貨代操作員流程

貨代操作員/客服工作流程一、訂艙

1.客戶向我司訂艙的;

2.客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此;

①托運(yùn)人/發(fā)貨人②船公司/船名/航次或船期③起運(yùn)港④目的港/中轉(zhuǎn)港⑤貨名⑥柜型、柜量⑦運(yùn)價(jià)⑧托運(yùn)人的簽字、蓋章;

3.客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對運(yùn)價(jià)是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn),待SALES返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時(shí)，需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號;

4.訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動向船公司確認(rèn)艙位，并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時(shí)間傳給客戶，訂艙確認(rèn)上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆;

5.訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入電腦，具體步驟如下：①新建委托，輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量;

②工作號，并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號，比如“客戶服務(wù)”以KF開頭;③輸入費(fèi)用明細(xì)-主要是應(yīng)收費(fèi)用;

④訂艙確認(rèn)，輸入訂艙號。輸入電腦時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。6.操作臺帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人;②費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫，“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用;“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用;運(yùn)費(fèi)到付的需填寫在“到付”欄，各種費(fèi)用應(yīng)分項(xiàng)列明;向客戶收取的費(fèi)用為ALLIN時(shí)，須注明包含哪些費(fèi)用;免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺帳上簽字確認(rèn);

③需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理,必須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn));④客戶需倒簽、順簽、預(yù)借提單的，須由SALES在臺帳上特殊事項(xiàng)一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);

⑤訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;⑥客服人員應(yīng)在臺帳上相應(yīng)位置簽字。

7.客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺帳，客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計(jì)查詢。二、拖車、報(bào)關(guān)

1.出書面申請，公司批準(zhǔn)后方能安排;

2.安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn);

3.安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、協(xié)議價(jià)格、S/ONBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認(rèn)后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報(bào)關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車行、報(bào)關(guān)行列表及相應(yīng)價(jià)格進(jìn)行安排。對個(gè)別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點(diǎn)及費(fèi)用等;

4.應(yīng)至少提前半天時(shí)間向拖車行下委托，以便拖車行有時(shí)間打單、安排;5.委托后，客服應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號碼、柜號，并報(bào)給工廠;6.客服應(yīng)叮囑車行按要求時(shí)間抵達(dá)裝貨地點(diǎn)，否則由此引起的押車費(fèi)等損失由車行承擔(dān);

7.一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機(jī)本，若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車行帶司機(jī)本前往，可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù);

8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時(shí)間，是否需要預(yù)冷，及通風(fēng)口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗(yàn)及相應(yīng)安排;

9.如客戶要求凍柜需代發(fā)電機(jī)的，應(yīng)安排有帶發(fā)電機(jī)的拖車公司拖柜;10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運(yùn)站辦理卸車、裝箱、還柜等事項(xiàng)。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲;11.在給貨運(yùn)站的委托書中需注明提空柜時(shí)間，可事先與客戶確認(rèn)貨到站時(shí)間以便決定是通知倉庫事先提取空

柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費(fèi)用;12.安排報(bào)關(guān)時(shí)，需將退稅聯(lián)等重要報(bào)關(guān)文件在報(bào)關(guān)臺帳上作登記，由報(bào)關(guān)行簽收。在收到由報(bào)關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀(jì)錄。三、其他

1.如由我司安排拖車、報(bào)關(guān)的，客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記;

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料;

3.客服收到財(cái)務(wù)打印出來的DEBITNOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶�？蛻粜栝_稅務(wù)發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡�，寫明發(fā)票抬頭及金額、幣種;

4.對由客戶自拖自報(bào)的，客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交文件組;

5.對由我司安排拖車報(bào)關(guān)的，客服在與報(bào)關(guān)行確認(rèn)放行后，即可將臺帳交文件組。文件

1.文件組收到船公司的LOADINGLIST后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)料。

2.文件組需核對船公司的LOADINGLIST及費(fèi)用清單，如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的，而客服尚未確認(rèn)的，應(yīng)立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記。

