商務外事接待常識

商務外事接待常識

一：接待準備

外事接待單位為圓滿完成接待任務，一般需要專門接待小組，全面負責一切接待事宜。接待工作首先應了解來訪者的基本情況，弄清代表團的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內容。如需要根據客人要求預定賓館或返程機票，還應索取來賓護照的復印(傳真)件。掌握了以上情況后，再制定一份周密的(中外文)書面接待活動日程安排(表)，包括迎送、會見、會談、簽字儀式、宴

請、參觀游覽、交通工具、餐寢時間、陪同人員等詳細內容。日程安排應盡量事先征詢來賓意見，還要考慮來賓的風俗習慣和宗教信仰。日程安排印制妥當后，要讓來賓抵達后及時人手一份。

二：迎送

要依據來訪者的身份，確定迎送規(guī)格。根據國際慣例，主要迎送人通常同來賓的身份相當。出面迎送，組織好迎送儀式、場地布置、獻花、照相、拍電視、組織群眾場面等內容，比如飛機(車、船)抵離時間、獻花人員的挑選和鮮花花束(花環(huán))的準備、介紹賓主相見的方式、車輛順序的編排、座次的安排、國旗的懸掛等等，都要逐項落實。

迎賓時，外賓下飛機(車、船)后，禮賓人員應主動將迎賓人員姓名、職務一一介紹給來賓，迎賓人員隨即與來賓握手表示歡迎。如遇外賓主動與我方人員擁抱時，我可做相應表示，不要退卻或勉強擁抱。如需獻花，應安排在迎賓的主要領導人與客人握手之后進行。所獻鮮花忌用菊花、杜鵑花、石竹花或黃色花朵。

乘車時，應先請客人從右側上車，陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上車后，再驅車去賓館。途中，陪同人員應擇機將有利于對外宣傳宜昌的事物，如沿途所見的歡迎標語、人文景觀等向外賓介紹。

重要外賓和大型團體來訪，應安排專人、專車提取行李并及時送到客人房間。外賓抵達住處后，不宜馬上安排活動，應稍事休息，給對方留下更衣時間。

三：會見

凡身份高的人土會見身份低的、或主人會見客人，稱為接見或召見。反之，凡身份低的人士會見身份高的，或是客人會見主人，稱為拜會或拜見。接見和拜會后的回訪稱為回拜。接見一方的安排人，應主動將會見時間、地點、主方出席人、其它具體安排及有關注意事項通知對方。如有合影，還要事先編好合影圖，一般主人居中，按禮賓順序，主人右手為上，主客雙方間隔排列，兩端均由主方人員把邊。

會見前，主人應在門口迎候客人，可以在大樓正門迎候，也可以在會客廳迎候。如果主人不到樓門口迎候，則應由工作人員在大樓門口迎接，引入會客廳。會見結束，主人應送客人至車前或在門口握別，目送客人離去。

領導人之間的會見，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。談話過程中，旁人不要隨意進出。

安排賓主座次時，主賓坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他外賓按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在后排加座。四：會談

會談是指雙方就某些重大的政治、經濟、文化及其它共同關心的問題交換意見。會談內容較為正式，且政治性或專業(yè)性較強。會談首先要組成專門班子，確定主談人。我方主談人的職位要與對方主談人相同或相近。會談人數大體雙方相等。其次是準備會談提綱，如需在會談結束時雙方簽署《會談紀要》或《協議書》，應事先草擬好文本。會談由主談人主持，其他人員未經主談人許可，不得隨便發(fā)表意見。如有不同看法，可寫條子遞給主談人，供主談人參考。如主談人請大家做補充發(fā)言，其他人可按主談人的談話口徑做適當補充，但不能提出與主談人意見相反的看法。

會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主按各人名牌所示相對而坐以正門為準，主人占背面一側，外賓面向正門。主談人座位居中。

