一小時(shí)學(xué)會PPT——如何巧用圖表來表達(dá)您的成功思想

一小時(shí)學(xué)會PPT

如何巧用圖表來表達(dá)您的成功思想

華恒智信顧問：任藝

隨著商務(wù)交往越來越多，企業(yè)之間商務(wù)合作、下級向上級匯報(bào)工作都少不了使用PPT，如何能用最短的時(shí)間掌握PPT的商務(wù)表達(dá)技巧，成為很多成功人士渴望學(xué)習(xí)的必修之課。圍繞這個(gè)問題，筆者經(jīng)過總結(jié)和回顧，分享一些方法給大家，希望能夠?qū)ψx者有幫助。

首先，我們要明確一個(gè)好的PPT有什么特點(diǎn)，這樣才能更好地學(xué)習(xí)。我們認(rèn)為一個(gè)好的商務(wù)PPT有以下三個(gè)特征：一、好的PPT能夠準(zhǔn)確表達(dá)撰寫者的核心思想；二、一個(gè)好的PPT能夠?qū)⑺�有題目連起來形成一篇精彩的文章；三、好的PPT干凈利落，沒有廢話。所謂好的PPT有一個(gè)核心思想指的是PPT準(zhǔn)確反映了撰寫者的心聲，通過明確的數(shù)據(jù)和相關(guān)的論證，表達(dá)有深度的思想，讓閱讀者一看，“啊，想的真深刻啊！”。其次，好的PPT能能夠?qū)㈩}目連貫起來，也就是將每頁P(yáng)PT題目連起來念一遍，能否感到是一篇層次遞進(jìn)、邏輯清晰的好文章，清晰的表達(dá)了撰寫者的觀點(diǎn)。最后PPT要“干凈利落”，表達(dá)內(nèi)容絕無廢話，讓人讀起來，痛快淋漓，觀點(diǎn)清晰，論證嚴(yán)密。當(dāng)然這些心得讓您先樹立起好的PPT的標(biāo)桿樣子，這樣圍繞這個(gè)PPT的目標(biāo)，結(jié)合自身的長項(xiàng)與短板才能更快地提高。

其次，如何做才能將您的PPT快速提升呢，華恒智信顧問公司經(jīng)常為客戶提供專業(yè)的商務(wù)報(bào)告，總結(jié)出三點(diǎn)：

第一：報(bào)告準(zhǔn)確表達(dá)你的觀點(diǎn)，只為你的目標(biāo)客戶服務(wù)。

一定要避免APK綜合癥。其典型癥狀就是報(bào)告者更關(guān)心的是他把什么東西放到了圖表中，而不是聽眾可以從中獲取什么。使用圖表做報(bào)告，很多人都會犯一個(gè)通病，那就是我要把盡量多的信息都放到圖表中，圖表看似信息很多，但是卻因?yàn)槭褂昧艘幌盗懈�本無關(guān)和難以理解的圖表信息，反而使得圖表的價(jià)值大大降低。為了做好報(bào)告，我們前期的準(zhǔn)備工作肯定是會采集大量的原始數(shù)據(jù)和信息，但是這些沒有經(jīng)過加工的原始信息是雜亂無章的，是沒有多大意義和價(jià)值的。我們產(chǎn)生價(jià)值的地方，就是通過自己的思考，把這些雜亂無章的信息進(jìn)行整合，提煉出有價(jià)值的東西，這才會是對方感興趣的東西。做報(bào)告，一定不是一味的“給予”，做報(bào)告是要給聽眾傳達(dá)信息，只有你傳達(dá)的是他想要獲取的信息和他最關(guān)心的信息時(shí)，才會起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚對方想要聽的是什么。

第二，多用各種圖形、圖表來表達(dá)和印證你所要表達(dá)的觀點(diǎn)。

選擇圖表的邏輯順序是：在弄清楚聽眾感興趣的東西之后，首先要做的就是結(jié)合其關(guān)注點(diǎn)，決定自己想要表達(dá)的信息。然后根據(jù)信息來確定相對關(guān)系，進(jìn)而確定恰當(dāng)?shù)膱D表形式。（一）圖表的五種基本形式：餅狀圖、條形圖、柱形圖、折線圖和散點(diǎn)圖。（二）其中根據(jù)數(shù)據(jù)分析出的相對關(guān)系，最常見的類型一共有五種：

1.成分相對關(guān)系：顯示各部分占整體的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：份額、百分比、預(yù)計(jì)將要達(dá)到的百分之多少。例如：201*年A公司的市場份額占到整個(gè)行業(yè)中的40%，主要采取的圖表表達(dá)形式是餅狀圖。

2.項(xiàng)目相對關(guān)系：顯示各項(xiàng)目的排列順序，我們想要比較事物的排列方法是差不多，還是一個(gè)比另一個(gè)多。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：大于、小于或者大致相當(dāng)。例如：4月份A產(chǎn)品的銷售額相當(dāng)于B、C兩個(gè)產(chǎn)品的銷售總和；在各項(xiàng)指標(biāo)中，顧客滿意度排名第二。主要采取的圖表表達(dá)形式是條形圖。

3.時(shí)間序列相對關(guān)系：這是一種最為常見的相對關(guān)系，展示隨時(shí)間推移所產(chǎn)生的變化。即所占的比例或者額度隨著每年、每月、每天的變化趨勢是怎樣的。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：變化、增長、下降、上下波動等。例如：投資回報(bào)在過去的5年里急劇下跌；員工滿意度從201*年以來逐年提升。主要采取的圖表表達(dá)形式是柱狀圖和折線圖，更多時(shí)候是兩者的相互結(jié)合。

4.頻率分布相對關(guān)系：展示各有多少項(xiàng)歸入一組數(shù)值范圍之內(nèi)，即各數(shù)值范圍內(nèi)包含了多少個(gè)項(xiàng)目。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：從X到Y(jié),集中、頻率與分布等。例如：某公司月收入從3000元到5000元有多少人。主要采取的圖表表達(dá)形式是柱狀圖和折線圖。

5.相關(guān)性相對關(guān)系：展示兩個(gè)變量的關(guān)系是否符合預(yù)期的模式。其所要表達(dá)的關(guān)鍵詞是：隨而增長，隨而下降，與有（無）關(guān)等。例如：訂單的大小與客戶的收入成正比；員工滿意度高與業(yè)績沒有直接關(guān)系。主要采取的圖表表達(dá)形式是條形圖和散點(diǎn)圖。

第三：必要的文字說明、簡單的箭頭和框圖來傳遞你所表達(dá)思想的邏輯關(guān)系。1.運(yùn)用箭頭、直線、陰影或者各種顏色等圖解強(qiáng)調(diào)特殊情況。例如：在大量的數(shù)據(jù)中，有一兩個(gè)數(shù)據(jù)是我們要特別強(qiáng)調(diào)的，可以采用變換不同的顏色或加深字體、變大字號。也可以利用箭頭來表示數(shù)據(jù)的增加趨勢等。

2.運(yùn)用“視覺性比喻”形象表現(xiàn)想要闡明的信息。視覺性比喻包括日常能夠看到的事物，比如用兩只緊握的雙手表示合作與共贏，用迷宮表示不知道路在何方等。這些形象的表達(dá)都可以增強(qiáng)想要表達(dá)含義的形象性，從而加深聽報(bào)告者的印象。

3.重要圖表下要配以文字說明。圖表要簡要直觀，但對于重要圖表下的文字可以詳細(xì)一些。因?yàn)槁牨娍赡茉诼爤?bào)告的時(shí)候沒能來得及看你的文字說明，但事后可能會再仔細(xì)去看，如果圖表下有比較詳細(xì)的備注的話，會有利于他理解圖表并看懂報(bào)告。

4.制作多重圖表來演示用一個(gè)圖表不能表達(dá)的復(fù)雜信息，不要企圖用一張幻燈片或者圖表表達(dá)出你所有的觀點(diǎn)。而且“用1張幻燈片中陳述5個(gè)觀點(diǎn)與在5張幻燈片中陳述1個(gè)觀點(diǎn)所花的時(shí)間相同。”將信息細(xì)分還會有利于讀者或聽眾吸收，并使其將注意力集中在一個(gè)觀點(diǎn)上，增加易讀性。

總之，善于思考和總結(jié)、有思想和善于表達(dá)的人才能把PPT學(xué)會學(xué)好，借用專業(yè)的顧問公司，華恒智信曾經(jīng)有這樣一個(gè)觀點(diǎn)分享給大家：沒有思想的PPT是廢紙一張，你的PPT中你要明白什么時(shí)候是在打太極，什么時(shí)候是一招制敵。漂亮的PPT本質(zhì)上是打太極，真正要表達(dá)和印證的還是你的核心思想。

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怎樣制作ppt

ppt基礎(chǔ)知識及使用技巧

PowerPoint軟件是教師制作課件的主要工具之一。下面介紹了ppt的一些基礎(chǔ)知識及使用技巧，僅供初學(xué)課件制作者參考。一、PPT的啟動和退出1、打開方法：

方法一：單擊桌面“開始”按鈕，選擇“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficePowerPoint201*”。這是一種標(biāo)準(zhǔn)的啟動方法。

方法二：雙擊桌面快捷方式圖標(biāo)“MicrosoftOfficePowerPoint....”。這是一種快速的啟動方法。2、退出方法：

方法一：單擊窗口右上角的“×”。方法二：關(guān)閉所有演示文稿并退出PPT單擊菜單“文件”→“退出”。二、幻燈片版式的選擇

在右側(cè)幻燈片版式中選擇并單擊需要的版式。教師在實(shí)際的課件制作過程中，希望能夠自己設(shè)計(jì)模板，這時(shí)可采用“內(nèi)容版式”中的“空白”版式，進(jìn)行自由的創(chuàng)作。三、有關(guān)幻燈片的各種操作

應(yīng)用PPT進(jìn)行設(shè)計(jì)的簡單過程是：首先按照順序創(chuàng)建若干張幻燈片，然后在這些幻燈片上插入需要的對象，最后按照幻燈片順序從頭到尾進(jìn)行播放（可以為對象創(chuàng)建超級鏈接來改變幻燈片的播放順序）。

幻燈片在PPT設(shè)計(jì)中處于核心地位，有關(guān)幻燈片的操作包括幻燈片的選擇、插入、刪除、移動和復(fù)制，這些操作既可以在“普通視圖”下進(jìn)行，也可以在“幻燈片瀏覽視圖”下進(jìn)行。下面以“普通視圖”為例，介紹有關(guān)幻燈片的各種操作。在“普通視圖”下，PPT主窗口的左側(cè)是“大綱編輯窗口”，其中包括“大綱”和“幻燈片”兩個(gè)標(biāo)簽，點(diǎn)擊“幻燈片”標(biāo)簽，這時(shí)將顯示當(dāng)前演示文稿內(nèi)所有幻燈片的縮略圖，每張幻燈片前的序號表示它在播放時(shí)所處的順序，通過拖動滾動條可顯示其余幻燈片，有關(guān)幻燈片的操作在該區(qū)域進(jìn)行。

1、幻燈片的選擇

有許多操作的前提都要求先選擇幻燈片，對幻燈片的選擇包括單選（選擇一張幻燈片）和多選（同時(shí)選擇多張幻燈片），其中多選又包括連續(xù)多選（相鄰的多張幻燈片）和非連續(xù)多選（不相鄰的多張幻燈片），操作方法如下：

（1）單選：單擊需要選定的幻燈片縮略圖（如上圖：左側(cè)黃色方框里的幻燈片尾縮略圖），縮略圖出現(xiàn)藍(lán)色框線，該幻燈片被稱作“當(dāng)前幻燈片”。（2）連續(xù)多選：先單擊相鄰多張幻燈片的第一張，然后按住Shift鍵，單擊最后一張。

（3）非連續(xù)多選：先單擊某張幻燈片，然后按住Ctrl鍵，單擊需要選擇的幻燈片。

2、幻燈片的插入

在設(shè)計(jì)過程中感到幻燈片不夠用時(shí)，就需要插入幻燈片。插入幻燈片有四種方法，分別是：

方法一：先選擇某張幻燈片，然后單擊菜單“插入”→“新幻燈片”，當(dāng)前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法二：先選擇某張幻燈片，然后單擊格式工具欄的“新幻燈片”按鈕，當(dāng)前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法三：右擊某張幻燈片，然后選擇彈出菜單中的“新幻燈片”項(xiàng)，該張幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法四：先選擇某張幻燈片，然后按“回車”鍵，當(dāng)前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。3幻燈片的刪除

