重新整理后再移交。

五、檔案室對(duì)年滿10年的屬國(guó)家綜合檔案館接收范圍的檔案，要及時(shí)編制清冊(cè)，向市檔案局報(bào)送移交計(jì)劃。

六、根據(jù)市檔案館統(tǒng)一安排，按要求按時(shí)向市檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案資料，并做好后續(xù)室存檔案的整理編目工作。

檔案管理人員崗位責(zé)任制

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《湖北省檔案管理?xiàng)l例》，遵守國(guó)家保密制度，確保檔案完整與安全，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)制度。二、嚴(yán)格履行綜合檔案室職責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)工作，忠于職守，扎實(shí)做好檔案管理工作。

三、集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。四、對(duì)本單位內(nèi)部各部門歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。五、對(duì)本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

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德興市房管局檔案管理工作自查匯報(bào)

根據(jù)上級(jí)要求,我局按照關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)江西省檔案局、江西省建設(shè)廳《關(guān)于開(kāi)展全省城建房產(chǎn)檔案執(zhí)法調(diào)研的通知》的通知（饒檔字[201*]8號(hào)）文件的要求，現(xiàn)將具體情況匯報(bào)如下：

自成立檔案室以來(lái)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》和《江西省檔案管理?xiàng)l例》等各項(xiàng)規(guī)定，始終把檔案工作納入重要議事日程，做到領(lǐng)導(dǎo)重視，配足人員，從嚴(yán)要求，對(duì)檔案管理、保管設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、利用服務(wù)等方面高要求，嚴(yán)管理，按照“省一級(jí)”檔案管理要求，使檔案工作逐步走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化軌道。截止到目前為止，我局檔案室約80平方米，藏檔案26303卷（件）。其中：文書(shū)檔案568卷（件）；房產(chǎn)檔案25735卷。在幾年的不斷完善過(guò)程中，我局檔案管理基本實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。201*年度，我局檔案工作榮獲江西省目標(biāo)管理二級(jí)單位榮譽(yù)稱號(hào)。

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄。這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。

一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真做好一法一條例的宣傳工作。房屋產(chǎn)權(quán)檔案在我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。房地產(chǎn)中介服務(wù)、房地產(chǎn)買賣、交易、贈(zèng)予、繼承等都離不開(kāi)房產(chǎn)檔案。為了深入學(xué)習(xí)法律并運(yùn)用法律指導(dǎo)好我們的房產(chǎn)檔案管理工作，我局認(rèn)真組織全體干部職工進(jìn)行一法一條例的學(xué)習(xí)，并選送檔案人員專門到省、市等各級(jí)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)率達(dá)到100%，使我局的檔案管理工作依法進(jìn)行，檔案管理利用工作得到了有效提高。

二是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，專人專職做好檔案管理工作。房地產(chǎn)檔案管理專業(yè)性、政策性、法律性很強(qiáng)。房屋產(chǎn)權(quán)檔案是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理活動(dòng)中形成的權(quán)證、契約、文件、圖表賬冊(cè)、照片等各種不同形式和載體的歷史記錄。這些房產(chǎn)檔案記載了房屋產(chǎn)權(quán)歸屬和沿革，反映了房屋狀況，因此房屋產(chǎn)權(quán)檔案的形成，有其特殊的專業(yè)要求。如房屋面積的丈量、土地界限的認(rèn)定、房地產(chǎn)平面圖的測(cè)繪等。

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的、技術(shù)性的專業(yè)要求，使產(chǎn)權(quán)檔案成為進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理的重要工具。房屋產(chǎn)權(quán)檔案必須保持圖、卡、卷、冊(cè)與房屋現(xiàn)狀的一致性。必須不斷地補(bǔ)充新材料，更改原有材料，才能自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，因而房產(chǎn)檔案具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。

房屋屬不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值較高，在單位或者個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中都占有重要地位。因此，產(chǎn)權(quán)檔案的有無(wú)，記載得是否準(zhǔn)確、全面，產(chǎn)權(quán)檔案保管的好壞，都將對(duì)產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)生一定的甚至是巨大的影響。因一紙檔案而免受損失幾十萬(wàn)元或百元的事例，就是產(chǎn)權(quán)檔案價(jià)值性的佐證。由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證等組成的產(chǎn)權(quán)檔案，具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門和人民法院處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)，應(yīng)永久保存。因此，房屋產(chǎn)權(quán)檔案具有很強(qiáng)的法律性。

