點擊查看更多：秘書應(yīng)如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

如何做好秘書

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2.負責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3.負責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會議紀(jì)要。

5.負責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。6.負責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7.負責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責(zé)。10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。11.每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領(lǐng)。

14統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

15管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時工作.

秘書人員有兩大任務(wù)，一是辦事，二是當(dāng)參謀。近幾年來，當(dāng)參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經(jīng)驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少。出于拋磚引玉的想法，試就\\"辦事\\"的學(xué)問作一番探討。

一、如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項

（一）接受工作任務(wù)要弄清\\"三要素\\"

領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有\(zhòng)\"三要素\\"：一是內(nèi)容--辦什么事；二是時限--什么時間完成；三是要求--工作質(zhì)量，注意事項等等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時，一定要把\\"三要素\\"搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。

（二）優(yōu)化辦事成果\\"三比較\\"。

辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進行三個方面的比較，這就是\\"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小\\"。

（三）把握好辦事\\"三形式\\"辦事可能出現(xiàn)三種形式：1．單一辦事--在同一時間內(nèi)完成一項工作任務(wù)；2．交叉辦事--同時受領(lǐng)兩項工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時間或交叉時間內(nèi)完成；3．穿插辦事--三項以上工作任務(wù)穿插在同一時間流程中進行。

（四）檢驗辦事效率\\"三標(biāo)準(zhǔn)\\"秘書人員完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進行工作效率自我檢驗，標(biāo)準(zhǔn)有三：l．工作質(zhì)量，是不是達到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時限，有沒有浪費拖延時間的情形；3．對社會和群眾的影響，辦事全過程對社會、群眾有沒有不良影響。

（五）向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命\\"三注意\\"

工作任務(wù)全部結(jié)束，或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報完成任務(wù)的效果、時間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時要注意三點：1．不失真。對完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴大，不縮小，不隱匿問題和缺點。2．不吹噓。不借機自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3．不邀利。不因為完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。

二、如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準(zhǔn)備，提出合理建議（二）講究方法，選擇適當(dāng)形式（三）注重程序，堅持逐級請辦（四）提高藝術(shù)，優(yōu)化請辦效果（五）以緩應(yīng)急，避免緊張出錯

對秘書工作有專門研究的田金昌先生早就歸納總結(jié)過給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)秘書的五大注意事項，我們擅自按照男女性別的差異，逐條對比了一下，怎么看怎么覺得，男性在秘書這個職位上不僅極具競爭力，而且還有先天的優(yōu)勢。

一、謀事不傳事

“腦筋要多動，嘴巴要少用”，這是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)秘書的第一要訣。勤于思考，把有用的、急需的信息情況和深思熟慮的想法、建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，超前地、有效地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。

“嘴巴要少用”，就是說領(lǐng)導(dǎo)秘書說話必須要保持謹(jǐn)慎，克服隨意性。

歪嘴點評：女人能讓自己腦子不轉(zhuǎn)的比較多，但能讓自己嘴巴不出聲兒的很少見。所以，在這一項上，只要男人的智商正常，基本上就能勝出了。

二、干事不鏟事必須要認(rèn)識到領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，事事都要精心、仔細，千萬不可馬虎大意，不能把60分當(dāng)及格。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書只有把事情做得十全十美，做到百分之百才算合格。

歪嘴點評：你問問去，有幾個女秘書沒被罵哭過。她們一掉眼淚，領(lǐng)導(dǎo)立刻亂了手腳……男孩子在這項上的優(yōu)勢是來自于生理原因臉皮天生厚一點，領(lǐng)導(dǎo)使著沒負擔(dān)。

三、抹事不激事

作為主要領(lǐng)導(dǎo)的秘書，職位雖然不高，但位置特殊，在協(xié)調(diào)前后任領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系以及主要領(lǐng)導(dǎo)與其他班子成員的關(guān)系中，起著非常重要的作用。因此，秘書必須要信守“抹事不激事”的原則，“影響團結(jié)的話要兩頭瞞，有利團結(jié)的事要兩頭傳”；切不可持有“鷸蚌相爭，漁翁得利”的陰暗心理。

歪嘴點評：這一點上，關(guān)鍵在于人，不在于性格，所以男女有可能打個平手。

四、攬事不躲事

領(lǐng)導(dǎo)秘書本身任務(wù)繁重，完成好職責(zé)范圍內(nèi)的工作已屬不易。盡管如此，對于一些與領(lǐng)導(dǎo)密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)又顧及不到的事情，也要主動承攬，不能一推了事或是一躲了之。即使是非常嚴(yán)重的問題，非領(lǐng)導(dǎo)出面不可，也要通過秘書這一關(guān)得到緩沖。“攬事”與“攬權(quán)”不同，“攬事”體現(xiàn)了工作的責(zé)任心，“攬權(quán)”則體現(xiàn)了一個人的虛榮心，這是做領(lǐng)導(dǎo)秘書的大忌。