若某張（些）幻燈片不再有用，就需要?jiǎng)h除幻燈片。刪除幻燈片有三種方法，分別是：

方法一：選擇欲刪除幻燈片（可以多選），然后按鍵盤上的“Delete”鍵，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。

方法二：選擇欲刪除幻燈片（可以多選），然后選擇菜單“編輯”→“剪切”，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。

方法三：右擊欲刪除幻燈片（可以多選），然后選擇彈出菜單中的“刪除幻燈片”項(xiàng)，被選幻燈片被刪除，其余幻燈片將順序上移。4、幻燈片的移動

有時(shí)幻燈片的播放順序不合要求，就需要移動幻燈片的位置，調(diào)整幻燈片的順序。移動幻燈片有兩種方法，分別是：

（1）拖動的方法：選擇欲移動的幻燈片，用鼠標(biāo)左鍵將它拖動到新的位置，在拖動過程中，有一條黑色橫線隨之移動，黑色橫線的位置決定了幻燈片移動到的位置，當(dāng)松開左鍵時(shí)，幻燈片就被移動到了黑色橫線所在的位置。

（2）剪切的方法：選擇欲移動的幻燈片，然后選擇菜單“編輯”→“剪切”，被選幻燈片消失，單擊想要移動到的新位置，會有一條黑色橫線閃動指示該位置，然后選擇菜單“編輯”→“粘貼”，幻燈片就移動到了該位置。5幻燈片的復(fù)制

當(dāng)需要大量相同幻燈片時(shí)，可以復(fù)制幻燈片。復(fù)制幻燈片的方法是：1）選擇需要復(fù)制的幻燈片。

2）右擊選中的幻燈片，在彈出菜單中選擇“復(fù)制”項(xiàng)。3）右擊復(fù)制的目標(biāo)位置，在彈出菜單中選擇“粘貼”項(xiàng)。

事實(shí)上，有關(guān)幻燈片的操作在“幻燈片瀏覽視圖”下進(jìn)行將更加方便和直觀，大家可以自己嘗試。

PPT主窗口左下角有三個(gè)視圖按鈕，分別為“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”和“幻燈片放映”，點(diǎn)擊它們可以在不同視圖之間切換。

6、改變幻燈片的背景

幻燈片的背景指的是幻燈片的底色，PPT默認(rèn)的幻燈片背景為白色。為了提高演示文稿的可視性，我們往往要改變幻燈片的背景，PPT提供了多種方法允許用戶自行設(shè)計(jì)豐富多彩的背景。背景的種類包括單色、漸變、紋理、圖案、圖片和設(shè)計(jì)模板，下面分別介紹它們的實(shí)現(xiàn)方法。（1）“背景”對話框

通過“背景”對話框，可以設(shè)置幻燈片的各種背景。調(diào)出背景對話框有兩種方法：方法一：選擇菜單“格式”→“背景”，彈出“背景”對話框。方法二：右擊幻燈片空白區(qū)，彈出“背景”對話框。

在“背景”對話框中，左半部“背景填充”顯示了當(dāng)前背景，左下部下拉按鈕可以選擇“其他顏色”或“填充效果”，右半部“應(yīng)用”按鈕指將背景應(yīng)用到當(dāng)前幻燈片，“全部應(yīng)用”按鈕指將背景應(yīng)用到所有幻燈片。當(dāng)點(diǎn)擊“全部應(yīng)用”后，新建的幻燈片自動應(yīng)用該背景。（2）單色背景的設(shè)置

單色背景指背景使用單一的顏色，也稱純色，默認(rèn)的白色背景就是一種單色背景。在“背景”對話框中，單擊背景填充下拉鍵頭，選擇“其他顏色”，彈出“顏色”對話框，該對話框有兩個(gè)標(biāo)簽：“標(biāo)準(zhǔn)”和“自定義”。

標(biāo)準(zhǔn)：提供了256種標(biāo)準(zhǔn)色和16種由白到黑的灰度色，單擊想要的的顏色，確定。

自定義：可通過兩種方式選擇顏色：

1）單擊中部的調(diào)色盤選擇一種基本色，通過上下拖動右邊滑塊調(diào)整亮度，確定。

2）直接在下方輸入紅綠藍(lán)的顏色值指定顏色。（3）漸變背景的設(shè)置

漸變指的是由一種顏色逐漸過渡到另一種顏色，漸變色會給人一種眩目的感覺。在“背景”對話框中，單擊背景填充下拉鍵頭，選擇“填充效果”，彈出“填充效果”對話框，該對話框有四個(gè)標(biāo)簽：“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”，選擇“漸變”標(biāo)簽。

在“漸變標(biāo)簽”的下部是“底紋樣式”和“變形”，“底紋樣式”決定了漸變的方向，共6類；“變形”決定了漸變顏色所處的位置，共4類，兩者配合，可產(chǎn)生24種漸變效果。

在“漸變標(biāo)簽”的上部是“顏色”，包括“單色”、“雙色”和“預(yù)設(shè)”，它們決定了參與漸變的兩種顏色分別是什么。

①單色：指某種顏色到黑色或白色的漸變，顏色1可為任意顏色（單擊下拉箭頭選擇顏色），顏色1下方的滑塊決定了另一種顏色是黑色還是白色，“深”指黑色，“淺”指白色，拖動滑塊調(diào)整黑白。

②雙色：通過選擇顏色1和顏色2指定參與漸變的兩種顏色。

③預(yù)設(shè)：PPT預(yù)設(shè)了24種漸變配色方案，每種方案起了一個(gè)好聽的名字，可供用戶快速選擇。

(4)紋理、圖案和圖片背景的設(shè)置

紋理指PPT預(yù)設(shè)了一些圖片作為用戶的背景選擇；圖案指以某種顏色為背景，以前景色作為線條色所構(gòu)成的圖案背景；圖片指可以采用外部圖像文件作為背景。

1）紋理背景的設(shè)置：在“紋理”標(biāo)簽下，單擊某個(gè)紋理，確定。

2）圖案背景的設(shè)置：在“圖案”標(biāo)簽下，單擊某個(gè)圖案，選擇前景色和背景色，確定。

3）圖片背景的設(shè)置：在“圖片”標(biāo)簽下，單擊“選擇圖片”按鈕，在隨之出現(xiàn)的“選擇圖片”對話框中找到外存中的圖片文件，雙擊，確定。(5)應(yīng)用設(shè)計(jì)模板作背景

除了可以使用“背景”對話框設(shè)置背景外，PPT還提供了應(yīng)用設(shè)計(jì)模板作背景。設(shè)計(jì)模板是一種PPT文件，其中規(guī)定了背景圖像和各級標(biāo)題的字體字號，可供用戶直接使用。用戶既可以使用PPT內(nèi)置的設(shè)計(jì)模板，也可以自己制作設(shè)計(jì)模板供以后使用。使用PPT內(nèi)置的設(shè)計(jì)模板的方法是：

1）在“任務(wù)窗格”菜單中選擇“幻燈片設(shè)計(jì)”，打開幻燈片設(shè)計(jì)任務(wù)窗格。2）單擊幻燈片設(shè)計(jì)任務(wù)窗格中的一個(gè)模板，這時(shí)所有的幻燈片都被應(yīng)用了這個(gè)模板。

3）若只想讓某張幻燈片應(yīng)用模板，先選擇這張幻燈片，然后把鼠標(biāo)移到想要應(yīng)用的模板上，出現(xiàn)下拉鍵頭點(diǎn)擊，選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”，這樣只有被選定的幻燈片才應(yīng)用了這個(gè)模板。

4）如果希望讓某個(gè)模板作為PPT啟動時(shí)的默認(rèn)模板，則選擇“用于所有新演示文稿”。

5）如果想要使用自己制作的模板或下載的模板，點(diǎn)擊幻燈片設(shè)計(jì)任務(wù)窗格左下角的“瀏覽”，在彈出的對話框中找到模板文件，雙擊，該模板被應(yīng)用到所有幻燈片，且出現(xiàn)在模板列表中。7、在幻燈片中插入對象

一張幻燈片上可以插入多個(gè)對象，幻燈片就像一個(gè)舞臺，而對象就像演員一樣。PPT支持的對象種類非常多，包括文字、圖片、剪貼畫、自選圖形、藝術(shù)字、組織結(jié)構(gòu)圖、影片、聲音、圖表、表格等，正是由于種類豐富的對象，PPT才擁有了誘人的魅力。（1)插入文本框:插入文本框的方法是：

1）點(diǎn)擊繪圖工具欄的文本框按鈕。

2）在幻燈片上單擊（單行文本框）或拖動（多行文本框）。3）輸入文本框內(nèi)容。

單行文本框的文字只占一行，隨著輸入文字的增多，文本框會向右變長；多行文本框的寬度固定，當(dāng)文字輸入到文本框右端會自動換行。文本框有兩種狀態(tài)：編輯狀態(tài)和選定狀態(tài)。編輯狀態(tài)為斜線外框，框內(nèi)有光標(biāo)閃動，可以添加和刪除文字；選定狀態(tài)為點(diǎn)虛線外框，框內(nèi)無光標(biāo)，可以對文本框的整體進(jìn)行操作，例如移動或刪除整個(gè)文本框。在文本框內(nèi)部單擊可轉(zhuǎn)為編輯狀態(tài)，在文本框的框線上單擊可轉(zhuǎn)為選定狀態(tài)。

“格式”工具欄為文字的修飾提供了幫助，從左至右分別為：字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、陰影、左對齊、居中、右對齊、分散對齊、更改文字方向、編號、項(xiàng)目符號、增大字號、減小字號、減少縮進(jìn)量、增加縮進(jìn)量、字體顏色。

字體：提供了大量的中英文字體，通過下拉菜單進(jìn)行選擇。

字號：控制字的大小，字號越大字越大，可以通過下拉菜單進(jìn)行選擇，也可直接輸入字號。

加粗：使字體加粗，點(diǎn)擊一次起作用，再次點(diǎn)擊取消。傾斜：使字體傾斜，點(diǎn)擊一次起作用，再次點(diǎn)擊取消。下劃線：為文字加下劃線，點(diǎn)擊一次起作用，再次點(diǎn)擊取消。陰影：為文字加陰影，點(diǎn)擊一次起作用，再次點(diǎn)擊取消。左對齊：使行內(nèi)文字靠左對齊。居中：使行內(nèi)文字居中對齊。右對齊：使行內(nèi)文字靠右對齊。分散對齊：使行內(nèi)文字分散排滿一行。

更改文字方向：使橫排文字變豎排或豎排文字變橫排。編號：為行加數(shù)字編號。項(xiàng)目符號：為行加項(xiàng)目符號。

增大字號：點(diǎn)擊后使被選文字字號增4。減小字號：點(diǎn)擊后使被選文字字號減4。

減少縮進(jìn)量：點(diǎn)擊后使光標(biāo)所在行文字向左移3個(gè)英文字符位。增加縮進(jìn)量：點(diǎn)擊后使光標(biāo)所在行文字向右移3個(gè)英文字符位。

字體顏色：設(shè)置被選字體的顏色，通過下拉菜單選擇，直接點(diǎn)擊應(yīng)用上次所選顏色。

使用“格式”工具欄按鈕一般要求選擇文字，文本框在編輯狀態(tài)下可以通過拖動選擇部分文字，在選中狀態(tài)下相當(dāng)于選擇了所有文字。（2）插入圖片圖片指可被系統(tǒng)識別的外部位圖或矢量圖文件，PPT可識別的圖片文件非常多，包括emf、wmf、jpg、png、bmp、gif、tif等，圖片可以從網(wǎng)絡(luò)下載，也可以使用圖像處理軟件制作，或者通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等圖像輸入設(shè)備獲取，在插入圖片前要保證該圖片已保存在外存中。插入圖片的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕。

2）在彈出的“插入圖片”對話框中找到需要插入的圖片，雙擊。

插入的圖片四周有8個(gè)白色小圓，上部有一個(gè)綠色小圓，這些小圓稱作“控點(diǎn)”。白色小圓稱縮放控點(diǎn)，用鼠標(biāo)拖動縮放控點(diǎn)可以調(diào)整圖片的大小；綠色小圓稱旋轉(zhuǎn)控點(diǎn)，用鼠標(biāo)拖動可以旋轉(zhuǎn)圖片。將鼠標(biāo)移到圖片上，鼠標(biāo)指針會變成十字箭頭形，拖動鼠標(biāo)可移動圖片，在拖動過程中，有一個(gè)虛框會隨之移動，它表示圖片移動的目的位置，當(dāng)虛框到達(dá)目的位置。松開鼠標(biāo)左鍵，圖片即可定位�！皥D片”工具欄是對圖片進(jìn)行簡單處理的有力工具，從左至右依次為：插入圖片、顏色、增加對比度、降低對比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、向左旋轉(zhuǎn)90°、線型、壓縮圖片、圖片重新著色、設(shè)置圖片格式、設(shè)置透明色、重設(shè)圖片。