五：簽字儀式

參加簽字儀式的，基本上是雙方參加會談的全體人員。雙方為了對簽訂的協議表示重視，往往由更高的領導人出席簽字儀式。

一般在簽字廳設置一張長方桌作為簽字桌，桌面覆蓋深色臺呢，桌后并列置放兩把椅子，供雙方簽字人使用，主左客右。座前擺放各自保存的文本，上端分別放置簽字文具，中間擺一旗架，懸掛簽字雙方的國旗。

雙方參加簽字儀式的人員進入簽字廳，簽字人入座，助簽人分別站在簽字人外側，其他人員分主客各一方按身份順序排立于各自的簽字人座位之后。簽字時，由助簽人協助翻揭文本，指明簽字處，本方保存的文本上簽畢后，由助簽人互相傳遞文本，再在對方保存的文本上簽字，簽妥后由雙方簽字人交換文本，相互握手。有時備有香檳酒，簽字后，共同舉杯慶賀

你還要制定一個接待日程表,要標明每個時段干什么[從早到晚],活動內容,車輛安排,誰負責,越詳細越好,

一、寫計劃緣由、背景、重要性等即工作指導思想二、接待原則

三、接待的步驟及措施(一)、接待步驟1、確定迎候人員2、禮品準備

3、接待方式的確定（二）、接待措施

（三）、突發(fā)事件的處理

回答人的補充201*-11-0801:47

短期外國專家接待計劃表

外國專家接待安排簡介（150字以內）：

一、外國專家情況簡介（如多人，可將下表復制，之后將‘專家情況簡介’按序順延排列）姓名出生日期工作單位護照號碼電話E-mail二、日程

自200*年***月**日--------200*年***月**日日程內容住宿中方陪同性別學位專業(yè)職務傳真三、經費預算

項目住宿計算標準外賓：陪同人員：市內交通費：租車：市外交通費：餐費講課參觀門票合計備注說明：計算方法：

小計（元）交通“住宿”一攔計算按照：**元/天/房×**房×**天=***元“交通”一攔中“租車”計算按照：***元/天×**天=***元“餐費”一攔計算按照：***元/人/天×**人×**天=***元“講課”一攔計算按照：***元/學時×**學時=***元“參觀門票”一攔計算按照：***元/人×**人=***元本接待電話聯系人：接待計劃申報單位：申報日期：

/電話/手機）（姓名

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外事接待禮儀

一、一般常識

1、接待外賓要熱情友好，不卑不亢，謙虛謹慎，落落大方。

2、參加一切外事活動，必須嚴守時間，不要遲到；因故不能出席時，要提前通知主辦單位。

3、服裝要整潔，衣袋里不可放過多的東西。衣扣、褲扣、褲帶要系好。頭發(fā)、胡須、鼻毛、指甲應加以修整。

4、室內活動，要脫帽。有存衣處的地方，應將大衣、帽子、圍巾、雨具等存放起來，不要帶入活動室內。

5、接待外賓前，不要吃帶刺激味的食品，如蔥、蒜等。

6、陪同外賓走路、入座乘車一般應注意讓外賓位于自己的右側，以示尊重。7、走路時要注意自己的身份，主陪人員不要走在后面，非主陪人員也不要搶前。如有女賓應讓女賓先行。乘車、乘電梯時，要讓女賓先上，但下車、下樓時，男士應先下。

8、坐、立姿勢要端正，不要晃腿晃腳，在外賓面前，不要做修指甲、剔牙、摳鼻孔、掏耳朵、搓泥垢、搔癢、脫鞋撩褲腿、挽袖子、伸懶腰等動作。

9、路遇熟識的外賓，一般應主動打招呼，對外賓不要指手劃腳進行議論。見有人失足跌倒等情況，應迅速趨前扶助，切勿在旁譏笑。如碰了外賓或踩了外賓的腳應表示歉意。

10、在公共場所應保持清潔，不要隨地吐痰、擤鼻涕；吐痰、擤鼻涕時，應該用手帕掩住口鼻，用過手帕不要打開來看。打噴嚏、呵欠時應用手帕掩口鼻面向一旁，避免影響身旁的外賓。

