保險公司有價單證的管理措施

保險公司的單證管理如同銀行等金融企業(yè)的票據(jù)管理一樣，是公司控制經(jīng)營風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。針對目前保險公司單證管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面著手：

（一）財產(chǎn)保險公司重要單證管理的總體思路。從以上的分析可以看出，財產(chǎn)保險公司單證管理是一項系統(tǒng)工程。財產(chǎn)保險公司重要單證具有種類多、數(shù)量大的特點，同時單證管理的風(fēng)險環(huán)節(jié)特別多，使單證管理的工作量特別巨大，且容易產(chǎn)生單證管理風(fēng)險。筆者認(rèn)為，要想做好單證管理，就必須建立事前、事中、事后的管理模式，保證單證從印刷、使用、回銷的過程都有人管理和監(jiān)控，以有效減少財產(chǎn)保險公司的單證風(fēng)險。（二）財產(chǎn)保險公司重要單證的具體措施根據(jù)重要單證管理的總體思路，筆者認(rèn)為在單證管理的各個結(jié)算必須完成如下工作，才能有效地防范單證管理風(fēng)險，提高公司的風(fēng)險管控能力。

1、事前管理。事前管理是為有效管理單證準(zhǔn)備條件，防止由于事前準(zhǔn)備不足帶來的單證管理風(fēng)險。筆者認(rèn)為，事前管理應(yīng)包括如下方面：單證管理制度的制定、單證系統(tǒng)的開發(fā)和完善、代理協(xié)議的完善等。

（1）建立嚴(yán)格的單證管理制度，明確單證管理責(zé)任。

財產(chǎn)保險公司應(yīng)建立統(tǒng)一、規(guī)范的單證管理辦法，對財務(wù)、業(yè)務(wù)單證進(jìn)行管理。單證管理辦法中應(yīng)明確各經(jīng)手單證的部門單證管理的職責(zé)，明確各部門單證管理的具體負(fù)責(zé)人，單證的交接手續(xù)等，以保證單證在任何階段都有人負(fù)責(zé)；同時，應(yīng)對違反單證管理規(guī)定，非法使用單證的或遺失單證的行為，制定較為嚴(yán)格的處罰措施，以經(jīng)濟(jì)措施減少單證管理問題的出現(xiàn)。（2）建立完善的信息系統(tǒng)，提高單證管理的效率。

由于保險公司屬于服務(wù)行業(yè)，保險產(chǎn)品多（一般來說，保險公司的保險產(chǎn)品均超過100種），單證數(shù)量特別巨大，客觀需要保險公司借助電子計算機技術(shù)，開發(fā)出功能強大的單證管理系統(tǒng)，提高單證管理得效率，滿足單證管理的需要。同時，保險公司可以通過單證系統(tǒng)地龐大功能，全面了解單證的使用情況，合理選擇單證的再印刷點，減少單證的儲存成本和管理成本，降低公司管理成本。

（3）代理協(xié)議中規(guī)定代理機構(gòu)單證的領(lǐng)用、使用、回收時間，并嚴(yán)格執(zhí)行，從法律上減少單證在中介機構(gòu)的滯留時間。從目前保險代理機構(gòu)經(jīng)營的實際來看，保險公司與保險代理機構(gòu)發(fā)生業(yè)務(wù)往來時，大多將保險單證交給保險代理機構(gòu)，并由代理機構(gòu)直接出單，保險公司核保，這客觀地為代理機構(gòu)滯留保險單證、延長保費的結(jié)算時間提供了方便；但已生效保險單證結(jié)算時間的延后，增加了保險公司的經(jīng)營風(fēng)險，影響了被保險人的利益。因此，保險人與代理機構(gòu)簽訂保險代理合同時，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定單證使用、銷號、回收時間，以保證保險資金能及時收取，減少應(yīng)收保費，降低保險公司的經(jīng)營風(fēng)險。2、事中管理。事中管理是單證具體使用過程的管理，包括單證的印刷管理、使用過程的管理和監(jiān)控、單證的回銷管理等。