插入圖片：與“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕相同。

顏色：改變圖片的顏色效果，可設(shè)置圖片為灰度、黑白和沖蝕。

增加對比度：提高對比度，往往能使模糊的圖像變得清晰，每單擊一次，提高一點(diǎn)。

降低對比度：減小對比度，往往能使尖銳的圖像變得柔和，每單擊一次，減小一點(diǎn)。

增加亮度：使暗淡的圖像變得明亮。降低亮度：使過亮的圖像變暗。

裁剪：剪掉無用的部分，保留有用的部分（只能保留矩形區(qū)域）。單擊后，圖片四周出現(xiàn)類似控點(diǎn)的短橫線，拖動確定保留區(qū)域，再單擊圖片外空白區(qū)生效。向左旋轉(zhuǎn)90°：單擊一次圖片向左旋轉(zhuǎn)90°。

線型：可設(shè)置圖片外框線的粗細(xì)。單擊，然后選擇相應(yīng)寬度的線條。壓縮圖片：用于減小圖片在演示文稿中所占的容量。圖片重新著色：可以改變矢量圖的顏色（對位圖不起作用）。

設(shè)置圖片格式：對圖片進(jìn)行綜合設(shè)置，可通過輸入精確的數(shù)值改變圖片格式。設(shè)置透明色：用于去除圖片背景，也稱“摳圖”。單擊該按鈕，然后單擊圖片背景，圖片背景即被去除，當(dāng)圖片背景為純色時(shí)效果好，否則去不凈。

重設(shè)圖片：單擊后，圖片回到剛插入時(shí)的狀態(tài)，對圖片做的一切修改都不起作用。只有當(dāng)選中圖片后，“圖片”工具欄才會出現(xiàn)，若選中圖片后“圖片”工具欄仍未出現(xiàn)，可右擊圖片，選擇“顯示圖片工具欄”。（3）插入剪貼畫

剪貼畫是Office提供的一個(gè)素材集，內(nèi)含大量的矢量圖和位圖，可供用戶直接選用。插入剪貼畫的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入剪貼畫”按鈕。

2）出現(xiàn)了“剪貼畫”任務(wù)窗格，點(diǎn)擊“搜索”按鈕，任務(wù)窗格中會出現(xiàn)所有的剪貼畫，單擊其中一個(gè)，該剪貼畫被插入到幻燈片中。

3）Office默認(rèn)顯示所有剪貼畫，通過選擇“搜索范圍”和“結(jié)果類型”可以減少顯示的剪貼畫數(shù)量，方便篩選。

對剪貼畫的操作與圖片操作相類似，只不過大部分剪貼畫為矢量圖，矢量圖的優(yōu)點(diǎn)是縮放不失真，占用的容量小，缺點(diǎn)是不能使用“圖片”工具欄修飾。（4）插入自選圖形

自選圖形是Office系列軟件的一大特色，通過使用自選圖形和自選圖形的組合，用戶可以自己創(chuàng)作復(fù)雜的矢量圖。在“繪圖”工具欄有4個(gè)常用的自選圖形：直線、箭頭、矩形和橢圓，使用自選圖形的一般方法是點(diǎn)擊圖形按鈕，在幻燈片上拖動即可出現(xiàn)該圖形，使用縮放控點(diǎn)和旋轉(zhuǎn)控點(diǎn)調(diào)整大小和旋轉(zhuǎn)角度。

Office還提供了一個(gè)自選圖形集，內(nèi)含幾十種自選圖形供用戶選用，單擊“繪圖”工具欄“自選圖形”按鈕，選擇其中的一個(gè)子類別，找到需要的自選圖形單擊，然后在幻燈片上拖動作圖。

大部分自選圖形都是通過拖動作圖，但有兩個(gè)特例，即“線條”類的“曲線”和“任意多邊形”�！扒�線”用于繪制帶有彎度的弧線或曲邊封閉圖形，使用方法是：在起點(diǎn)單擊，在需要轉(zhuǎn)彎處繼續(xù)單擊，鼠標(biāo)移動過程中曲線的形狀會隨著改變，在終點(diǎn)處雙擊，結(jié)束曲線繪制，若在起點(diǎn)處雙擊，則會出現(xiàn)曲邊封閉圖形；“任意多邊形”用于繪制折線或多邊形，使用方法是：在起點(diǎn)單擊，在轉(zhuǎn)角處繼續(xù)單擊，在終點(diǎn)處雙擊，結(jié)束折線繪制，若在起點(diǎn)處雙擊，則會出現(xiàn)多邊形。

線曲線曲邊封閉圖形折線多邊形

當(dāng)形狀繪制完畢后，有時(shí)需要改變形狀，這就需要編輯頂點(diǎn)，頂點(diǎn)指在繪制過程中每次單擊所產(chǎn)生的點(diǎn)。要編輯頂點(diǎn)，先選擇該形狀，然后單擊“繪圖”工具欄的“繪圖”按鈕，在彈出菜單中選擇“編輯頂點(diǎn)”，這時(shí)頂點(diǎn)就會出現(xiàn)在形狀上，拖動頂點(diǎn)就可以改變形狀，編輯完后在空白處單擊即可。

插入自選圖形后，可以通過“設(shè)置自選圖形格式”來改變圖形的填充色、線條色，精確控制圖形的大小、旋轉(zhuǎn)角度和在幻燈片上的位置。

在圖形上雙擊，即可打開“設(shè)置自選圖形格式”對話框，該對話框有三個(gè)標(biāo)簽：“顏色和線條”、“尺寸”、位置。

顏色和線條：在“填充”區(qū)，單擊“顏色”下拉箭頭，設(shè)置填充顏色，透明度指是否能透視下層對象，透明度為0，表示完全不透明，為100表示完全透明；在“線條”區(qū)可設(shè)置線條的顏色、形狀和粗細(xì)；在“箭頭”區(qū)，若為非封閉圖形，可設(shè)定線條兩端的箭頭。

尺寸：在“尺寸和旋轉(zhuǎn)”區(qū)，可用數(shù)值精確設(shè)置形狀的寬高和旋轉(zhuǎn)度數(shù)；在“縮放比例”區(qū)，可設(shè)置寬高占原圖形寬高的百分比；“鎖定縱橫比”復(fù)選框被選中時(shí)，高度的變化會同時(shí)導(dǎo)致寬度按比例變化，這將不破壞原圖形的寬高比例。位置：設(shè)置圖形相對幻燈片的擺放位置，可以使用數(shù)值精確定位。（5）插入藝術(shù)字

使用文本框輸入的文字在顏色和形狀上都缺乏變化，因此，Office又創(chuàng)造了藝術(shù)字，用于制作豐富多彩的文字。插入藝術(shù)字的方法是：1）單擊“繪圖”工具欄“插入藝術(shù)字”按鈕。

2）出現(xiàn)“藝術(shù)字庫”對話框，從中選擇一種藝術(shù)字，點(diǎn)擊“確定”按鈕。

3）出現(xiàn)“編輯藝術(shù)字文字”對話框，輸入藝術(shù)字的內(nèi)容，設(shè)置字體、字號，確定。4）藝術(shù)字出現(xiàn)在幻燈片上，并處于選中狀態(tài)。

藝術(shù)字是一種特殊的圖形，對它的操作和對自選圖形的操作相似，藝術(shù)字除了縮放和旋轉(zhuǎn)控點(diǎn)外，又多了一個(gè)調(diào)整控點(diǎn)，這個(gè)調(diào)整控點(diǎn)是一個(gè)黃色的小菱形，拖動后可改變藝術(shù)字的傾斜或彎度。

“藝術(shù)字”工具欄提供了多種對藝術(shù)字的編輯操作，從左至右分別為：插入藝術(shù)字、編輯文字、藝術(shù)字庫、設(shè)置藝術(shù)字格式、藝術(shù)字形狀、藝術(shù)字字母高度相同、藝術(shù)字豎排文字、藝術(shù)字對齊方式、藝術(shù)字字符間距。

插入藝術(shù)字：與“繪圖”工具欄“插入藝術(shù)字”按鈕相同。

編輯文字：點(diǎn)擊后彈出“編輯藝術(shù)字文字”對話框，可以修改藝術(shù)字內(nèi)容，等價(jià)操作是雙擊藝術(shù)字。

藝術(shù)字庫：點(diǎn)擊后彈出“藝術(shù)字庫”對話框，可以更換藝術(shù)字的效果。

設(shè)置藝術(shù)字格式：點(diǎn)擊后彈出“設(shè)置藝術(shù)字格式”對話框，該對話框與“設(shè)置自選圖形格式”對話框相似，可進(jìn)行顏色、大小、位置方面的設(shè)置。藝術(shù)字形狀：提供了多種多樣的形狀供選擇。

藝術(shù)字字母高度相同：使藝術(shù)字字母高度相同，僅對英文有意義。藝術(shù)字豎排文字：使藝術(shù)字在橫排和豎排之間切換。

藝術(shù)字對齊方式：當(dāng)藝術(shù)字有多行時(shí)，可進(jìn)行各種對齊方式。藝術(shù)字字符間距：調(diào)整藝術(shù)字的字間距。

“藝術(shù)字”工具欄與“圖片”工具欄相似，只有當(dāng)選中藝術(shù)字時(shí)才會出現(xiàn)，若未出現(xiàn)，右擊藝術(shù)字，選擇“顯示藝術(shù)字工具欄”。（6）插入組織結(jié)構(gòu)圖

組織結(jié)構(gòu)圖表示了一種樹狀的隸屬關(guān)系，在表示隸屬、分類時(shí)經(jīng)常用到。插入組織結(jié)構(gòu)圖的方法是：

1）單擊“繪圖”工具欄“插入組織結(jié)構(gòu)圖或其他圖示”按鈕。

2）在“圖示庫”對話框中選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”。

3）幻燈片上出現(xiàn)默認(rèn)結(jié)構(gòu)圖，按照提示，單擊圖框，輸入各個(gè)圖框名�！敖M織結(jié)構(gòu)圖”工具欄為修改組織結(jié)構(gòu)圖提供了極大的方便，它自左至右分別為：插入形狀、版式、選擇、適應(yīng)文字、自動套用格式、顯示比例。

插入形狀：可以為某個(gè)圖框添加下屬、同事或助手。下屬指下級圖框，同事指同級圖框，助手指本圖框與下級圖框之間的圖框。此按鈕需要下拉箭頭進(jìn)行選擇，在使用前必須先選定一個(gè)圖框，否則不可用。

版式：決定了結(jié)構(gòu)圖的排列方式，可以是標(biāo)準(zhǔn)、兩邊懸掛、左懸掛、右懸掛。在使用前必須先選中某個(gè)上層圖框，使用后僅對該圖框的下層圖框起作用。選擇：可以對各種元素進(jìn)行選擇，選擇后可以更改填充色、線條色或文本色。該按鈕主要用于多選，若僅選擇單個(gè)元素，可以直接用鼠標(biāo)單擊選擇。適應(yīng)文字：使文字的大小匹配圖框，這樣就無需手動設(shè)置字號了。自動套用格式：提供了17種預(yù)設(shè)的格式，可以直接套用。顯示比例：編輯時(shí)幻燈片的大小占實(shí)際播放時(shí)的百分比。（7）插入影片

影片指可被系統(tǒng)識別的外部視頻文件。PPT支持的視頻文件種類非常多，包括asf、avi、mpg、wmv等，影片可從網(wǎng)絡(luò)下載，也可從VCD截取，或者通過視頻采集卡從視頻源獲取，在插入影片前，由于視頻文件容量較大，為提高效率，應(yīng)使用視頻處理軟件把有用部分截取出來，然后將截取出的視頻文件拷貝到與PPT文件相同的文件夾中。插入影片的方法是：1）選擇菜單“插入”→“影片和聲音”→“文件中的片”。怎樣制作ppt