3.文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補(bǔ)料，爭取在短時(shí)間內(nèi)將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。4.提單的繕制應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等;②提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過3個(gè)更正章。一些重要的項(xiàng)目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改;

③應(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人;④客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實(shí)確認(rèn);

⑤如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，必要時(shí)可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā);⑥外代提單不允許預(yù)借。

5.使用我司目的港代理收運(yùn)費(fèi)或代放貨物時(shí)，應(yīng)注意：

①出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運(yùn)費(fèi)的金額，DELIVERYAGENT為我司代理;

②OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理;

③事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款(預(yù)付或到付);

④制作CHARGESSETTLEMENT，列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費(fèi)用，支付給船公司的費(fèi)用，代理費(fèi)及應(yīng)退給我司的費(fèi)用;

⑤制作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/LCOPY件、HB/LCOPY件，OB/L電放信、CHARGESETTLEMENT于船開后盡早一起傳給代理;

⑥對代理有向我司退代理費(fèi)的，應(yīng)在臺帳上注明，并輸入電腦。6.繕制美線提單時(shí)，應(yīng)注意：①HB/L與OB/L的繕制可參考第5項(xiàng);

②OB/L上注明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號;③核對貨名、價(jià)格、中轉(zhuǎn)港，必須與合約中規(guī)定的一致。

7.將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財(cái)務(wù)，以便財(cái)務(wù)在收妥運(yùn)費(fèi)后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8.將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費(fèi)、電放費(fèi)、拖車費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、超堆費(fèi)、改船費(fèi)、改單費(fèi)等貨物在港期間發(fā)生的費(fèi)用輸入電腦，核對無誤后通知財(cái)務(wù)。

9.將臺帳、提單、與代理的CHARGESETTLEMENT(若有)復(fù)印交財(cái)務(wù)簽收。10.費(fèi)用通知財(cái)務(wù)后不可繕自更改，特殊情況可填寫費(fèi)用更改單，列明更改費(fèi)用項(xiàng)目、金額、更改原因，由操作部經(jīng)理簽字，再交財(cái)務(wù)部。但需注意以下幾點(diǎn)：

①海運(yùn)費(fèi)的更改需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意;

②改船費(fèi)、超堆費(fèi)等雜費(fèi)需在通知財(cái)務(wù)前輸入清楚;

③因漏輸、錯(cuò)輸費(fèi)用造成公司損失的，按公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人處罰。11.將臺帳分船公司按月份存檔。

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基本流程

詢價(jià)---報(bào)價(jià)---確認(rèn)BOOKING(訂艙)---向船公司定艙---船公司放S/O(下貨紙)---拿S/O提柜---做柜---還柜---報(bào)關(guān)---

放行---提供補(bǔ)料---對單確認(rèn)---開DEBITNOTE（發(fā)票帳單）---付款---放單

1．確認(rèn)BOOKING：傳的BOOKING要根據(jù)客人的要求進(jìn)行填寫，如：客人要求在目的港需要申請免堆期，就需要及時(shí)在BOOKING上體現(xiàn)，特別是做信用證的客戶最好能把信用證傳給貨代一份。再寫上公司名稱/目的港/幾個(gè)柜/什么柜型/品名/要配哪水船/談好的價(jià)格，最后為了保護(hù)雙方的利益最好蓋上公章。

2．向船公司定艙：貨代接到BOOKING后根據(jù)和客戶談好的情況向船公司訂艙。3．貨代公司放S/O：船公司確認(rèn)有艙并放S/O（SHIPPINGORDER）給貨代。貨代再傳給工廠，S/O是提柜，裝船的憑證。

4．拿S/O提柜：拿到S/O后根據(jù)S/O上面寫的指示打單，并去指定地點(diǎn)提柜。打單后才會產(chǎn)生柜號和封條號。當(dāng)然MSC這個(gè)船公司是不需要打單就可以S/O上面的顯示直接去指定地點(diǎn)提柜就行。此間會產(chǎn)生打單費(fèi)（一般為30），有時(shí)會出現(xiàn)提柜的時(shí)候會有個(gè)吊柜費(fèi)，出重柜的時(shí)候也可能會有一個(gè)選重費(fèi)（根據(jù)船公司的）。5．做柜：拖車?yán)�了吉柜（空柜）去工廠裝柜也叫做柜。

