接待工作中的原則和細(xì)化服務(wù)
接待工作中的原則和細(xì)化服務(wù)
在新形勢(shì)下,政府部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新觀念,充分認(rèn)識(shí)到接待工作是政府部門(mén)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義公關(guān)行為,是政府部門(mén)聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作,我們可以展示實(shí)力,樹(shù)立形象,可以積累豐富的關(guān)系資源,推進(jìn)工作業(yè)務(wù)的開(kāi)展。因此,必須把接待工作看作政務(wù)工作的一個(gè)重要組成部分,而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。經(jīng)過(guò)近年的調(diào)研和思考,現(xiàn)將有關(guān)接待工作的情況綜述如下:
一、接待工作的理念和原則
做好接待工作不僅是工作的需要,也是從更高層次上展示部門(mén)形象的需要。我們對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí),作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成,保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某個(gè)部門(mén)某個(gè)單位造訪一次,如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩,我們良好的精神風(fēng)貌、高素質(zhì)的辦事效率將會(huì)給客人留下終生的印象。
(一)要做好每一項(xiàng)接待工作,首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備,接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng),否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應(yīng)酬活動(dòng),甚至可能損害部門(mén)的形象。每一項(xiàng)接待活動(dòng),都要以實(shí)現(xiàn)來(lái)賓的目的和政府的公關(guān)期望為原則,制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則,詳細(xì)安排日程、接站、用車(chē)、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動(dòng),充分考慮到各方面的細(xì)節(jié),并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。作為展示政府部門(mén)形象的“窗口”,接待工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此,要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)自身的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫(xiě)作甚至接待車(chē)輛的停放,都要努力凸顯我們的與眾不同之處,讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到我們?cè)诠ぷ髦械恼J(rèn)真和細(xì)致。
(二)接待方案制定以后,就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作,使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連,必要時(shí)可以制作接待工作清單,對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn),以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí),對(duì)接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范,這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如,在作接待工作總結(jié)時(shí),接待記錄的填寫(xiě)、總結(jié)會(huì)的召開(kāi)、書(shū)面總結(jié)材料的撰寫(xiě)、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外,相關(guān)工作人員也要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識(shí),不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。
(三)關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效,細(xì)節(jié)決定成敗,細(xì)節(jié)就是我們接待工作中的核心。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎,必須處處留心,周密考慮,謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中,接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考,從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車(chē),從參觀到進(jìn)餐,對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍,以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”,對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話,都要留意和體會(huì),以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求我們加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練,以便將各類(lèi)有損政府部門(mén)形象的細(xì)節(jié)問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài),確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。
