餐飲宴會(huì)預(yù)訂工作流程

餐飲宴會(huì)預(yù)訂工作流程

一、餐飲部宴會(huì)預(yù)訂概況

餐飲部宴會(huì)預(yù)定是酒店對(duì)外開(kāi)發(fā)客源市場(chǎng)、宣傳酒店、營(yíng)銷(xiāo)酒店餐飲產(chǎn)品；對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)宴會(huì)、溝通各餐廳之間預(yù)定的職能部門(mén)。是酒店與外部相互聯(lián)系的樞紐，是酒店內(nèi)部相互合作的橋梁。二、餐飲部宴會(huì)預(yù)訂工作流程

項(xiàng)目*電話預(yù)定

工作標(biāo)準(zhǔn)

1.當(dāng)電話打來(lái)時(shí)，在鈴響三聲內(nèi)接起，用禮貌用語(yǔ)問(wèn)候?qū)Ψ�，并�?bào)本部門(mén)名稱（您好!宴會(huì)預(yù)定部，我可以為您提供幫助嗎？）

2.認(rèn)真聽(tīng)清，問(wèn)明客人的要求在宴會(huì)預(yù)定登記表上做好記錄1）主辦單位名稱（指示牌如何寫(xiě)），主人的姓名及身份。

2）注明接洽人的姓名（在預(yù)定中至少稱呼客人名字一次）、聯(lián)系電話及傳真號(hào)碼。3）用餐日期及時(shí)間（午、晚）

4）用餐人數(shù)，根據(jù)人數(shù)的多少，臺(tái)型及客人的要求來(lái)安排適當(dāng)?shù)难鐣?huì)廳。5）了解被邀請(qǐng)客人或主賓的大概資料。

6）類(lèi)別：風(fēng)味菜、遼菜、粵菜、西餐套餐或自助等，確認(rèn)有無(wú)禁忌或特殊要求。

7）酒水方面的要求。

8）司機(jī)或工作人員人數(shù)和工作餐的安排（工作餐標(biāo)準(zhǔn)及地點(diǎn)）。9）是否需要鮮花。10）需要何種設(shè)備設(shè)施。

11）廳堂布置（橫幅、背板及其它）。

12）有無(wú)貴賓室及貴賓休息室，餐前有無(wú)會(huì)談及相關(guān)要求。13）提供相應(yīng)報(bào)價(jià)并問(wèn)明結(jié)賬方式。

3.重復(fù)客人要求，根據(jù)以上要求給主辦單位安排用餐場(chǎng)所，及時(shí)記錄在宴會(huì)預(yù)訂一覽表上后告之客人所安排的場(chǎng)地名稱。結(jié)束談話時(shí)感謝客人。

4.如客人要求看菜單，及時(shí)將菜單傳給對(duì)方，并提前確認(rèn)菜單。

5.提前與客人確認(rèn)后做好宴會(huì)任務(wù)通知單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，發(fā)至各有關(guān)部門(mén)。6.如宴會(huì)有變化要及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)，并在預(yù)訂單上注明被通知人的姓名及時(shí)間。7.如客人當(dāng)天提出取消宴會(huì)，要向客人說(shuō)明酒店規(guī)定，按規(guī)定收取損失費(fèi)。8.如遇大型宴會(huì)，要與主辦單位簽訂合同書(shū)并收取定金，以示確認(rèn)。

9.如有重要或大型宴會(huì)時(shí)，預(yù)定人員應(yīng)在活動(dòng)前到現(xiàn)場(chǎng)與主辦單位取得聯(lián)系，并檢查準(zhǔn)備狀況。

10.對(duì)客人的特殊要求或有超過(guò)自己的職權(quán)范圍的要求時(shí)，要及時(shí)請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人。11.活動(dòng)舉辦后，將相關(guān)資料輸入OPERA系統(tǒng)或客史檔案中。