6．還柜：裝完柜子，打上封條，拉回碼頭堆場，也可以叫還場。（空柜還場也叫返空柜的話要交納返空費(fèi)，船公司不同費(fèi)用不同）

7．報(bào)關(guān)：拖車一過閘，海關(guān)的系統(tǒng)上有顯示過閘，就可以開始報(bào)關(guān)了�？斓脑挵胩炀涂梢詧�(bào)出來，慢的話要等上一天。如果運(yùn)氣不好碰到查柜，貨沒問題查的快點(diǎn)，海關(guān)瞄一眼就走的話，出個(gè)查柜費(fèi)了事，鹽田一般是550（碼頭不同費(fèi)用也不同）如果還柜還的晚，海關(guān)又把貨全掏出來一個(gè)個(gè)查，那么完了，等著上下水船吧。所以盡量早還柜。截關(guān)當(dāng)日報(bào)關(guān)被查柜的概率最大。當(dāng)然查不查你的柜子還是和你的品名，海關(guān)大爺?shù)男那橛嘘P(guān)系。8．放行：沒問題了，放行了，就等著安排裝船了�？梢运涂跉饬恕�

9．提供補(bǔ)料：因?yàn)榈谝淮蔚腂OOKING上面的內(nèi)容只是大概，所以要確認(rèn)最后提單上的詳細(xì)內(nèi)容，就要提供補(bǔ)料。

10．對單：三方對單。貨代和客人對，船公司和貨代對。對好無誤，確認(rèn)OK

11．開DEBITNOTE：船公司向貨代開，貨代向客開。確認(rèn)無誤，就按指定帳戶付款（匯率問題一定和你的客人談好，不要小看了那幾分的匯率差，也許只有那幾塊錢的差別也會讓你的客人搞的很不開心，影響下次合作）付完款了，到帳后，就可以給你的客人放提單了（如果電放就電放）如果是到付，月結(jié)的情況另說了。

1.收到客戶PO

根據(jù)客戶要求可以一起出貨可以并柜（一般是相同的目的港口，相同的出貨日期可以并柜）2.按PO數(shù)量排柜

按可以拼柜的貨算出總材積再分別看能裝多少個(gè)柜，什么柜型？一般貨柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05CBM40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50CBM45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28CBM

以上為理論尺寸,即完全沒有空隙的地方,實(shí)際因?yàn)橄渥拥拇笮〔煌?不可能裝柜率達(dá)到100%一般貨柜實(shí)際尺寸為20’GP-----28CBM40’GP-----56~59CBM40’HQ-----65~67CBM45’HQ-----75~77CBM

(PO----PurchaseOrder采購訂單,長X寬X高（米）=CBM

長X寬X高(inch英寸)/1728=CBM

長X寬X高（米）/35.315=CUBEFEET’(才)1inch=2.54CM3.BOOKING(訂艙)