通過(guò)接待工作,我們不僅可以展示我們認(rèn)真、高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),也可以對(duì)外樹(shù)立良好形象、推銷(xiāo)自我。接待工作做好了,不僅會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓留下深刻的印象,而且將會(huì)對(duì)我們將來(lái)的政務(wù)工作帶來(lái)更大的便利。因此,我們要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)展示我們的全新風(fēng)采和魅力,利用每一次接待機(jī)會(huì)增強(qiáng)我們的凝聚力和向心力。同時(shí),我們還要對(duì)接待結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估與監(jiān)測(cè),及時(shí)做好來(lái)賓反饋信息的收集和處理工作,不斷優(yōu)化接待流程,力求接待活動(dòng)效益的最大化。二、接待工作的具體細(xì)化過(guò)程
(一)接待的前期工作
1、接到領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、工作檢查、業(yè)務(wù)往來(lái)等接待任務(wù)時(shí),要詳細(xì)詢問(wèn)來(lái)訪人員的主要目的,明確其來(lái)訪意圖。
2、向?qū)Ψ阶屑?xì)詢問(wèn)人數(shù)、姓名、性別、民族、職務(wù)、部門(mén),來(lái)訪天數(shù)和具體行程安排,以及對(duì)方來(lái)訪的乘坐何種交通工具,問(wèn)清楚出發(fā)和抵達(dá)的時(shí)間,以及離開(kāi)時(shí)間。如對(duì)方開(kāi)車(chē)過(guò)來(lái),應(yīng)詢問(wèn)清楚來(lái)什么車(chē),車(chē)的類(lèi)型和牌號(hào),是否有專(zhuān)職司機(jī),司機(jī)有多少。3、詳細(xì)詢問(wèn)對(duì)方相關(guān)工作人員的聯(lián)系電話,至少應(yīng)有兩個(gè)工作人員的聯(lián)系電話。4、將接到的接待任務(wù)及相關(guān)情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,制定接待計(jì)劃和接待標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)來(lái)訪主要人員的級(jí)別和來(lái)訪事項(xiàng)的情況確定我方負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo),并指定相關(guān)陪同人員。有多個(gè)部門(mén)、單位一起來(lái)訪的,應(yīng)和各單位協(xié)調(diào)好,指派相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。5、來(lái)訪中有重要領(lǐng)導(dǎo)的,應(yīng)及時(shí)向市領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
6、根據(jù)其來(lái)訪目的和意圖,與相關(guān)單位協(xié)調(diào),并準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)或工作材料。7、根據(jù)來(lái)訪者的要求和工作需要,制定大致的行程安排。一般來(lái)講要按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)和賓客的具體要求安排。對(duì)接待標(biāo)準(zhǔn)、食宿安排、安全保衛(wèi)、交通工具、費(fèi)用開(kāi)支、參觀地點(diǎn)和行車(chē)路線、日程安排等逐項(xiàng)做出計(jì)劃,報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,立即通知有關(guān)單位和人員做好接待準(zhǔn)備。制定行程時(shí),考慮工作和休息的實(shí)際,時(shí)間充裕的時(shí)候,行程不要太緊張;若時(shí)間較為緊迫,則應(yīng)征求領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)訪者的意見(jiàn),在某些項(xiàng)目上適當(dāng)減少多余的時(shí)間。做好行程計(jì)劃后,應(yīng)及時(shí)與對(duì)方工作人員聯(lián)系,做好溝通。
8、著手安排接待工作,預(yù)訂住宿的酒店和飯店。住宿和就餐要遵循體面、大方、不奢侈浪費(fèi)的原則,做到客人滿意,
①根據(jù)來(lái)訪人員的級(jí)別、單位、性別、職務(wù)等合理安排房間,各個(gè)房間盡量集中并且在同一個(gè)樓層,預(yù)訂時(shí)應(yīng)多訂一間房間,以備對(duì)方人員有變。預(yù)訂酒店后,要派人到酒店檢查所訂房間的狀況,有不妥的,立即更換。②事先和來(lái)訪的相關(guān)工作人員聯(lián)系,了解來(lái)訪主要領(lǐng)導(dǎo)和人員的飲食習(xí)慣,然后確定就餐飯店,并預(yù)訂主要菜譜。
9、如對(duì)方初次來(lái)訪,或不熟悉本地路況的,應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)人員提供最佳行車(chē)路線,如有必要可派人前去接洽。10、在對(duì)方來(lái)訪時(shí)的路上,應(yīng)適時(shí)與對(duì)方工作人員保持聯(lián)系,了解其實(shí)際出發(fā)時(shí)間,且預(yù)計(jì)對(duì)方快要達(dá)到時(shí),也應(yīng)與對(duì)方聯(lián)系,詢問(wèn)行程是否順利,到達(dá)何處。
