物控部管理工作流程

物控部管理工作流程

物控部主要擔(dān)任著工程項目安裝、生產(chǎn)性物資材料的采購、流轉(zhuǎn)全過程的管理工作。為進(jìn)一步理順工作關(guān)系，就物資材料管理工作流程作如下說明：一、任務(wù)來源

物控部工作任務(wù)主要來源兩方面：

（一）工程項目。以合同為依據(jù)的所有安裝性物資材料，由工程技術(shù)部各分管專業(yè)人員提供《分項分部工程（產(chǎn)品）材料（齊配設(shè)備）計劃（采購）表》，并有該部門主管的審核簽字。

（二）生產(chǎn)加工產(chǎn)品。以生產(chǎn)大綱為依據(jù)的所有生產(chǎn)性物資材料，由生產(chǎn)部提供《分項分部工程（產(chǎn)品）材料（齊配設(shè)備）計劃（采購）表》，并有該部門主管的審核簽字。二、采購環(huán)節(jié)

（一）物控部接到工程技術(shù)部、生產(chǎn)部計劃采購任務(wù)單后，及時核查庫存物資材料情況并標(biāo)明清楚。若庫存能滿足使用要求，應(yīng)盡早將任務(wù)單返回工程部、生產(chǎn)部填寫出庫單（生產(chǎn)部由徐曉卿同志填寫），交倉管員按時間出庫。對缺損的物資材料標(biāo)明單價、合計、金額，送總經(jīng)理審批后采購。

（二）需采辦的物資材料，在總經(jīng)理審批后，采購員按時間要求辦理。外埠物資材料的采購暫時由梁志成同志兼職采辦；島內(nèi)物資材料的采購由鄭耀光同志采辦，梁志成協(xié)助并督辦。無特殊情況，不得隨意改變或拖延到貨時間，因不可抗拒原因造成延誤供貨時間，要以文字形式說明清楚向總經(jīng)理匯報情況，以便及時調(diào)整工程安裝，生產(chǎn)加工計劃。

（三）物資材料采購過程中，重點把握質(zhì)量關(guān)及供貨周期。外埠物資材料必須有供貨合同書，并嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，按時、按質(zhì)、按量及時供給。島內(nèi)物資材料，也應(yīng)盡量提供合同書，履行合同條款。

三、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也是物資材料管理的主要環(huán)節(jié)。

（一）物資材料的入庫。島內(nèi)、島外的所有物資材料采購回來，必須辦理入庫手續(xù)，由朱喜萍同志填寫�！度霂靻巍罚�入庫前應(yīng)做好必要的驗收工作。對存在質(zhì)量問題或部分有質(zhì)量的物資材料，可暫不辦理入庫，由采購人員同供應(yīng)商溝通，進(jìn)行退貨、換貨處理，待處理完畢再進(jìn)行辦理入庫手續(xù)。物資材料入庫的依據(jù)，島外采購的以合同或訂單內(nèi)容為依據(jù)；島內(nèi)采購的以供應(yīng)商出具的發(fā)票、發(fā)貨清單或送貨清單上的明細(xì)為依據(jù)。

（二）物資材料的出庫。所有物資材料只要進(jìn)入施工現(xiàn)場或生產(chǎn)加工區(qū)，都必須辦理出庫手續(xù)。未辦理出庫的物資材料，嚴(yán)禁私自動用或挪用庫存物資材料，造成帳、卡、物不符現(xiàn)象。出庫單的填寫，工程項目安裝性物資材料由工程技術(shù)部各分管專業(yè)人員填寫清楚，交部門主管簽字，送物控部主管審核簽字后，由領(lǐng)料員交給倉管如實發(fā)貨。生產(chǎn)性用物資材料由徐曉卿同志填寫清楚，交生產(chǎn)部門主管審核簽字，送物控部主管審核簽字后，由領(lǐng)料員交給倉管如實發(fā)貨。倉管員發(fā)貨的依據(jù)為《出庫單》，沒有出庫單的嚴(yán)禁出庫物資材料。

（三）物資材料的存放管理。物資材料的管理范圍：包括倉庫內(nèi)，公司院內(nèi)，加工區(qū)未辦理出庫手續(xù)的以及各項目組現(xiàn)場的物資材料均在管理之到。已辦出庫手續(xù)領(lǐng)用到加工區(qū)的物資材料由徐曉卿同志負(fù)責(zé)管理；出庫到現(xiàn)場的物資材料由現(xiàn)場材料員負(fù)責(zé)管理；倉庫內(nèi)、公司院內(nèi)，加工區(qū)未辦出庫手續(xù)的物資材料全部由張玉蘭同志負(fù)責(zé)管理。

