如何成為優(yōu)秀的文員呢？

如何成為優(yōu)秀的文員呢？

如何成為優(yōu)秀的文員呢？要出色的完成一份工作,是需要一套標(biāo)準(zhǔn)來衡量的,文員也有自己的工作標(biāo)準(zhǔn),下面我們來具體看看成為一個(gè)出色的文員的標(biāo)準(zhǔn)：:一:良好的文字處理能力,字跡清晰,書寫工整.

二:良好的語言表達(dá)能力[比如得體的應(yīng)對(duì)電話訪問]三:善于與人交流,這有助于建立兩好是人際關(guān)系.

四:應(yīng)變能力強(qiáng),因?yàn)槲膯T經(jīng)常需要陪同領(lǐng)導(dǎo),出席會(huì)議,接待來客.五:能嚴(yán)格保守機(jī)密,謹(jǐn)慎處理保密文件.

六:善解人意,能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖.

七:能沉著處理緊急事故,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)在你旁邊.

八:能代表領(lǐng)導(dǎo)出席某些會(huì)議并講話,準(zhǔn)確,恰當(dāng)?shù)膫鬟_(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見.九:及時(shí)將公司內(nèi)部,外部信息傳達(dá)給上司.十:維護(hù)好辦公環(huán)境,清潔辦公場(chǎng)地.

十一:有良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的進(jìn)取心.十二:保持充沛的精力,具有一定的活力.十三:良好的安排時(shí)間能力[如出差時(shí)間等]

十四:記憶能力好,尤其對(duì)人名,電話號(hào)碼...反應(yīng)迅速.十五:有組織能力和團(tuán)隊(duì)精神.

十六:協(xié)調(diào)自己一上司,同事與上司之間的關(guān)系.十七:協(xié)助上司具體工作項(xiàng)目的細(xì)節(jié)準(zhǔn)備,材料整理.十八:積極主動(dòng)的工作態(tài)度.十九:熟悉公司的所有部門.

二十:謙虛謹(jǐn)慎,知錯(cuò)就改,寬容大度.

二十一:在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候給上司提出意見,建議.

二十二:熟練的管理文件,資料,文檔,[歸檔,保存,查找,備份]二十三:會(huì)多種語言,能快速適應(yīng)各種文化環(huán)境.二十四:掌握必要的電腦知識(shí).

二十五:尊重領(lǐng)導(dǎo)和同事.熱情,大方.

文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級(jí)別，但有些公司對(duì)文員的要求很高，也賦予一些權(quán)力。也有可能是踏入管理階層的第一步。

辦公室文員的工作內(nèi)容

辦公室文員（會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。

2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4.做好會(huì)議紀(jì)要。

5.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7.負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

10.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。11.每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

15管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。16.接受其他臨時(shí)工作.

行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員直接上級(jí)企管部經(jīng)理主管簽字執(zhí)行日期應(yīng)具備的條件和要求.一、學(xué)歷：中專以上文化程度；二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文件管理工作經(jīng)驗(yàn)；三、應(yīng)具備的知識(shí)：1、文秘知識(shí)；2、文件管理知識(shí)；3、會(huì)做賬表；四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識(shí)；工作內(nèi)容及方法簡(jiǎn)述一、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；三、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；四、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計(jì)；五、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，

根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄；六、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；七、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；八、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；十、完成部門經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。責(zé)任一、對(duì)文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；二、對(duì)所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對(duì)工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件……

行政前臺(tái)文員工作職責(zé)

１、接待工作：訪客進(jìn)入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好,請(qǐng)問找誰?”,并請(qǐng)?jiān)L客入坐，請(qǐng)示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負(fù)責(zé)加水、更新煙缸；

２、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過五個(gè)煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯；

３、總機(jī)服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，XX公司�！�；若自動(dòng)轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工；來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門；

４、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員；５、負(fù)責(zé)收發(fā)管理報(bào)紙、信函；

６、安全工作：下班前檢查復(fù)印機(jī)關(guān)機(jī)，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門窗；７、接受行政助理安排的其它工作。