1.積極、熱情、主動(dòng)地接待客人，表現(xiàn)出我們酒店的誠(chéng)意，即使無(wú)法為客人安排，也不要讓客人有冷落感。

*來(lái)客預(yù)定

2.帶領(lǐng)客人看宴會(huì)場(chǎng)地，并給客人合理化建議。3.其它要求同電話電話預(yù)訂。

1.收到客人的預(yù)定傳真及電子郵件，一天之內(nèi)給予客人接到預(yù)定的回復(fù)。

*傳真及電子郵件預(yù)定

2.具體細(xì)節(jié)要同客人聯(lián)系，在宴會(huì)預(yù)訂登記表上做好記錄。3.其它各項(xiàng)要求同電話預(yù)定。1.提前檢查宴會(huì)的準(zhǔn)備情況。

*迎接客人

2.在大堂或宴會(huì)廳明顯位置熱情地迎接客人的到來(lái)。3.主動(dòng)、周到的幫助客人協(xié)調(diào)宴會(huì)或會(huì)議中的各類(lèi)事情。1.每周五做好本周的銷(xiāo)售總結(jié)及下周的銷(xiāo)售計(jì)劃，積極走訪客戶。

*外出銷(xiāo)售

2.事先準(zhǔn)備好飯店資料，在拜訪中恰當(dāng)?shù)幕卮鹂腿说膯?wèn)題。3.在拜訪中對(duì)客人反映的情況認(rèn)真記錄，及時(shí)反饋與答復(fù)。

三、固定工作安排

內(nèi)容工作程序*每日工作

2.檢查當(dāng)日宴會(huì)是否都已確認(rèn)并下發(fā)通知單給各部門(mén)，若有沒(méi)確認(rèn)的宴會(huì)，及時(shí)同客人聯(lián)系，進(jìn)行1.08：30到崗，簽到后搞衛(wèi)生，檢查當(dāng)日菜單是否正確無(wú)誤，并復(fù)印、分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。

確認(rèn)。確認(rèn)完畢后，下發(fā)通知單給各部門(mén)。

3.盡可能地追蹤前一天的宴會(huì)情況，聽(tīng)取客人提出的意見(jiàn)：建立客戶檔案，并反饋給相關(guān)部門(mén)。（大型和重要宴會(huì)要發(fā)感謝信）

4.電話或外出拜訪客戶，外出前要與部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)所拜訪客戶名稱，走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)。5.11：00AM前，打好中午宴會(huì)的指示牌，通知迎賓員領(lǐng)取。

6.瀏覽當(dāng)日宴會(huì)單，看是否有自己所定活動(dòng)或熟悉的客戶，在宴會(huì)前檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備情況，并在二樓餐廳迎接客人。

7.下午16：30之前打好晚上宴會(huì)的指示牌，通知迎賓員領(lǐng)取。

8.當(dāng)日下班前，要確認(rèn)完第二日宴會(huì)情況，并下發(fā)給相關(guān)部門(mén)，遇到大型活動(dòng)、重點(diǎn)宴會(huì)，要提前三天下發(fā)任務(wù)通知單。（如不能屆時(shí)下發(fā)通知單，要先向有關(guān)部門(mén)通報(bào)）。

9.完成當(dāng)日OPERA的輸入、客戶手機(jī)號(hào)碼的輸入、次日菜單的打印和桌簽的制作。次日11：00AM之前的指示牌、菜單及桌簽等的完工情況，要當(dāng)晚聯(lián)系有關(guān)人員予以確認(rèn)。完善客戶檔案和貴賓車(chē)號(hào)的記錄及變更。

10.記錄當(dāng)日宴會(huì)發(fā)生情況，有事及時(shí)向負(fù)責(zé)人匯報(bào)。*每周工作

2.每周五做好下一周重點(diǎn)宴會(huì)統(tǒng)計(jì)，確認(rèn)無(wú)誤后OA至餐飲部及相關(guān)分部。1.每月1日當(dāng)班人員裝訂好上月及宴會(huì)統(tǒng)計(jì)表。