BOOKING一般做FOB的客戶都會指定它的貨代來幫他出貨，不同的客戶向不同的貨代訂艙，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)通訊發(fā)達(dá)，一些比較大的貨代要求客戶在網(wǎng)上系統(tǒng)中訂艙。比如馬士基（MEARSK）要求在MPS上訂艙，NKY要求在它的NYKE-BOOKING上進(jìn)行訂艙。其他的小公司一般要求填寫他們公司的BOOKINGFORM。然后E-MAIL或傳真給它就行。BOOKING需填寫的內(nèi)容有：SHIPPER（出貨人），CONSIGNEE（收貨人）NOTIFY（通知人）；PORTOFLOADING（裝運(yùn)港）PLACEOFRECEIP（收貨地）；PORTOFDISCHARGE（目的港），MARKS&NUMBERS嘜頭；NOOFPKGS（件數(shù)）DESCRIPTIONOFGOODS（產(chǎn)品描述）KG（總重）CBM（總材積）若付款條件是L/C是話，以上內(nèi)容必須跟L/C一致，（最好大小寫，標(biāo)點(diǎn)符號也一致）還要在FREIGHTPERPAID（預(yù)付）或FREIGHTCOLLECT（到付）后面打個(gè)V，DOCUMENTREQUIRED后面選擇是文件要出B/L，還是FCR形式的提單。（B/L表示BILLOFLOAD，F(xiàn)CR表示FORWARDERCARGORECEIPT，二者都叫提單，這要看L/C上要求要的是BL還是FCR）填完BOOKING后發(fā)給FORWARDER（貨代），一般一個(gè)星期內(nèi)會跟你確認(rèn)，注意，一般BOOKING要在貨期前2~3個(gè)星期向FORWARDERBOOKING，如果太晚向他BOOKING，會拿不到船位，因?yàn)樵谕�季的時(shí)候經(jīng)常爆艙，要提前預(yù)訂。（客戶指定的FORWARDER一般都很拽，你要對他客氣一點(diǎn)才會及時(shí)給你S/O,而自已選擇的FORWARDER你就可以對他們拽一點(diǎn)，他會畢恭畢敬滴。常常被人兇的人這時(shí)可以報(bào)仇啦�。。�！4.確認(rèn)BOOKING拿到S/O.

收到FORWARDER的S/O，要檢查的是S/O（SHIPPINGORDERNO或BOOKINGNO）柜型與貨柜數(shù)量是不是與你所訂的一致。CYCLOSING（DATE）（結(jié)關(guān)日）；VESSEL/VOYAGE（船名/航次）SICUTOFFDATE（截補(bǔ)料時(shí)間）美洲線補(bǔ)料在開船前3~4天。歐亞線在開船后也可。5.在結(jié)關(guān)前安排拖柜，補(bǔ)料。

把S/O給到拖車行到堆場去提柜。裝貨即可出貨。

補(bǔ)料即把貨柜資料傳給FORWARDER，F(xiàn)ORWARDER再傳給船公司。補(bǔ)料內(nèi)容一般包括，貨柜號碼，封條號碼，所裝貨物的品名，數(shù)量，才積。重量

（馬士基的補(bǔ)料FORM為CONTAINERLOADPLAN，內(nèi)容要填出貨港，目的港，船名/航次，船公司名稱，貨柜號碼，封條號碼，所裝貨物的品名，數(shù)量，才積。重量6.報(bào)關(guān)

7.貨已上船，對提單8.做出貨文件。

做出貨文件，一般有COMMERCIALINVOICE，PACKINGLIST；C/O（美國）；FORMA（歐亞，加拿大）還有一點(diǎn)其他的文件，各個(gè)客人各不相同。以上文件，內(nèi)容必須與L/C，還有提單一致，這就是單證中的單證一致，單單一致。做船務(wù)須具備的一些常識1．

了解一些船公司名稱，標(biāo)志2．

掌握一此常用的貿(mào)易縮略語3．

掌握一此常用的貿(mào)易用語，用于與FORWARDER寫E-MAIL,因?yàn)樗麄兿到y(tǒng)都是英文的，一般寫中文不能顯示。4．熟悉L/C內(nèi)容。5．各國主要港口。China

Chiwan/HongKong/Ningbo/Qingdao/Shanghai/Xiamen/Xingang/YantianJapanOsaka/TokyoKorea

Busan/GwangyangTaiwanKaohsiungAustralia

Melbourne/SydneyIndia

Mundra/NhavaShevaIndonesiaJakartaMalaysiaPortKelangPakistanKarachi

PhilippinesManila

SingaporeSingaporeSriLankaColomboThailandLaemChabangEgypt

PortSaid/AlexandriaSaudiArabiaJeddahU.A.E.KhorFakkanBrazilItajai/SantosCanadaVancouverUnitedStates

Boston/Charleston/LongBeach/NewYork/Norfolk/Oakland/Portland/Savannah/Seattle/

Wilmington/PortEverglades(Miami)UruguayMontevideoBelgiumAntwerpFranceLeHavre/FosGermany

