駐外辦事處日常工作及管理

駐外辦事處日常工作及管理

為適應(yīng)公司的發(fā)展需要，加強(qiáng)辦事處的運(yùn)營(yíng)管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應(yīng)遵守本制度。

駐外服務(wù)人員主要負(fù)責(zé)所屬區(qū)域內(nèi)的軟件服務(wù)工作，包括：軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，項(xiàng)目的實(shí)施，客戶服務(wù)費(fèi)用協(xié)助收繳，當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的資料收集工作。一、日常工作：

1、駐外人員工作時(shí)間為9:00-12:00，13:00-18:00，如有請(qǐng)假及時(shí)和總部負(fù)責(zé)人匯報(bào)并說(shuō)明具體事由。

2、本區(qū)域內(nèi)客戶提出的服務(wù)請(qǐng)求必須立即響應(yīng)，如有解決不了的問(wèn)題及時(shí)和總部負(fù)責(zé)人匯報(bào)，跟進(jìn)解決。

3、客戶上門服務(wù)時(shí)須填寫客戶服務(wù)反饋單，每周五以電子版?zhèn)髦凉�司部門負(fù)責(zé)人。4、駐外人員每周五制定下周工作計(jì)劃和本周工作總結(jié)，周計(jì)劃和總結(jié)以電子版?zhèn)髦凉�司部門負(fù)責(zé)人。

5、所屬區(qū)域內(nèi)客戶按月為周期，每月至少拜訪一次。6、駐外人員聯(lián)系方式需要保持暢通，及時(shí)接受公司安排。

二、資料管理：

駐外辦事處在設(shè)立后，駐外人員需要建立完整的文件資料，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類管理，包括現(xiàn)有用戶詳細(xì)資料、市場(chǎng)區(qū)域內(nèi)其他客戶資料、區(qū)域內(nèi)同行業(yè)公司資料、公司產(chǎn)品資料等。

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駐外辦事處日常行政管理及工作制度

為適應(yīng)公司的發(fā)展需要，加強(qiáng)辦事處的運(yùn)營(yíng)管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應(yīng)遵守本制度。

1、考勤管理：駐外辦事處由于遠(yuǎn)離企業(yè)本部，其日�；顒�(dòng)游離于公司視線之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作順利、有序開展的保障。駐外辦事處的考勤一般以企業(yè)的相關(guān)考勤制度為基準(zhǔn)，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營(yíng)銷人員或外務(wù)人員按照月度工作計(jì)劃表進(jìn)行考勤。上班時(shí)間開始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時(shí)間60分鐘后到達(dá)或下班時(shí)間超過(guò)30分鐘前離崗為曠工，并對(duì)遲到、早退或曠工按公司規(guī)定予以處罰。對(duì)于請(qǐng)休假方面，請(qǐng)休假要填寫請(qǐng)假單，履行正常請(qǐng)休假流程，對(duì)于無(wú)故超假、或不及時(shí)銷假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護(hù)制度的權(quán)威性。

2、資料管理：駐外辦事處在設(shè)立后，會(huì)收到企業(yè)本部發(fā)來(lái)的各種各樣的文件和資料，對(duì)于這些資料，作為駐外機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要安排行政人員定期進(jìn)行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類管理，如月度計(jì)劃、月度報(bào)告、相關(guān)報(bào)表、往來(lái)傳真件、總部資料、日常報(bào)表、審批報(bào)表等，便于領(lǐng)導(dǎo)的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機(jī)構(gòu)資料要制定查閱流程，并不得給無(wú)關(guān)人員查看，特別是有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、客戶檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關(guān)內(nèi)容的電腦要設(shè)置屏保密碼和開機(jī)密碼，機(jī)密資料要設(shè)打開權(quán)限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰。此外，駐外機(jī)構(gòu)工作人員，除非工作需要，在工作時(shí)間內(nèi)不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給根據(jù)公司制度給予相應(yīng)的罰款處理。

3、財(cái)產(chǎn)管理：駐外辦事處由于工作需要，須購(gòu)置各種辦公及生活設(shè)備甚至自行采購(gòu)一些商務(wù)禮品，這些物品都屬于企業(yè)財(cái)產(chǎn)，因此，任何員工都要愛護(hù)和珍惜，不得隨意破壞，駐外辦事處設(shè)立后，所有財(cái)產(chǎn)都要填寫《財(cái)產(chǎn)清冊(cè)登記表》，并傳真回公司存檔。各駐外辦事處負(fù)責(zé)人為財(cái)產(chǎn)責(zé)任人，富有對(duì)財(cái)產(chǎn)的保管和監(jiān)護(hù)權(quán)，對(duì)于損壞財(cái)產(chǎn)的行為，要追究財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人也可以相應(yīng)追究下屬當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。對(duì)于駐外機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)的后期維護(hù)費(fèi)用，納入營(yíng)銷管理費(fèi)用。如駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人工作調(diào)動(dòng)，可以將財(cái)產(chǎn)責(zé)任轉(zhuǎn)移給下任或授權(quán)人，公司對(duì)原財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行財(cái)產(chǎn)離任審計(jì)，并要求移交雙方列明財(cái)產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認(rèn)。虛報(bào)財(cái)產(chǎn)、虛報(bào)物品、促銷品、辦公用品價(jià)值者，經(jīng)查處，要處以虛報(bào)數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴(yán)重者予以免職。4、辦公管理：駐外辦事處作為企業(yè)在外設(shè)置的一個(gè)“窗口”，代表著公司的形象和風(fēng)貌。因此，作為駐外辦事處的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外辦事處的辦公場(chǎng)所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟(jì)處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時(shí)間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無(wú)關(guān)的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外辦事處的人員個(gè)人手機(jī)號(hào)碼或駐外辦事處電話號(hào)碼更換時(shí)必須提前向公司本部申請(qǐng)，未獲得批準(zhǔn)而更改電話號(hào)碼導(dǎo)致公司無(wú)法聯(lián)系者，要予以重罰。

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