11、在外賓面前不要爭吵或爭論。在賓館內不要大聲交談、呼喊或者慌張奔跑。夜晚走路腳要放輕，開關門不要用力過重。

12、如遇意外情況，不可驚慌呼喊，應保持鎮(zhèn)靜，服從統一指揮。13、不要私自與外賓收授禮品，更不要暗示外賓送禮。

14、與外賓合影時，應事先做好準備和組織工作，不要讓客人站等時間太長。一般要注意排好秩序，不要搶鏡頭。

二、陪同

1、陪同人員必須做好充分準備工作，要熟悉本部門情況和有關方針政策，熟悉省、市概況，熟悉參觀單位的主要情況和特點。

2、陪同人員應自始至終注意了解外賓的思想狀況，把接待工作的全過程作為調查研究的過程，通過外賓的談話、提問、要求、情緒等，掌握外賓的思想脈搏，同時，也可以有目的地向外賓提一些問題，了解對方情況，有針對性地多做工作和積累資料。3、外賓到參觀單位后，接待工作以參觀單位為主，陪同人員應注意掌握情況，配合參觀單位做好工作。對于參觀單位在對外宣傳中的不足之處或不妥之處，可視情況在當時或事后相機補充或糾正。4、地方陪同人員應同全程陪同密切配合，及時交流情況，研究問題，及時發(fā)現和解決工作中存在的問題

三、翻譯

1、為保證外事活動順利進行，各單位應選派稱職翻譯人員。

2、翻譯在工作中要忠實原意、原文、不得任意增減或更改，話談內容沒有聽懂時，一定要問清楚后再譯。如發(fā)現我方人員講話內容有明顯錯誤或不妥可提醒主談人更正或補充。如情況不許可，可不按愿意翻譯，但事后應立即報告。

3、口譯聲音要適度，以在座人員都能聽清為宜，不要過高或過低。在人數較多的社交場所進行一般性交談時，要適當壓低聲音，不要干擾他人交談。

4、在外事活動中，翻譯人員要跟隨接待單位主要接待人員一起活動，及時翻譯，不能獨自活動，更不要喧賓奪主

四、迎送與會見

1、正部級或相當于正部級和重要的經濟團組來訪，接待部門應有一位領導人迎送；副部級或相當于副部級和其他重要團組來訪接待部門應有一位領導人或處級干部迎送；一般團組來訪接待部門應有一位處級干部或工作人員迎送。

2、接待重要外賓應組織迎賓客人員提前20分鐘到達機場或車站預定地點（如有省級領導人出面應備休息室）。待客人下飛機或火車時，及時組織迎賓人員前往迎賓，握手問候并介紹認識，盡快引導賓主按預先安排乘車，同時向客人或全陪索要行李卡，當面點清交行李員領取行李，如安排獻花，應組織兒童在主迎人同主賓握手后及時獻上。如安排主人陪車，應有意識地讓主賓坐在陪車人右手一側，翻譯坐在前排。3、會見。會見人、時間、地點確定后，盡早通知雙方參加會見人員、有關工作人員和記者。會見廳應提前做好準備，必要時工作人應提前檢查落實。我方參加會見的人員應提前一定時間抵達會見廳。陪同人員應陪同客人準時到達會見地點。

會見時，我方參加會見的領導人按身份高低順序在會見廳內迎接客人，一一握手問候，如系初次見面，地方主陪或禮賓人員應將我方參加會見的領導人一一介紹給客人。遇有客人較多，坐定后可再次介紹給全體客人，必要時也請客人作一一介紹。賓主握手后，及時引導雙方人員按禮賓順序就坐。主翻通常坐主要會見人背后。會見前后安排合影，禮賓工作人員應盡快引導雙方參加會見的人員按禮賓順序和要求站好，以便合影。會見結束后，我方會見人應將客人送到會見廳門口，一一握手告別。如會見后緊接宴會，賓主雙方同步進入宴會廳。

