扎實做好接待工作 為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

扎實做好接待工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

王寶義

接待工作是企業(yè)的一項重要工作，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，特別是由于市場化程度的越來越高，各企業(yè)間的信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間的互訪參觀、學(xué)習(xí)交流及業(yè)務(wù)洽談等往來交流活動也與日俱增，這就更加突出了接待工作的重要地位，因為接待工作是企業(yè)形象展示的一個第一窗口，來訪客人與企業(yè)首先接觸的就是接待部門，可以直觀的反映企業(yè)的精神風(fēng)貌，展示企業(yè)的良好形象。孫總在第十一次總裁委例會上明確提出，要把接待工作作為一項事業(yè)來做，要下大力氣把這項工作做好，我們每個人都要引起高度重視。。

那么，企業(yè)怎樣才能做好接待工作呢？今天召開的接待工作座談會就要解決這個問題。下面，我就接待工作談兩點意見，僅供大家參考。一、正確理解接待工作內(nèi)涵

第一，做好接待工作是集團事業(yè)發(fā)展的需要。新大地集團成立之初就確定了“建立管理科學(xué)、運行規(guī)范、受人尊敬的現(xiàn)代企業(yè)”的發(fā)展目標(biāo)，這樣的目標(biāo)要求集團的各項工作必須都要走在同行業(yè)的前列，接待工作自然更不能不例外。我們新大地接待工作的服務(wù)對象面比較廣，有各級政府領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)合作伙伴和兄弟單位的同志。同時接待內(nèi)容也非常廣泛，有指導(dǎo)工作的、有參觀交流的、有業(yè)務(wù)洽談的，也有各種商務(wù)聚會。接待對象和內(nèi)容的特殊性和廣泛性，決定了接待工作的重要性。我們要把接待工作與企業(yè)的經(jīng)營管理緊密聯(lián)系起來，樹立“接待無小事”的精神，切實做好相關(guān)工作，有條不紊，精益求精。樹立新大地健康規(guī)范的企業(yè)形象是我們事業(yè)的快速發(fā)展的需要，而接待工作則是展示企業(yè)形象的的前臺，代表著企業(yè)的綜合形象，有的人甚至認(rèn)為接待部門是企業(yè)的一個縮影。我們都知道上至國務(wù)院，下到各級政府，都有專門的接待機構(gòu)并都有系統(tǒng)的制度辦法，而且根據(jù)地方特點，各有特色，為什么這樣呢？就是因為接待這個平臺可以從一個側(cè)面展示國家或地方的形象，為爭取更多、更廣泛的合作創(chuàng)造機會。企業(yè)亦然，尤其是對于我們這樣一個高標(biāo)準(zhǔn)、高目標(biāo)的企業(yè)更要重視這項工作，為促進(jìn)集團事業(yè)發(fā)展增光添彩，發(fā)揮作用。

第二，做好接待工作是塑造企業(yè)品牌的需要。新大地成立以來，就提出要打造新大地品牌，通過品牌的提升來實現(xiàn)發(fā)展的目標(biāo)。品牌塑造是多方面的，要多面打造企業(yè)品牌，包括企業(yè)文化方面、經(jīng)營管理方、產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)形象等。接待工作在其中就起到了體現(xiàn)企業(yè)形象的一個重要作用，從接待人員言行舉止、精神風(fēng)貌、禮儀展示、程序安排、會場布置，吃住行的安排等都能體現(xiàn)一個企業(yè)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某潭�，反映出企業(yè)的管理水平，要通過每次的接待活動讓對方從感受企業(yè)的綜合接待能力和服務(wù)工作水平，感受新大地的特色文化，增加來訪者對企業(yè)的認(rèn)可度，增加企業(yè)品牌的美譽度。因此，接待工作對我們塑造品牌具有非常積極的意義。