（四）物資材料的進(jìn)銷存臺賬；流水賬；日報表；月盤存表的填報工作。

（1）物資材料的進(jìn)銷存臺賬由朱喜萍同志填寫。以當(dāng)日的出入單為依據(jù)，必須做到日清。

（2）物資材料的流水賬由采購員填寫。當(dāng)日回來的物資材料應(yīng)以合同書、訂單或當(dāng)日采購發(fā)票、發(fā)貨清單、送貨清單為依據(jù)填寫，包材、運(yùn)費(fèi)應(yīng)記入該批物資材料之列；欠款物資材料用“紅色”筆填寫。必須做到日清。

（3）施工現(xiàn)場物資材料流水賬由現(xiàn)場材料員填寫。以當(dāng)日送到現(xiàn)場的物資材料送貨單及現(xiàn)場當(dāng)日實際領(lǐng)料單為依據(jù)如實填寫，必須做到日清。現(xiàn)場材料員的行政管理由該項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)管理由物控部直接指導(dǎo)管理，將不定期到現(xiàn)場抽查物資材料管理情況。（4）物資材料日報表由采購員填寫。應(yīng)將當(dāng)日實際購買的物資材料名稱、規(guī)格、型號、單價、金額、合計等如實填寫報送總經(jīng)理審閱，必須做到日清。

（5）月盤存表由倉管員每月填報一次，時間每月５日前上交核算部，要求實物必須同標(biāo)識卡及《進(jìn)銷存臺賬》一致、盤贏盤虧必須找出原因，報請總經(jīng)理核銷。

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物控部201*-1-

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物控部管理制度

一、組織架構(gòu)：詳見架構(gòu)圖

經(jīng)理（或主管）1、計劃制訂4、付款計劃與協(xié)調(diào)2、計劃實施跟進(jìn)5、采購對賬工作落實3、本部門工作協(xié)調(diào)審計（公司派）1、物料采購計劃審核；2、采購價格、運(yùn)費(fèi)價格審核；3、采購借款審核；4、應(yīng)付賬款審核5、對賬單審核；6、產(chǎn)品成本核算PMC采購倉庫MC：物料計劃制訂及跟進(jìn)：楊紅梅PC：生產(chǎn)計劃制訂及跟進(jìn)：張建軍機(jī)殼：同機(jī)殼廠工作協(xié)調(diào)：張亞紅零星：五金木材雜項采購：張亞坤批量采購：批量下單：張文海電子倉原料倉成品倉電子元器件：朱素麗收、發(fā)、存：伍秋蓮賬、系統(tǒng)：杜素芹成品倉物流：周雙平二、PMC工作（即生產(chǎn)計劃和物料計劃管控）

1、MC（即物料計劃）：依據(jù)技術(shù)部提供的物料清單和配置清單經(jīng)認(rèn)真核對庫存數(shù)之后制訂物料需求計劃，應(yīng)做到，不遺漏，無差錯。2、將正確的物料需求計劃輸入電腦。

3、報部門經(jīng)理、審計、副總、董事長審核批準(zhǔn)后，正式發(fā)經(jīng)理、審計、財務(wù)、副總；

4、將物料需求計劃交經(jīng)理根據(jù)最近一次購入價或最新詢價編制物料資金需求計劃轉(zhuǎn)換成物料采購計劃，（含：對外二次加工計劃費(fèi)用并錄入系統(tǒng)）經(jīng)審計、副總、董事長批準(zhǔn)后發(fā)“采購、倉庫、審計、財務(wù)、副總并留底。

三、采購

1、屬于開發(fā)設(shè)計需要的電器原器件由技術(shù)開發(fā)部負(fù)責(zé)，但必須確實保證品質(zhì)及價格的可靠性，以作為成機(jī)批量生產(chǎn)時制訂采購計劃，核定價格之依據(jù)；

2、零星采購由張亞坤負(fù)責(zé)，機(jī)殼由張亞紅負(fù)責(zé)，電器原器件，包材等批量采購由張文海文或杜娟負(fù)責(zé)；

3、采購依據(jù)：采購計劃4、采購款的處理

①盡可能引用月結(jié)機(jī)制

②201*元以上（含201*元）原則上使用轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支票，特殊情況需報公司副總批準(zhǔn)

③采購款的借支處理程序：原則上采取對應(yīng)單一供應(yīng)商填寫一張借支單→報經(jīng)理審→審計審→副總審→財務(wù)審→出納出款，各審核人并在采購計劃表中作相關(guān)借款記號，以免重復(fù)借支；