人事文員的工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門服務(wù)的思想。

辦公室文員（會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2.人員的到職和離職的相關(guān)手續(xù)的辦理。

3.負(fù)責(zé)公司員工薪資異動(dòng)的人事基本資料的提供。4.員工調(diào)休假、請(qǐng)假、日出勤稽查統(tǒng)計(jì)表并及時(shí)將其異常狀況江報(bào)於上級(jí)。5.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7.負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

10.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。11.每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12.接受其他臨時(shí)性工作。

13.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。14.社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

15.統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

16.管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。

1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓(xùn)等。2、人事事務(wù)處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日�？记�。

擴(kuò)展閱讀：如何做一名優(yōu)秀文員

做一個(gè)優(yōu)秀的辦公室文員，必須要做到以下幾點(diǎn)：一、明確辦公室文員的工作職責(zé)。

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求和單位實(shí)際工作需要，完成有關(guān)報(bào)告、文件的起草、修改工作，完成種類辦公文檔、商務(wù)文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、計(jì)算統(tǒng)計(jì)、打印、復(fù)印、傳真及電子郵件收發(fā)工作，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳給合作單位和客戶；

2、負(fù)責(zé)辦理各類文件、資料、報(bào)刊的收發(fā)、登記、閱簽、整理、裝訂、歸檔、保密工作；3、負(fù)責(zé)接聽（轉(zhuǎn)接）電話和接待來訪人員，并做好詳細(xì)記錄，及時(shí)報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)批示；4、熟悉國(guó)家各項(xiàng)法規(guī)及本單位行業(yè)法規(guī)、政策，及時(shí)和政府部門、上級(jí)管理單位和重要合作單位溝通聯(lián)系，收集、下載、獲取=撰寫有關(guān)重要文件和信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供重要文件、信息、參加會(huì)議通知和建設(shè)意見，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日程安排，提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快辦理有關(guān)工作；5、負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、會(huì)議通知的擬定、下發(fā)工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和文字材料的吞吐量。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和各部門信息的下達(dá)和上傳工作；

6、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的清潔衛(wèi)生的打掃和整理，做好領(lǐng)導(dǎo)辦公相關(guān)的準(zhǔn)備。

7、負(fù)責(zé)辦公的清潔衛(wèi)生，保管好辦公室物品，做好辦公室設(shè)備管理及保養(yǎng)工作。

8、密切、主動(dòng)和領(lǐng)導(dǎo)溝通，早請(qǐng)示，晚匯報(bào)，主動(dòng)獲取工作，認(rèn)真完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦報(bào)其它工作。

二、熟悉所在企業(yè)的企業(yè)文化、發(fā)展歷程、當(dāng)前現(xiàn)狀及企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標(biāo)。企業(yè)文化的內(nèi)涵：企業(yè)文化是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中所創(chuàng)造的具有本企業(yè)特色的精神財(cái)富和物質(zhì)形態(tài)。它包括企業(yè)文化觀念、價(jià)值觀念、企業(yè)精神、美德規(guī)范、行為準(zhǔn)則歷史傳統(tǒng)、企業(yè)制度企業(yè)機(jī)構(gòu)、文化環(huán)境、企業(yè)環(huán)境、企業(yè)產(chǎn)品等。其中價(jià)值觀是企業(yè)文化的核心。企業(yè)文化的意義：企業(yè)員工通過學(xué)習(xí)所在企業(yè)的企業(yè)文化，企業(yè)文化氛圍明確表達(dá)或暗示了企業(yè)反對(duì)什么和禁止什么，支持什么和鼓勵(lì)什么，宣揚(yáng)什么和傳播什么。讓員工在潛移中化去接受企業(yè)，贊同企業(yè)，維護(hù)企業(yè)。使員工正確建立與企業(yè)共同的理想、目標(biāo)和價(jià)值觀念，使員工融入企業(yè)并產(chǎn)生對(duì)企業(yè)的忠誠感、主人翁責(zé)任感、認(rèn)同感、自豪感和歸屬感，潛意識(shí)的對(duì)企業(yè)產(chǎn)生一種強(qiáng)烈的向心力，從而能夠?yàn)槠髽I(yè)吸引產(chǎn)留住大批有用的人才。