11、安排好來(lái)賓用車(chē),根據(jù)人員多少安排車(chē)輛。一般應(yīng)配備轎車(chē),如人員較多,條件不允許可配旅行車(chē)。對(duì)所配車(chē)輛應(yīng)嚴(yán)格檢查,對(duì)未進(jìn)行過(guò)接待任務(wù)的司機(jī)還應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕逃?/p>
12、如果來(lái)賓需要進(jìn)行其他參觀學(xué)習(xí)的,則要根據(jù)對(duì)方的要求,事先安排好地點(diǎn),聯(lián)系有關(guān)單位。此外,也應(yīng)該考慮安排來(lái)賓一些文化娛樂(lè)活動(dòng)。
13、如果來(lái)訪的事項(xiàng)比較重要,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系好各媒體單位,做好新聞報(bào)道和宣傳工作。
14、做好此次接待預(yù)算,在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)安排接待任務(wù)。(二)接待
1、負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提前15分鐘在來(lái)訪者到達(dá)的地方等候迎接。2、安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因,相應(yīng)身份的領(lǐng)導(dǎo)不能前往,前去迎接的人員應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。來(lái)賓到達(dá)后,先主動(dòng)介紹我方領(lǐng)導(dǎo)和隨同人員,寒暄之后帶來(lái)賓到賓館休息,如行程安排比較緊或者已安排好,則先去安排情況匯報(bào)等工作。3、把賓客接到招待所或賓館后,應(yīng)把客人引送到房間,沏上茶水,安排住下,并告之就餐時(shí)間、地點(diǎn)。如果是重要來(lái)賓,還應(yīng)將招待所(賓館)的經(jīng)理引見(jiàn)給客人,以便有事聯(lián)系。同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施,將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人,并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。將客人送到住地后,相關(guān)人員不要立即離去,應(yīng)陪客人稍作停留,熱情交談,談話內(nèi)容要讓客人感到滿意,比如來(lái)賓參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等?紤]到來(lái)賓一路旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。4、商議活動(dòng)日程。來(lái)賓食宿安排后,應(yīng)主動(dòng)將活動(dòng)日程安排同來(lái)賓匯報(bào),征求意見(jiàn)。如同來(lái)賓商議后發(fā)生一些變動(dòng),應(yīng)立即通知有關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備。
5、拜會(huì)。來(lái)賓食宿、活動(dòng)日程安排好之后,應(yīng)通知單位領(lǐng)導(dǎo)去賓館或招待所會(huì)見(jiàn)客人,并安排好會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所,接待人員應(yīng)負(fù)責(zé)引見(jiàn),相互介紹。
6、組織活動(dòng)。來(lái)賓要聽(tīng)匯報(bào)或召開(kāi)座談會(huì),要安排好會(huì)議室,通知參加人員提前到達(dá),并將與會(huì)人員名單發(fā)給來(lái)賓。如來(lái)賓要去下面參觀,要安排好行車(chē)路線及到達(dá)時(shí)間,并通知被參觀單位,在門(mén)口迎接。
7、會(huì)議補(bǔ)助和誤餐費(fèi)盡可能在正式工作或會(huì)議進(jìn)行之前發(fā)給來(lái)賓。
8、安排菜單時(shí),還必須兼顧來(lái)賓的飲食禁忌,尤其是要對(duì)主賓的飲食禁忌予以高度的重視,主要有四方面需要注意:
①宗教禁忌。對(duì)于宗教方面的飲食禁忌,一定要認(rèn)真對(duì)待,一點(diǎn)也不能疏忽大意。對(duì)此要是不了解,或是貿(mào)然犯禁,都會(huì)帶來(lái)很大的麻煩。
②地方禁忌。在不同的地區(qū),人們的飲食偏好往往有不同。對(duì)于這一點(diǎn),在安排菜單時(shí),也應(yīng)予以兼顧,硬是為其提供,那可就強(qiáng)人所難了。
③職業(yè)禁忌。有些職業(yè),出于某種原因,在餐飲方面往往有各自不同的禁忌。例如,人民警察在某些場(chǎng)合和情況下不能喝酒,駕駛員在工作期間也不得飲酒。要是忽略了這一點(diǎn),不僅是對(duì)對(duì)方不尊重,而且還有可能使其因此而犯錯(cuò)誤,惹麻煩。
④個(gè)人禁忌。有些人,由于種種因素的制約,在飲食上往往會(huì)有一些與眾不同的特殊要求。比如說(shuō),有人不吃肉,有的人不吃魚(yú),有的人不吃蛋,等等。對(duì)于這類(lèi)人的飲食禁忌,亦應(yīng)充分予以照顧。不要明知故犯,或是對(duì)此說(shuō)三道四。
9、就餐。就餐時(shí)應(yīng)盡量選擇與來(lái)訪者下榻的賓館較近的飯店。早餐盡量選擇在來(lái)賓下榻的賓館,提前15分鐘準(zhǔn)備好,并等候來(lái)賓用餐;午餐晚餐要根據(jù)客人的口味和習(xí)慣,適當(dāng)安排好,如果下午有另外的工作任務(wù)和考察項(xiàng)目的,午餐盡量不要喝酒。
①要事先根據(jù)所了解的情況點(diǎn)菜,避免與來(lái)賓的宗教信仰、民族風(fēng)俗和個(gè)人喜好等沖突,同時(shí)并要詢問(wèn)來(lái)賓有何其他要求。
②根據(jù)來(lái)賓的身份及我方領(lǐng)導(dǎo),安排好就餐的座次,按照“尚左尊東”,“朝門(mén)為主”的原則確定主位。
③根據(jù)事先了解的來(lái)賓的喜好,來(lái)決定是否上酒以及喝什么樣的酒,上酒之前,征求來(lái)賓意見(jiàn)。
④盡量安排與來(lái)賓相熟的人員陪同。