（1）建立單證實物和信息分開管理的模式，減少單證管理過程中的錯誤和舞弊行為。

針對目前存在的故意遺失單證等問題，保險公司應(yīng)建立相互約束的單證管理制度，以減少單證管理過程中的舞弊行為。由于保險作為商品的特殊性，是保險公司的單證處于非常重要的位置，因此單證管理過程中，也應(yīng)尊須會計內(nèi)部牽制制度的要求，將實物管理和信息管理分開，以減少舞弊行為；同時通過單證信息和實物的定期核對，減少單證管理中的錯誤。（2）加強單證使用過程的管理，降低單證的過程風(fēng)險。單證的使用過程是將空白單證轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r單證的過程。加強單證的過程管理，有利于提高保險公司對客戶信息的掌握程度，也有利于保險公司掌握單證的使用情況，進(jìn)而了解公司的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，因此，單證的過程管理不只是單證管理過程，更是了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、保險產(chǎn)品倍市場接受情況的過程。

鑒于單證使用過程管理的重要性，筆者認(rèn)為，在單證的使用過程中，要建立嚴(yán)格的管理流程和監(jiān)控制度，以準(zhǔn)確反映單證的真實情況。首先，應(yīng)建立詳細(xì)的單證發(fā)放、使用臺賬，完善交接手續(xù)，明確管理責(zé)任；其次，各單證管理部門和使用部門應(yīng)填制相關(guān)的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時了解本機構(gòu)或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況，同時可以了解各種產(chǎn)品的銷售情況；最后，應(yīng)將單證信息與庫存的實物單證進(jìn)行核對，以保證單證的賬存數(shù)量與實際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。

3、單證的事后管理。單證的事后管理是對單證使用情況的事后監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，并反饋給單證管理部門，促進(jìn)單證管理部門改善管理改進(jìn)管理制度和流程。

（1）通過理賠資料的提供，事后監(jiān)督單證使用的合法性。

（2）加強單證管理的內(nèi)部稽核，減少和預(yù)防單證管理問題的發(fā)生。

擴(kuò)展閱讀：天安安徽銀保單證管理辦法(草案)

天安財險安徽分公司銀保單證管理辦法

一、銀行保險業(yè)務(wù)單證的管理原則

1.銀行保險業(yè)務(wù)涉及的單證主要有有價單證和非有價單證兩種。有價單證是由分公司財務(wù)部進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，由中支財務(wù)部向分公司財務(wù)部申請征訂或領(lǐng)用。所有有價單證必須在總公司的銷售管理系統(tǒng)中按號逐級領(lǐng)用，逐號回銷。具體管理細(xì)則由財務(wù)部門制訂和解釋。非有價單證有分公司銀保部進(jìn)行征訂、管理和使用。

2.各中支（或中支銀保部）必須指定專人負(fù)責(zé)有價單證/非有價單證的申請、領(lǐng)用、保管、發(fā)放和回銷工作，所有交接環(huán)節(jié)的交接清單必須妥善保管，定期分類裝訂成冊歸檔。

3.分公司或各中支與代理銀行簽訂的代理協(xié)議中必須明確代理銀行對保險公司有價單證的管理責(zé)任以及銀行和保險公司之間的單證交接要求和流程，以便明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，為順利開展代理業(yè)務(wù)奠定法律基礎(chǔ)。

4.中支銀行保險第一責(zé)任人為分公司銀行保險業(yè)務(wù)單證管理的第一責(zé)任人。二、單證管理的細(xì)則

1.專人負(fù)責(zé)。單證管理實行專人負(fù)責(zé)制。銀行保險部內(nèi)勤負(fù)責(zé)對單證進(jìn)行管理，同時，要求代理機構(gòu)設(shè)專人負(fù)責(zé)重要單證的領(lǐng)取、保管和發(fā)放。

2.專人登記。中支或中支銀行保險部內(nèi)勤必須建立領(lǐng)用臺賬，對非有價單證領(lǐng)用、保管、使用情況進(jìn)行逐筆登記；對有價單證要進(jìn)行追蹤、與財務(wù)進(jìn)行回銷，且定期要和財務(wù)人員一起盤點有價單證庫存，保證銀行的有價單證不斷檔。。