Bremerhaven/HamburgItaly

Genoa/GioiaTauro/LaSpezia/NapleNetherlandsRotterdamSpain

Valencia/BarcelonaUnitedKingdomFelixstowe/Thamesport

1.船務(wù)涉及多少方面的單證？分別是什麼？

2.booking（訂艙）應(yīng)該注意什麼問題？B/L和FCR形式的提單booking又怎樣做的？

3.做S/O應(yīng)該注意什麼問題？如過已經(jīng)做好的S/O出現(xiàn)問題，而又交給了船公司或貨代，該怎麼辦？

4.我向船公司發(fā)shippingorder后，跟單員接下來需要準(zhǔn)備哪些資料或者是注意什么呢？另外還有個(gè)問題：補(bǔ)料是什么意思？下星期一補(bǔ)料，星期四截關(guān)，發(fā)貨人應(yīng)最遲什么時(shí)候?qū)⒇浲系綀稣荆?/p>

關(guān)于出口集裝箱訂艙業(yè)務(wù)應(yīng)注意事項(xiàng)的幾點(diǎn)說明

今天所講的主要是有關(guān)貨代訂艙的注意事項(xiàng)，所謂的貨代，現(xiàn)在的解釋不一，主要的含義是指接受進(jìn)出口貨物收貨人，發(fā)貨人的委托，以委托人的名義或者以自己的名義，為委托人辦理國際貨物運(yùn)輸及相關(guān)業(yè)務(wù)并收取服務(wù)報(bào)酬的行業(yè)。

今天就從貨代訂艙的業(yè)務(wù)流程來具體說明一下一些我們在實(shí)際工作中應(yīng)該注意的問題。

接受委托貨物動態(tài)跟蹤提單簽發(fā)

一．接受委托

委托：發(fā)貨人根據(jù)貿(mào)易合同或信用證條款的規(guī)定，在貨物托運(yùn)之前一定的時(shí)間內(nèi)，填制訂艙單向船公司或者代理，或經(jīng)營運(yùn)輸?shù)钠渌�人申請訂艙。對于我們來說，就是接受客戶的委托申請，實(shí)際上著就是一份運(yùn)輸合同，所以我們首先要考慮起其航線，船舶，運(yùn)輸要求，運(yùn)輸時(shí)間等方面是否能滿足客戶的要求。如不能滿足一定要及時(shí)通知。所以我們應(yīng)該著重要注意的是客戶的委托申請。也就是客戶訂艙時(shí)的訂艙單。通常我們要接受蓋有客戶公章的書面委托。我們要仔細(xì)審核訂艙單上的所有內(nèi)容，包括發(fā)貨人，收貨人，通知人，目的港，貨描，件重尺，以及一些運(yùn)輸要求。通常在實(shí)際工作中，很多業(yè)務(wù)人員只注重一些運(yùn)輸要求，箱型，箱量，目的港。對發(fā)收貨人不注意審核，現(xiàn)在隨著貿(mào)易發(fā)展的日益成熟，很多的港口不接受收貨人為“TOORDER”，所以我們的業(yè)務(wù)人員要隨時(shí)了解各個(gè)船公司不斷變化的要求。

委托時(shí)間-目的港與目的地-運(yùn)輸條款-運(yùn)費(fèi)支付方式-貨物基本情況（特殊貨物的基本要求）1．時(shí)間。委托是否注明貨物出運(yùn)時(shí)間；在要求的出運(yùn)時(shí)間是否有合適的船期。為貨主選擇最佳的承運(yùn)人運(yùn)輸貨物，因此貨運(yùn)代理要了解多家承運(yùn)人的價(jià)格、船期、服務(wù)等情況，為委托人選擇最為滿意的出運(yùn)時(shí)間。

2．目的港與目的地。如美國港口要交納D.D.C.,即地面交貨費(fèi),而且，美東與美西的D.D.C.價(jià)格也不一樣。還應(yīng)注意的是，哪些港口是轉(zhuǎn)船港，在這個(gè)中轉(zhuǎn)港，又有哪些船公司的船在這個(gè)港口做中轉(zhuǎn)；哪些港口是基本港或是非基本港，不同的船公司對基本港和非基本港的確定也是不同的等問題。3．運(yùn)輸條款