只有了解企業(yè)的文化，你才會(huì)熱愛這個(gè)企業(yè)；只有了解了企業(yè)從無到有、由弱到強(qiáng)，不斷壯大的發(fā)展歷程，你才會(huì)信任這個(gè)企業(yè)；只有了解了企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)狀，你才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，當(dāng)前需要解決的問題，才使得你的工作有價(jià)值、有目的性和針對(duì)性，你才會(huì)真正融入這個(gè)企業(yè)；只有你了解認(rèn)同了企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標(biāo)，才能更好地鼓舞士氣，調(diào)動(dòng)積極性和主動(dòng)性，激發(fā)出強(qiáng)烈的參與熱情，和企業(yè)榮辱與共、體戚相關(guān)，和企業(yè)一起去創(chuàng)造、共享美好未來。

三、了解企業(yè)所屬的待業(yè)熟悉該待業(yè)政策法規(guī)、待業(yè)特點(diǎn)及動(dòng)作規(guī)律。四、內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象，體現(xiàn)出良好的職業(yè)化狀態(tài)。

A、誠實(shí)守信，穩(wěn)重踏實(shí)，寬窄理解、舍己為人；自尊、自重、自愛、自強(qiáng)，身心健康，無社會(huì)復(fù)雜關(guān)系和不良習(xí)慣嗜好；

B、對(duì)企業(yè)單位有高度的責(zé)任感和忠誠度，絕不背叛和出賣企業(yè)單位，有大局觀和全局觀，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，能正確處理好“大家”和“小家”，企業(yè)單位利益和員工個(gè)人之間的關(guān)系；

C、懂得感恩，懂得珍惜，懂得回報(bào)/；面對(duì)企業(yè)單位和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的知遇和重用、面對(duì)親人、朋友對(duì)自己的幫助，我們要懂得感恩，要珍惜自己的工作機(jī)會(huì)，珍惜領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的信任和支持珍惜親人、朋友對(duì)自己的幫助，當(dāng)然更應(yīng)該用出色的成績(jī)和真情去回報(bào)他們。人記住：真誠的微笑、真誠地道一聲謝謝、真誠的祝福和問候很重要。

D、自信但不自負(fù)。敢于開展工作敢于接受挑戰(zhàn)，超越自我。敢于接受批評(píng)和自我批評(píng)，虛心聽取別人的意見，面對(duì)批評(píng)和意見，絕不能強(qiáng)調(diào)理由，做到有則改之，無則加冕的態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)、不斷完善，提高自己的工作水平。

E、儀態(tài)優(yōu)美，外在形象端莊大方，氣質(zhì)好。表情眼神自信鎮(zhèn)定且真誠，經(jīng)常保持微笑且笑容自然，善于傾聽，傾聽時(shí)要有眼神交流；穿著不能濃妝艷抹和奇裝異服，化淡妝，穿著得體、和諧、大方，體現(xiàn)職業(yè)化；坐姿、站姿、行姿、蹲姿要做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，體現(xiàn)出優(yōu)雅的職業(yè)體態(tài)；語言表達(dá)吐詞清晰，語速恰當(dāng)適中，聲音甜美有親和力。F、要熟練地掌握辦公禮、商務(wù)禮儀和社交禮儀、電話禮儀。G、微笑露一點(diǎn)，說話輕一點(diǎn)，理解多一點(diǎn)，脾氣小一點(diǎn)，理由少一點(diǎn)，做事多一點(diǎn)，腦筋活一點(diǎn)，做事細(xì)一點(diǎn)，效率高一點(diǎn)，行動(dòng)快一點(diǎn)，嘴巴甜一點(diǎn)，匯報(bào)多一點(diǎn)。電話禮儀：1、重要的第一聲：當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使對(duì)方能順利展開對(duì)該單位有了較好的印象�！澳愫�，這里是XX公司”聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識(shí)。