3.分公司銀行保險部定期或不定期對中支銀保代理業(yè)務(wù)的單證使用情況進(jìn)行審查。

三、單證費用的控制

無論是有價單證還是非有價單證，都要合理征訂，適度發(fā)放。

1.合理征訂：機構(gòu)應(yīng)根據(jù)自己的業(yè)務(wù)量及庫存量，合理征訂，一次不可征訂過多，以防單證改版。

2.適度發(fā)放：根據(jù)網(wǎng)點出單量的多少，進(jìn)行適度發(fā)放。四、單證發(fā)放

1．建立單證領(lǐng)用臺帳。有價單證和非有價單證分別建立領(lǐng)用臺賬。（附表一、

1

二）

2.非有價單證。為了合理有效的控制單證費用，客戶經(jīng)理在領(lǐng)用非有價單證時，銀保部單證管理人員要詳細(xì)詢問客戶經(jīng)理領(lǐng)用此單證所要發(fā)放的網(wǎng)點，并結(jié)合其所代理網(wǎng)點的近期出單量來酌情發(fā)放，特別是對于一些易耗單證（如投保單．宣傳折頁等），尤其要控制，并在非有價單證領(lǐng)用臺帳上登記。

3.有價單證（這里主要指送往各代理銀行的有價單證）發(fā)放交接。客戶經(jīng)理將單證送往銀行，須填寫“有價單證交接清單”（附表三）一式兩份，由接收銀行將實物與清單核對無誤后，加蓋銀行公章，一份銀行留存，一份帶回中支作為登記造冊的附件留存。五、單證回收

1.非有價單證單證。已停止使用的單證或過期的單證，中支或中支銀保部單證管理人員要督促客戶經(jīng)理及時從代理銀行收回。

2.有價單證（這里主要指送往各代理銀行的有價單證）。客戶經(jīng)理每周不少于兩次與代理銀行的主體核算行（分行或支行）進(jìn)行單證回銷交接。“有價單證交接清單”一式兩份，實物和清單核對無誤后，雙方簽字蓋章，一份留代理銀行，另一份連同單證實物一起傳回公司，并與中支單證管理人員進(jìn)行交接，單證實物有投保單、保險費發(fā)票、保險費代理收據(jù)、保險合同變更申請書、批單等和作廢的有價單證。客戶經(jīng)理將單證拿回（如保險單、發(fā)票等）后交于中支單證管理員，單證管理員在銷售管理系統(tǒng)中進(jìn)行回銷操作，并登記相應(yīng)臺賬（附表四）。六、單證核銷

1、銀保通業(yè)務(wù)已實現(xiàn)有價單證的系統(tǒng)自動核銷，無需手工核銷。但要求中支單證管理人員使用銷售管理系統(tǒng)中的相應(yīng)進(jìn)行核對，對于批量核銷失敗的，仍要在系統(tǒng)中進(jìn)行手工核銷。沒有實現(xiàn)系統(tǒng)自動核銷的，單證管理人員應(yīng)進(jìn)行手工核銷。

2.在沒有完成銀保通保單聯(lián)機核銷程序開發(fā)的銀行，保險單的核銷工作很難掌控，現(xiàn)階段為有效完成保險單的核銷工作，要求在代收保費憑證或保險費發(fā)票（或收據(jù)）上記錄保險單流水號；此工作由柜員在承保出單打印代收保費憑證或發(fā)票后，及時填寫在該憑證的正下方（憑證是上下聯(lián)的記錄在保險公司留存聯(lián)上）

1）對于在銀行使用過程中作廢的單證，銀行應(yīng)蓋注銷章，作廢單證實物不返回公司的，由銀行保管；作廢單證實物返回公司的，隨“有價單證交接清單”返回，交于銀保部單證管理員進(jìn)行回銷。

2

2）對于銀行丟失的重空單證（有價類，下同），必須有該銀行加蓋公章的說明，以此作為銷售管理系統(tǒng)單證回銷的依據(jù)。

3）目前代理網(wǎng)點單證回銷有兩種方式：a、代理網(wǎng)點單證先交接到主體核算行，再由主體核算行統(tǒng)一與客戶經(jīng)理交接。b、代理網(wǎng)點直接與客戶經(jīng)理交接，客戶經(jīng)理應(yīng)依據(jù)重空發(fā)放明細(xì)單進(jìn)行核對。