1．門到門交接（DOORTODOOR）門到門交接指一個(gè)發(fā)貨人運(yùn)至一個(gè)收貨人的整箱貨交接方式，是由承運(yùn)人負(fù)責(zé)將貨物從發(fā)貨人的工廠、倉庫運(yùn)至收貨人的工廠、倉庫。2．門到場交接（DOORTOCY）這是一種在發(fā)貨人的工廠或倉庫運(yùn)至裝卸港集裝箱碼頭堆場交貨的交接方式

3．門到站交（DOORTOCFS）這是一種從發(fā)貨人的工廠倉庫至目的地集裝箱貨運(yùn)站的交接方式，即通常是整箱接受，折箱交付

4．場到門交接（CYTODOOR）這是一種承運(yùn)人在起運(yùn)地裝船港的集裝箱碼頭堆場接受貨物并將其運(yùn)至收貨人工廠倉庫交貨的交接方式

5．場到場交接（CYTOCY）這是一種從裝船港的集裝箱碼頭堆場至目的港集裝箱碼頭堆場的交接方式，通常是整箱貨

6．場到站交接（CYTOCFS）這是一種從裝船港的集裝箱碼頭堆場至目的地集裝箱貨運(yùn)站的交接方式

7．站到門交接（CFSTODOOR）這是一種從起運(yùn)地集裝箱貨運(yùn)站至目的地收貨人的工廠倉庫的交接方式

8．站到場交接（CFSTOCY）這是一種從起運(yùn)地的集裝箱貨運(yùn)站至目的地集裝箱碼頭堆場的交接方式

9．站到站交接（CFSTOCFS）這是一種從起運(yùn)地的集裝箱貨運(yùn)站至目的地集裝箱貨運(yùn)站的交接方式，通常是拼箱貨交接，拼箱貨接收

4．運(yùn)費(fèi)支付：作為貨代，最為重要的一項(xiàng)工作就是運(yùn)費(fèi)的收取。準(zhǔn)確無誤的收費(fèi)將會避免不必要的商務(wù)糾紛，賠償。所以我們在接受訂艙時(shí)對于運(yùn)費(fèi)的支付一定要和客戶確認(rèn)準(zhǔn)確：付費(fèi)地，支付方以及支付方式，運(yùn)費(fèi)構(gòu)成以及金額。由于運(yùn)價(jià)水平的變動受許多因素的影響，這些因素主要包括運(yùn)輸成本，航運(yùn)市場結(jié)構(gòu)，承運(yùn)的貨物，航線以及港口狀況等。但所謂的班輪運(yùn)價(jià)在時(shí)間上相對穩(wěn)定，針對有些特殊情況采用加收“附加費(fèi)”的辦法。

5．貨物基本情況--要根據(jù)委托列明的貨物情況進(jìn)行定艙。a：重量尺碼。20英尺集裝箱通常限重21.5噸，容積為25立方米，40英尺集裝箱一般限重26噸。并且在許多港口對貨物的重量有特別要求；以及出運(yùn)到非基本港口，內(nèi)陸點(diǎn)的貨物，對重量的限制也比較嚴(yán)格。限重是因?yàn)楦劭谠O(shè)備、運(yùn)輸機(jī)力的局限，裝卸港所在國家交通管理部門的要求，所以在訂艙配載時(shí)對這些要有所考慮。同時(shí)對貨物也要有基本商品知識，屬于哪一類的？一般采用何種箱型。譬如到東南亞的新鮮蘋果一般用+13C的冷藏箱。但有些果農(nóng)不知道，作為貨代應(yīng)該提出自己的建議。