五、見面、談話

1、與外賓見面時，通常應先將我方人員介紹給外賓；會見的座位，一般是外賓坐右邊，我方人員坐左邊。

2、如事先不知女賓是否已婚，可稱其為女士，年輕的可稱小姐，不冒稱夫人或太太。

3、見面介紹時，婦女通常不起立，僅點頭致意即可。當女主人介紹時，必須起立。4、談話前應先了解對方情況，并對談話內容做必要的準備。

5、談話要自然大方，熱情誠懇，注意不要自吹自擂、強加于人。謙虛要適當，稱贊對方不宜過分。

6、注意內外有別，嚴守國家機密。自己不清楚的事，或與自己身份不相稱的事不要隨意表態(tài)。外賓提出的各種要求如無確實把握，不要允諾，但要及時研究，向上級反映；已經答應的事情應設法兌現。

7、談話內容應根據接待工作的需要確定，一般說，要談彼此都有舉的事情，不談雙方不愉快的事情（對外談判和交步在此例）。

8、不要隨便打聽外賓的私事，特別是年齡、收入、衣飾質量和價格，婚姻情況等，對服裝奇異、相貌特殊的外賓不可指點議論不要以某人的生理特點為話題，更不要給外賓起綽號。

9、談話不要總是自己講，或只是我方人員相互交談，要給外賓充分說話的機會。外賓說話時，不要輕易打斷，但我也應相機主動談話，不可只是外賓講，而我一聲不吭。

10、外賓談話時要注意傾聽，不可閉目養(yǎng)神或作看表等動作。

11、同外賓交談時，如果沒有聽清楚，可以再一遍。如發(fā)覺外賓對我方談話有未領會的神情，應通過譯員解釋清楚。

12、外賓之間交談時，不要隨意插話或趨前旁聽，如必須和外賓說話，應打招呼。13、吸煙要克制，在規(guī)定不準吸煙的公共場所，不要吸煙，在女賓旁吸煙要先征得同意，向外賓敬煙時，應拿煙盒，讓外賓自取，不能捏著香煙過濾咀遞給外賓，更不要亂扔。

14、對外賓的反常言行，要做具體分析區(qū)別對待。如系我方問題，應向對方表示歉意，并及時糾正；如系對方誤解，我應加以說明；如屬政治觀點分歧，則應多做工作，求同存異；如對方蓄意挑釁，應據理駁斥，嚴正表明立場，但不予糾纏，事后要立即上報。

六、宴請

1、各單位安排人員參加宴請活動時，應從對外工作需要出發(fā)，切勿為照顧內部關系而派無關人員參加；參加活動人員不得將司機、子女、朋友、同事、同學等未被邀請人員帶入宴請活動場所；身體不好或者有病的同志不要出席。

2、服裝應整潔大方。男同志最好著西服，著西服時須系領帶，夏季可穿硬領短袖襯衫系領帶或質地較好的短袖敞領衫；女同志應按季節(jié)與活動性質的不同，可穿西裝、民族服裝、中式上衣配長裙或長褲、旗袍或連衣裙等，夏季也可穿長、短袖衫配裙子（長裙或過膝裙）或長褲。

參加正式外事活動，不能穿茄克衫、牛仔褲、超短裙、旅游鞋、布鞋、長筒靴。3、見面時，應握手問好。如系節(jié)日宴請，要致節(jié)日祝賀。離開時，要握手告別并致謝，不要人多排長隊而不辭而別。握手時不要戴手套，不要側目他視；握手后，不要當對方的面擦手。