5、采購回廠后，負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)維護(hù)的同事應(yīng)依據(jù)采購計劃將實際采購回廠的物料經(jīng)檢驗合格后，其數(shù)據(jù)應(yīng)立即錄入系統(tǒng)，以方便下面幾個程序工作；

6、采購員必須要求供應(yīng)提供送貨單，以便收貨、打單及結(jié)賬、核賬，并正確填寫物料編碼、申購單號及供應(yīng)商名稱。

四、價格管理

實行采前詢價機(jī)制

1、對老供應(yīng)商原則上不要做輕易變動，但對采購批量較大的采購應(yīng)同其適當(dāng)砍價，幅度大的約掌握在5%-10%；2、采取團(tuán)體詢價方式；

3、即技術(shù)同采購人員搭配，由公司領(lǐng)導(dǎo)臨時安排去相關(guān)專業(yè)市場或客戶上門詢價；

3、大宗大額的由董事長決定專人負(fù)責(zé)詢價；4、詢價的結(jié)果記入采購計劃表中；

5、采購員現(xiàn)場采購時，在計劃價基礎(chǔ)上繼續(xù)砍價。

6、價格清單：采購部應(yīng)將物品采購的最低價（或?qū)嶋H采購價）制作一份電子版價格表，供下次采購或核價時參考。

滯后核價監(jiān)督機(jī)制

1、采購員在采購過程中如果發(fā)生價格確實不能低于或可與計劃價格達(dá)到持平的情況下，必須事前向監(jiān)事（即：審計）報告；2、審計接報告后應(yīng)采取一切手段對有爭議的價格進(jìn)行核實，并將意見及時反饋給采購，以避免影響采購效率；

3、如若發(fā)生采購有違規(guī)行為則及時報告公司重處；

五、倉庫管理

1、收貨

①對采購回廠的物料，如：機(jī)殼、包材、電子元器件，屬供應(yīng)商送貨上門的，采購人員負(fù)責(zé)向供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)，供應(yīng)商應(yīng)提供送貨清單或發(fā)票，倉庫應(yīng)立即通知進(jìn)料檢驗員進(jìn)行品檢；合格后方可簽收入庫并立即通知用料單位或人；待采購系統(tǒng)維護(hù)員核對并錄入實際回廠數(shù)據(jù)后，一日內(nèi)倉管應(yīng)立即打印收貨清單一式三聯(lián)（交采購、財務(wù)并留底）當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商與我司產(chǎn)品名稱稱謂不一致時，應(yīng)立即報告公司副總處理；

②對廠內(nèi)生產(chǎn)的成品入庫，經(jīng)質(zhì)檢合格后簽署成品入庫驗收單品管開，一式四份：倉庫、生產(chǎn)、財務(wù)、留底并由倉庫系統(tǒng)維護(hù)員將數(shù)據(jù)立即錄入ERP系統(tǒng)。

③對售后退貨回廠、展會撤展回廠、技術(shù)部送檢回廠的成品機(jī)，成品倉管按以下流程操作：

A：經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人同退貨單位、撤展單位、送檢單位進(jìn)行溝通（如;售后蔡攀佳、展會專員張安梅、技術(shù)部何鍵）→同時告知成品倉管周雙平，做好收貨及到付準(zhǔn)備→當(dāng)物流公司將退貨產(chǎn)品送到公司后，成品倉管周雙平應(yīng)立即通知相關(guān)部門的經(jīng)辦人、品檢，周前森到現(xiàn)場打開包裝，確認(rèn)機(jī)身、質(zhì)量缺陷及配件情況→經(jīng)辦人填寫退貨清單并清晰完整寫明退貨信息、客戶信息、合同號等交成品倉庫→填寫送檢單給品管部檢驗確認(rèn)→檢測結(jié)果出來后，品檢提出解決方案，一式三份交給倉庫、經(jīng)辦部門或人，副總；→副總協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行善后，或重裝，或維修等→品檢→合格入庫→倉管將結(jié)果錄入退貨記錄表中。

B：對展會回廠的退貨：若回廠驗收發(fā)現(xiàn)少配件時，倉管應(yīng)立即報告副總做出處理（或個別不同情況責(zé)令參展人員向倉庫辦理領(lǐng)料單手續(xù)，以確保倉庫數(shù)字的平衡）。

C：送檢產(chǎn)品：出倉、回廠一律按展會程序辦理出庫、退貨和回廠檢測等相關(guān)手續(xù)；

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