第三，做好接待工作是增進(jìn)社會各界友誼的需要。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，地區(qū)之間、單位之間相互聯(lián)系、相互依存、互惠互利、共同發(fā)展的關(guān)系日益密切，接待工作對于建立、鞏固和發(fā)展這種關(guān)系具有重要作用。接待工作細(xì)致周到，會讓人產(chǎn)生倍受尊重的感覺，友誼當(dāng)然首先是建立在相互尊重的基礎(chǔ)上，所以，有理有節(jié)的接待工作對于增進(jìn)友誼，廣交各界友人會產(chǎn)生良好的橋梁和紐帶作用。由于集團的快速發(fā)展，我們今后要進(jìn)一步大力落實企業(yè)戰(zhàn)略，增強市場競爭能力，不斷開拓新的市場領(lǐng)域，所以，廣交各界朋友，進(jìn)一步加大區(qū)域之間的溝通與聯(lián)系是尤為必要的，我們要以最大的熱情，思考總結(jié)，不斷完善，認(rèn)真做好接待工作，架好企業(yè)與社會各界友誼、合作的橋梁。二、扎實地做好接待工作要確保接待工作安全、順利進(jìn)行，使接待工作取得圓滿成功，給賓客留下美好印象，展示企業(yè)的健康形象，就是在為集團的事業(yè)發(fā)展服務(wù)，就是在為新大地的明天服務(wù)。從事接待工作的同志，首先要站在這樣的高度，樹立正確的思想認(rèn)識，切實增強責(zé)任意識、大局意識、安全意識和服務(wù)意識，把接待工作真正當(dāng)作一項事業(yè)來做，要周密思考、措施得當(dāng)，兢兢業(yè)業(yè)、高度負(fù)責(zé)地做好每次接待工作。

一要熱情周到。熱情周到要體現(xiàn)在接待工作的每一個環(huán)節(jié)中，做到事前有準(zhǔn)備，事中有落實，事后有反饋，事事精心安排、嚴(yán)謹(jǐn)合理，時時熱情主動、悉心服務(wù)，處處體現(xiàn)溫馨親切、舒適自然，在熱情、周到的服務(wù)中暖人心、得人心。接待工作平凡、瑣碎，但正是在平凡、瑣碎的服務(wù)中才更表達(dá)真情，展示水平，所以，每一位工作人員都應(yīng)保持良好心態(tài)，熱情主動地開展工作。

二要規(guī)范有序。嚴(yán)格按規(guī)定、按制度、按流程辦事，就能使各項工作井井有條，避免隨意性、片面性、盲目性。接待工作是有規(guī)律可循的，我們一定要細(xì)心體會，認(rèn)真總結(jié)接待工作中的規(guī)律，并將這些規(guī)律用規(guī)范的程序表述出來，準(zhǔn)確把握，嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真貫穿和落實到接待工作的每一個環(huán)節(jié)、每一個步驟之中，努力使接待工作步入規(guī)范化、程序化、制度化的軌道。我們最近正在制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，接待工作也要標(biāo)準(zhǔn)化，我們本次座談會的一項重要工作就是建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化的接待制度，待出臺以后，將更加有助于大家開展工作，更加有利于形成新大地規(guī)范統(tǒng)一的接待形象。

三要務(wù)實高效。接待工作是一項十分具體的工作，包括時間、地點、人員、行程、食宿、安全等各個環(huán)節(jié)的安排，都要細(xì)致周到，哪一方面考慮不周或大而化之，都容易出現(xiàn)問題或紕漏，所以必須發(fā)揚扎實勤勉的作風(fēng)，細(xì)致耐心的工作習(xí)慣，不能因主觀方面的不慎不實，影響接待工作質(zhì)量，對企業(yè)形象造成不良影響，甚至是帶來不必要的損失。接待工作要始終講求高效率，接到任務(wù)后，要迅速行動起來，在做好本職環(huán)節(jié)的同時，及時將工作傳遞給下一環(huán)節(jié)，相互協(xié)調(diào)，相互配合，決不能拖泥帶水、拖拖拉拉，體現(xiàn)務(wù)實高效的工作作風(fēng)。