2.每月3日前將客史資料整理好后傳至營(yíng)銷(xiāo)部、前廳部及總經(jīng)辦。

3.每月3日前完成上月宴會(huì)統(tǒng)計(jì)及經(jīng)營(yíng)分析，同時(shí)將工作計(jì)劃及銷(xiāo)售和會(huì)展信息一同上報(bào)總經(jīng)辦。*每月工作

5.每月30日前上交餐飲部本部門(mén)考勤表。

6.每月末最后一個(gè)工作日將下一月宴會(huì)、會(huì)議等預(yù)定進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)至營(yíng)銷(xiāo)部及總經(jīng)辦。7.整理、歸檔一個(gè)月的銷(xiāo)售工作報(bào)告，做下月的工作計(jì)劃。8.分析、整理一個(gè)月信息，將有用的信息列入工作計(jì)劃。

4.每月15日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐飲部、本部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦。1.每周一匯總一周的銷(xiāo)售報(bào)告、信息及下周工作計(jì)劃。

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餐飲部宴會(huì)預(yù)訂工作流程

一、餐飲部宴會(huì)預(yù)訂概況

餐飲部宴會(huì)預(yù)定是酒店對(duì)外開(kāi)發(fā)客源市場(chǎng)、宣傳酒店、營(yíng)銷(xiāo)酒店餐飲產(chǎn)品；對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)宴會(huì)、溝通各餐廳之間預(yù)定的職能部門(mén)。是酒店與外部相互聯(lián)系的樞紐，是酒店內(nèi)部相互合作的橋梁。