9、晚餐結(jié)束后,可適當(dāng)安排客人一些文化娛樂(lè)節(jié)目,如電影、地方戲劇、晚會(huì)、書(shū)畫(huà)活動(dòng)、參觀展覽等。
10、來(lái)賓的全部工作任務(wù)結(jié)束之后,若還有時(shí)間空余的,可以安排到市內(nèi)一些景點(diǎn)參觀,展示本地的人文地理風(fēng)貌。參觀時(shí),要準(zhǔn)備好照相機(jī)或攝像機(jī)等,指定專(zhuān)人為來(lái)賓拍照。
11、在來(lái)賓走之前,應(yīng)準(zhǔn)備好禮物。禮物不可太輕,會(huì)讓其誤解,禮物太重也不適當(dāng),可以購(gòu)買(mǎi)一些本地的特產(chǎn)以及時(shí)鮮的水果,并仔細(xì)包裝妥當(dāng)。同時(shí),有些來(lái)賓可能會(huì)有特殊的忌諱、風(fēng)俗和避忌的事情,送禮時(shí)也要事先向其身邊的人員了解清楚。
12、若來(lái)賓是乘坐公共交通工具前來(lái)的,應(yīng)事先為其定好返程的汽車(chē)票、火車(chē)票或者飛機(jī)票,有條件的且路程較近的,可以派專(zhuān)車(chē)專(zhuān)人送返;若來(lái)賓一行自己開(kāi)車(chē)來(lái)的,應(yīng)事先為其車(chē)輛做好檢修,并加滿油。
13、仔細(xì)檢查來(lái)賓住過(guò)的賓館,及開(kāi)會(huì)的場(chǎng)所,查看來(lái)賓是否有物品遺漏。14、送別時(shí),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員均盡量到場(chǎng),以示話別。15、預(yù)計(jì)來(lái)賓已回到家的時(shí)候,主動(dòng)致電詢問(wèn)平安。
(三)接待完畢后,及時(shí)處理善后工作
1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或上級(jí)的要求,做好相關(guān)的會(huì)議總結(jié)、工作匯報(bào)等。2、與酒店、飯店等結(jié)帳,所用的款項(xiàng)(包括購(gòu)買(mǎi)禮品、會(huì)議補(bǔ)貼、誤餐費(fèi)、以及各項(xiàng)支出等)及時(shí)報(bào)銷(xiāo)核對(duì)。
3、做好接待工作總結(jié),找出是否存在不足,并加以改進(jìn)。
4、對(duì)于來(lái)賓在本地停留期間所拍攝的相片等要及時(shí)沖印好,并及時(shí)寄給相關(guān)人員。如果時(shí)間允許,此項(xiàng)工作最好在來(lái)賓離開(kāi)之前就把相片沖印好,交給來(lái)賓。
三、接待工作中需注意的一些事項(xiàng)
1、待人接物要有笑容。笑容是一種令人感覺(jué)愉快的、既悅己又悅?cè)说陌l(fā)揮正面作用的表情。它是人際交往的一種輕松劑和潤(rùn)滑劑。利用笑容,人與人之間可經(jīng)縮短彼此之間的心理距離,打破交際障礙,為深入的溝通與交往創(chuàng)造和諧、溫馨的良好氛圍。笑的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)做到表里如一,令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成,錦上添花。切勿臉上掛笑,出言不遜,舉止粗魯;或是語(yǔ)言高雅,舉止得體,卻面無(wú)笑意。這兩種情況都會(huì)使自己的態(tài)度受到懷疑。
2、講究禮儀,適當(dāng)接待。禮儀:禮者,敬人也,是做人的要求,是尊重對(duì)方;儀,是形式,是要把禮表現(xiàn)出來(lái)的形式,兩者相輔相成,在社交接待活動(dòng)中缺一不可。但是禮儀也要求人和人打交道保持適當(dāng)距離,距離產(chǎn)生美感,適當(dāng)?shù)木嚯x是對(duì)對(duì)方的尊重。接待來(lái)賓就應(yīng)該讓人感到舒適,但注意不要“熱情越位”,關(guān)心過(guò)度是一種傷害。要謙虛有禮,樸實(shí)大方,不亢不卑,以禮相待。
3、乘車(chē)禮儀。乘車(chē)要讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車(chē),自己后上。主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和客人打開(kāi)車(chē)門(mén),并伸手示意,待領(lǐng)導(dǎo)或客人上車(chē)后再關(guān)上車(chē)門(mén)。下車(chē)時(shí)自己先下,為領(lǐng)導(dǎo)或客人打開(kāi)車(chē)門(mén)。在乘車(chē)時(shí)的座位一般習(xí)慣坐法是:“右為上,左為下,后為上,前為下”。陪客時(shí)主動(dòng)請(qǐng)客人坐在汽車(chē)后排右側(cè)位置上,自己坐在左側(cè)。如有領(lǐng)導(dǎo)同志陪同,領(lǐng)導(dǎo)同志坐在客人左側(cè),自己應(yīng)坐前方司機(jī)右側(cè)。上車(chē)時(shí)(臥車(chē))要切忌與陪客人同進(jìn)一側(cè)車(chē)門(mén),應(yīng)為客人打開(kāi)右側(cè)車(chē)門(mén),自己或陪同領(lǐng)導(dǎo)由另一側(cè)車(chē)門(mén)上車(chē)。
4、行路禮儀。一般請(qǐng)客人位于自己右側(cè),以示尊重。如自己承擔(dān)陪同任務(wù),應(yīng)并排走在客人身邊,不能落后,也不可太超前;如自己屬于陪客隨從人員,應(yīng)跟在客人和主陪人員后面。遇到轉(zhuǎn)彎或開(kāi)門(mén)時(shí),應(yīng)上幾步為客人開(kāi)門(mén)指路,請(qǐng)客人和領(lǐng)導(dǎo)先行。陪同人要注意身份,主陪人員在前;如有女賓請(qǐng)女士先行,乘車(chē)讓女賓先上,但下車(chē)、下樓時(shí),男同志要先下。上下電梯時(shí),讓女賓先行,以示尊重和照顧。
5、餐桌禮儀。第一主賓就坐于主人右側(cè),第二主賓在主人左側(cè)或第一主賓右側(cè),變通處理,斟酒上菜由賓客右側(cè)進(jìn)行,先主賓,后主人,先女賓,后男賓。酒斟八分,不可過(guò)滿。上菜順序依然保持傳統(tǒng),先冷后熱。熱菜應(yīng)從主賓對(duì)面席位的左側(cè)上;上單份菜或配菜席點(diǎn)和小吃先賓后主,上全雞、全鴨、全魚(yú)等整形菜,不能頭尾朝向正主位。這些程序不僅可以使整個(gè)宴飲過(guò)程和諧有序,更使主客身份和情感得以體現(xiàn)和交流。