為此，我局明確了一名副局長(zhǎng)專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，并設(shè)立了近80平方米的檔案室以及檔案管理辦公室，安排了3名檔案管理專職人員。201*年，為了有效提高我局的房地產(chǎn)管理水平，還專門安排局檔案工作人員到上饒市房管局檔案室跟班學(xué)習(xí)，提高了工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

三是健全制度，提高檔案管理工作效力。為了增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的效力，完善檔案整理保管，提高合理化利用率，我局建立健全了檔案工作制度。明確了檔案室管理人員職責(zé)、檔案資料室管理制度、檔案保衛(wèi)、保密、銷毀等工作制度，并懸掛于醒目位置。進(jìn)一步理順檔案管理體制，具體做法是：把房產(chǎn)檔案管理分成三個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、歸檔；兩道工序：收集整理、歸檔調(diào)檔。每個(gè)環(huán)節(jié)之間互相檢查校對(duì)、制約，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。對(duì)于檢索體系應(yīng)在檔案案卷目錄、分類目錄、文號(hào)索引等步驟加強(qiáng)規(guī)范，使產(chǎn)權(quán)檔案查找迅速，及時(shí)準(zhǔn)確地為產(chǎn)權(quán)人服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。嚴(yán)格按照檔案管理的防火、防蟲(chóng)、防霉要求，每月進(jìn)行一次清查工作，確保了檔案的安全性。四是計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。從201*年度，我局已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)的管理要求，為檔案工作專門配備了一臺(tái)電腦，并通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的收集整理，逐一錄入，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用、管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

1、利用已建立起來(lái)房地產(chǎn)檔案信息庫(kù)，進(jìn)行檔案的編目、標(biāo)引，建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)，由計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行檔案的接收、整理、鑒定、庫(kù)房管理、借閱利用、統(tǒng)計(jì)等，并實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

2、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。系統(tǒng)的安全性指的是保護(hù)系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運(yùn)行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才能得以實(shí)現(xiàn)，因此我們將做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。

3、對(duì)電子檔案原始信息的長(zhǎng)期保存進(jìn)行深入研究和探討，對(duì)電子檔案定期備份，防止了數(shù)據(jù)信息損失。

五是適應(yīng)形勢(shì)，大膽創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。1、建立數(shù)字檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字房管

房屋檔案就像是屋的“個(gè)人簡(jiǎn)歷”，近年來(lái)，隨著我市城市建設(shè)的逐步發(fā)展，城區(qū)房屋轉(zhuǎn)移、新建和拆遷等狀況，日趨房產(chǎn)頻繁復(fù)雜。而房屋交易市場(chǎng)的逐步活躍，又使商品房預(yù)（銷）售、商品房買賣合同備案、按揭抵押、產(chǎn)權(quán)調(diào)查等新的房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)量大幅度上升。要進(jìn)行以上活動(dòng)，查閱房產(chǎn)檔案就成了必不可少的環(huán)節(jié)。并且隨著建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》的出臺(tái)，檔案的查詢利用更加頻繁，既增加了管理人員的工作量又不利于檔案的永久保存，對(duì)檔案的安全、完整產(chǎn)生了不利影響。因此，201*年初我局決定對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化拍攝處理。房產(chǎn)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展，大大提高了業(yè)務(wù)工作的效益，一是在業(yè)務(wù)受理、審批過(guò)程中，通過(guò)實(shí)時(shí)調(diào)閱檔案影象數(shù)據(jù)，工作效率可以成倍提高；另外，在受理客戶查閱檔案的過(guò)程中，通過(guò)使用影象數(shù)據(jù)，可以實(shí)時(shí)查閱打印，有效地保護(hù)原始檔案，并節(jié)省了人力物力；同時(shí)原始檔案進(jìn)入檔案庫(kù)房后，無(wú)須頻繁進(jìn)出，有利于檔案庫(kù)房的規(guī)范化管理。特別是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍專業(yè)檔案，其查閱、復(fù)印檔案原件的事情隨時(shí)發(fā)生，有時(shí)一戶檔案一天要查閱二至三次，甚至更多次，在查閱和復(fù)印過(guò)程中，對(duì)檔案原件的人為的觸摸污損和在靜電復(fù)印過(guò)程中光照帶來(lái)的危害及機(jī)械損傷，使得原件壽命大大減少。通過(guò)電子拍攝后，將相關(guān)圖片和數(shù)據(jù)，直接錄入微機(jī)。房產(chǎn)手續(xù)電子檔案的建成，使辦事群眾在服務(wù)窗口就可進(jìn)行檔案查詢，無(wú)需翻閱紙質(zhì)檔案，保證了紙質(zhì)檔案的完整，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。2、一戶一檔的檔案管理模式