二、餐飲部宴會(huì)預(yù)訂工作流程項(xiàng)目*電話預(yù)定工作標(biāo)準(zhǔn)1.當(dāng)電話打來(lái)時(shí)，在鈴響三聲內(nèi)接起，用禮貌用語(yǔ)問(wèn)候?qū)Ψ�，并用中英文�?bào)本部門(mén)名稱（您好!宴會(huì)預(yù)定部，我可以為您提供幫助嗎？GOODMORNING/AFTERNOON/EVENING!CATERINGDEPT,***ISSPEAKING,MAYIHELPYOU?）2.認(rèn)真聽(tīng)清，問(wèn)明客人的要求在宴會(huì)預(yù)定登記表上做好記錄1）主辦單位名稱（指示牌如何寫(xiě)），主人的姓名及身份。2）注明接洽人的姓名（在預(yù)定中至少稱呼客人名字一次）、聯(lián)系電話及傳真號(hào)碼。3）用餐日期及時(shí)間（早午晚）4）用餐人數(shù)，根據(jù)人數(shù)的多少，臺(tái)型及客人的要求來(lái)安排適當(dāng)?shù)膹d堂。5）被邀請(qǐng)客人的國(guó)籍或單位，主賓的姓名及身份。6）類(lèi)別：風(fēng)味菜、粵菜、西餐套餐或自助、和會(huì)議等，確認(rèn)有無(wú)禁忌或特殊要求。7）酒水方面的要求。8）司機(jī)或工作人員人數(shù)及誤餐費(fèi)和工作餐的安排（誤餐費(fèi)金額、工作餐標(biāo)準(zhǔn)及地點(diǎn)）。9）是否需要停車(chē)位，問(wèn)清數(shù)量及要求。10）是否要鮮花。11）需要何種設(shè)備設(shè)施。12）廳堂布置（橫幅、背板及其它）。13）有無(wú)貴賓室及貴賓休息室，餐前有無(wú)會(huì)談及相關(guān)要求。14）預(yù)訂在零點(diǎn)餐廳用餐時(shí)詢問(wèn)安排在吸煙區(qū)或非吸煙區(qū)。15）提供相應(yīng)報(bào)價(jià)并問(wèn)明結(jié)賬方式。16）在集會(huì)預(yù)訂登記表上注明登記日期及登記人。3.重復(fù)客人要求，根據(jù)以上要求給主辦單位安排集會(huì)場(chǎng)所，及時(shí)記錄在宴會(huì)預(yù)訂一覽表上后告之客人所安排的場(chǎng)地名稱。結(jié)束談話時(shí)感謝客人。4.如客人要求看菜單，及時(shí)將菜單傳給對(duì)方，并提前確認(rèn)菜單。5.提前經(jīng)與客人確認(rèn)后做好宴會(huì)任務(wù)通知單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后，發(fā)至各有關(guān)部門(mén)。6.如宴會(huì)有變化要及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)，并在預(yù)訂單上注明被通知人的姓名及時(shí)間。7.如客人當(dāng)天提出取消宴會(huì)，要向客人說(shuō)明飯店規(guī)定，按規(guī)定收取損失費(fèi)。8.如遇大型集會(huì)、婚宴，要與主辦單位簽訂合同書(shū)并收取定金，以示確認(rèn)。9.如有重要宴會(huì)或大型集會(huì)時(shí)，預(yù)定人員應(yīng)在活動(dòng)前到現(xiàn)場(chǎng)與主辦單位取得聯(lián)系，并檢查準(zhǔn)備狀況。10.對(duì)客人的特殊要求或有超過(guò)自己的職權(quán)范圍的要求時(shí)，要及時(shí)請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理。11.活動(dòng)舉辦后，將相關(guān)資料輸入OPERA系統(tǒng)中。1.積極、熱情、主動(dòng)地接待客人，表現(xiàn)出我們飯店的誠(chéng)意，即使無(wú)法為客人安排，也不要讓客人有冷落感。2.帶領(lǐng)客人看宴會(huì)場(chǎng)地，并給客人合理化建議。3.其它要求同電話電話預(yù)訂。*來(lái)客預(yù)定*傳真及電1.收到客人的預(yù)定傳真及電子郵件，一天之內(nèi)給予客人接到預(yù)定的回復(fù)。子郵件預(yù)定2.具體細(xì)節(jié)要同客人聯(lián)系，在集會(huì)預(yù)訂登記表上做好記錄。3.其它各項(xiàng)要求同電話預(yù)定。*迎接客人1.提前檢查宴會(huì)的準(zhǔn)備情況。2.在大堂或宴會(huì)廳明顯位置熱情地迎接客人的到來(lái)。3.主動(dòng)、周到的幫助客人協(xié)調(diào)宴會(huì)或會(huì)議中的各類(lèi)事情。*外出銷(xiāo)售1.每周五做好本周的銷(xiāo)售總結(jié)及下周的銷(xiāo)售計(jì)劃，積極走訪客戶。2.事先準(zhǔn)備好飯店資料，在拜訪中恰當(dāng)?shù)幕卮鹂腿说膯?wèn)題。3.在拜訪中對(duì)客人反映的情況認(rèn)真記錄，及時(shí)反饋與答復(fù)。三、固定工作安排內(nèi)容*每日工作工作程序1.08：30到崗，簽到后搞衛(wèi)生進(jìn)行辦公室消毒、通風(fēng)，檢查當(dāng)日菜單是否正確無(wú)誤，并復(fù)印、分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。