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接待工作中的原則和細(xì)化服務(wù)問(wèn)題
在新形勢(shì)下,政府部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新觀念,充分認(rèn)識(shí)到接待工作是政府部門(mén)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義公關(guān)行為,是政府部門(mén)聯(lián)系內(nèi)外、溝通上下的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作,我們可以展示實(shí)力,樹(shù)立形象,可以積累豐富的關(guān)系資源,推進(jìn)工作業(yè)務(wù)的開(kāi)展。因此,必須把接待工作看作政務(wù)工作的一個(gè)重要組成部分,而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。經(jīng)過(guò)近年的調(diào)研和思考,現(xiàn)將有關(guān)接待工作的情況綜述如下:
一、接待工作的理念和原則
做好接待工作不僅是工作的需要,也是從更高層次上展示部門(mén)形象的需要。我們對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹(shù)立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí),作為一項(xiàng)政治任務(wù)來(lái)完成,保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某個(gè)部門(mén)某個(gè)單位造訪一次,如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩,我們良好的精神風(fēng)貌、高素質(zhì)的辦事效率將會(huì)給客人留下終生的印象。
(一)要做好每一項(xiàng)接待工作,首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備,接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng),否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應(yīng)酬活動(dòng),甚至可能損害部門(mén)的形象。每一項(xiàng)接待活動(dòng),都要以實(shí)現(xiàn)來(lái)賓的目的和政府的公關(guān)期望為原則,制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細(xì)則,詳細(xì)安排日程、接站、用車(chē)、就餐、住宿、參觀等各項(xiàng)活動(dòng),充分考慮到各方面的細(xì)節(jié),并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。
作為展示政府部門(mén)形象的“窗口”,接待工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此,要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)自身的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計(jì)、匯報(bào)材料的寫(xiě)作甚至接待車(chē)輛的停放,都要努力凸顯我們的與眾不同之處,讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到我們?cè)诠ぷ髦械恼J(rèn)真和細(xì)致。
(二)接待方案制定以后,就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作,使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連,必要時(shí)可以制作接待工作清單,對(duì)接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn),以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時(shí),對(duì)接待工作中的每道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范,確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如,在作接待工作總結(jié)時(shí),接待記錄的填寫(xiě)、總結(jié)會(huì)的召開(kāi)、書(shū)面總結(jié)材料的撰寫(xiě)、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外,相關(guān)工作人員也要注意收
1集和掌握接待工作的相關(guān)知識(shí),不斷提高自身素養(yǎng)并注意實(shí)現(xiàn)資源共享。
(三)關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實(shí)效,細(xì)節(jié)決定成敗,細(xì)節(jié)就是我們接待工作中的核心。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎,必須處處留心,周密考慮,謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中,接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考,從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車(chē),從參觀到進(jìn)餐,對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍,以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”,對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話,都要留意和體會(huì),以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求我們加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練,提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練,以便將各類(lèi)有損政府部門(mén)形象的細(xì)節(jié)問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài),確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。