-design.cn/news_sub.asp?id=1997&type=7

1.首先準(zhǔn)備好要做成模版的圖片，打開PowerPoint并新建一個(gè)空白的PPT文檔。

2.視圖→母版→幻燈片母版，進(jìn)入母版編輯狀態(tài)。

點(diǎn)擊繪圖工具欄上的“插入圖片”按鈕（或按“插入→圖片→來自文件”），選中要做為模版的圖片，確定。并調(diào)整圖片大小，使之與母版大小一致。

3.在圖片上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，疊放次序→置于底層，使圖片不能影響對母版排版的編輯。

4.現(xiàn)在我們已經(jīng)制作好了我們需要的模版文檔，退出母版視圖后，接下來就是保存了。

文件→保存，打開“另存為”對話框，在“保存類型”中選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模版”

5.此時(shí)程序?qū)⒋蜷_默認(rèn)的文件保存位置，不用更改它，在“文件名”中輸入一個(gè)便于你自己記憶的名字，確定保存下來。

6.現(xiàn)在關(guān)閉此PPT文檔。再新建一個(gè)空白文檔，看看你的“幻燈片設(shè)計(jì)”里，剛剛做好的模版文檔是不是已經(jīng)出現(xiàn)在那兒啦。如何制作ppt

樓主沒有提到需要演講的內(nèi)容類型，建議所選的風(fēng)格與應(yīng)用場合符合，如為正式商業(yè)場合，風(fēng)格一般傾向保守；如為內(nèi)部使用，則可以以輕松的風(fēng)格展現(xiàn)；對于power-point初學(xué)者來說，除了您所提問的風(fēng)格問題，我想還有內(nèi)容把控也是比較需要了解的方面吧，下面簡介了一些常用到的制作PPT的技巧：成功的PPT不是件容易的事情，如果您設(shè)計(jì)的PPT雜亂無章、文本過多、不美觀，那么就不能組成一個(gè)吸引人的演示來傳遞信息。

要做得好做得快而且還要通過PPT的演示讓你的客戶、觀眾很容易的理解你所表達(dá)的思路就著實(shí)需要花費(fèi)一些精力。希望這些建議將幫助您開發(fā)出專業(yè)且引人注目的演示，令您更高效地做出成功的PPT。

1．服務(wù)聽眾、關(guān)注內(nèi)容PPT演示的目的在傳達(dá)信息，所以有演講者將整頁的文字稿直接復(fù)制到幻燈片；有演講者深怕遺漏重要信息，照著幻燈片的內(nèi)容逐字宣讀；有演講者準(zhǔn)備的幻燈片花俏得令聽眾覺得他好像是在教演示文稿軟件。所以，我們要明確意識到：針對不同的觀眾，應(yīng)該有不同的內(nèi)容，一個(gè)PPT只對一類人；演講PPT的場合非常重要，是一對一？或是一對多？或是公開演講；你的PPT永遠(yuǎn)為觀眾服務(wù)，千萬不要以自我為中心；你的PPT只講一個(gè)重點(diǎn)，不要試圖在某個(gè)PPT中面面俱到。

2．組織內(nèi)容要結(jié)構(gòu)化

PPT的內(nèi)容要怎么安排呢？這就是我們所要強(qiáng)調(diào)的結(jié)構(gòu)問題。

其實(shí)一場PPT演示就是在說一個(gè)故事。首先自我介紹，然后告訴聽眾將要聽到一個(gè)什么樣的故事，接下來把故事說給聽眾聽，再強(qiáng)調(diào)一下故事的意涵，然后幫聽眾回憶一下今天聽到了一個(gè)怎樣的故事，最后當(dāng)然是謝謝聽眾的參與！PPT的結(jié)構(gòu)邏輯要清晰、簡明，只用“并列”“遞進(jìn)”兩類邏輯關(guān)系已經(jīng)足以；通過不同層次的標(biāo)題，標(biāo)明PPT結(jié)構(gòu)的邏輯關(guān)系；但最好不要超過三層縱橫；章節(jié)之間插入標(biāo)題片；

順序演示播放，盡量避免回翻、跳略，混淆觀眾的思路。

一定要標(biāo)示內(nèi)容大綱，如果PPT演示的內(nèi)容比較長，則以大綱頁做串場是必須的，幫助聽眾掌握進(jìn)度。

3．制作原則2個(gè)：

1）MagicSeven原則（7士2＝5～9）。每張幻燈片傳達(dá)5個(gè)概念效果最好。7個(gè)概念人腦恰恰好可以處理。超過9個(gè)概念負(fù)擔(dān)太重了，請重新組織。KISS設(shè)計(jì)原則2）KISS原則

就是KISS(KeepItSimpleandStupid)。

其實(shí)準(zhǔn)備演示文稿內(nèi)容和寫文章是一樣的，訂好題目后，先列出大綱，把重要的觀念和關(guān)鍵詞的關(guān)聯(lián)性架構(gòu)出來，接下來再加上創(chuàng)意，以數(shù)據(jù)、圖表、動畫等視覺工具來輔助說明。

KISS設(shè)計(jì)原則的要求是：保持簡單版式布局

“簡明”是風(fēng)格的第一原則，盡量少的文字，充分借助圖表；

“留白天地寬”母版背景切忌用圖片，空白或淡底是首先，可以凸顯圖文；在“母版”中定義你的PPT風(fēng)格，商業(yè)應(yīng)用中，風(fēng)格通常趨于保守；盡量少地使用動畫，特別是在正式的商務(wù)場合。

關(guān)于一些數(shù)據(jù)補(bǔ)充：

主要內(nèi)容應(yīng)該是：演講的骨架多使用圖形少用術(shù)語

PPT的內(nèi)容應(yīng)簡潔而突出重點(diǎn)，在10/20/30法則中強(qiáng)調(diào)使用30號字體。我更同意如下建議：

大標(biāo)題36點(diǎn)粗體標(biāo)題一32點(diǎn)粗體標(biāo)題二28點(diǎn)粗體標(biāo)題三24點(diǎn)粗體

如果有必要請多以圖形表達(dá)你的思想。因?yàn)閳D形更容易讓人理解，同時(shí)也讓聽眾印象深刻。當(dāng)然圖形也會幫助演講者更好的進(jìn)行闡述。但是同樣你必須注意圖形上標(biāo)注字體的大小。

如果你的演講內(nèi)容比較專業(yè)，請考慮你的聽眾，避免使用你的聽眾群不理解的術(shù)語。如果非要使用，請一定要解釋清楚。還是上面提到的那次飛利浦來我公司的演講，LCD本身包括了很多術(shù)語，加之語言不通，讓我們很多人聽得販暈。講師是好的，但沒有考慮語言和術(shù)語這些東西，聽眾聽不下去，演講者也就白忙活了。關(guān)于內(nèi)容的花樣：

正式場合不使用任何PPT動作非要使用最多不超過三種

如果在非常正式的場合下進(jìn)行PPT演講，在PPT制作中我建議不使用任何“花樣”，包括自定義動作，幻燈片切換樣式等。一個(gè)樸素的，中規(guī)中矩的PPT是不會引起非議的。這時(shí)你可能得不到別人對你PPT的夸獎(jiǎng)，但決不會有人說你做的不好。當(dāng)然如果在非正式場合你可以加上一些效果。但我建議最多不要超過三種。這樣你的PPT還是簡潔的，不至于落入“雜”的境地。

演講者的形象：穿著正裝目光接觸保持微笑

請穿著正裝進(jìn)行PPT演講，首先給聽眾一種權(quán)威的形象。我沒見過余世維穿著牛仔褲去做演講的，也沒有見過那家公司過來演講是穿著體恤的。你不要和我說比爾蓋茨，他可以這么做，如果你是比爾蓋茨我也不介意你這么做。正確著裝的同時(shí)，請你在演講之前保持精神煥發(fā)的狀態(tài)，你要有一種積極向上的態(tài)度，并相信這種態(tài)度同樣的可以影響你的聽眾。

在演講過程中請始終保持與聽眾的目光接觸，你可以在他們眼中讀出自己下一步要做些什么，也可以讓聽眾知道你關(guān)心他們。怎么做PPT？

1、確定你的電腦上有MicrosoftOfficePowerPoint（簡稱PPT），沒有的話就安裝一個(gè)，安裝流程為：一、卸載現(xiàn)有Office（卸載之前確定你有個(gè)可用的新的Office），下載新的Office，安裝，注意安裝的時(shí)候需要你選擇安裝內(nèi)容的那一步要選上MicrosoftOfficePowerPoint

PPT的使用技巧和制作思路，全看完，會有幫助的

1、快速放映：無需點(diǎn)擊菜單欄中“觀看放映”選項(xiàng)，直接按F5鍵，幻燈片就開始放映。

2、快速停止放映：除了按“ESC”鍵外還可以按“-”鍵，快速停止放映。3、任意進(jìn)到第n張幻燈片：在放映中如果你想回到或進(jìn)到第n張幻燈片，怎樣操作能快速實(shí)現(xiàn)？此時(shí)你只要按數(shù)字n，再同時(shí)按“+”和回車鍵，就可以實(shí)現(xiàn)。4、快速顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映：在放映中如果你想顯示黑屏，此時(shí)你只要按一下B或者“.”鍵，就可以實(shí)現(xiàn)。此時(shí)再重復(fù)按一下B或者“.”鍵，又可從黑屏返回到幻燈片放映。

5、顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映：按W或者“，”鍵，就可以從放映狀態(tài)切換到顯示白屏，再重復(fù)按一下W或者“，”鍵，又可從白屏返回到幻燈片放映。

6、隱藏和顯示鼠標(biāo)指針：放映時(shí)鼠標(biāo)指針老是出現(xiàn)在畫面上可能會讓人感覺不舒服，此時(shí)按CTRL+H就可以隱藏鼠標(biāo)指針；反過來按CTRL+A隱藏的鼠標(biāo)指針又會重現(xiàn)。

7、返回到第一張幻燈片：你只要同時(shí)按住鼠標(biāo)的左右鍵2秒以上，就可以從任意放映頁面快速返回到第一張幻燈片。

8、暫停或重新開始自動幻燈片放映：對于自動放映的幻燈片，如果你想暫停或者重新開始自動放映，此時(shí)只要按S或者“+”鍵就可以實(shí)現(xiàn)。

9、放映過程中也可以在幻燈片上書寫：a）在幻燈片的放映過程中，有可能要在幻燈片上寫寫劃劃，例如畫一幅圖表或者在字詞下面劃線加注重號。這時(shí)可以利用PPT所擁有的虛擬注釋筆，在作演示的同時(shí)也可以在幻燈片上作標(biāo)記。b)使用注釋筆方法：首先在幻燈片放映窗口中單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)圖5，再依次選擇“指針選項(xiàng)”、“繪圖筆”即可，用畫筆完成所需動作之后，再按ESC鍵退出繪圖狀態(tài)。

10、在幻燈片放映過程中顯示快捷方式:在放映PPT幻燈片時(shí)如果你忘記了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就會出現(xiàn)一個(gè)幫助窗口，參照其中的內(nèi)容。

11、在PPT當(dāng)中把圖片裁剪成任意的形狀：首先利用“繪圖”工具欄畫一個(gè)想要裁剪的圖形，如橢圓。選中橢圓后單擊“繪圖”工具欄上“填充顏色”按鈕右側(cè)黑三角，從列表菜單中單擊“填充效果”命令。打開選擇“圖片”選項(xiàng)卡，單擊(選擇圖片)按鈕，從“選擇圖片”對話框中找到合適的圖片，單擊(插入)按鈕后返回到“填充效果”對話框最后單擊(確定)按鈕后退出。此圖片當(dāng)作橢圓圖形的背景出現(xiàn)，改變了原來的矩形形狀，獲得了滿意的裁剪圖片效果

12、從已有PPT文檔中提取母板：1）用PPT打開已有的PPT文檔2）點(diǎn)擊視圖→母板→幻燈片母板3）點(diǎn)擊文件→另存為，在“保存類型”中選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模版”(文件后綴名為.pot)

13、有關(guān)PPT模板設(shè)計(jì):PPT封面模板、背景模板以及正文中圖表模板在封面模板的設(shè)計(jì)中，要充分考慮以下幾個(gè)因素：（1）所討論的主題特點(diǎn)；（2）所處的行業(yè)特點(diǎn)；（3）所面向的受眾群體。

背景模板盡量簡潔流暢、色澤選擇能突出你的內(nèi)容。記住：好背景是為了突出你報(bào)告的內(nèi)容。千萬要預(yù)防這種抱怨：“聽了整整一個(gè)下午，就沒記住那位專家到底講了什么，晃在我眼前的盡是美麗的圖片。”