6．特殊貨物的裝卸要求：Nqo

①冷藏貨裝卸冷藏貨集裝箱可分冷卻貨物和冷凍貨物兩種,冷卻貨物指一般選定不凍結(jié)的溫度，或者是使貨物表面有輕微結(jié)凍的以上的溫度，其溫度范圍在+11℃~-1℃。冷卻貨物目的是為了維持貨物的呼吸和防止e箱內(nèi)出汗，冷凍貨物是指將貨物凍起來的以上的溫度，范圍通常在-1℃~~-20℃不等。冷藏貨在裝箱前應(yīng)對集裝箱和貨物都應(yīng)進(jìn)行檢查:a.冷凍裝置的啟動、運(yùn)轉(zhuǎn)、停止b．通風(fēng)孔處于何種狀態(tài)c．泄水管是否堵塞d．集裝箱本身的氣密性e．冷藏貨是否達(dá)到規(guī)定的溫度f．裝箱時(shí)應(yīng)注意貨物不要堵塞冷氣通道g．裝載期間冷凍裝置應(yīng)停止運(yùn)轉(zhuǎn)

②危險(xiǎn)品的裝載。a不符合"危規(guī)"要求的貨物，或已破損、滲漏的不得裝入箱內(nèi)b不應(yīng)將危險(xiǎn)貨與與不相容的貨物裝入同一箱內(nèi)c所有貨物包裝都經(jīng)過外部破損檢查，保證其包裝完好d裝有危險(xiǎn)貨物的集裝箱應(yīng)有規(guī)格不小于250mm×250mm的國際海上危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸規(guī)則類別標(biāo)志

二、貨物動態(tài)跟蹤背箱入貨-通關(guān)-截港-更改：

1.作為貨代，我們在給客戶訂艙之后，特別要關(guān)注箱子的動態(tài)，是入貨還是備箱，入貨應(yīng)注意的問題：貨物情況是人工裝卸還是要?jiǎng)佑脵C(jī)械，哪些廠家來入，費(fèi)用如何結(jié)算？提箱應(yīng)該關(guān)注：提箱人與堆場在雙方交接空箱或重箱時(shí)驗(yàn)明箱體記錄情況，用以分清雙方責(zé)任�？障浣唤訕�(biāo)準(zhǔn)：箱體完好，水密，不漏光，清潔，干燥，無味，箱號一及裝卸規(guī)范清晰，特種集裝箱的機(jī)械，電器標(biāo)準(zhǔn)正常。重箱交接標(biāo)準(zhǔn)：箱體完好，箱號清晰，簽封完整無損，特種集裝箱機(jī)械，電器裝置運(yùn)轉(zhuǎn)正常，并符合出口文件記載要求。

2。通關(guān)：我們要隨時(shí)關(guān)注這票貨的報(bào)關(guān)情況，如遇到退關(guān)，要弄清情況，分清責(zé)任外，當(dāng)務(wù)之急是迅速作好善后處理。

3。對于船舶動態(tài)要隨時(shí)和船代調(diào)度以及堆場保持聯(lián)系。

4。對于所有的更改要及時(shí)通知各相關(guān)單位，同時(shí)索要書面的更改保函。

三、提單簽發(fā)

提單的作用種類，倒簽、預(yù)借等。

提單是承運(yùn)人在接管貨物或把貨物裝船之后等發(fā)給托運(yùn)人，證明雙方已建立運(yùn)輸合同，并保證在目的港按照提單所載明的條件支付貨物的一種書面憑證l提單的作用提單是國際貿(mào)易運(yùn)輸中最重要的裝運(yùn)單據(jù)之一，具有以下三種作用：

1．提單是承運(yùn)人收到其承運(yùn)的貨物后簽發(fā)給托運(yùn)人的一張貨物收據(jù)。2.提單是提貨憑證。

3.提單是承運(yùn)人與托運(yùn)人之間所訂貨物運(yùn)輸合同的證明。提單的種類按提單簽發(fā)人的不同可分為：

a．海洋提單，俗稱大提單《OceanBillofLading》b．由承運(yùn)的船運(yùn)公司簽發(fā)

c．貨運(yùn)代理人提單，俗稱小提單《HouseBillofLading》由承運(yùn)的貨運(yùn)代理人簽發(fā)!預(yù)借提單：由于托運(yùn)人未能在裝運(yùn)期內(nèi)交貨，或由于船公司未能在裝運(yùn)期內(nèi)到港裝船等情況下均會出現(xiàn)預(yù)借提單簽發(fā)的情況。