通過(guò)接待工作,我們不僅可以展示我們認(rèn)真、高效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),也可以對(duì)外樹(shù)立良好形象、推銷(xiāo)自我。接待工作做好了,不僅會(huì)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓留下深刻的印象,而且將會(huì)對(duì)我們將來(lái)的政務(wù)工作帶來(lái)更大的便利。因此,我們要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)展示我們的全新風(fēng)采和魅力,利用每一次接待機(jī)會(huì)增強(qiáng)我們的凝聚力和向心力。同時(shí),我們還要對(duì)接待結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估與監(jiān)測(cè),及時(shí)做好來(lái)賓反饋信息的收集和處理工作,不斷優(yōu)化接待流程,力求接待活動(dòng)效益的最大化。
二、接待工作的具體細(xì)化過(guò)程(一)接待的前期工作
1、接到領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪、工作檢查、業(yè)務(wù)往來(lái)等接待任務(wù)時(shí),要詳細(xì)詢問(wèn)來(lái)訪人員的主要目的,明確其來(lái)訪意圖。
2、向?qū)Ψ阶屑?xì)詢問(wèn)人數(shù)、姓名、性別、民族、職務(wù)、部門(mén),來(lái)訪天數(shù)和具體行程安排,以及對(duì)方來(lái)訪的乘坐何種交通工具,問(wèn)清楚出發(fā)和抵達(dá)的時(shí)間,以及離開(kāi)時(shí)間。如對(duì)方開(kāi)車(chē)過(guò)來(lái),應(yīng)詢問(wèn)清楚來(lái)什么車(chē),車(chē)的類(lèi)型和牌號(hào),是否有專(zhuān)職司機(jī),司機(jī)有多少。
3、詳細(xì)詢問(wèn)對(duì)方相關(guān)工作人員的聯(lián)系電話,至少應(yīng)有兩個(gè)工作人員的聯(lián)系電話。
4、將接到的接待任務(wù)及相關(guān)情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,制定接待計(jì)劃和接待標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)來(lái)訪主要人員的級(jí)別和來(lái)訪事項(xiàng)的情況確定我方負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo),并指定相關(guān)陪同人員。有多個(gè)部門(mén)、單位一起來(lái)訪的,應(yīng)和各單位協(xié)調(diào)好,指派相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)。
25、來(lái)訪中有重要領(lǐng)導(dǎo)的,應(yīng)及時(shí)向市領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
6、根據(jù)其來(lái)訪目的,與相關(guān)單位協(xié)調(diào),并準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)或工作材料。7、根據(jù)來(lái)訪者的要求和工作需要,制定大致的行程安排。一般來(lái)講要按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)和賓客的具體要求安排。對(duì)接待標(biāo)準(zhǔn)、食宿安排、安全保衛(wèi)、交通工具、費(fèi)用開(kāi)支、參觀地點(diǎn)和行車(chē)路線、日程安排等逐項(xiàng)做出計(jì)劃,報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,立即通知有關(guān)單位和人員做好接待準(zhǔn)備。制定行程時(shí),考慮工作和休息的實(shí)際,時(shí)間充裕的時(shí)候,行程不要太緊張;若時(shí)間較為緊迫,則應(yīng)征求領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)訪者的意見(jiàn),在某些項(xiàng)目上適當(dāng)減少多余的時(shí)間。做好行程計(jì)劃后,應(yīng)及時(shí)與對(duì)方工作人員聯(lián)系,做好溝通。
8、著手安排接待工作,預(yù)訂住宿的酒店和飯店。住宿和就餐要遵循體面、大方、不奢侈浪費(fèi)的原則,做到客人滿意。
①根據(jù)來(lái)訪人員的級(jí)別、單位、性別、職務(wù)等合理安排房間,各個(gè)房間盡量集中并且在同一個(gè)樓層,預(yù)訂時(shí)應(yīng)多訂一間房間,以備對(duì)方人員有變。預(yù)訂酒店后,要派人到酒店檢查所訂房間的狀況,有不妥的,立即更換。
②事先和來(lái)訪的相關(guān)工作人員聯(lián)系,了解來(lái)訪主要領(lǐng)導(dǎo)和人員的飲食習(xí)慣,然后確定就餐飯店,并預(yù)訂主要菜譜。
9、如對(duì)方初次來(lái)訪,或不熟悉本地路況的,應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)人員提供最佳行車(chē)路線,如有必要可派人前去接洽。
10、在對(duì)方來(lái)訪路上,應(yīng)適時(shí)與對(duì)方工作人員保持聯(lián)系,了解其實(shí)際出發(fā)時(shí)間。預(yù)計(jì)對(duì)方快要達(dá)到時(shí),也應(yīng)與對(duì)方聯(lián)系,詢問(wèn)行程是否順利,到達(dá)何處。