正文圖表模板的選擇要注意的：好的PPT片絕對不能是整片都是文字，否則你的報(bào)告可就要渣了！記住能把文字變?yōu)閳D表的都要變?yōu)閳D表，當(dāng)然也別因?yàn)楸緳谀刻峁┝舜罅康木�美圖表模板就可以濫用．14在演示文稿中插入表格的方法：1）插入Word表格

單擊“插入”?“圖片”?“MicrosoftWord表格”后，在“插入表格”對話框上設(shè)定行、列數(shù)，然后單擊“確定”。仔細(xì)觀察菜單、工具欄等后不難發(fā)現(xiàn)，此時(shí)，相當(dāng)于（調(diào)用）進(jìn)入了Word。表格的編輯方法與在Word中一樣。編輯完成后，在表格外任意處單擊，即返回PPT。若需再次編輯該表格，則在其上雙擊，即可進(jìn)入Word。2)插入PPT表格

若（創(chuàng)建）插入新幻燈片時(shí)，選用了“表格”版式，則在“雙擊此處添加表格”處雙擊后，在“插入表格”對話框上設(shè)定行、列數(shù)，然后單擊“確定”。表格即創(chuàng)建完成。借助“表格和邊框”工具欄，表格的編輯方法與Word中編輯表格的方法基本相同。

3)插入Word表格新方法

a)將Word文件中的表格復(fù)制到剪貼板上。

b)將光標(biāo)移至需插入Word表格的幻燈片（在PPT中），單擊“插入”?“對象”，再在“插入對象”對話框上，選中“新建”單選框（默認(rèn)選項(xiàng)）；在“對象類型”框中選中“MicrosoftWord文檔”，然后單擊“確定”。c)將Word表格直接粘貼進(jìn)幻燈片上的Word文檔框即可。此后的編輯方法與Word中的編輯方法相同。

15、Flash動畫“閃”在PPT中的四種方法：一、使用“ShockwaveFlashObject”控件法

1）運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2）單擊“視圖”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“工具欄”，再在彈出的子菜單中單擊“控件工具箱”，便出現(xiàn)“控件工具箱”。

3）單擊“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一個(gè)按鈕，即上圖中用圈圈住的），彈出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系統(tǒng)已經(jīng)安裝的所有ActiveX控件。利用鍵盤上的光標(biāo)控制鍵，在控件列表中找到“ShockwaveFlashObject”并單擊，此時(shí)系統(tǒng)會自動關(guān)閉控件窗口。

4）將光標(biāo)移動到PPT的編輯區(qū)域中，光標(biāo)變成“十”字形，按下鼠標(biāo)并拖動，畫出適當(dāng)大小的矩形框，這個(gè)矩形區(qū)域就是播放動畫的區(qū)域。

5）右單擊矩形框，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“屬性”，出現(xiàn)“屬性”窗口。6）單擊“屬性”窗口中的“自定義”一欄，此欄右端便出現(xiàn)一按鈕（上圖中用圈圈定部分）。單擊該按鈕，出現(xiàn)“屬性頁”窗口，在“影片URL”右側(cè)文本框中輸入“我的文件”Flash動畫的完整路徑（如果Flash動畫與PPT文件處于同一目錄中，也可以只輸入Flash動畫文件名），且必須帶后綴名“.swf”。別的項(xiàng)目采用系統(tǒng)默認(rèn)的即可，最后按“確定”返回PPT。7）放映該幻燈片，你所期待的畫面就出現(xiàn)了。

提示：a)使用該方法的前提是系統(tǒng)中須有“ShockwaveFlashObject”控件。這個(gè)問題不用擔(dān)心，此控件絕大多數(shù)機(jī)器中都已安裝。b)在步驟5中雙擊矩形框也可以打開“屬性”窗口。

c)也可以在“屬性”窗口“Movie”一欄右側(cè)的文本框中直接輸入Flash動畫的路徑而不用步驟6自定義的方式。

d)設(shè)定的矩形框的大小就是放映時(shí)動畫窗口的大小，當(dāng)然它的大小是可以通過拖動矩形框的句柄隨意改變的。Flash動畫播放時(shí)，鼠標(biāo)處在Flash播放窗口，響應(yīng)Flash的鼠標(biāo)事件；處在Flash播放窗口外，響應(yīng)PPT的鼠標(biāo)事件。二、插入對象法1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“對象”，此時(shí)會彈出“插入對象”對話框，選擇“由文件創(chuàng)建”，單擊“瀏覽”，在出現(xiàn)的“瀏覽”對話框中找到“我的文檔”中的“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便會出現(xiàn)在“插入對象”對話框中的文本框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)這時(shí)，幻燈片上便出現(xiàn)了一個(gè)Flash動畫的圖標(biāo)，圖標(biāo)的大小和位置，可以根據(jù)需要隨意改變。右單擊該圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設(shè)置”，出現(xiàn)“動作設(shè)置”對話框。

4)激活對象的方式可以為“單擊鼠標(biāo)”也可以是“鼠標(biāo)移動”，本例采用系統(tǒng)默認(rèn)的“單擊鼠標(biāo)”。再選中“單擊鼠標(biāo)”標(biāo)簽中的“對象動作”，最后單擊“確定”，完成激活動畫的設(shè)置，返回PPT。

5)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊Flash動畫圖標(biāo)時(shí)，出現(xiàn)一詢問框，單擊“是”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。三、插入超級鏈接法

1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個(gè)對象（如一段文字、一張圖片等）。選中這個(gè)對象，單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“超級鏈接”（以上操作也可以換為“右單擊對象，從彈出的快捷菜單中單擊超級鏈接”），此時(shí)會彈出“插入超級鏈接”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)鏈接到的對象是對話框左側(cè)上部的“原有文件或Web頁”。單擊右側(cè)的“文件”按鈕，在出現(xiàn)的“鏈接到文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便自動出現(xiàn)在“插入超級鏈接”對話框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊設(shè)置了超級鏈接的對象時(shí)，會出現(xiàn)一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。四、動作設(shè)置法

1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個(gè)對象（如一段文字、一張圖片等）。右單擊該對象，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設(shè)置”，出現(xiàn)“動作設(shè)置”對話框。

3)激活對象的方式可以為“單擊鼠標(biāo)”也可以是“鼠標(biāo)移動”，例如采用系統(tǒng)默認(rèn)的“單擊鼠標(biāo)”。再選中“超級鏈接到”，單擊右側(cè)朝下的小黑箭頭，彈出一個(gè)下拉列表，單擊最下端的“其他文件”，在出現(xiàn)的“超級鏈接到其他文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便自動出現(xiàn)在“動作設(shè)置”對話框中，單擊“確定”返回PPT。

4)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊設(shè)置了動作設(shè)置的對象時(shí)，會出現(xiàn)一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。

上述四法，各有長短。方法1雖然設(shè)置較繁瑣，但是動畫直接在PPT窗口中播放，便于控制，流程顯得緊湊；后面3種方法，雖然設(shè)置簡單，但是播放Flash文件時(shí)，需啟動Flash程序，播放完還要關(guān)閉Flash程序，流程顯得松散。16、PPT中插入視頻的三種方法一、直接播放視頻

這種播放方法是將事先準(zhǔn)備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PPT只提供簡單的[暫停]和[繼續(xù)播放]控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。因此這種方法特別適合PPT初學(xué)者.

1)運(yùn)行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標(biāo)移動到菜單欄中，單擊其中的“插入”選項(xiàng)，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“插入影片文件”命令。

3)在隨后彈出的文件選擇對話框中，將事先準(zhǔn)備好的視頻文件選中，并單擊[添加]按鈕，這樣就能將視頻文件插入到幻燈片中了。

4)用鼠標(biāo)選中視頻文件，并將它移動到合適的位置，然后根據(jù)屏幕的提示直接點(diǎn)選[播放]按鈕來播放視頻，或者選中自動播放方式。

5)在播放過程中，可以將鼠標(biāo)移動到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標(biāo)單擊一下即可。二、插入控件播放視頻

這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達(dá)到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進(jìn)程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PPT課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。1)運(yùn)行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標(biāo)移動到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項(xiàng)，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級菜單中選中[其他控件]按鈕。

3)在隨后打開的控件選項(xiàng)界面中，選擇“WindowsMediaPlayer”選項(xiàng)，再將鼠標(biāo)移動到PPT的編輯區(qū)域中，畫出一個(gè)合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會自動變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面。

4)用鼠標(biāo)選中該播放界面，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。

5)在“屬性”窗口中，在“FileName”設(shè)置項(xiàng)處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細(xì)路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時(shí)，就能通過[播放]控制按鈕來播放指定的視頻了。

6)為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設(shè)置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。

7)在播放過程中，可以通過媒體播放器中的[播放]、[停止]、[暫停]和[調(diào)節(jié)音量]等按鈕對視頻進(jìn)行控制。三、插入對象播放視頻

這種方法是將視頻文件作為對象插入到幻燈片中的，與以上兩種方法不同的是，它可以隨心所欲地選擇實(shí)際需要播放的視頻片段，然后再播放。

1)打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊“插入/對象”命令，打開“插入對象”對話框。

2)選中“新建”選項(xiàng)后，再在對應(yīng)的“對象類型”設(shè)置欄處選中“視頻剪輯”選項(xiàng)，單擊[確定]按鈕。

3)PPT自動切換到視頻屬性設(shè)置狀態(tài)，執(zhí)行“插入剪輯/Windows視頻”命令，將事先準(zhǔn)備好的視頻文件插入到幻燈片中。

4)執(zhí)行“編輯/選項(xiàng)”命令，打開選項(xiàng)設(shè)置框，在其中設(shè)置視頻是否需要循環(huán)播放，或者是播放結(jié)束后是否要倒退等，單擊[確定]返回到視頻屬性設(shè)置界面。5)點(diǎn)選工具欄中的視頻[入點(diǎn)]按鈕和[出點(diǎn)]按鈕，重新設(shè)置視頻文件的播放起始點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)，從而可以隨心所欲地播放視頻片段。

6)用鼠標(biāo)左鍵單擊設(shè)置界面的空白區(qū)域，就可以退出視頻設(shè)置的界面，返回到幻燈片的編輯狀態(tài)。還可以使用預(yù)覽命令，檢查視頻的編輯效果。17、Word轉(zhuǎn)換為PPT文檔

如果在PPT中反復(fù)使用Word內(nèi)容，復(fù)制和粘貼非常不便，而且每張幻燈片還要設(shè)置格式，工作量十分巨大。

首先打開Word文檔并按下Crtl+A全部選中，執(zhí)行“復(fù)制”命令。然后啟動PPT，選擇“普通”視圖，再單擊“大綱”標(biāo)簽。隨后將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行“粘貼”命令，這樣Word文檔中的全部內(nèi)容插入到了第一張幻燈片中。接著，你可以根據(jù)需要進(jìn)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等。然后將光標(biāo)定位到需要?jiǎng)澐譃橄乱粡埢脽羝�處，直接按回車鍵，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。經(jīng)過調(diào)整，應(yīng)該很快就可以完成多張幻燈片的制作。最后，你還可以使用“大綱”工具欄，利用“升級”、“降級”、“上移”、“下移”等按鈕進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整。比起一張張地進(jìn)行編輯，這種方法自然快得多。

18、幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進(jìn)行快速切換

1)點(diǎn)擊“普通視圖”按鈕時(shí)如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點(diǎn)擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。而如果點(diǎn)擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時(shí)按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

2)讓PPT在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時(shí)候預(yù)覽得到的結(jié)果。進(jìn)入“普通視圖”，然后選擇第一個(gè)想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊“幻燈片放映”按鈕。點(diǎn)擊幻燈片縮略圖進(jìn)行換片，就像進(jìn)行全屏幕幻燈片放映時(shí)一樣。

3)按住Ctrl-Shift鍵然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關(guān)閉左側(cè)的標(biāo)記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴(kuò)充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個(gè)“設(shè)置放映方式”對話框。19、使用動畫效果

動畫效果通常有兩種實(shí)現(xiàn)辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運(yùn)動畫面。你可以對整個(gè)幻燈片、某個(gè)畫面或者某個(gè)幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術(shù)字和圖畫等）應(yīng)用動畫效果。不過你應(yīng)該記住一條原則:那就是動畫效果不能用得太多，應(yīng)該讓它起到畫龍點(diǎn)睛的作用；太多的閃爍和運(yùn)動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。