4)中支銀保的單證管理人員每月匯總重空單證的使用情況，編制《有價單證使用情況月報表》（附表五），與回銷的單證實物一并交至機構(gòu)財務(wù)部進(jìn)行回銷。財務(wù)部單證管理員必須與銷售管理系統(tǒng)中的記錄進(jìn)行核對，以確認(rèn)系統(tǒng)記錄與原始單證的實際使用情況完全一致。七、單證止用

當(dāng)發(fā)生業(yè)務(wù)變動致使單證作廢時，中支或中支銀保部應(yīng)及時通知代理銀行予以封存，并盡快取回單證并清點入庫。八、單證盤存

1.建立單證盤存臺帳（見附表六）。

2.單證的盤存：正常情況下中支或中支銀保單證管理人員應(yīng)每月盤點一次，并根據(jù)單證盤存臺帳中每種單證剩余量來確定是否申請征訂；非正常情況下（如業(yè)務(wù)量劇增），應(yīng)每周盤點一次，以便于及時征訂。九、有價單證的清理

1.中支單證管理人員每月從銷售管理系統(tǒng)打印出未回銷有價單證的明細(xì)清單，由客戶經(jīng)理交與代理銀行核對庫存并蓋銀行業(yè)務(wù)章確認(rèn)。重空單證每半年（7月、1月）清理回收一次，代理網(wǎng)點可以保留1個月的單證用量，其余重空單證應(yīng)予以收回。

2.如遇重空單證式樣更換，應(yīng)及時書面通知代理銀行進(jìn)行清理回收。代理網(wǎng)點撤并或取消代理資格時應(yīng)在1個月內(nèi)進(jìn)行清理回收。清理回收工作由中支銀保人員具體實施，機構(gòu)財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。

單證管理是銀保業(yè)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，單證的征訂、領(lǐng)用、交接、回收、核銷牽涉面廣、工作量大，管理要求高，分公司和中支都應(yīng)高度重視，加強管理，保證單證的安全與合理使用。

此單證管理辦法的解釋權(quán)在分公司銀保部。

天安財險安徽省分公司銀保部

201*年11月19日

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附表一：

非有價單證領(lǐng)用臺帳

單證名稱：領(lǐng)用日期領(lǐng)用人用途征訂數(shù)量

領(lǐng)取數(shù)量

庫存數(shù)量附表二：

有價單證領(lǐng)用發(fā)放登記簿

單證名稱：單證類型代碼：發(fā)放日期起始號碼結(jié)束號碼發(fā)放數(shù)量代理網(wǎng)點代碼系統(tǒng)操作日期領(lǐng)取人簽字合計

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附表三：

天安財險公司銀行保險有價單證交接清單

序號交單人：交單單位(蓋章)日期：

單證名稱單證起止號單證數(shù)量接單人：接單單位（蓋章）日期：

單證狀態(tài)備注

附表四：

有價單證回銷登記簿

單證名稱：回銷日序號期合計

使用業(yè)務(wù)系統(tǒng)單證代碼：

回銷人簽字份數(shù)號碼份數(shù)號碼份數(shù)號碼份數(shù)號碼

作廢遺失回收說明：1、單證管理員可用交接清單作為回銷登記的附件，對交接清單進(jìn)行編號。2、回收是指從代理網(wǎng)點收回可以再次發(fā)放的空白有價單證。

附表五：

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有價單證使用情況統(tǒng)計表

使用單位：單位：份上月庫本月本月發(fā)本月上月未本月使本月作本月本月未回單證名單證類型存領(lǐng)取放庫存回銷用廢遺失銷稱代碼123456789合計

說明：1、本表由銀保部單證管理員和業(yè)管出單員每月匯總填寫。

2、回收的空白有價單證扣減當(dāng)月發(fā)放量，交回財務(wù)的空白有價單證單證扣減當(dāng)月領(lǐng)

取量。

3、本表勾稽關(guān)系：（1）+（2）-（3）＝（4）；（3）+（5）-（6）-（7）-（8）＝（9）

4、本表中的數(shù)據(jù)應(yīng)與《發(fā)放登記簿》、《回銷登記簿》以及銷售管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)一致。

附表六：

單證盤存表

單證名稱盤存日期上月庫存+征訂日期征訂數(shù)量+投保單領(lǐng)用數(shù)量-余額+

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