房地產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，在整理、歸檔的過(guò)程中必須針對(duì)其自身特點(diǎn)，做到理論和方法的科學(xué)化。今年，我局實(shí)行“一戶一檔”的檔案管理模式，一棟房屋，一本案卷，查閱時(shí)可以直觀的看到此棟房屋產(chǎn)權(quán)的全部變更狀況，給查詢利用工作帶來(lái)極大的方便。工作中我們嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，我們的權(quán)屬檔案的立卷、歸檔工作已步入規(guī)范化、制度化、程序化的管理軌道。

六是存在的問(wèn)題及建議

1、產(chǎn)權(quán)檔案收集面狹窄。例如涉及舊城改造、房屋拆遷、企業(yè)改制、資產(chǎn)重組、房產(chǎn)買賣、交換、繼承、抵押中產(chǎn)生的相應(yīng)產(chǎn)權(quán)文件資料，除了登記檔案之外，還有他項(xiàng)權(quán)設(shè)立和撤消的檔案、產(chǎn)權(quán)注銷登記的檔案，房地產(chǎn)接(代)管檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等。檔案管理人員很少參加到這些業(yè)務(wù)工作中去，產(chǎn)權(quán)檔案的收集僅僅局限在登記部門。這就造成了產(chǎn)權(quán)檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀的不一致。因此。產(chǎn)權(quán)檔案的收集單靠接受登記部門移交是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，否則該歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案就難以收集齊全。

2、特殊載體的產(chǎn)權(quán)檔案收集和保管存在困難。產(chǎn)權(quán)檔案除了常見(jiàn)的紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、調(diào)查處理房地產(chǎn)糾紛過(guò)程中形成的有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)的錄音材料，以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。因此，特殊載體的檔案要求有特殊的保管方法。但在實(shí)際工作中，這些檔案沒(méi)得到特殊的管理，以致于產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。

3、檔案質(zhì)量存在問(wèn)題。產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中，其數(shù)量大，內(nèi)容涉及面廣，每年新增產(chǎn)權(quán)檔案就千余卷冊(cè)，且多為文字與圖表相結(jié)合，內(nèi)容涉及建筑、測(cè)繪、法律等專業(yè)知識(shí)。由于產(chǎn)權(quán)檔案管理人員知識(shí)面窄，不能發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，不規(guī)范的產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)入權(quán)屬檔案中。

針對(duì)存在的問(wèn)題，我們進(jìn)行了一些有益的嘗試，解決這些問(wèn)題的方法可以采�。�

第一，堅(jiān)持原則，做好資料審驗(yàn)工作。這是保證資料齊全的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。要嚴(yán)格產(chǎn)權(quán)登記各業(yè)務(wù)流程中資料移接交手續(xù)，保證產(chǎn)權(quán)資料的齊全。

第二，積極拓寬檔案接收面，變被動(dòng)接收為主動(dòng)出擊。檔案人員直接參與業(yè)務(wù)工作，及時(shí)了解業(yè)務(wù)部門工作動(dòng)向和工作程序，在保持現(xiàn)有收集渠道穩(wěn)定的同時(shí)，開(kāi)辟新渠道，做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合，主動(dòng)收集與上門收集相結(jié)合。

第三，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。兼職檔案人員由各職能部門中懂業(yè)務(wù)，熟悉工作程序的人員來(lái)?yè)?dān)任。由他們來(lái)把收集關(guān)。兼職檔案員負(fù)責(zé)督促承辦人員在事情辦結(jié)后，將材料及時(shí)歸檔，保證材料的完整、齊全。發(fā)證窗口是產(chǎn)權(quán)人在房屋權(quán)屬登記部門進(jìn)行產(chǎn)權(quán)登記的最

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