歪嘴點評：正常女人一般都不愛攬事兒，因為她們自己的瑣事已經(jīng)就一大堆了。但偏偏男人一般都愛攬權(quán)，因為他們看見權(quán)力的時候往往對自己的位置十分健忘。所以，挑男還是挑女，你都會有得有失。

五、成事不敗事

主要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)纏身，對于一些日常小事、家務(wù)瑣事根本無暇顧及。而越是這些小事越能體現(xiàn)一些秘書的“成事不足，敗事有余”。秘書給領(lǐng)導(dǎo)敗事的主要情況有兩種，一種是“假公濟私”，打著辦公事的旗號為領(lǐng)導(dǎo)辦私事，另一種是“假私濟私”，就是借給領(lǐng)導(dǎo)辦私事的時機辦自己的私事，謀個人的私利。給領(lǐng)導(dǎo)辦個一，自己得個十；給領(lǐng)導(dǎo)辦個十，自己得個百。好處我得，責(zé)任你擔(dān)，借領(lǐng)導(dǎo)之名，謀個人之利。一些領(lǐng)導(dǎo)秘書“翻船”的深刻教訓(xùn)，值得我們認(rèn)真借鑒和深思。

歪嘴點評：私心是誰都有的，但女孩更容易沉不住氣，往往因為一些小小事兒，小小便宜，就敗了大事。男性雖然也好不了哪兒去，但現(xiàn)實中的小小事兒往往比小事更多一點，所以領(lǐng)導(dǎo)栽在女秘書手里的概率也就更大一些。

一、什么是秘書？

秘書，就是位于領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并處理各方面事務(wù)與信息的助手。一個出色的秘書，應(yīng)該是全心全意幫助上司、熟悉和了解自己的企業(yè)和公司，對自己的工作駕馭自如，善于創(chuàng)造和保持一種獨特的氛圍，使上司和同事都能和睦相片、積極配合。掌握分寸感，恰到好處地出現(xiàn)在上司最需要的時候和場合，心領(lǐng)神會地配合上司應(yīng)對各類人士，處理各項事務(wù)。

二、你適合做秘書嗎？

首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細心、主動、周到、忠誠，像老板一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個職業(yè)的時候，最好慎重考慮，這個職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。

即使受過良好的教育和培訓(xùn)，秘書也不是人人都能勝任的。一名優(yōu)秀的秘書，應(yīng)當(dāng)具有一些優(yōu)秀的品質(zhì)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）分寸感：一名好秘書，從言談舉止到為人處世都要掌握分寸。那怎樣掌握分寸呢？

A。這樣為人處世有分寸：自信而不自負；認(rèn)真而不較真；正直而不刻板；勇敢而不魯莽。

做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計議，與人方便，與己方便。同在一個辦公室，搞好同事間的關(guān)系是非常重要的。關(guān)系融洽，心情就舒暢，這不但利于做好工作，也有利于自己的身心健康。

B。這樣說話有分寸：坦蕩而不輕狂；贊美而不虛偽；活潑而不輕佻；自尊而不張揚。

病從口入，禍從口出。因此，上班時，盡量多做事少說話。這樣做，可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外，也不要對同事評頭論足，誰是誰非，自己心中有數(shù)。

C。這樣辦事有分寸：謙和而不自卑；拒絕而不冷漠；機智而不奸詐；實惠而不惟利。

（二）禮貌。面對一個有教養(yǎng)的人，有禮貌是十分容易的事；但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，做秘書的經(jīng)常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵，有禮說不清。但職業(yè)要求秘書必須和各種各樣的人交往，因此，有禮貌地對待任何人就成了秘書職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作，只有溫和善良才是真正的禮貌。

（三）謙虛

謙虛有三個好處：既能使你在別人心里感覺良好，又不會樹大招風(fēng)，更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內(nèi)斂的秘書。我父親曾經(jīng)對我說過一句話，他說做人一定要低姿態(tài)；低姿態(tài)不表示你就低人一等，只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

（四）敏感：對周圍的人或事物具有敏感性，可以提高秘書工作的準(zhǔn)確性和對事物的判斷。反應(yīng)遲鈍會影響工作效率，但過分敏感也會讓自己過于緊張，因此，敏感也要恰到好處。

