輔料采購工作標(biāo)準(zhǔn)

輔料采購部工作職責(zé)

1、2、3、4、

為產(chǎn)品生產(chǎn)部采購高質(zhì)、價廉的各種化妝品輔料及配套包材。

根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃，及時訂購各種包材，并落實好貨款和來貨入庫情況。準(zhǔn)確掌握庫存輔料數(shù)量，合理安排訂單，及時跟進生產(chǎn)。為營銷部開發(fā)出豐富且新穎的助銷品，并不定期更新。

輔料采購工作標(biāo)準(zhǔn)

輔料采購部主要是負責(zé)生產(chǎn)訂單的輔料配套采購工作，并監(jiān)督和跟進輔料采購從訂單到入庫的全過程，有力保障生產(chǎn)部的順利進行，并確保輔料質(zhì)量和數(shù)量的準(zhǔn)確。

1、熟悉每個產(chǎn)品的輔料配套程序，把每個成品的輔料配套品種熟記于心，主管抽查時能準(zhǔn)

確報出輔料名稱。

2、熟悉整個輔料采購流程，監(jiān)督并跟進輔料從下訂單到入庫的每個環(huán)節(jié)，確保采購及時、

跟進及時、入庫及時。

3、每天下午4：00到電腦查輔料帳，并到輔料庫親自核實庫存輔料的準(zhǔn)確性，以免庫、帳

不符，出現(xiàn)重大決策失誤。

4、每天清晨早會前用15分鐘時間，寫出當(dāng)天的工作重點，并按重、急、緩、輕的順序一一

解決處理。

5、每天早晨利用早會時間和研發(fā)部、生產(chǎn)部溝通協(xié)調(diào)，協(xié)助生產(chǎn)部發(fā)出輔料及時生產(chǎn)，配

合研發(fā)部及時落實采購情況。

6、提前評估輔料短缺風(fēng)險，做到提前發(fā)現(xiàn)短缺、提前安排訂單。通用箱子少于150個時、

單品箱子少于80個時及時安排訂單；化妝品通用瓶少于5000個時、化妝品單品瓶少于1000個時、各種彩膜、標(biāo)貼單品少于3000個時及時安排訂單，并保證所下訂單在15日內(nèi)出貨。

7、輔料采購訂單格式化、標(biāo)準(zhǔn)化書寫，并存放獨立的文件夾按日期順序管理，以便查檢和

核對。

8、保管好每批輔料入庫的單據(jù)，以便和生產(chǎn)部門、財務(wù)部門對帳。對所采購輔料來貨和庫

存情況了如指掌。

9、跟進訂單應(yīng)加大力度，最少兩天跟進一次，重點緊急情況需要一天跟進多次，絕不能麻

痹大意，因為并不是所有的輔料公司都像我們一樣認真嚴(yán)謹。10、

為銷售部開發(fā)出更多、更為新穎的助銷品，不定期到市場或網(wǎng)絡(luò)上搜集更多信息，

經(jīng)常開發(fā)、更換或淘汰一些助銷品，并保證及時安排訂單、及時保證合理庫存。11、

所采購輔料到公司入庫時，一定要仔細檢查來貨質(zhì)量，查看輔料的文字、色彩、質(zhì)地是否符合公司要求，并配合庫管人員做好入庫存放保管工作。12、

各種產(chǎn)品外包裝入庫時要稱重畚案（紙箱類除外），并將每個單品的克重量作詳細記

錄，為方便發(fā)貨和以后采購類似產(chǎn)品提供準(zhǔn)確依據(jù)。13、

輔料入庫后要及時告知財會人員相關(guān)采購來貨數(shù)量和匯款情況，及時協(xié)助財會和廠

家核賬，如有來貨和匯款不符情況應(yīng)立即聯(lián)系廠家落實責(zé)任。14、

在全國范圍內(nèi)搜集輔料包材供應(yīng)商信息，為公司提供有檔次、有品質(zhì)且價格合理的

包裝。

輔料采購工作流程

一、下單1、2、

通過電腦查庫獲取缺料的基本信息：名稱、規(guī)格、數(shù)量。

到倉庫核實缺料信息是否無誤，將所缺輔料信息填寫訂購單上報李總，批準(zhǔn)生產(chǎn)后方可將書寫規(guī)范的訂單傳真至供應(yīng)商。訂單必須包括以下信息：名稱、數(shù)量、單價、金額、出貨日期。（供應(yīng)商信息表見：E:\\洗護部生產(chǎn)中心文件\\王曼廠家信息表）

3、

訂單傳真至供應(yīng)商以后需與供應(yīng)商電話確認采購信息，并要求傳真合同于我方，復(fù)印并保留存檔。

二、催單

采購定單完畢以后，根據(jù)采購定單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)確認到貨日期直至材料到達我公司。（重點緊急的要一天跟兩次，正常是兩天一次）

三、匯款

根據(jù)合同簽訂的產(chǎn)品價格，數(shù)量，生產(chǎn)完畢后將貨款打至廠家指定帳號，個人帳戶并須蓋有廠家章印。填寫采購部匯款申請單，后附廠家合同書或廠家提供的產(chǎn)品信息資料，經(jīng)財務(wù)審核再經(jīng)李總簽字交予出納匯款。

四、入庫

驗收到貨輔材的文字、色彩、質(zhì)地是否符合公司要求，協(xié)助輔料庫人員進行訂購產(chǎn)品數(shù)量的清點，進行1/3的抽查。確認來貨數(shù)量和訂單數(shù)量的一致性。