2、打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

3、端正的姿態(tài)與清晰明朗的聲音打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿省略因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。聲音要溫雅有禮，以懇切之話語表達(dá)�？谂c話筒間，應(yīng)保持適當(dāng)距離，適度控制音量，以免聽不清楚、滋生誤會(huì)或因?yàn)槁曇舸执�，讓人誤解為盛氣凌人。

4、迅速準(zhǔn)確的接聽，現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，接聽電話，以長(zhǎng)途電話為優(yōu)先，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一大約3秒鐘，若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。

5、認(rèn)真清楚的記錄，隨時(shí)牢記7個(gè)電話記錄要素：何時(shí)，何人，何地，何事，為什么，如何進(jìn)行，對(duì)方電話。這些要素都是十分重要的。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴于7個(gè)電話記錄技巧。

6、有效電話溝通，我們首先應(yīng)確認(rèn)對(duì)方身份、了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì)方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。

上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分很需要，不敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌粗率答復(fù)：“他不在”，即將電話掛斷。接電話時(shí)也要盡可能問清事由，避免誤事。對(duì)方查詢本部門其它單位電話號(hào)碼時(shí)，應(yīng)迅即查告，不能說不知道。但對(duì)方來電找單位重要領(lǐng)導(dǎo)接電話或查詢重要領(lǐng)導(dǎo)的電話，一定要先問清楚對(duì)方是誰，什么單位，什么事由，在征得單位領(lǐng)導(dǎo)同意后，才可轉(zhuǎn)接和告之號(hào)碼，否則應(yīng)找個(gè)開會(huì)或不在的理由委婉拒絕，但應(yīng)做好記錄。

對(duì)對(duì)方提出的問題應(yīng)耐心傾聽，表示意見時(shí)，應(yīng)讓他能適度地暢所欲言，除非得已，否則不要插嘴。期間可以提問來探究對(duì)方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通。

接到責(zé)難或批評(píng)性的電話時(shí)，應(yīng)委婉解說，并向其表示歉意或謝意，不可與發(fā)話人爭(zhēng)辯。電話交談事項(xiàng)，應(yīng)注意正確性，將事項(xiàng)完整地交待清楚，以增加對(duì)方認(rèn)同，不可敷衍了事。掛電話前的禮貌：要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后客氣地道別，說一聲“再見”，待對(duì)方掛掉電話后，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。五、具備較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，口才好，能說會(huì)說1、不該說時(shí)要少說，該說的時(shí)候要能說、會(huì)說。不該說的時(shí)候，如果口若懸河，滔滔不絕，夸夸其談，會(huì)給人留下輕浮、草率和不可靠的感覺；該說的時(shí)候（如工作交流、商務(wù)洽談、匯報(bào)工作、會(huì)上發(fā)言等）必須能說、會(huì)說，還要說得好，否則就是沒有思考、工作能力差的體現(xiàn)。2、在工作和冬小麥中，每個(gè)人每天和客戶、朋友、同事、領(lǐng)導(dǎo)之間難免有話要說。說什么、怎么說，什么話能說、什么話不能說，這些都能夠反映一個(gè)人對(duì)說話藝術(shù)的掌握程度。很多時(shí)候有些人吃虧就是因?yàn)椴欢�得如何說話。聰明的人在與人說話時(shí)都會(huì)特別注意考慮當(dāng)時(shí)所在環(huán)境與場(chǎng)合，把話說得真誠、親切、友善、耐心、易于接受，又不失原則。注意每句話說出來之后可能給他人事業(yè)的感受，如會(huì)不會(huì)傷害對(duì)方之類，切忌語氣急躁、生硬、狂妄、嘲諷、刻薄，這些都絕不允許。