2.檢查當(dāng)日宴會(huì)是否都已確認(rèn)并下發(fā)通知單給各部門(mén)，若有沒(méi)確認(rèn)的宴會(huì)，及時(shí)同客人聯(lián)系，進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)完畢后，下發(fā)通知單給各部門(mén)。3.盡可能地追蹤前一天的宴會(huì)情況，聽(tīng)取客人提出的意見(jiàn)：建立客戶檔案，并反饋給相關(guān)部門(mén)。（大型集會(huì)、重要集會(huì)要發(fā)感謝信）4.電話或外出拜訪客戶，外出前要與部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)所拜訪客戶名稱，走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)。5.11：00AM前，打好上午集會(huì)的指示牌，通知宴會(huì)部領(lǐng)取。6.瀏覽當(dāng)日集會(huì)單，看是否有自己所定活動(dòng)或熟悉的客戶，在宴會(huì)前檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備情況，并在一樓大廳或餐廳門(mén)口迎接客人。7.下午16：30之前打好晚上的集會(huì)的指示牌，通知宴會(huì)部領(lǐng)取。8.下午16：30之前將第二日的集會(huì)情況統(tǒng)計(jì)表通過(guò)OA發(fā)送給相關(guān)部室（發(fā)送之前，要經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核）每周五發(fā)送六、日、一，三天的集會(huì)統(tǒng)計(jì)表。將當(dāng)日補(bǔ)充完整的集會(huì)情況統(tǒng)計(jì)表傳真至餐飲部。9.當(dāng)日下班前，要確認(rèn)完第二日宴會(huì)情況，并下發(fā)給相關(guān)部門(mén)，遇到大型活動(dòng)、重點(diǎn)集會(huì)，要提前三天下發(fā)任務(wù)通知單。（如不能屆時(shí)下發(fā)通知單，要先向有關(guān)部門(mén)通報(bào)）。10.完善客戶檔案和貴賓車(chē)號(hào)的記錄及變更。11.每日晚班20:30,節(jié)假日18:00由值班人員通過(guò)短信向經(jīng)理匯報(bào)餐飲部當(dāng)日收入。12.完成當(dāng)日OPERA的輸入、客戶手機(jī)號(hào)碼的輸入、次日菜單的打印和桌簽的制作。由次日11：00AM之前的指示牌、菜單及桌簽等，要當(dāng)晚打印好、復(fù)制、制作好，及時(shí)交給相關(guān)部門(mén)。13.記錄當(dāng)日集會(huì)發(fā)生情況，有事及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)。14.廳堂預(yù)訂表每十天進(jìn)行更改一次，由當(dāng)日值班人員負(fù)責(zé)，每逢10、20、30或31日，要及時(shí)更改集會(huì)預(yù)訂登記表。15.晚班人員下班前要認(rèn)真填寫(xiě)好值班日記，檢查安全，搞好衛(wèi)生，關(guān)好電源，鎖好辦公室門(mén)。注：第11至15項(xiàng)為晚班及節(jié)假日值班人員工作要求。1.2.3.4.每周一匯總一周的銷(xiāo)售報(bào)告及信息。每周四做好下一周重點(diǎn)集會(huì)統(tǒng)計(jì)，確認(rèn)無(wú)誤后OA至餐飲部及相關(guān)部門(mén)。每周五5151開(kāi)店業(yè)務(wù)會(huì)，時(shí)間為早09：00，提前一天與總辦確認(rèn)，并通知客房部。每周五交部門(mén)經(jīng)理一周工作總結(jié)及下周工作計(jì)劃。*每周工作*每月工作1.每月1日當(dāng)班人員裝訂好上月集會(huì)統(tǒng)計(jì)表。2.每月3日前OA客戶手機(jī)號(hào)至餐飲部、公關(guān)部。3.每月3日前完成上月集會(huì)統(tǒng)計(jì)及經(jīng)營(yíng)分析同時(shí)將工作計(jì)劃及銷(xiāo)售和會(huì)展信息一同上交餐飲部及部門(mén)經(jīng)理。4.每月15日及月末最后一天，完成半月要情，交于餐飲部和本部門(mén)經(jīng)理。5.每月20日前上交餐飲部本部門(mén)考勤表。6.每月末最后一個(gè)周四下一月重點(diǎn)集會(huì)統(tǒng)計(jì)，確認(rèn)無(wú)誤后OA至餐飲部及相關(guān)部門(mén)。7.整理、歸檔一個(gè)月的銷(xiāo)售工作報(bào)告，做下月的工作計(jì)劃。8.分析、整理一個(gè)月信息，將有用的信息列入工作計(jì)劃。9.整理客戶檔案。

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