（五）自制：善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現(xiàn)，但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己，而不應(yīng)該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則：不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之，急躁會影響人的判斷力，秘書，切忌躁火攻心，失去理智。

三、秘書的職業(yè)道德

我認(rèn)為秘書的職業(yè)道德最重要的有三點：忠誠感、敬業(yè)心、責(zé)任感

（一）忠誠感：古往今來，秘書最接近領(lǐng)導(dǎo)層，知曉和掌握大量機密，甚至參與機密的運作。如果秘書的職業(yè)道德淪喪，造成的傷害將無法估量。

有時，忠誠是一個兩難的選擇。從員工的責(zé)任講，如果上司有問題一定要檢舉揭發(fā)；但從秘書的職業(yè)道德講，又應(yīng)該嚴(yán)守機密。如果你顧及了前者，以后可能會被上司封殺，在這個公司再也做不成秘書；如果你顧及了后者，可能又有損于公司的整體利益。那么到底孰輕孰重呢？我曾經(jīng)就這個問題問過一些朋友，有的朋友說“要看我和上司的關(guān)系如何再決定”有的朋友說“打死也不說”還有的朋友說“以公司大局為重”，褒貶不一，公說公有理，婆說婆有理。這確實是一個兩難的選擇，我個人認(rèn)為要具體情況具體分析，如果領(lǐng)導(dǎo)工作出現(xiàn)偏差，可以及時提醒，避免導(dǎo)致不可挽回的錯誤，成為領(lǐng)導(dǎo)真正的左膀右臂，而不一味隨聲附和，這是更高層次的忠誠。

（二）敬業(yè)心：秘書的職業(yè)特點，決定其工作主要是實干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作展開活動，做到招之即來，來之能干，在具體緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

（三）責(zé)任感：

有了忠誠感，說明你品質(zhì)好；有了敬業(yè)心，說明你干得好；而負責(zé)任，說明你可以讓人依賴。

責(zé)任分為兩種，明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍，不明確的責(zé)任是你主動承擔(dān)的份外工作。做好明確的工作，這是秘書的本份；做好不明確的工作，則會受人重用。一個好秘書，一定知道什么事情是重要的，哪些細節(jié)會給上司帶來幫助，遇到突發(fā)性的意外事件，秘書應(yīng)沉著、從容地應(yīng)對，變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時候需要，在日常的細節(jié)上就能反映出來。大量日常瑣碎的責(zé)任感才是對秘書品質(zhì)的考驗。

四、秘書的自我完善。

（一）保持身心健康

秘書人員由于所處位置特殊，工作任務(wù)繁重以及社會對秘書角色的期望值高，在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩(wěn)定，樂觀向上，具有愛心，善解人意，態(tài)度現(xiàn)實，責(zé)任心強，靈活多變，適應(yīng)力強，人際關(guān)系和諧，善于交往。秘書在領(lǐng)導(dǎo)、同事之間建立和諧型的工作環(huán)境氛圍，在這種良好的人際關(guān)系中自如地工作，壓力得以緩解，苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解，工作的疲憊感以此而消失，從而達到心理平衡。

（二）努力做到出力而不“越位”

我們強調(diào)，要準(zhǔn)確地認(rèn)識自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服“越位”現(xiàn)象，找到一個穩(wěn)定的出力方式。“越位”是下級在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系過程中常發(fā)生的一種錯誤。

發(fā)生越位的原因很多。從秘書角度來說，有的人屬于心理品質(zhì)有問題，不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，這種人為數(shù)極少；而就多數(shù)有這方面錯誤行為的人來說，是由于不能準(zhǔn)確認(rèn)識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此，秘書人員應(yīng)正確認(rèn)識自己的角色地位，出力而不越位。

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如何做好一名好的秘書

當(dāng)今時代，經(jīng)濟全球化趨勢如意明顯，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展如新月異，可以說現(xiàn)在的社會充滿著機遇和挑戰(zhàn)，作為一名企業(yè)的員工，公司的一員我們就應(yīng)該抓住機遇和挑戰(zhàn)，做一個好的下屬，一個好的秘書。要做好一名秘書，無論是在政府工作部門，還是在商業(yè)企業(yè)，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如說要做好上司的左右手，要能夠為上司出謀劃策，在關(guān)鍵時候為上司解圍，而且要與上司達成一種工作上的默契等等。