1)對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，選擇“幻燈片放映”“動畫方案”�？梢钥吹揭幌盗蓄A(yù)定義好的可應(yīng)用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經(jīng)勾選了“自動預(yù)覽”復(fù)選框，只需點(diǎn)擊每個(gè)效果名稱就能看到預(yù)覽的動畫效果。

2)對某個(gè)幻燈片對象應(yīng)用動畫效果，選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進(jìn)入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點(diǎn)擊子菜單中的“其他效果”項(xiàng)，它會打開一個(gè)“添加進(jìn)入效果”的對話框。勾選“預(yù)覽效果”復(fù)選框，然后點(diǎn)擊各種效果查看其具體表現(xiàn)形式。如果你找到一個(gè)想要的效果，就點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。

應(yīng)用動畫效果后，會發(fā)現(xiàn)在幻燈片對象旁邊多出了幾個(gè)數(shù)字標(biāo)記，這些標(biāo)記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現(xiàn)在“自定義動畫”任務(wù)窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個(gè)動畫然后點(diǎn)擊“重新排序”兩側(cè)的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項(xiàng)動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。20、繪制路徑

PPT中的“動作路徑”允許你在一幅幻燈片中為某個(gè)對象指定一條移動路線。使用“動作路徑”能夠?yàn)槟愕难菔疚母逶黾臃浅２诲e(cuò)的效果。

如果想要指定一條動作路徑，選中某個(gè)對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預(yù)定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預(yù)置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確�！邦A(yù)覽效果”復(fù)選框被選中，然后點(diǎn)擊不同的路徑效果進(jìn)行預(yù)覽。當(dāng)你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕。

PPT也允許你自行設(shè)計(jì)動作路徑。選中某個(gè)對象然后從菜單中選擇“添加效果”“動作路徑”“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標(biāo)準(zhǔn)確地繪制出移動的路線。

在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字標(biāo)記，用來顯示其動畫順序。還會出現(xiàn)一個(gè)箭頭來指示動作路徑的開端和結(jié)束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整（在“自定義動畫”任務(wù)窗格）。21、各種各樣的小技巧

1）增加更多可取消操作數(shù)。選擇“工具”“選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“編輯”標(biāo)簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數(shù)”字段輸入你想要的數(shù)值（從3到150均可），然后點(diǎn)擊“確定”退出。需要注意的是，當(dāng)你增加PPT的最多可取消操作數(shù)時(shí)，它所占用的PC內(nèi)存也會隨之增加。

2）重復(fù)利用你以前的作品。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當(dāng)前的演示文稿。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”“幻燈片從文件”打開一個(gè)“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項(xiàng)卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Enter鍵。點(diǎn)擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕。另外，你還可以點(diǎn)擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當(dāng)前文稿。22、應(yīng)用多個(gè)模板

可以在一個(gè)演示文稿中應(yīng)用任意多個(gè)模板。比如，你可能會應(yīng)用第二個(gè)模板來引入一個(gè)新的話題或者引起觀眾的注意。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標(biāo)記區(qū)域也顯示在屏幕左側(cè)。在“幻燈片”標(biāo)記中，點(diǎn)擊你想要應(yīng)用模板的一個(gè)或多個(gè)幻燈片圖標(biāo)。從菜單中選擇“格式”“幻燈片設(shè)計(jì)”（或者直接點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”按鈕）來顯示“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。選中你想要應(yīng)用的模板圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊模板圖標(biāo)右側(cè)的下拉列表箭頭，并選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”。23、導(dǎo)入文檔

如果你想在演示文稿中輸入的文字已經(jīng)存在于Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PPT中直接打開那個(gè)Word文件。你也許需要對導(dǎo)入的文檔進(jìn)行一些格式上的調(diào)整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個(gè)提示：如果原來的Word文件使用了大綱標(biāo)題，導(dǎo)入的效果是最好的。

1）在PPT中選擇“文件”“打開”。在“打開”對話框中，點(diǎn)擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PPT中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

2）使用“自動調(diào)整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現(xiàn)了太多的文字，你可以用“自動調(diào)整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點(diǎn)擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側(cè)的“自動調(diào)整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點(diǎn)擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個(gè)幻燈片間的文本”。23、輸出數(shù)據(jù)到Word文檔

在PPT中，選擇“文件”“發(fā)送”“MicrosoftWord”。在“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框中選擇你想要在MicrosoftWord中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點(diǎn)擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word如何做PPT呢

PPT的使用技巧，還有些思路在里面，希望能幫到你

1、快速放映：無需點(diǎn)擊菜單欄中“觀看放映”選項(xiàng)，直接按F5鍵，幻燈片就開始放映。

2、快速停止放映：除了按“ESC”鍵外還可以按“-”鍵，快速停止放映。3、任意進(jìn)到第n張幻燈片：在放映中如果你想回到或進(jìn)到第n張幻燈片，怎樣操作能快速實(shí)現(xiàn)？此時(shí)你只要按數(shù)字n，再同時(shí)按“+”和回車鍵，就可以實(shí)現(xiàn)。4、快速顯示黑屏，或從黑屏返回到幻燈片放映：在放映中如果你想顯示黑屏，此時(shí)你只要按一下B或者“.”鍵，就可以實(shí)現(xiàn)。此時(shí)再重復(fù)按一下B或者“.”鍵，又可從黑屏返回到幻燈片放映。

5、顯示白屏，或從白屏返回到幻燈片放映：按W或者“，”鍵，就可以從放映狀態(tài)切換到顯示白屏，再重復(fù)按一下W或者“，”鍵，又可從白屏返回到幻燈片放映。

6、隱藏和顯示鼠標(biāo)指針：放映時(shí)鼠標(biāo)指針老是出現(xiàn)在畫面上可能會讓人感覺不舒服，此時(shí)按CTRL+H就可以隱藏鼠標(biāo)指針；反過來按CTRL+A隱藏的鼠標(biāo)指針又會重現(xiàn)。7、返回到第一張幻燈片：你只要同時(shí)按住鼠標(biāo)的左右鍵2秒以上，就可以從任意放映頁面快速返回到第一張幻燈片。

8、暫停或重新開始自動幻燈片放映：對于自動放映的幻燈片，如果你想暫�；蛘咧匦麻_始自動放映，此時(shí)只要按S或者“+”鍵就可以實(shí)現(xiàn)。

9、放映過程中也可以在幻燈片上書寫：a）在幻燈片的放映過程中，有可能要在幻燈片上寫寫劃劃，例如畫一幅圖表或者在字詞下面劃線加注重號。這時(shí)可以利用PPT所擁有的虛擬注釋筆，在作演示的同時(shí)也可以在幻燈片上作標(biāo)記。b)使用注釋筆方法：首先在幻燈片放映窗口中單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)圖5，再依次選擇“指針選項(xiàng)”、“繪圖筆”即可，用畫筆完成所需動作之后，再按ESC鍵退出繪圖狀態(tài)。

10、在幻燈片放映過程中顯示快捷方式:在放映PPT幻燈片時(shí)如果你忘記了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就會出現(xiàn)一個(gè)幫助窗口，參照其中的內(nèi)容。

11、在PPT當(dāng)中把圖片裁剪成任意的形狀：首先利用“繪圖”工具欄畫一個(gè)想要裁剪的圖形，如橢圓。選中橢圓后單擊“繪圖”工具欄上“填充顏色”按鈕右側(cè)黑三角，從列表菜單中單擊“填充效果”命令。打開選擇“圖片”選項(xiàng)卡，單擊(選擇圖片)按鈕，從“選擇圖片”對話框中找到合適的圖片，單擊(插入)按鈕后返回到“填充效果”對話框最后單擊(確定)按鈕后退出。此圖片當(dāng)作橢圓圖形的背景出現(xiàn)，改變了原來的矩形形狀，獲得了滿意的裁剪圖片效果

12、從已有PPT文檔中提取母板：1）用PPT打開已有的PPT文檔2）點(diǎn)擊視圖→母板→幻燈片母板3）點(diǎn)擊文件→另存為，在“保存類型”中選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模版”(文件后綴名為.pot)

13、有關(guān)PPT模板設(shè)計(jì):PPT封面模板、背景模板以及正文中圖表模板在封面模板的設(shè)計(jì)中，要充分考慮以下幾個(gè)因素：（1）所討論的主題特點(diǎn)；（2）所處的行業(yè)特點(diǎn)；（3）所面向的受眾群體。

背景模板盡量簡潔流暢、色澤選擇能突出你的內(nèi)容。記�。汉帽尘笆菫榱送怀瞿銏�(bào)告的內(nèi)容。千萬要預(yù)防這種抱怨：“聽了整整一個(gè)下午，就沒記住那位專家到底講了什么，晃在我眼前的盡是美麗的圖片。”

正文圖表模板的選擇要注意的：好的PPT片絕對不能是整片都是文字，否則你的報(bào)告可就要渣了！記住能把文字變?yōu)閳D表的都要變?yōu)閳D表，當(dāng)然也別因?yàn)楸緳谀刻峁┝舜罅康木�美圖表模板就可以濫用．14在演示文稿中插入表格的方法：1）插入Word表格

單擊“插入”?“圖片”?“MicrosoftWord表格”后，在“插入表格”對話框上設(shè)定行、列數(shù)，然后單擊“確定”。仔細(xì)觀察菜單、工具欄等后不難發(fā)現(xiàn)，此時(shí)，相當(dāng)于（調(diào)用）進(jìn)入了Word。表格的編輯方法與在Word中一樣。編輯完成后，在表格外任意處單擊，即返回PPT。若需再次編輯該表格，則在其上雙擊，即可進(jìn)入Word。2)插入PPT表格

若（創(chuàng)建）插入新幻燈片時(shí)，選用了“表格”版式，則在“雙擊此處添加表格”處雙擊后，在“插入表格”對話框上設(shè)定行、列數(shù)，然后單擊“確定”。表格即創(chuàng)建完成。借助“表格和邊框”工具欄，表格的編輯方法與Word中編輯表格的方法基本相同。

3)插入Word表格新方法

a)將Word文件中的表格復(fù)制到剪貼板上。

b)將光標(biāo)移至需插入Word表格的幻燈片（在PPT中），單擊“插入”?“對象”，再在“插入對象”對話框上，選中“新建”單選框（默認(rèn)選項(xiàng)）；在“對象類型”框中選中“MicrosoftWord文檔”，然后單擊“確定”。

c)將Word表格直接粘貼進(jìn)幻燈片上的Word文檔框即可。此后的編輯方法與Word中的編輯方法相同。

15、Flash動畫“閃”在PPT中的四種方法：一、使用“ShockwaveFlashObject”控件法

1）運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2）單擊“視圖”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“工具欄”，再在彈出的子菜單中單擊“控件工具箱”，便出現(xiàn)“控件工具箱”。

3）單擊“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一個(gè)按鈕，即上圖中用圈圈住的），彈出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系統(tǒng)已經(jīng)安裝的所有ActiveX控件。利用鍵盤上的光標(biāo)控制鍵，在控件列表中找到“ShockwaveFlashObject”并單擊，此時(shí)系統(tǒng)會自動關(guān)閉控件窗口。4）將光標(biāo)移動到PPT的編輯區(qū)域中，光標(biāo)變成“十”字形，按下鼠標(biāo)并拖動，畫出適當(dāng)大小的矩形框，這個(gè)矩形區(qū)域就是播放動畫的區(qū)域。

5）右單擊矩形框，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“屬性”，出現(xiàn)“屬性”窗口。6）單擊“屬性”窗口中的“自定義”一欄，此欄右端便出現(xiàn)一按鈕（上圖中用圈圈定部分）。單擊該按鈕，出現(xiàn)“屬性頁”窗口，在“影片URL”右側(cè)文本框中輸入“我的文件”Flash動畫的完整路徑（如果Flash動畫與PPT文件處于同一目錄中，也可以只輸入Flash動畫文件名），且必須帶后綴名“.swf”。別的項(xiàng)目采用系統(tǒng)默認(rèn)的即可，最后按“確定”返回PPT。7）放映該幻燈片，你所期待的畫面就出現(xiàn)了。

提示：a)使用該方法的前提是系統(tǒng)中須有“ShockwaveFlashObject”控件。這個(gè)問題不用擔(dān)心，此控件絕大多數(shù)機(jī)器中都已安裝。b)在步驟5中雙擊矩形框也可以打開“屬性”窗口。

c)也可以在“屬性”窗口“Movie”一欄右側(cè)的文本框中直接輸入Flash動畫的路徑而不用步驟6自定義的方式。

d)設(shè)定的矩形框的大小就是放映時(shí)動畫窗口的大小，當(dāng)然它的大小是可以通過拖動矩形框的句柄隨意改變的。Flash動畫播放時(shí)，鼠標(biāo)處在Flash播放窗口，響應(yīng)Flash的鼠標(biāo)事件；處在Flash播放窗口外，響應(yīng)PPT的鼠標(biāo)事件。二、插入對象法