11、安排好來(lái)賓用車(chē),根據(jù)人員多少安排車(chē)輛。一般應(yīng)配備轎車(chē),如人員較多,條件不允許可配旅行車(chē)。對(duì)所配車(chē)輛應(yīng)嚴(yán)格檢查,對(duì)未進(jìn)行過(guò)接待任務(wù)的司機(jī)還應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕逃?/p>
12、如果來(lái)賓需要進(jìn)行其他參觀學(xué)習(xí)的,則要根據(jù)對(duì)方的要求,事先安排好地點(diǎn),聯(lián)系有關(guān)單位。此外,也應(yīng)該考慮安排來(lái)賓一些文化娛樂(lè)活動(dòng)。
13、如果來(lái)訪的事項(xiàng)比較重要,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系好各媒體單位,做好新聞報(bào)道和宣傳工作。
14、做好此次接待預(yù)算,在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)安排接待任務(wù)。(二)接待
1、負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提前15分鐘在來(lái)訪者到達(dá)處等候迎接。2、安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因,相應(yīng)身份的領(lǐng)導(dǎo)不能前往,前去迎接的人員應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。來(lái)賓到達(dá)后,先
3主動(dòng)介紹我方領(lǐng)導(dǎo)和隨同人員,寒暄之后帶來(lái)賓到賓館休息,如行程安排比較緊或者已安排好,則先去安排情況匯報(bào)等工作。
3、把賓客接到招待所或賓館后,應(yīng)把客人引送到房間,沏上茶水,安排住下,并告之就餐時(shí)間、地點(diǎn)。如果是重要來(lái)賓,還應(yīng)將招待所(賓館)的經(jīng)理引見(jiàn)給客人,以便有事聯(lián)系。同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施,將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人,并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。將客人送到住地后,相關(guān)人員不要立即離去,應(yīng)陪客人稍作停留,熱情交談,談話內(nèi)容要讓客人感到滿意,比如來(lái)賓參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。考慮到來(lái)賓旅途勞累,主人不宜久留,讓客人早休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。
4、商議活動(dòng)日程。來(lái)賓食宿安排后,應(yīng)主動(dòng)將活動(dòng)日程安排同來(lái)賓匯報(bào),征求意見(jiàn)。如同來(lái)賓商議后發(fā)生一些變動(dòng),應(yīng)立即通知有關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備。
5、拜會(huì)。來(lái)賓食宿、活動(dòng)日程安排好之后,應(yīng)通知單位領(lǐng)導(dǎo)去賓館或招待所會(huì)見(jiàn)客人,并安排好會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所,接待人員應(yīng)負(fù)責(zé)引見(jiàn),相互介紹。
6、組織活動(dòng)。來(lái)賓要聽(tīng)匯報(bào)或召開(kāi)座談會(huì),要安排好會(huì)議室,通知參加人員提前到達(dá),并將與會(huì)人員名單發(fā)給來(lái)賓。如來(lái)賓要去下面參觀,要安排好行車(chē)路線及到達(dá)時(shí)間,并通知被參觀單位,在門(mén)口迎接。
7、會(huì)議補(bǔ)助和誤餐費(fèi)盡可能在正式工作或會(huì)議進(jìn)行之前發(fā)給來(lái)賓。8、安排菜單時(shí),還必須兼顧來(lái)賓的飲食禁忌,尤其是要對(duì)主賓的飲食禁忌予以高度的重視,主要有四方面需要注意:
①宗教禁忌。對(duì)于宗教方面的飲食禁忌,一定要認(rèn)真對(duì)待,一點(diǎn)也不能疏忽大意。對(duì)此要是不了解,或是貿(mào)然犯禁,都會(huì)帶來(lái)很大的麻煩。
②地方禁忌。在不同的地區(qū),人們的飲食偏好往往有不同。對(duì)于這一點(diǎn),在安排菜單時(shí),也應(yīng)予以兼顧,硬是為其提供,那可就強(qiáng)人所難了。
③職業(yè)禁忌。有些職業(yè),出于某種原因,在餐飲方面往往有各自不同的禁忌。例如,人民警察在某些場(chǎng)合和情況下不能喝酒,駕駛員在工作期間也不得飲酒。要是忽略了這一點(diǎn),不僅是對(duì)對(duì)方不尊重,而且還有可能使其因此而犯錯(cuò)誤,惹麻煩。
④個(gè)人禁忌。對(duì)于部分人的飲食禁忌,亦應(yīng)充分予以照顧。不要明知故犯,或是對(duì)此說(shuō)三道四。
9、就餐。就餐時(shí)應(yīng)盡量選擇與來(lái)訪者下榻的賓館較近的飯店。早餐盡量選擇在來(lái)賓下榻的賓館,提前15分鐘準(zhǔn)備好,并等候來(lái)賓用餐;午餐晚餐要根據(jù)客人的口味和習(xí)慣,適當(dāng)安排好,如果下午有另外的工作任務(wù)和考察項(xiàng)目的,
4午餐盡量不要喝酒。
①要事先根據(jù)所了解的情況點(diǎn)菜,避免與來(lái)賓的宗教信仰、民族風(fēng)俗和個(gè)人喜好等沖突,同時(shí)并要詢問(wèn)來(lái)賓有何其他要求。
②根據(jù)來(lái)賓的身份及我方領(lǐng)導(dǎo),安排好就餐的座次,按照“尚左尊東”,“朝門(mén)為主”的原則確定主位。
③根據(jù)事先了解的來(lái)賓的喜好,來(lái)決定是否上酒以及喝什么樣的酒,上酒之前,征求來(lái)賓意見(jiàn)。