作為一名秘書最起碼的也得要遵紀(jì)守法、愛崗敬業(yè)、辦事公道、合作共贏、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克儉、誠實守信、這些基本的秘書職業(yè)道德。秘書所處職能位置決定了秘書要注意做好上下關(guān)系、內(nèi)外溝通，加強與各部門、各基層單位和上級單位之間的聯(lián)絡(luò)，做好上情下達工作。要妥善協(xié)調(diào)各方利益和立場，以積極態(tài)度努力尋求解決矛盾和爭執(zhí)的方法，積極解決職能范圍中的各種問題。秘書要能過堅持民主集中制，不獨斷專行，不搞自由主義，能夠認(rèn)真執(zhí)行上級的決定和命令，服從大局、相互配合、相互支持、團結(jié)一致，勇于做好自我批評，努力勤勤懇懇的做好工作。

與上司之間要建設(shè)好良好的關(guān)系，要懂得察言觀色。做事要做到領(lǐng)導(dǎo)想到之前，要想做一名成功的秘書就要有敏銳的觀察能力，同時，較強的觀察、分析能力也有助于培養(yǎng)秘書主動思維習(xí)慣，有助于養(yǎng)成秘書主動、自覺的去發(fā)現(xiàn)和解決工作中難題的習(xí)慣，也有助于秘書擺脫平庸，成為出類拔萃的人才。

在工作中，下屬要贏得領(lǐng)導(dǎo)的肯定和支持，很重要的一點是要讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠。敢于實事求是，說真話、報實情。學(xué)會從上司的眼神和動作中領(lǐng)悟意旨，工作中的事情不要對領(lǐng)導(dǎo)保密或隱埋，要以開放而坦率的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)交往，這樣領(lǐng)導(dǎo)才覺得你可以信賴，他才能以一種真心交流的態(tài)度與你相處。以理服人不是說服領(lǐng)導(dǎo)的最高原則，如果沒有讓領(lǐng)導(dǎo)感受到你的坦誠，即使你把一項事情的道理講得非常明白，實際上一點用也沒有，因為人是有強烈感情色彩的動物，生活中情大于理的情況比比皆是，在感情與道理之間，人往往側(cè)重于感情，領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)然也不例外。

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)是一致的，在實現(xiàn)目標(biāo)的過程中，應(yīng)盡可能保持步調(diào)一致。秘書要了解領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖和工作打算，甚至還要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和工作習(xí)慣。要盡力在工作目標(biāo)、任務(wù)、進度、方式方法上配合好上司，與上司保持一致。遇到什么事要及時與上司溝通交流，自己的設(shè)想和建議得不到領(lǐng)導(dǎo)的了解和采納，就不能使自己才華得到發(fā)揮，因此，不與領(lǐng)導(dǎo)主動溝通，會使你喪失展示才華、取得成功的機會。任何人都難免會犯錯誤，但有的下屬一旦在工作中出現(xiàn)紕漏或錯誤，就會感到內(nèi)疚、自卑，甚至后悔不已。犯錯誤后，不去主動與領(lǐng)導(dǎo)溝通、交流，而是惟恐領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備自己，害怕見到領(lǐng)導(dǎo)。事實上，犯錯誤本身并不要緊，要緊的是你要盡早與領(lǐng)導(dǎo)溝通，以期得到領(lǐng)導(dǎo)的批評、指正和幫助，同時取得領(lǐng)導(dǎo)的諒解。

秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應(yīng)該是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是想減或抵消。秘書與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有不同的能力結(jié)構(gòu)。秘書要在事務(wù)性和技術(shù)性工作中，部分的代替領(lǐng)導(dǎo)的工作，以節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的時間、體力和精力去關(guān)注更重要的事情。眾所周知，誠實、有信用、忠誠、友善在現(xiàn)代社會，公民資本越來越受到重視，無論是在政府還是在商界，如果沒有良好的信用和品格，很難擁有一個長久的職務(wù)。要想成為一個成功的秘書、下屬首先就是要把自己誠信的一面展現(xiàn)出來，要做到言不信。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，有各種能帶來名利條件的優(yōu)勢。所以要想做好一個秘書，就必須具有正確的名利觀。要安于本分，不爭名，不圖利。

要善于體察，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。理解領(lǐng)導(dǎo)對各項具體工作的意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，并科學(xué)合理的安排好自己的工作，才能正確及時提供服務(wù)，才能與領(lǐng)導(dǎo)之間打成默契配合的境地。樂于吃苦，累而無怨，作為秘書應(yīng)該做到周密、細致、充分有效的提高自己的工作效率，要忙而不亂，少出披露，作為助手的秘書人員付出的有效勞動越多，越能提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。上司也會更加信任和關(guān)懷秘書。

商業(yè)中的公民資本誠實、有信用、忠誠、友善在現(xiàn)代社會，公民資本越來越受到

重視，無論是在政府還是在商界，如果沒有良好的信用和品格，很難擁有一個長久的職務(wù)。

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