1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“對象”，此時(shí)會彈出“插入對象”對話框，選擇“由文件創(chuàng)建”，單擊“瀏覽”，在出現(xiàn)的“瀏覽”對話框中找到“我的文檔”中的“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便會出現(xiàn)在“插入對象”對話框中的文本框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)這時(shí)，幻燈片上便出現(xiàn)了一個(gè)Flash動畫的圖標(biāo)，圖標(biāo)的大小和位置，可以根據(jù)需要隨意改變。右單擊該圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設(shè)置”，出現(xiàn)“動作設(shè)置”對話框。

4)激活對象的方式可以為“單擊鼠標(biāo)”也可以是“鼠標(biāo)移動”，本例采用系統(tǒng)默認(rèn)的“單擊鼠標(biāo)”。再選中“單擊鼠標(biāo)”標(biāo)簽中的“對象動作”，最后單擊“確定”，完成激活動畫的設(shè)置，返回PPT。5)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊Flash動畫圖標(biāo)時(shí)，出現(xiàn)一詢問框，單擊“是”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。三、插入超級鏈接法

1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個(gè)對象（如一段文字、一張圖片等）。選中這個(gè)對象，單擊“插入”菜單，在彈出的下拉菜單中單擊“超級鏈接”（以上操作也可以換為“右單擊對象，從彈出的快捷菜單中單擊超級鏈接”），此時(shí)會彈出“插入超級鏈接”對話框，系統(tǒng)默認(rèn)鏈接到的對象是對話框左側(cè)上部的“原有文件或Web頁”。單擊右側(cè)的“文件”按鈕，在出現(xiàn)的“鏈接到文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便自動出現(xiàn)在“插入超級鏈接”對話框中，最后單擊“確定”返回PPT。

3)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊設(shè)置了超級鏈接的對象時(shí)，會出現(xiàn)一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。四、動作設(shè)置法

1)運(yùn)行PPT201*，切換到要插入Flash動畫的幻燈片。

2)在其中建立任意一個(gè)對象（如一段文字、一張圖片等）。右單擊該對象，在彈出的快捷菜單中單擊“動作設(shè)置”，出現(xiàn)“動作設(shè)置”對話框。

3)激活對象的方式可以為“單擊鼠標(biāo)”也可以是“鼠標(biāo)移動”，例如采用系統(tǒng)默認(rèn)的“單擊鼠標(biāo)”。再選中“超級鏈接到”，單擊右側(cè)朝下的小黑箭頭，彈出一個(gè)下拉列表，單擊最下端的“其他文件”，在出現(xiàn)的“超級鏈接到其他文件”對話框中從“我的文檔”中找到“我的文件”并雙擊，F(xiàn)lash動畫的路徑便自動出現(xiàn)在“動作設(shè)置”對話框中，單擊“確定”返回PPT。

4)放映該幻燈片，當(dāng)鼠標(biāo)單擊設(shè)置了動作設(shè)置的對象時(shí)，會出現(xiàn)一詢問框，單擊“確定”，系統(tǒng)便會調(diào)用Flash程序來播放動畫。

上述四法，各有長短。方法1雖然設(shè)置較繁瑣，但是動畫直接在PPT窗口中播放，便于控制，流程顯得緊湊；后面3種方法，雖然設(shè)置簡單，但是播放Flash文件時(shí)，需啟動Flash程序，播放完還要關(guān)閉Flash程序，流程顯得松散。16、PPT中插入視頻的三種方法一、直接播放視頻這種播放方法是將事先準(zhǔn)備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PPT只提供簡單的[暫停]和[繼續(xù)播放]控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。因此這種方法特別適合PPT初學(xué)者.

1)運(yùn)行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標(biāo)移動到菜單欄中，單擊其中的“插入”選項(xiàng)，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“插入影片文件”命令。

3)在隨后彈出的文件選擇對話框中，將事先準(zhǔn)備好的視頻文件選中，并單擊[添加]按鈕，這樣就能將視頻文件插入到幻燈片中了。

4)用鼠標(biāo)選中視頻文件，并將它移動到合適的位置，然后根據(jù)屏幕的提示直接點(diǎn)選[播放]按鈕來播放視頻，或者選中自動播放方式。

5)在播放過程中，可以將鼠標(biāo)移動到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標(biāo)單擊一下即可。二、插入控件播放視頻

這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達(dá)到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進(jìn)程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PPT課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。

1)運(yùn)行PPT程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。

2)將鼠標(biāo)移動到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項(xiàng)，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級菜單中選中[其他控件]按鈕。

3)在隨后打開的控件選項(xiàng)界面中，選擇“WindowsMediaPlayer”選項(xiàng)，再將鼠標(biāo)移動到PPT的編輯區(qū)域中，畫出一個(gè)合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會自動變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面。

4)用鼠標(biāo)選中該播放界面，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。

5)在“屬性”窗口中，在“FileName”設(shè)置項(xiàng)處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細(xì)路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時(shí)，就能通過[播放]控制按鈕來播放指定的視頻了。6)為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設(shè)置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。

7)在播放過程中，可以通過媒體播放器中的[播放]、[停止]、[暫停]和[調(diào)節(jié)音量]等按鈕對視頻進(jìn)行控制。三、插入對象播放視頻

這種方法是將視頻文件作為對象插入到幻燈片中的，與以上兩種方法不同的是，它可以隨心所欲地選擇實(shí)際需要播放的視頻片段，然后再播放。

1)打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊“插入/對象”命令，打開“插入對象”對話框。

2)選中“新建”選項(xiàng)后，再在對應(yīng)的“對象類型”設(shè)置欄處選中“視頻剪輯”選項(xiàng)，單擊[確定]按鈕。

3)PPT自動切換到視頻屬性設(shè)置狀態(tài)，執(zhí)行“插入剪輯/Windows視頻”命令，將事先準(zhǔn)備好的視頻文件插入到幻燈片中。

4)執(zhí)行“編輯/選項(xiàng)”命令，打開選項(xiàng)設(shè)置框，在其中設(shè)置視頻是否需要循環(huán)播放，或者是播放結(jié)束后是否要倒退等，單擊[確定]返回到視頻屬性設(shè)置界面。5)點(diǎn)選工具欄中的視頻[入點(diǎn)]按鈕和[出點(diǎn)]按鈕，重新設(shè)置視頻文件的播放起始點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)，從而可以隨心所欲地播放視頻片段。

6)用鼠標(biāo)左鍵單擊設(shè)置界面的空白區(qū)域，就可以退出視頻設(shè)置的界面，返回到幻燈片的編輯狀態(tài)。還可以使用預(yù)覽命令，檢查視頻的編輯效果。17、Word轉(zhuǎn)換為PPT文檔

如果在PPT中反復(fù)使用Word內(nèi)容，復(fù)制和粘貼非常不便，而且每張幻燈片還要設(shè)置格式，工作量十分巨大。

首先打開Word文檔并按下Crtl+A全部選中，執(zhí)行“復(fù)制”命令。然后啟動PPT，選擇“普通”視圖，再單擊“大綱”標(biāo)簽。隨后將光標(biāo)定位到第一張幻燈片處，執(zhí)行“粘貼”命令，這樣Word文檔中的全部內(nèi)容插入到了第一張幻燈片中。接著，你可以根據(jù)需要進(jìn)行文本格式的設(shè)置，包括字體、字號、字型、字的顏色和對齊方式等。然后將光標(biāo)定位到需要?jiǎng)澐譃橄乱粡埢脽羝�處，直接按回車鍵，即可創(chuàng)建出一張新的幻燈片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。經(jīng)過調(diào)整，應(yīng)該很快就可以完成多張幻燈片的制作。最后，你還可以使用“大綱”工具欄，利用“升級”、“降級”、“上移”、“下移”等按鈕進(jìn)一步進(jìn)行調(diào)整。比起一張張地進(jìn)行編輯，這種方法自然快得多。

18、幾種不同的視圖狀態(tài)（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進(jìn)行快速切換

1)點(diǎn)擊“普通視圖”按鈕時(shí)如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母版視圖”；再點(diǎn)擊一次“普通視圖”按鈕（不按Shift鍵）則可以切換回來。而如果點(diǎn)擊“幻燈片瀏覽視圖”按鈕時(shí)按下Shift鍵就可以切換到“講義母版視圖”。

2)讓PPT在屏幕的左上角顯示幻燈片的縮略圖，這樣就能在編輯的時(shí)候預(yù)覽得到的結(jié)果。進(jìn)入“普通視圖”，然后選擇第一個(gè)想要顯示的幻燈片。按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊“幻燈片放映”按鈕。點(diǎn)擊幻燈片縮略圖進(jìn)行換片，就像進(jìn)行全屏幕幻燈片放映時(shí)一樣。

3)按住Ctrl-Shift鍵然后再按各種不同的視圖按鈕：Ctrl-Shift-“普通視圖”按鈕會關(guān)閉左側(cè)的標(biāo)記區(qū)和備注頁，并把幻燈片擴(kuò)充到可用的空間。Ctrl-Shift-“幻燈片瀏覽視圖”按鈕則可以把演示文稿顯示為大綱模式；Ctrl-Shift-“幻燈片放映”按鈕會打開一個(gè)“設(shè)置放映方式”對話框。19、使用動畫效果

動畫效果通常有兩種實(shí)現(xiàn)辦法：按照一定的順序依次顯示對象或者使用運(yùn)動畫面。你可以對整個(gè)幻燈片、某個(gè)畫面或者某個(gè)幻燈片對象（包括文本框、圖表、藝術(shù)字和圖畫等）應(yīng)用動畫效果。不過你應(yīng)該記住一條原則:那就是動畫效果不能用得太多，應(yīng)該讓它起到畫龍點(diǎn)睛的作用；太多的閃爍和運(yùn)動畫面會讓觀眾注意力分散甚至感到煩躁。

1)對一張或幾張幻燈片使用動畫效果，選擇“幻燈片放映”“動畫方案”�？梢钥吹揭幌盗蓄A(yù)定義好的可應(yīng)用于所選幻燈片的動畫效果，如果你已經(jīng)勾選了“自動預(yù)覽”復(fù)選框，只需點(diǎn)擊每個(gè)效果名稱就能看到預(yù)覽的動畫效果。

2)對某個(gè)幻燈片對象應(yīng)用動畫效果，選定該對象然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”的任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕，然后從彈出的“進(jìn)入”子菜單中選擇你想要的效果。如果想得到更多的選擇，你可以點(diǎn)擊子菜單中的“其他效果”項(xiàng)，它會打開一個(gè)“添加進(jìn)入效果”的對話框。勾選“預(yù)覽效果”復(fù)選框，然后點(diǎn)擊各種效果查看其具體表現(xiàn)形式。如果你找到一個(gè)想要的效果，就點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉該對話框。

應(yīng)用動畫效果后，會發(fā)現(xiàn)在幻燈片對象旁邊多出了幾個(gè)數(shù)字標(biāo)記，這些標(biāo)記被用來指示動畫的順序。另外，這些幻燈片對象還會出現(xiàn)在“自定義動畫”任務(wù)窗格的動畫列表中。如果你想改變動畫的顯示順序，就選中某個(gè)動畫然后點(diǎn)擊“重新排序”兩側(cè)的方向箭頭；你還可以在列表中選擇一項(xiàng)動畫，然后按“刪除”按鈕來刪除它。20、繪制路徑

PPT中的“動作路徑”允許你在一幅幻燈片中為某個(gè)對象指定一條移動路線。使用“動作路徑”能夠?yàn)槟愕难菔疚母逶黾臃浅２诲e(cuò)的效果。

如果想要指定一條動作路徑，選中某個(gè)對象，然后從菜單中選擇“幻燈片放映”“自定義動畫”。在“自定義動畫”任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“添加效果”按鈕。在下拉列表中選擇“動作路徑”然后再選擇一種預(yù)定義的動作路徑，比如“對角線向右上”或者“對角線向右下”。如果你不喜歡子菜單中列出的六種預(yù)置路徑，還可以選擇“更多動作路徑”來打開“添加動作路徑”對話框。確�！邦A(yù)覽效果”復(fù)選框被選中，然后點(diǎn)擊不同的路徑效果進(jìn)行預(yù)覽。當(dāng)你找到比較滿意的方案，就選擇它并按“確定”按鈕。