4、儀表要端莊，舉止要文明，姿勢要端正。站時不要東倚蹺靠；坐時不要蹺二郎腿、晃腿；交談時不能用手或刀叉匙筷子指著對方。5、進餐時要細嚼慢咽；喝湯時不要呼嚕出聲；飲酒量不得超過本人酒量三分之一。可以敬酒，但不要勸酒，絕對禁止酗酒。

6、參加自助餐招待會，應在正式開始后方能取食物。取食時文明、謙讓，不能爭先恐后，搶吃搶喝，不要將湯水、渣沫濺到他人身上。每次取食不要太多、如不夠吃，可取第二次。

7、參加招待會、酒會時，要多同外國人接觸，不要僅限于和中國人在一起交談，更不能幾個人將餐桌團團圍住，一味吃喝、抽煙、貽笑于外人。

8、在活動過程中，對招待食品的數量和質量不要議論或流露不滿；離開時，嚴禁帶走香煙等剩余物品。

9、參加活動前，嚴禁吃蔥、蒜等濃烈氣味的食物。10、尊重有關國家的宗教、風俗習慣。

11、嚴禁隨地吐痰、拋煙蒂及火柴梗、扣煙灰、扔牙簽�？人�、打噴嚏時，要用手帕把嘴捂住，剔牙時要注意捂嘴。要注意外事宴請活動場所能否吸煙，如未放煙灰缸，表示不能吸煙。

12、請?zhí)�要妥善保管，不得丟失和轉讓。

13、如遇重要或異常情況，應向組織匯報，并告我方主管部門。附：

宴會座次安排參考圖

七、參觀

1、外賓的活動日程，慶根據接待方針、外賓的特點和要求，有針對性地安排�；顒尤粘谭桨笐�先同全程陪同的同志交換意見，然后再同外賓商談。對外賓提出的合理要求，只要條件允許，應盡可能予以滿足，如不能滿足，應向外賓做好解釋。2、日程確定后，應通知參觀單位和有關部門，加以落實。如無特殊情況不要隨意改變。接待單位應尊重參觀單位的意見，如日程必須變動時，應及時通知有關單位。3、參觀單位的宣傳工作，要有針對性，要講究方式和效果。介紹情況和回答問題，要謙虛謹慎，留有余地，口徑一致，內外有別，注意保密，不說假話，不講過頭話。

4、接待工作人員應將了解到的外賓情況、特點、要求和需要注意的問題及時通知參觀單位，以便有針對性地進行工作。

5、游覽市容和游覽路線應事先確定，必要時事先檢查。在游覽過程中，可結合沿途情況，介紹城市歷史、經濟建設成就，或根據外賓提出的問題相機進行宣傳。6、外賓在參觀訪問中，要求拍攝電影或錄音時，凡我主動安排的參觀項目，原則上應予同意。不準拍照的地方或因特殊情況不宜拍電影或錄音時，應設不準拍照的標志或事先向外賓說明，以免引起誤會。

7、接待外賓要注意保密，介紹情況要在接待人員中統一口徑。應保密的內容不要對外賓介紹。對外賓、專家或實習生等向我提出索要保密技術資料或產品樣品時，要請示主管部門處理，不要隨意許諾。

8、參觀單位不要自行懸掛對外表態(tài)的標語口號、外國國旗及領導人像。接待環(huán)境要按外事部門統一要求安排，沒有要求的，就不要做特殊布。

9、外賓人數多時，可分組參觀，便于解說介紹，必要時可在幾個參觀單位之間，或一個單位的幾個參觀項目之間交叉參觀，避免擁護。參觀進程中，陪同和解說人員要同翻譯密切配合，分別照顧外賓。

10、參觀單位最好能備有中外文介紹材料供外賓索取。需要廣為介紹和推銷的產品，應有圖文并茂的介紹資料，任外賓自取。這樣可以縮短一般口頭介紹時間，給客人更多了解情況的機會。