3、掌握禮貌標(biāo)準(zhǔn)用語，諸如“請(qǐng)”、“謝謝”、“”不用謝、“別客氣”、“沒關(guān)系”、“對(duì)不起”等。這些文明禮貌標(biāo)準(zhǔn)用語是尊重他人的具體表現(xiàn)，是友好關(guān)系的敲門磚，體現(xiàn)的是員工良好的個(gè)人修養(yǎng)和企業(yè)單位伏特的企業(yè)文化和品質(zhì)，所以非常重要。

4、說話要做“聲音清晰、悅耳、吐字清脆，普通話流行自然，語速恰當(dāng)適中，聲音甜美有親和力。

5、說話要有中心思想，要主題鮮明，目的明確，層次分明。說話時(shí)動(dòng)以情，曉之以理，用真誠友善=細(xì)致耐心=易于接受、換位思考又不失原則的方式讓對(duì)方了解接受你的觀點(diǎn)和看法。切忌在談話時(shí)無重點(diǎn)、無主題，中心思想不明確，語無倫次、簡(jiǎn)單生硬的錯(cuò)誤和尷尬的局面。6、俗話說，有調(diào)查，才有發(fā)言權(quán)，要想把話準(zhǔn)確、正確地表達(dá)出來，說到關(guān)鍵點(diǎn)上，首先還必須鑒于對(duì)所談事后清晰的、深入的和正確理解。

六、具備較的應(yīng)用文（公文）寫作能力，寫一手好字，寫一篇好文章

1、人微言輕一名辦公室文員，必須明確應(yīng)用文（公文）的概念、種類和各處的應(yīng)用場(chǎng)合必須明確常用的應(yīng)用文（公文）的寫作格式和規(guī)范。

應(yīng)用文的概念：應(yīng)用文是以實(shí)際應(yīng)用為目的，如實(shí)地反映客觀事物與真實(shí)思想，按照慣用格式寫成的、為處理日常公私事事務(wù)而使用的文章的統(tǒng)稱。

公文的概念：公文是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是應(yīng)用文的一種。它是黨政機(jī)關(guān)、個(gè)別事業(yè)單位、法定團(tuán)體等組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。公文的分類：1）按公文來源分：分為對(duì)外文件、外來文件、內(nèi)部文件2）按行文關(guān)系分：分為上行文、平行文、下行文3）按作者性質(zhì)分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

4）按閱讀范圍和機(jī)密程度分：公布文件、普通文件、絕密文件5）按辦文時(shí)限分：特急公文、急辦公文、常規(guī)公文應(yīng)用文（公文）的種類及應(yīng)用領(lǐng)域、場(chǎng)合

1)計(jì)劃：是在工作或行動(dòng)民族服裝預(yù)先撰寫的具體內(nèi)容和步驟的事務(wù)性應(yīng)用文。

2)總結(jié)：是對(duì)以往的工作、學(xué)習(xí)或思想等進(jìn)行問題等進(jìn)行回顧、檢查和分析，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及存在的問題提出對(duì)工作的改進(jìn)措施比使之條理化、各級(jí)系統(tǒng)化，得出一些規(guī)律認(rèn)識(shí)并用以指導(dǎo)今后工人物事務(wù)性應(yīng)用文。

3)通知：是“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員”時(shí)用的文種。

4)通報(bào)：是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用以表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或通報(bào)有關(guān)情況的公文。通報(bào)的應(yīng)用也比較廣泛，可以用于表揚(yáng)好人好事、新風(fēng)尚；也可以用于批評(píng)錯(cuò)誤，總結(jié)教訓(xùn)，告誡人們警惕類似問題的發(fā)生；還可以用來互通情況，傳達(dá)重要精神，溝通交流信息指導(dǎo)推動(dòng)工作。

5)請(qǐng)示：是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示批準(zhǔn)”時(shí)所用的文種，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示。6)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。7)報(bào)告：是“向上級(jí)體育場(chǎng)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”時(shí)所使用的文種。8)函：是機(jī)關(guān)用來處理公務(wù)的信件。它主要用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題心臟向無隸屬關(guān)系到的有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)。按照發(fā)函原因的不同，可以將函分為“去函”、“復(fù)函”兩種。因?yàn)樯糖⒐ぷ鞯刃枰�與有關(guān)部門聯(lián)系，由發(fā)文機(jī)關(guān)主動(dòng)制發(fā)的函叫“去函”；收文機(jī)關(guān)收到來函后，需就來函中有關(guān)問題做出回復(fù)的函叫“復(fù)函”。