PPT也允許你自行設(shè)計(jì)動作路徑。選中某個(gè)對象然后從菜單中選擇“添加效果”“動作路徑”“繪制自定義路徑”，然后再從列表中選擇一種繪制方式（如自由曲線）。接著用鼠標(biāo)準(zhǔn)確地繪制出移動的路線。

在添加一條動作路徑之后，對象旁邊也會出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字標(biāo)記，用來顯示其動畫順序。還會出現(xiàn)一個(gè)箭頭來指示動作路徑的開端和結(jié)束（分別用綠色和紅色表示）。你還可以在動畫列表中選擇該對象，然后對“開始”、“路徑”和“速度”子菜單中的選項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整（在“自定義動畫”任務(wù)窗格）。21、各種各樣的小技巧

1）增加更多可取消操作數(shù)。選擇“工具”“選項(xiàng)”，然后點(diǎn)擊“編輯”標(biāo)簽。在“撤銷”區(qū)域的“最多可取消操作數(shù)”字段輸入你想要的數(shù)值（從3到150均可），然后點(diǎn)擊“確定”退出。需要注意的是，當(dāng)你增加PPT的最多可取消操作數(shù)時(shí)，它所占用的PC內(nèi)存也會隨之增加。

2）重復(fù)利用你以前的作品。首先，在“幻燈片瀏覽視圖”中顯示當(dāng)前的演示文稿。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊你所要插入新幻燈片的位置，選擇菜單中的“插入”“幻燈片從文件”打開一個(gè)“幻燈片搜索器”對話框。在“搜索演示文稿”選項(xiàng)卡中輸入文件名（或者用瀏覽方式找到它），然后按Enter鍵。點(diǎn)擊你想要插入的幻燈片，然后按“插入”按鈕。另外，你還可以點(diǎn)擊“插入所有”按鈕把該演示文稿中的所有幻燈片一次性全部插入當(dāng)前文稿。22、應(yīng)用多個(gè)模板

可以在一個(gè)演示文稿中應(yīng)用任意多個(gè)模板。比如，你可能會應(yīng)用第二個(gè)模板來引入一個(gè)新的話題或者引起觀眾的注意。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，你需要在“普通視圖”中顯示該演示文稿，并且讓標(biāo)記區(qū)域也顯示在屏幕左側(cè)。在“幻燈片”標(biāo)記中，點(diǎn)擊你想要應(yīng)用模板的一個(gè)或多個(gè)幻燈片圖標(biāo)。從菜單中選擇“格式”“幻燈片設(shè)計(jì)”（或者直接點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”按鈕）來顯示“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。選中你想要應(yīng)用的模板圖標(biāo)，然后點(diǎn)擊模板圖標(biāo)右側(cè)的下拉列表箭頭，并選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”。23、導(dǎo)入文檔

如果你想在演示文稿中輸入的文字已經(jīng)存在于Word文件，就不需要再手工輸入一遍。你可以在PPT中直接打開那個(gè)Word文件。你也許需要對導(dǎo)入的文檔進(jìn)行一些格式上的調(diào)整，但這肯定比你手工輸入這些文字要方便得多。一個(gè)提示：如果原來的Word文件使用了大綱標(biāo)題，導(dǎo)入的效果是最好的。

1）在PPT中選擇“文件”“打開”。在“打開”對話框中，點(diǎn)擊“文件類型”右邊的下拉箭頭，然后選擇“所有文件”。雙擊你想要在PPT中打開的Word文檔。它會像打開新的演示文稿一樣被打開。

2）使用“自動調(diào)整”按鈕。如果在一張幻燈片中出現(xiàn)了太多的文字，你可以用“自動調(diào)整”功能把文字分割成兩張幻燈片。點(diǎn)擊文字區(qū)域就能夠看到區(qū)域左側(cè)的“自動調(diào)整”按鈕（它的形狀是上下帶有箭頭的兩條水平線），點(diǎn)擊該按鈕并從子菜單中選擇“拆分兩個(gè)幻燈片間的文本”。23、輸出數(shù)據(jù)到Word文檔

在PPT中，選擇“文件”“發(fā)送”“MicrosoftWord”。在“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框中選擇你想要在MicrosoftWord中使用的版式。比如，你可以選擇“只使用大綱”來創(chuàng)建僅帶有文字的文檔；選擇“空行在幻燈片旁”則可以創(chuàng)建一系列帶有注釋行的幻燈片縮略圖。在你選擇好版式之后，點(diǎn)擊“確定”按鈕把演示文稿發(fā)送給Word如何做ppt模版一、模板的使用

1、把自己制作好的演示文稿保存為模板

如果我們經(jīng)常需要制作風(fēng)格、版式相似的演示文稿，我們就可以先制作好其中一份演示文稿，然后將其保存為模板，以后直接調(diào)用修改就行了。

①制作好演示文稿后，執(zhí)行“文件→另存為”命令，打開“另存為”對話框（如圖A）。

②按下端“保存類型”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的下拉列表中，選擇“演示文稿設(shè)計(jì)模板（*.pot）”選項(xiàng)。

③為模板取名（如“常用演示.pot”），然后按下“保存”按鈕即可（參見圖A）。

[小技巧]以后遇到要重裝系統(tǒng)時(shí)，進(jìn)入“系統(tǒng)盤:\\Documentsand

Settings\\Administrator\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates”文件夾，將保存的模板文件（“常用演示.pot”）復(fù)制到另外地方，系統(tǒng)重裝后，再復(fù)制到上述文件夾中，即可直接使用保存的模板。[注意]

①上述操作是在windowsxp系統(tǒng)下，其他系統(tǒng)請仿照操作。

②“ApplicationData”文件夾是隱藏屬性的，需要將其顯示出來，才能對其進(jìn)行操作。2、模板的調(diào)用①啟動PowerPoint201*，執(zhí)行“文件→新建”命令，展開“新建演示文稿”任務(wù)窗格（如圖B）。

②單擊其中的“通用模板”選項(xiàng)，打開“模板”對話框（如圖C），選中需要的模板，單擊確定按鈕。

③根據(jù)制作的演示的需要，對模板中相應(yīng)的幻燈片進(jìn)行修改設(shè)置后，保存一下，即可快速制作出與模板風(fēng)格相似的演示文稿。

[注意]如果在“模板”對話框中，切換到“設(shè)計(jì)模板”或“演示文稿”標(biāo)簽下，可以選用系統(tǒng)自帶的模板來設(shè)計(jì)制作演示文稿。

二、母版的使用

所謂“母版”就是一種特殊的幻燈片，她包含了幻燈片文本和頁腳（如日期、時(shí)間和幻燈片編號）等占位符，這些占位符，控制了幻燈片的字體、字號、顏色（包括背景色）、陰影和項(xiàng)目符號樣式等版式要素。

母版通常包括幻燈片母版、標(biāo)題母版、講義母版、備注母版四種形式。下面，我們就來看看“幻燈片母版”和“標(biāo)題母版”兩個(gè)主要母版的建立和使用。

1、建立幻燈片母版

幻燈片母版通常用來統(tǒng)一整個(gè)演示文稿的幻燈片格式，一旦修改了幻燈片母版，則所有采用這一母版建立的幻燈片格式也隨之發(fā)生改變，快速統(tǒng)一演示文稿的格式等要素。

①啟動Powerpoint201*，新建或打開一個(gè)演示文稿。②執(zhí)行“視圖→母版→幻燈片母版”命令，進(jìn)入“幻燈片母版視圖”狀態(tài)，此時(shí)“幻燈片母版視圖”工具條也隨之被展開。

③右擊“單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式”字符，在隨后彈出的快捷菜單中，選“字體”選項(xiàng)，打開“字體”對話框（如圖E）。設(shè)置好相應(yīng)的選項(xiàng)后“確定”返回。

④然后分別右擊“單擊此處編輯母版文本樣式”及下面的“第二級、第三級……”字符，仿照上面第③步的操作設(shè)置好相關(guān)格式。

⑤分別選中“單擊此處編輯母版文本樣式”、“第二級、第三級……”等字符，執(zhí)行“格式→項(xiàng)目符號和編號”命令，打開“項(xiàng)目符號和編號”對話框，設(shè)置一種項(xiàng)目符號樣式后，確定退出，即可為相應(yīng)的內(nèi)容設(shè)置不同的項(xiàng)目符號樣式。

⑥執(zhí)行“視圖→頁眉和頁腳”命令，打開“頁眉和頁腳”對話框（如圖F），切換到“幻燈片”標(biāo)簽下，即可對日期區(qū)、頁腳區(qū)、數(shù)字區(qū)進(jìn)行格式化設(shè)置。

⑦執(zhí)行“插入→圖片→來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框，定位到事先準(zhǔn)備好的圖片所在的文件夾中，選中該圖片將其插入到母版中，并定位到合適的位置上。

⑧全部修改完成后后，單擊“幻燈片母版視圖”工具條上的“重命名模板”按鈕，打開“重命名模板”對話框（如圖G），輸入一個(gè)名稱（如“演示母版”）后，單擊“重命名”按鈕返回。

⑨單擊“幻燈片母版視圖”工具條上的“關(guān)閉模板視圖”按鈕退出，“幻燈片母版”制作完成。

2、建立標(biāo)題母版前面我們提到，演示文稿中的第一張幻燈片通常使用“標(biāo)題幻燈片”版式。現(xiàn)在我們就為這張相對獨(dú)立的幻燈片建立一個(gè)“標(biāo)題母版”，用以突出顯示出演示文稿的標(biāo)題。

①在“幻燈片母版視圖”狀態(tài)下，按“幻燈片母版視圖”工具條上的“插入新標(biāo)題母版”按鈕，進(jìn)入“標(biāo)題母版”狀態(tài)。

②仿照上面“建立幻燈片母版”的相關(guān)操作，設(shè)置好“標(biāo)題母版”的相關(guān)格式。

③設(shè)置完成后，退出“幻燈片母版視圖”狀態(tài)即可。

[注意]：母版修改完成后，如果是新建文稿，請仿照上面的操作，將當(dāng)前演示文稿保存為模板（“演示母版.pot”），供以后建立演示文稿時(shí)調(diào)用；如果是打開的已經(jīng)制作好的演示文稿，則可以仿照下面的操作，將應(yīng)用到相關(guān)的幻燈片上。

[小技巧]如果想為某一個(gè)演示文稿使用多個(gè)不同的母版，可以在“幻燈片母版視圖”狀態(tài)下，按工具條上的“插入新幻燈片母版”和“插入新標(biāo)題母版”按鈕，新建一對母版（此時(shí)，大綱區(qū)又增加了一對母版縮略圖，參見圖I），并仿照上面的操作進(jìn)行編輯修改，并“重命名”。

3、母版的應(yīng)用

母版建立好了以后，下面，我們將其應(yīng)用到演示文稿上。

①啟動PowerPoint201*，新建或打開某個(gè)演示文稿。并執(zhí)行“視圖→任務(wù)窗格”命令，展開“任務(wù)窗格”。

②按“任務(wù)窗格”右上角的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“幻燈片設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)模板”選項(xiàng)，打開“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格。③雙擊上面的包含“母版”模板文件（如“演示母版.pot”），在隨后彈出的對話框中，點(diǎn)擊“是（Y）”按鈕，將第一對“母版”先應(yīng)用到當(dāng)前演示文稿的所有幻燈片上。

④選中需要應(yīng)用第二對母版的相應(yīng)幻燈片，在“任務(wù)窗格”的“在此演示文稿中使用”下面，按“演示母版之二”右側(cè)的按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選中“應(yīng)用于選定幻燈片”選項(xiàng)即可。

[小技巧]：在大綱區(qū)中，按住Shift鍵，單擊前、后兩張幻燈片，可以同時(shí)選中連續(xù)的多張幻燈片；按住Ctrl鍵，分別單擊相應(yīng)的幻燈片，可以同時(shí)選中不連續(xù)的多張幻燈片。[注意]

①“標(biāo)題母版”只對使用了“標(biāo)題幻燈片”版式的幻燈片有效。

②如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)母版不能應(yīng)用到相應(yīng)的幻燈片上，說明該幻燈片沒有使用母版對應(yīng)的版式，請修改版式后重新應(yīng)用。

③如果對應(yīng)用的母版的格式不滿意，可以仿照上面建立母版的操作，對母版進(jìn)行修改，或者，直接手動修改相應(yīng)的幻燈片來美化和修飾你的演示文稿。

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