八、會談、簽字儀式

1、會談（談判）。會談系接待中的主要活動內容，應提前做好充分準備，組織好參談人員，明確主談人，備齊會談資料、文具、布會談場地。

會談人員、時間、地點確定后，盡早通知雙方有關人員，工作人員提前到場檢查落實準備情況。我方參談人員應提前一定時間抵達會談場地等候客人，待客人到達后，一一握手問候，工作人員引導雙方參談人就坐，雙方介紹參談人后，即開始會談。會談通常采用長方桌或橢圓桌形式，賓主相對而坐。以正門為準，我方（主方）背門而坐，客方面對正門就坐，雙方主談人居中，翻譯坐主談人右側，雙方其他參談人員，按禮賓順序在各自談人左右兩側就坐。

會談結束后，主方參談人員應將客人送至會談廳門口握手告別。

2、簽字儀式。簽字儀式是雙方或多方會談，談判結果的體現，是對外交往中的一項正式活動，要求組織嚴謹，按一定規(guī)程實施。簽字儀式首先應做好簽字文本的準備，明確簽字人、助簽人和參加簽字儀式的人員。其次是準備簽字文具，布簽字會場。提前通知雙方有關人員，簽字儀式的時間和地點。

簽字廳一般掛橫幅，設長方桌，桌上擺簽字文本、簽字筆、吸水紙，如掛國旗，以面對會場為準，右側為客方國旗，左側掛我國國旗。參加儀式的人員，以雙方身份高者居中，面對會場，右側為客方人員，我方人員在左側，站于簽字桌背后。雙方人員到齊后，雙方簽字人面對本國國旗就坐，雙方助簽人站于各自簽字人一側。由主持人宣布簽字儀式開始，雙方助簽人負責翻開簽字文本，指明簽字處，簽字人持筆簽字，由雙方助簽人互相傳遞文本，再由簽字人在對方文本上簽字，然后合上文本，雙方簽字人起立，互相握手，交換文本。參加儀式的其他人員同時鼓掌表示祝賀。如安排以紅酒舉杯祝賀，服務人員應在簽字時，先將酒杯送給參加儀式的人員，待簽字完畢交換文本后，及時將酒杯送給雙方簽字人。同時舉杯祝賀。宣布簽字儀式結束，將客人送至簽字廳門口握手告別。

九、乘車

1、外賓乘坐的車輛、應根據接待計劃規(guī)定予以安排。

2、參加接待外賓至如歸的車輛，應事先進行安全檢查試車，有重要外賓或因人數多組成車隊時，要事先察看路線，并要有前導車和備用車。

3、我方陪同人員和外賓同車時，盡量把外賓讓在自己的右側，除外賓自己要求外，一般不宜讓外賓坐在司機的并排。

4、大型車隊行動時，團長車上的人員上齊后，前導車即可始緩行，以免主車等候過久。行車時注意掌握速度，以防止后面的車輛掉隊。如外賓坐錯了車，可于下次再行調整，當場不必心于糾正。前導車與主賓車應保持一定的距離。

5、接待單位的工作人員應在主人和外賓全部上車后，再行上車，注意不要漏掉主人和客人。如我方人員因故未能趕上車，不要在車隊后面呼喊追趕，可另安排車輛趕上。

6、參加接待外賓的車輛要在各項活動開始前十分鐘到達指定地點，并要按順序排好。

7、外賓準備乘車時，司機應將右側車門打開，并用手示意，防止客人頭部碰撞車篷。待外賓坐好后再關車門，應注意防止夾了客人的手足。

8、餐后有駕駛任務的司機，禁止喝酒。行車期間不得吸煙或與他人交談。

十、總結和簡報

接待任務結束后，應及時總結、檢查任務完成情況，總結經驗教訓，處理有關善后問題。接待外國重要團組和有實質性交往內容的團組后還應及時寫出接待工作簡報。簡報主要反映外賓活動情況，交往內容，接待工作中的收獲和存在的問題等，上報有關領導，通報給有關部門和單位，并及時追蹤落實交往成果。

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