四要重視細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗，從細(xì)節(jié)可以反映團隊的精神面貌，體現(xiàn)團隊的工作能力，大事是由小事匯集而成的，所以，必須對每一細(xì)節(jié)進(jìn)行充分的思量和準(zhǔn)備。接待工作要想上新臺階，必須重視細(xì)節(jié)，從每一細(xì)微處保證工作質(zhì)量并體現(xiàn)差異化的特色。首先思想要到位，重視細(xì)節(jié)，不能麻痹大意，二是落實要細(xì)致，并要進(jìn)行復(fù)檢，與相關(guān)部門密切溝通交流，保證接待的流暢性，三是多做事后總結(jié)，逐步在實踐中提升工作水平。

五要安全儉樸。安全第一，是接待工作最基本、最重要的要求，牢牢樹立“安全第一”的觀念，切實增強安全意識，特別是客人的行車安全、飲食衛(wèi)生和財物安全要進(jìn)行仔細(xì)安排，堅決杜絕一切安全事故或問題。對于重要的來訪領(lǐng)導(dǎo)或客人，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，周密布置并認(rèn)真布置安全保衛(wèi)措施，確保不出現(xiàn)任何問題。要提倡節(jié)約，不搞鋪張浪費，這是新大地成立以來的一貫要求。接待工作必須摒棄鋪張浪費的陋習(xí)，不能簡單地以花錢多少來衡量接待工作的好壞，要掌握接待的技巧和方法。既要節(jié)儉也不使客人感到怠慢，儉樸而又不失禮儀，要開動腦筋想辦法，盡可能少花錢多辦事，努力提高接待工作的質(zhì)量和水平。同志們，新大地的事業(yè)正在快速發(fā)展，我們要緊跟集團發(fā)展的步伐，創(chuàng)新求異，把每項工作做精做細(xì)。接待工作作為展示集團的窗口，在集團的工作中占有極為重要的地位，是宣傳企業(yè)的良好平臺，所以，我們所有員工尤其是負(fù)責(zé)事務(wù)工作的人員要引起高度重視，轉(zhuǎn)變觀念，把接待工作作為一項事業(yè)，作為歷練自己協(xié)調(diào)能力，展示自己和企業(yè)形象的重要工作來抓。當(dāng)今社會離不開交往合作與交流，接待工作將會使大家在這方面得到更好的鍛煉和加強，促進(jìn)個人綜合能力的提高。

今天，我們坐在一起，共商接待事務(wù)方面的工作，希望大家集思廣益，踴躍發(fā)言，把自己的經(jīng)驗和做法拿出來與大家共同交流溝通，共同完善接待工作，使我們的接待水平和質(zhì)量實現(xiàn)更大的提升。

擴展閱讀：企業(yè)如何做好接待工作

企業(yè)如何做好接待工作？接待工作是企業(yè)秘書的一項重要工作。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此及彼帶來大量的人員流動，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下，企業(yè)秘書怎樣才能做好接待工作呢？筆者以為，應(yīng)重視以下幾個方面：1、要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動，都要以實現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

2、在新形勢下，企業(yè)秘書應(yīng)及時更新觀念，充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

3、細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求秘書人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業(yè)形象有細(xì)節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領(lǐng)導(dǎo)和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機，帶來社會效益和經(jīng)濟效益。因此，秘書要充分利用接待工作的每一個細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨具魅力的特色文化，得用每一次接待機會會增強企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時，秘書還要對接待交果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求接待活動效益的最大化。4、接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身素養(yǎng)并注意實現(xiàn)資源共享。

5、在新形勢下，秘書只有結(jié)合企業(yè)自身的實際，自覺創(chuàng)新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內(nèi)容，才能推動接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時可以考慮運用統(tǒng)一的模板，匯報材料可以得用多媒體技術(shù)來制作，而不僅僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業(yè)特色。同時，企業(yè)秘書要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用

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