倒簽提單：由于托運(yùn)人未能在裝運(yùn)期內(nèi)交貨，但仍要求簽發(fā)裝運(yùn)期內(nèi)日期的提單，這種倒簽發(fā)日期的提單被稱為倒簽提單。由于倒簽提單的日期與貨物實(shí)際裝船日期不符，因此這是一種既違約又違法的提單。所以作為貨代應(yīng)嚴(yán)格按照貨物裝船的實(shí)際情況，并根據(jù)船公司的要求為客戶簽發(fā)提單，對于客戶的一些不符合實(shí)際的要求，一定要耐心為客戶講明利害關(guān)系，取得客戶的理解，切勿為了一時(shí)的利益，作些違約又違法的事情�？傊�，作為我們外運(yùn)的員工一定在遵紀(jì)守法的前提下作好我們的工作。自我國加入WTO之后，服務(wù)貿(mào)易必將開放，國際貨運(yùn)代理業(yè)也將面臨來自國外的貨代企業(yè)的競爭，我們要想在業(yè)務(wù)競爭中處于有利地位，我們必須在各個(gè)方面進(jìn)一步成長如我們的信息網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)功能，業(yè)務(wù)素質(zhì)等從而全面提高我們的核心競爭力。這是我們迎接挑戰(zhàn)，參與市場競爭的明智選擇。

你的公司接單后要找廠家來生產(chǎn),同時(shí)需要個(gè)自己人去監(jiān)督廠家和催促廠家快速高質(zhì)量的完成定單,然后再負(fù)責(zé)跟隨貨物到你公司能控制的地方,工作內(nèi)容主要是：與客戶談合同、下單后跟單、生產(chǎn)結(jié)束后除碼單、發(fā)貨、結(jié)算，若需要客戶確認(rèn)則必須讓客戶確認(rèn)，若有質(zhì)量問題則協(xié)調(diào)技術(shù)部門解決后給客戶答復(fù)，與客戶往來必須書面（傳真等）留檔。

所謂跟單員，是指在國際貿(mào)易過程中，根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中有關(guān)出口商品的相關(guān)要求，代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。據(jù)悉，我省目前有外貿(mào)進(jìn)出口權(quán)的企業(yè)達(dá)8萬多家，一般進(jìn)出口額在1500萬美元以上的企業(yè)至少需要十四五名跟單員，中小進(jìn)出口企業(yè)一般也需要兩三名跟單員，相關(guān)從業(yè)人員達(dá)20多萬人。目前跟單員的供需比達(dá)1∶3以上，其薪金起點(diǎn)在201*元以上。而跟單員的入行門檻并不高，中�；蛲�等以上學(xué)歷的各類人員都可以從事這一行業(yè)。

跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。外貿(mào)跟單文員的工作比較復(fù)雜,需要細(xì)致加上熟練的專業(yè)知識,挑戰(zhàn)性比較高,但是這也是目前比較熱門的工作

1．客戶詢盤：一般在客戶下perchaseOrder之前，都會有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2．報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroformaInvoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。3．得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchaseOrder。

4．下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。

5．業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：

（1）：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。

（2）：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

（3）：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。7．驗(yàn)貨：（1）：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

（2）：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知

計(jì)劃部。

（3）：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。8．制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10．租船訂倉：

（1）．如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知（INGORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。（2）．如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

（3）．如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。

（4）．向運(yùn)輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。11．安排拖柜：

（1）．貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機(jī)及聯(lián)系電話等（2）．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機(jī)聯(lián)系電話。

（3）．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。13．獲得運(yùn)輸文件：

（1）．最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

（2）．督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

（3）．及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。14．準(zhǔn)備其他文件

（1）．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

（2）．FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。

（3）．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。（4）．裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。（5）．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15．交單：

（1）．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯(cuò)誤，才交銀行議付。

（2）．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

（3）．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。

17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18．單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。

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