五、對賬

輔料入庫后要及時告知財會人員相關(guān)采購來貨數(shù)量和匯款情況，及時協(xié)助財會和廠家核賬，如有來貨和匯款不符情況應(yīng)立即聯(lián)系廠家落實責(zé)任。

擴展閱讀：AP-Pro-SOP002 輔料采購標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書1.2

RRDChina輔料采購標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書

編號：AP-Pro-SOP002編寫：程良才版次：1.2審核：王源慶生效日期：201*.04.12批準(zhǔn)：林源華

1.0目的

規(guī)范原材料輔料采購作業(yè)，確保從接到PMC的請購單到實物進庫作業(yè)過程的標(biāo)準(zhǔn)化操作。2.0范圍

適用于當(dāng)納利中國原材料輔料的采購作業(yè)

3.0職責(zé)

3.1.MC負責(zé)根據(jù)生產(chǎn)計劃、客戶訂單需求及庫存狀況，下達“請購單”；

3.2.資源部負責(zé)輔料供應(yīng)商的尋找和初審，簽定供銷框架合同，確認采購物料單價，并處理來

料及生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題；

3.3.采購負責(zé)據(jù)上述3.1和3.2下“訂購單”并同供應(yīng)商確認交貨狀況，以及組織AVL（合格

供應(yīng)商清單）供應(yīng)商的定期評審；

3.4.倉庫負責(zé)供應(yīng)商送貨的實物收貨及電腦過帳；

3.5.質(zhì)量部負責(zé)供應(yīng)商來料的質(zhì)量檢查并出具質(zhì)量檢測報告；3.6.付款組負責(zé)對帳付款。

4.0記錄管理4.1.請購單訂購單報價表1．MC根據(jù)存狀況，在ERP系統(tǒng)中建入相應(yīng)的“請購單”，5.0程序并打印出書面的“請購單”，據(jù)“內(nèi)部權(quán)限表”經(jīng)權(quán)責(zé)主

管審核批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)采購部下采購單；對采購量較大的，采

購員應(yīng)仔細查看其分配量及庫存量；有異議時需同MC重新確認；對新料件，MC在編物料編號后轉(zhuǎn)采購；

2．采購接到MC的“請購單”后，對正常的采購量非SMI

材料（及非常備輔料），若該供應(yīng)商己有現(xiàn)存的報價，則從現(xiàn)有的合格供應(yīng)商中選擇前次績效評估較好的供應(yīng)商中直接下采購單；當(dāng)請購單的采購數(shù)量較大時，需同相關(guān)的幾個合格供應(yīng)商協(xié)商價格，選擇綜合條件最優(yōu)的供應(yīng)商購買，此單價要求不能高于資源部所提供的基礎(chǔ)價格，若有需要，可尋求資源部的幫助；

3．對輔料SMI料件：菲林、油墨、膠水、藥水、PS版（以

及常備輔料），可不需MC下申請單，MC定期根據(jù)需要將每種材料的“最高庫存量”及“最小庫存量”輸入ERP系統(tǒng)，采購員在每天上午產(chǎn)生“SMI日報表”，通知供應(yīng)商根據(jù)“SMI協(xié)議”及“日報表”送貨，使其庫存保存在“最高庫存量”及“最小庫存量”之間，采購員根據(jù)SMI的月使用量出具訂購量較大的BlanketPO，倉庫根據(jù)使用量作出入庫，當(dāng)該采購單用完后，倉庫則通知采購人員重新下采購單；

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MC下（改）請購單N采購員核查Y是否有新物料N>USD1000RMB500,000財務(wù)總監(jiān)10．采購員將有效簽字后的“訂購單”立即傳真給所下單的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在收到傳真件后即刻簽字確認并回傳，有異議的需當(dāng)時同供應(yīng)商重新確認，對交期有差異的，需同供應(yīng)商、MC協(xié)調(diào)一致，并在ERP中修改成協(xié)商后新的交貨期；11．當(dāng)采購訂單有修改和重傳時，需在修改的采購單上加蓋“Revised/修改”和“Refaxed/重傳”的印章；當(dāng)為補PO且不需送貨的采購單，需在采購單上加蓋“補PO且不需送貨”的印章；12．“訂購單”的存檔：每份“訂購單”的裝訂順序為：“訂購單”原件及供應(yīng)商簽字簽名確認后的傳真件、“請購單”、“報價單”；同時在每個月內(nèi)按“訂購單”的流水

AP采購員下（改）單“訂購單”審核同供應(yīng)商協(xié)調(diào)N供應(yīng)商確認Y訂購單存檔采購單月初查證供應(yīng)商交貨倉庫收貨過帳打印版本為非受控文件，只有在Intranet才是受控文件

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單號，依從小到大的順序進行存檔；在每個月的月初，從電腦ERP中打印出上個月所有的“訂購單”清單，對所存檔的“訂購單”進行檢查，查看是否缺少訂購單、簽字是否齊全等。13．采購員每天從系統(tǒng)中產(chǎn)生“末交貨明細表”，國內(nèi)的提前三天跟蹤；國外的需提前十天跟蹤；若實際交貨與采購單交期有差異，需同MC及供應(yīng)商確認一致；14．倉庫收貨過帳，在供應(yīng)商交貨后，倉庫即時收貨過帳；15．每個月1號前，采購員查證上個月的OPENPO，和“倉庫”確定交貨狀況，采用手工關(guān)閉不需再交貨的部份。附:輔料下單流程圖：打印版本為非受控文件，只有在Intranet才是受控文件

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