④盡量安排與來(lái)賓相熟的人員陪同。
10、晚餐結(jié)束后,可適當(dāng)安排客人一些文化娛樂(lè)節(jié)目,如電影、地方戲劇、晚會(huì)、書(shū)畫(huà)活動(dòng)、參觀展覽等。
11、來(lái)賓的全部工作任務(wù)結(jié)束之后,若還有時(shí)間空余的,可以安排到市內(nèi)一些景點(diǎn)參觀,展示本地的人文地理風(fēng)貌。參觀時(shí),要準(zhǔn)備好照相機(jī)或攝像機(jī)等,指定專(zhuān)人為來(lái)賓拍照。
12、在來(lái)賓走之前,應(yīng)準(zhǔn)備好禮物。禮物不可太輕,會(huì)讓其誤解,禮物太重也不適當(dāng),可以購(gòu)買(mǎi)一些本地的特產(chǎn)以及時(shí)鮮的水果,并仔細(xì)包裝妥當(dāng)。同時(shí),有些來(lái)賓可能會(huì)有特殊的忌諱、風(fēng)俗和避忌的事情,送禮時(shí)也要事先向其身邊的人員了解清楚。
13、若來(lái)賓是乘坐公共交通工具前來(lái)的,應(yīng)事先為其定好返程的汽車(chē)票、火車(chē)票或者飛機(jī)票,有條件的且路程較近的,可以派專(zhuān)車(chē)專(zhuān)人送返;若來(lái)賓一行自己開(kāi)車(chē)來(lái)的,應(yīng)事先為其車(chē)輛做好檢修,并加滿油。
14、仔細(xì)檢查來(lái)賓住過(guò)的賓館及開(kāi)會(huì)的場(chǎng)所,查看來(lái)賓是否有物品遺漏。15、送別時(shí),相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員均盡量到場(chǎng),以示話別。16、預(yù)計(jì)來(lái)賓已回到家的時(shí)候,主動(dòng)致電詢問(wèn)平安。
(三)接待完畢后,及時(shí)處理善后工作
1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或上級(jí)的要求,做好相關(guān)的會(huì)議總結(jié)、工作匯報(bào)等。2、與酒店、飯店等結(jié)帳,所用的款項(xiàng)(包括購(gòu)買(mǎi)禮品、會(huì)議補(bǔ)貼、誤餐費(fèi)、以及各項(xiàng)支出等)及時(shí)報(bào)銷(xiāo)核對(duì)。
3、做好接待工作總結(jié),找出是否存在不足,并加以改進(jìn)。
4、對(duì)于來(lái)賓在本地停留期間所拍攝的相片等要及時(shí)沖印好,并及時(shí)寄給相關(guān)人員。若時(shí)間允許,最好在來(lái)賓離開(kāi)之前把相片沖印好,交給來(lái)賓。
三、接待工作中需注意的一些事項(xiàng)
51、待人接物要有笑容。笑容是一種令人感覺(jué)愉快的、既悅己又悅?cè)说陌l(fā)揮正面作用的表情。它是人際交往的一種輕松劑和潤(rùn)滑劑。利用笑容,人與人之間可經(jīng)縮短彼此之間的心理距離,打破交際障礙,為深入的溝通與交往創(chuàng)造和諧、溫馨的良好氛圍。笑的時(shí)候,應(yīng)當(dāng)做到表里如一,令笑容與自己的舉止、談吐相輔相成,錦上添花。切勿臉上掛笑,出言不遜,舉止粗魯;或是語(yǔ)言高雅,舉止得體,卻面無(wú)笑意。這兩種情況都會(huì)使自己的態(tài)度受到懷疑。
2、講究禮儀,適當(dāng)接待。禮儀:禮者,敬人也,是做人的要求,是尊重對(duì)方;儀,是形式,是要把禮表現(xiàn)出來(lái)的形式,兩者相輔相成,在社交接待活動(dòng)中缺一不可。但是禮儀也要求人和人打交道保持適當(dāng)距離,距離產(chǎn)生美感,適當(dāng)?shù)木嚯x是對(duì)對(duì)方的尊重。接待來(lái)賓就應(yīng)該讓人感到舒適,但注意不要“熱情越位”,關(guān)心過(guò)度是一種傷害。要謙虛有禮,樸實(shí)大方,不亢不卑,以禮相待。
3、乘車(chē)禮儀。乘車(chē)要讓領(lǐng)導(dǎo)和客人先上車(chē),自己后上。主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和客人打開(kāi)車(chē)門(mén),并伸手示意,待領(lǐng)導(dǎo)或客人上車(chē)后再關(guān)上車(chē)門(mén)。下車(chē)時(shí)自己先下,為領(lǐng)導(dǎo)或客人打開(kāi)車(chē)門(mén)。在乘車(chē)時(shí)的座位一般習(xí)慣坐法是:“右為上,左為下,后為上,前為下”。陪客時(shí)主動(dòng)請(qǐng)客人坐在汽車(chē)后排右側(cè)位置上,自己坐在左側(cè)。如有領(lǐng)導(dǎo)同志陪同,領(lǐng)導(dǎo)同志坐在客人左側(cè),自己應(yīng)坐前方司機(jī)右側(cè)。上車(chē)時(shí)(臥車(chē))要切忌與陪客人同進(jìn)一側(cè)車(chē)門(mén),應(yīng)為客人打開(kāi)右側(cè)車(chē)門(mén),自己或陪同領(lǐng)導(dǎo)由另一側(cè)車(chē)門(mén)上車(chē)。
4、行路禮儀。一般請(qǐng)客人位于自己右側(cè),以示尊重。如自己承擔(dān)陪同任務(wù),應(yīng)并排走在客人身邊,不能落后,也不可太超前;如自己屬于陪客隨從人員,應(yīng)跟在客人和主陪人員后面。遇到轉(zhuǎn)彎或開(kāi)門(mén)時(shí),應(yīng)上幾步為客人開(kāi)門(mén)指路,請(qǐng)客人和領(lǐng)導(dǎo)先行。陪同人要注意身份,主陪人員在前;如有女賓請(qǐng)女士先行,乘車(chē)讓女賓先上,但下車(chē)、下樓時(shí),男同志要先下。上下電梯時(shí),讓女賓先行,以示尊重和照顧。
5、餐桌禮儀。第一主賓就坐于主人右側(cè),第二主賓在主人左側(cè)或第一主賓右側(cè),變通處理,斟酒上菜由賓客右側(cè)進(jìn)行,先主賓,后主人,先女賓,后男賓。酒斟八分,不可過(guò)滿。上菜順序依然保持傳統(tǒng),先冷后熱。熱菜應(yīng)從主賓對(duì)面席位的左側(cè)上;上單份菜或配菜席點(diǎn)和小吃先賓后主,上全雞、全鴨、全魚(yú)等整形菜,不能頭尾朝向正主位。這些程序不僅可以使整個(gè)宴飲過(guò)程和諧有序,更使主客身份和情感得以體現(xiàn)和交流。
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