9)會(huì)議記要：會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件心臟其他有關(guān)材料加工整理而成的，會(huì)議紀(jì)要是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文種。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。10)會(huì)議記錄：是在會(huì)議過程中由專門記錄人員把會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容如實(shí)筆錄而形成的書面材料。原始性、客觀性、規(guī)范性是會(huì)議記錄的主要特點(diǎn)。11)調(diào)查報(bào)告：是對(duì)社會(huì)上的某一事件或某一個(gè)問題作專門的調(diào)查后，將調(diào)查的材料和結(jié)論寫成書面報(bào)告的一種事務(wù)文書。調(diào)查性、社會(huì)性、材料性、平實(shí)性是調(diào)查報(bào)告的主要特點(diǎn)。12)條據(jù)：是日常生活和工作中經(jīng)常使用的便條和字據(jù)。如借條、收條、欠條、領(lǐng)條、留言條、意見條、托事條、請(qǐng)假條。

13)啟示：是單位或個(gè)人有什么事情要公開向群眾說明，或請(qǐng)求大家?guī)椭�，寫成文字公布出來。如：遺失啟示、招領(lǐng)啟示、尋找啟示、遷址啟示、開業(yè)啟示等。

14)海報(bào)：海報(bào)是主辦單位向公眾報(bào)道舉行文化、娛樂、體育等活動(dòng)的囊事務(wù)文。海報(bào)具有四方面特點(diǎn)：（1）使用的限定性；（2）功用的廣告性：（3）形式的吸引性：（4）傳播的單一性。

15)書信：書信指的就是信，在日常生活里廣泛使用的一種文體。人們用它來互通信息，交流思想，聯(lián)系工作或是聯(lián)絡(luò)感情，互致問候。有什么話要說，有什么事要問，有什么事情要商量，都可以在人上寫出來，寄給對(duì)方。它迅速、靈活、方便。書信即由信封和信的內(nèi)容兩部分組成。

16)命令（令）：適用于依照有關(guān)法律行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實(shí)行重大的強(qiáng)制性行政措施、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

17)決定：適用于對(duì)重大行動(dòng)或者重要事項(xiàng)作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

18)公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

19)通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。20)議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律唾棄向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。]

21)意見：適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

2、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應(yīng)用文（公文），必須深入了解所在企業(yè)單位的企業(yè)文化、發(fā)展歷程、當(dāng)前現(xiàn)狀及企業(yè)未來的戰(zhàn)略目標(biāo)；必須了解企業(yè)所屬的待業(yè)熟悉該行業(yè)的政策法規(guī)、行業(yè)特點(diǎn)及運(yùn)用規(guī)律。3、人微言輕一名辦公室文員，要寫好應(yīng)用文（公文），還必須充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)（文件受閱者）的思想意圖，寫出來的文章要符合領(lǐng)導(dǎo)（文件受閱者）的審美觀，字體工整、字跡清晰，以縱賞心悅目的感覺。

七、具備較強(qiáng)的執(zhí)行能力，正確地做事，把事做正確。

1)、明確并堅(jiān)持做事的7個(gè)基本流程：1、傾聽和理解任務(wù)，2、分析任務(wù)，3、制定節(jié)節(jié)勝利計(jì)劃，4、執(zhí)行實(shí)施工作，5、完善工作，6、總結(jié)工作情況，7、給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。2)做事要堅(jiān)決果敢、認(rèn)真負(fù)責(zé)，講求效率、講求質(zhì)量，講求細(xì)節(jié)，精益求精，贏在執(zhí)行。切忌辦事拖沓、馬虎大意、敷衍了事。

3)做事要有連貫性，有始有終，避免有頭無尾的情況發(fā)生。

4)做事要有計(jì)劃層次性，要在眾多事情中分清孰重孰緩，要按照事情的輕重急緩的順序來確定哪些事情重點(diǎn)去做，哪些事情先做，哪些事情后做。

5)做事要不等不靠，即不要被動(dòng)地等待吩咐、被動(dòng)地等待工作，而是要主動(dòng)、積極地找工作做，工作要有前瞻性，預(yù)見性。在領(lǐng)導(dǎo)身邊干事要察言觀色，見機(jī)行事，與領(lǐng)導(dǎo)要有心有靈犀，關(guān)于及時(shí)準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，把工作做好。

6)失敗不一定是成功之母。我們?cè)诿恳淮问�敗之后都要認(rèn)真地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，不斷地改正自己的錯(cuò)誤，提高自己的工作水平和方法，這樣才能成功。

7)既要忠實(shí)地按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事，又要敢于改革創(chuàng)新，敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出好的、合理化的意見和建議。

八、堅(jiān)持保密原則，保密意識(shí)強(qiáng)。保密原則：

1)不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說；2)不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問；3)不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；4)不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；5)不在非保密本上記錄機(jī)密；6)不在私人通信中涉及機(jī)密；

7)不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；8)不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件資料；

9)不在普通電話，明碼電報(bào)，普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；

10)不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。九、在工作和生活中，要遵守職業(yè)道德、社會(huì)公德=單位紀(jì)律和國(guó)家法律法規(guī)，不貪圖便宜，接觸認(rèn)識(shí)朋友慎重，自尊、自重、自愛、自強(qiáng)，身心健康無社會(huì)復(fù)雜關(guān)系和不良習(xí)慣嗜好；要學(xué)會(huì)用法律保護(hù)自己的合法權(quán)益。辦公室文員容易出現(xiàn)的幾大禁忌行為：

1.不實(shí)事求是，不誠實(shí)、主講信義，弄虛作假，甚至背叛、出賣、損害企業(yè)單位利益。2.不能正確對(duì)待很難說人利益和企業(yè)利益之間的關(guān)系，把私人利益凌駕于企業(yè)利益之上。3.不敢、不能、不愿意接受批評(píng)和自我批評(píng)，認(rèn)識(shí)不到自己的缺點(diǎn)，不虛心接受別人意見，面對(duì)批評(píng)和意見，總愛強(qiáng)調(diào)理由。

4.狀態(tài)語言、言談舉止、穿著打扮不穩(wěn)重、為得體、浮躁、輕浮。

5.看見領(lǐng)導(dǎo)或同事，不講禮貌，不主動(dòng)招呼問好，在工作和生活中，不用文明禮貌用語，缺乏素養(yǎng)和修養(yǎng)。

6.工作消極怠工，工作不積極主動(dòng)，問題被動(dòng)地等待吩咐、被動(dòng)地等待工作不主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)或各部門間溝通，早不請(qǐng)示，晚不匯報(bào)，領(lǐng)導(dǎo)沒有安排工作就無所事事。7.患有“領(lǐng)導(dǎo)恐懼癥”，主要表現(xiàn)在不敢與領(lǐng)導(dǎo)深入交流、不敢正視或面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)。

8.工作無計(jì)劃性，無頭緒，無重點(diǎn)，工作責(zé)任心低下，工作效率底下，工作質(zhì)量低下，辦事拖沓、馬虎大意、敷衍了事。

9.工作缺乏持續(xù)性，完整性，連貫性。主要表現(xiàn)在有頭無尾。

10.工作情緒化。把私人情緒帶入工作中，嚴(yán)重影響了自己的工作，也影響了單位其他人的工作。

11.單位里搞小集體、小幫派，勾心斗角、搬弄是非，破壞團(tuán)結(jié)。

12.喜歡到處打聽、宣揚(yáng)企業(yè)單位未公開的信息、秘密；喜歡到處打聽、宣揚(yáng)別人的隱私，保密意識(shí)差，保密原則差

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